לפני 50 שנה, עובד נקלט במקום עבודתו, עבד, עבד, עבד- ופרש. אם העבודה הייתה פשוטה וברורה, יתכן ולא היה כלל צורך בחפיפה. ואם בבעלי אומנות עסקינן, בעלי תפקידים מקצועיים, כאלו בעלי ידע, אזי מתישהו לפני, הצמידו לו עובד מחליף, שיישב לידו, יראה וילמד מה שעשה.
ומה השתנה מאז ועד היום?
אמנם עובדים רבים אינם נשארים כל חייהם במקום עבודה אחד, יתר כל כן, יש לנו מחשב בו אנחנו מתעדים הרבה מהעשייה; אך למרות שינויים אלו- הידע של העובדים רק הלך והתעצם. כל העבודות הרוטיניות מזמן מבוצעות על ידי מחשבים, וחלקו של העובד כרוך בעיקר בידע שלו- מה לעשות מתי, איך כדאי לעשות, ואיך להתמודד עם מצבים מורכבים וסוגיות לא צפויות.
אך מה השתנה בתהליך החפיפה? ברוב הארגונים, לא הרבה. עדיין מביאים עובד חדש; עדיין לפני (לפחות כך מנסים); ועדיין יושבים יחד, ובאופן לא מובנה, מעבירים את הידע. אז נכון שמנסים להסתכל גם במחשב, ולא רק זה בעיניו של זה, כאשר מעבירים את הידע; ונכון שמסבירים איך נראית תיקיה זו או אחרת, ואולי שולחים משהו במייל לעובד החדש, שישמור גם אצלו. אך בגדול- כמעט כלום לא השתנה.
ומנהלים עדיין חוששים מעזיבת העובד; ובצדק.
אז איך ניתן לעשות את הדברים אחרת?
ראשית, נפריד בתפיסת הפתרון בין עובד רגיל למומחה.
מעובד רגיל נדרוש לתעד את הידע החשוב אל מול תבנית קבועה- המתייחסת לאנשים עימם עבד, תובנות אותן צבר, מסמכים ייחודיים ראויים לציון; ותהליכים לא סטנדרטיים שכדאי לתת עליהם את הדעת. כמו כן נוודא שהמסמכים הכתובים נמצאים במקום משותף ומשולבים בתוך מסמכי העבודה השוטפים של כלל חברי הצוות ולא עומדים כתיקיות עצמאיות נפרדות.
כל ארגון גם יחליט איך הוא אוכף דרישה זו בדרך אפקטיבית (אל מול העובד ומנהליו) ועד כמה הוא מסייע לעובד בביצוע המשימה.
עם מומחים הסיפור שונה; מומחים הם בעלי ידע ייחודי, ויש לוודא עם עזיבתם שהארגון לא מפסיד מיכולותיו.
לעובדים אלו חשוב: למפות את הידע הייחודי ולתעדף תחומים בהם ידע ייחודי זה חשוב לארגון לעתיד; לוודא שהמידע המתועד מסודר ומשותף ואילו את הידע שבעל פה- לחלץ מראשו ולתעד עמו בדרך מובנית (תהליך ותוצרים); ולייצר מנגנונים לשילוב הידע שתועד בתוך סביבת העבודה הארגונית הקיימת.
תהליך אינטליגנטי מקטין מאד את משך החפיפה הנדרש, מייעל אותו, ומגדיל את הסיכוי שפחות ידע יחסר ביום שאחרי.
הגיע הזמן להתקדם ולהתחיל לטפל נכון בידע לפני העזיבה; אנחנו כבר במאה ה 21.