נהוג לומר שתמיד כדאי להתבטא באופן חיובי. להגיד מה "כן", ולא מה "לא".
למרות זאת, אני מבקשת, באופן חד פעמי, להתחיל דווקא באמירה שוללת.
פוסט זה אמנם דן בעייפות אך אינו דן בנשים עם תינוקות בשנתם הראשונה. הן אינן ישנות. בין הנקות, לשיניים לסתם הרגלים וחינוך, אימהות אלו מסתובבות טרוטות עיניים כל השנה. הן בהחלט עייפות.
יש מה להגיד לטובתן, יש מה לעודד (כן- גידלתי ארבעה ילדים)...אך זה אינו נושאו של פוסט זה.
אני מבקשת כאן בפוסט, להצביע על תופעה שאנו נתקלים בה בחיים בכלל, ובארגונים בפרט. קשה לנו כאשר פרויקטים מתארכים. גם כאשר אנחנו יודעים שמשהו אמור לקחת זמן, וגם אם יש סיבות טובות להתארכות זו, הארגון ולקוחותיו הפנימיים הקשורים לפרויקט המתארך- מתעייפים.
איך באה לידי ביטוי עייפות זו? פחות התלהבות, פחות אנרגיות לטפל במה שצריך.
לעיתים יגרור דחיית פגישות או שירוך רגליים אחר, ויש אפילו חשש להתמסמסות תהליכים או פרויקטים כנובע מעייפות זו עד כדי הפסקתם לפני הגעה לקו הגמר.
מתי קורה? כמה זמן עובר עד שמתעייפים? תלוי בארגון ומקצב העבודה שלו; תלוי בציפיות הספציפיות מהפרויקט. ככלל אצבע ניתן שיכול לקרות כאשר פרויקטים או תהליכים חד פעמיים, נמשכים מעל לשנה.
איך מתמודדים עם העייפות?
מלכתחילה, מנסים להימנע. תוחמים פרויקטים ותהליכים בזמן. אם יש פרויקט גדול- בודקים אם אפשר לפצל לשני תת-פרויקטים, כשיש תוצר מוחשי, הנראה לעין, באמצע, לפני שעוברים לחלק השני (artifact).
בנקודת האמצע- עוצרים, מקיימים טקס, ואפילו חוגגים, ועם הכוחות המחודשים, מגדירים את השלב הבא- ויוצאים לדרך ההמשך בכוחות מחודשים.
לא תמיד אפשרי לתחום את הפרויקט ולחלקו באופן ברור הנראה לעין, שיאפשר לראות תוצרי ביניים בעין. לעיתים, גם אם הגדרנו עצירה, או פרויקט שהיה אמור להסתיים (גם ללא המשך), הפרויקט יכול להתארך, בין אם מסיבות הקשורות בנו, ובין אם מסיבות אחרות שאינן בשליטתנו. על המנהל, המוביל ברמת על את הפעילות, לזהות התמשכות זו, כדי לתת למענה ל "ברך" הנוצרת.
ההתמודדות עם עייפות, היא דרך עידוד ויצירת אנרגיות חדשות. היא כוללת שני מרכיבים:
הארת הצלחות והישגים עד כה; והתוויית ההמשך.
הארת ההצלחות וההישגים: חשוב כי יתכן ולא מודעים להם. גם אם יודעים עליהם, עצם ההארה מחדדת ומחזקת אותם, ומסייעת לעשות בהם שימוש כדי לייצר את אותן אנרגיות חיוביות הנדרשות לנו להמשך.
התוויית ההמשך: לעיתים אנו חשים, כשהדרך מתארכת, שאנו מאבדים את הכיוון. חידוד המטרות והיעדים אליהם אנו שואפים להגיע, מזכיר לנו כיוון זה, מזכיר לנו את ה "לשם מה", כלומר את התועלות שניתן להשיג, ומתוך כך, מעלים את המוטיבציה לנסות ולהתקדם בקיים.
האם יש בכך לעורר אותנו מהעייפות? אין הבטחות. תלוי ברמת העייפות, תלוי ברמת התועלת הנתפסת מהגעה לסוף הדרך, ותלוי...ברמת השכנוע שלנו.
כמו בנושאים אחרים, אין כאן הבטחה להצלחה, אם כי מתווה להתמודדות עמו.
בעולם ניהול הידע אנו נתקלים בהרבה אתגרים שכאלו. השינוי לא קל, המטרה לא תמיד ברורה, ודחיפות נושאים אחרים, מסיחה משאבים מפרויקטים אלו ומקידומם באופן מהיר ויעיל.
אך אל לנו להתייאש. גם אם הדרך ארוכה, ולקוחותינו הפנימיים בארגון יכולים להתעייף (ואפילו גם אנחנו), אין לנו את המותרות ואין אנו יכולים להרשות לעצמנו להרים ידיים ולוותר.
מאחלת לכולנו שאכן נצליח