מקור המונח אבן דרך במונח קרוב- אבן מיל (mile stone). אבני המיל הראשונות, שהונחו כבר על ידי האימפריה הרומיות, וקיימות עד היום, מסמנות את ההתקדמות בדרכם ארוכות; כל mile אבן המציינת את מספרה- מתחילת הכביש, או לקראת העיר הקרובה. באהבה רבה אימצנו את הביטוי לפני שנים לטובת עולם הפרויקטים, בפרט, והעולם המודרני בכלל, כדי להגדיר נקודות ציון מעניינות ו/או יעדי ביניים לאורכה של הפעילות.
פוסט זה מתמקד בחשיבות אבני הדרך לפעילויות ניהול ידע, אך למעשה מתאים לתחומים רבים אחרים גם כן. למה אנחנו צריכים אבני דרך בהקמת פתרונות ניהול ידע? רבים מהפתרונות אותם אנו מקימים, אינם מורכבים מידי מבחינה טכנולוגית, ומיועדים להסתיים בתקופה סבירה. רובם המכריע אינו עתיר צוותים, תת משימות ותת פעילויות אינסופיות. לכאורה, מדובר במנגנון מיותר. אלא מאי?
מורכבות הפרויקטים מגיעה על פי רוב מאי הוודאויות הקשורות בה. מדובר בפרויקטים בהם אנו תלויים מאד בלקוח עצמו כדי להקימם, והלה עסוק בעבודתו השוטפת, כאשר סיוע להקמת פתרון ניהול ידע, גם אם משרת אותו, הינו נוסף על תפקידו. מעטים הפתרונות שניתן להקים על ידי צוות ייעודי וללא הסתמכות משמעותית על אנשים שצריכים להמשיך לעסוק בעיקר זמנם בעבודה הארגונית, ותוך שכך לתרום מסמכים, תובנות או ידע אחר לפתרון המוקם. מסה גרעינית של תוכן נדרשת לעלייה לאוויר.
היות וכך, הקמת הפתרונות נוטה לקחת יותר זמן ממה שהיה אפשר להעריך בנסיבות אחרות, וכתוצאה מכך אבני הדרך מקבלות מקום ראוי לציון.
אבני דרך הן כלי מצוין המסייע גם למקימים הדוחפים (אנשי ניהול הידע ובעלי תפקיד אחרים) וגם למשתמשים השותפים למסע, לצלוח אותו עם יותר סיכוי ופחות עייפות. הגדרת אבני הדרך מסייעת להתמודד עם העייפות הנוצרת בעת מהלכים שנראים ארוכים ולא מתקדמים. היא שוברת אותם ומאפשרת לנו לשאוף למשהו הנמצא במרחק נגיעה.
שמעתי לאחרונה מחקר על השימוש בטבליות פלצבו (טבליות תרופה שהן סרק). כל המחקרים מזמן הוכיחו שיש לטבליות אלו אפקטיביות לא מבוטלת. אך מחקר זה הלך צעד קדימה. הוא בחן מה ההשפעה של אבני דרך על נטילת טבליות אלו. קבוצת ביקורת קיבלה 30 טבליות פלצבו בצבע לבן. קבוצת המחקר קיבלה רק 21 טבליות לבנות, וביחד עמן 7 טבליות כחולות, שניתנו גם הן מראש, אך אותם התבקשו החולים ליטול לאחר סיום 21 הטבליות הלבנות. ראשית, יותר חולים סיימו ליטול את כל 30 הטבליות. נתון חשוב המלמד שאבני דך לא רק נועדו למדוד יעדי ביניים אלא גם להגדיל את סיכויי ההגעה לקו הגמר.
בצד זה, היה ממצא נוסף. בין אלו שסיימו את כל 30 הטבליות, תחושת השיפור הייתה גבוהה יותר בקרב החולים שנטלו את הטבליות בשני הצבעים ולא רק בצבע אחד. ניתן ללמוד שיש לאבני הדרך השפעה גם על המחוייבות שלנו לתהליך, וכתוצאה מכך גם על הצלחתו.
ומה הלקח שלנו, בעולם ניהול הידע ובעולמות אחרים?
אני הייתי מגדילה את המשמעות של אבני דרך. גם מתייחסת אליהן יותר בכבוד ויותר בחגיגיות, וגם מתקשרת אותם לאחרים, ובעיקר לשותפים המשתמשים. גם מראש- לכאן יש לשאוף, גם תוך כדי, ובעיקר עם ההגעה לכל אבן דרך.
כך יש סיכוי שנצליח יותר להגיע, עם יותר שותפים, פחות עייפות, ועם כנראה יותר הצלחות.