רוב האנשים בעולם שמחים לצאת לחופש.
אפשר לומר אפילו ששמחים מאד. אבל- כאשר מגיעים לבעלי עסק או מנכ"לים, התמונה
מעט משתנה. אנחנו שמחים, אך חוששים בו בזמן. אפשר לומר שאנחנו מכורים לעבודה ברמה
הרגשית, ולכן מתקשים להיפרד ממנה, וזה אכן נכון, אך זהו גם תירוץ קל ופשוט מידי.
המצב בפועל יותר מורכב; יציאה לחופש, עבור הארגונים שממש קטנים, משמעה אובדן פרנסה
משמעותי: ביום שאתה איננו- אין הכנסות. אך גם אצל רובנו, שעברנו וגדלנו מהשלב הזה,
או שהכנסתנו אינה תלויה באופן ישיר בכל שעה אותה אנחנו מייצרים, נראה שהיציאה
לחופש אינה עסק פשוט. כמנהלים אנו צומת מרכזית של ידע; באופן טבעי הכל, או לפחות
הרבה, עובר דרכנו, ולכן אנחנו צוברים ידע, מהסוג שעל פי רוב לא כתוב ומתועד בשום
מקום. יציאה לחופש הינה תהליך מסובך, שכן הידע שלנו יוצא לחופש יחד איתנו. אז מה
ניתן לעשות?
אתעלם מהחלופה הפשוטה (אם אפשר לקרוא לה
כך) של שמירה על קשר מתמיד. נכון שהיום עם טלפון חכם אפשר להיות בקשר (רב ערוצי
אפילו) עם החברה, ולמעשה, כל שאלה יכולה להמשיך לעבור דרכנו, גם אם אנחנו מבלים
בשמורת טבע בקצהו השני של העולם. אבל, לא בטוח שזה נכון ובריא לנו או לארגון בראשו
אנו עומדים.
אז איך מתארגנים לשמור את הידע? איזה
ידע נכון לתעד, ואיך עושים זאת כך שלא יהפוך למשימה כבדה מידי?
ראשית- יש לתחם: הידע שנכון לתעד הינו
ידע תפעולי.
אם מדובר בידע שנראה שהארגון יוכל לנצלו
באופן קבוע, כדאי לנצל את ההזדמנות ולתעדו במקום נגיש קבוע, שמשם יהיה אכן
"שמיש". במידה ואפשר לתעדו בתוך
מערכות קיימות- עדיף. למשל אם יש ידע על ספקים, עם איזה ספק נכון לעבוד בנסיבות
השונות, וניתן לתעד הנ"ל בספר טלפונים בו ממילא משתמשים כדי להגיע לפרטי הספק-
הרי שזו האפשרות המועדפת. אין לתעד ידע שמתעדכן באופן תדיר מידי, כי אז נהיה
עסוקים כל הזמן במרדף מתמיד אחר התיעוד והתיקון, וכפי הנראה, לאחר תקופת זמן,
נתייאש והידע לא יהיה עדכני. אפשר לוותר גם על ידע שקיים אצל מספר אנשים, כי
בהיעדרנו, הוא לא יחסר. היום קל לנו יותר לתעד מבעבר, כי אנו רגילים ל-סמס, לכתוב
מיילים, להוציא סטטוסים וכו', כך שבאמת מדובר במשימה סבירה.
על פי רוב, תיעוד זה אינו מספק, כדי
שאכן יהיה לנו שקט בעת יציאתנו לחופש. תיעוד לפני יציאה לחופש היא משימה. היא
יזומה ודורשת היערכות (זמן ומחשבתה). הקו המנחה אותנו בהחלטה מה לתעד לפני יציאה
לחופש, הוא הצורך הפוטנציאלי בידע כשנחסר. יש לחשוב, איזה ידע אינו מתועד באופן
קבוע והוא בשימוש תדיר או שהוא קריטי/דחוף לידיעה כך שאם ניעדר ולא נהיה זמינים-
כדאי שאכן יימצא.
שווה להשקיע כשלוש עד ארבע שעות בתיעוד
החד פעמי לפני היציאה לחופש (ואני יודעת שזה לא מעט כאשר יש כל כך הרבה מה לעשות
לפני שעוזבים). סדר עבודה שיכול להקל עת התיעוד יכול להיות:
ראשית עוברים על הידע שכבר תועד בחופש
הקודם ומרעננים אותו; תוך שכך, באופן אסוציאטיבי מוסיפים דברים שקשורים או חסרים;
ובסוף התהליך, משלימים ידע נוסף על פי העיקרון לעיל (תדיר ו/או חשוב).
הידע שנכון לתעד הינו על פי רוב משני
סוגים: רשימות ופתקיות. רשימות של יצרנים שנוהגים לעבוד עימם, רשימות של אנשים
שמכירים בארגונים ויכולים לסייע בבעיות מסוימות (מקרה אמת- כשעבדנו בחברת בנייה), רשימות
של פריטים, רשימות של לקוחות ממליצים ועוד. לכל אחד שווה לתעד את מה שלא כתוב
במקומות אחרים- אך קצר וממצה. בצד רשימות אלו ישנן פתקיות, בניגוד לרשימות, אלו
כוללות פריטים עצמאיים- דברים שכדאי לדעת, אך בדרך כלל נראים תלושים ולא שייכים
לשום נושא אחר.
אפשר לנהל את כל הידע הזה ב EXCEL (שמצוין לרשימות, ומצוין למי שאוהב מבניות וסדר), אך אם מכירים /
לא מפחדים / יש אומץ להתנסות בכלי פשוט נוסף- אפשר פשוט לשמור הכל בתוכנות לניהול
פתקיות, דוגמת OneNote של חברת Microsoft או Evernote (של חברת Evernote...). היתרון העצום- מאד ידידותי לשמירה ולשימוש, ומאד קל לאיתור,
בזכות מנוע החיפוש. ויש אומרים שאפילו...ממכר. אני ממליצה לשמור כטקסטים (ולא רק
באמצעות תזכורות קוליות וכדומה) כדי לאפשר את החיפוש היעיל.
האם זה פתרון לכלל ניהול הידע הארגוני?
בוודאי שלא. אך בהחלט זהו פתרון טוב לניהול ידע אישי, תפעולי, ממוקד לניהול עסק.
שווה לשקול. ויתכן שנגלה שהידע משמש את האחרים ואפילו אותנו, גם כשאנחנו לא בחופש
ונרוויח מכך שביזרנו פעילות תפעולית לעובדים.
ואם אתם חייבים לעבוד (הרינו כולנו מכורים
לעבודה- כפי שכבר נכתב בתחילת הפוסט), אני ממליצה לנצל את החופש לנושאים שאינם שוטפים:
פיתוח מחשבות, רעיונות, ו...כתיבת בלוגים.