בעולם ניהול הידע שיתוף מסמכים נחשב לרמה בסיסית של שיתוף ידע. זה לא שאי אפשר או לא חשוב לעשות פעילויות אחרות. בוודאי שחשוב להפיק לקחים, לשוחח ולהתייעץ, כמו גם להקים קבוצות פיתוח ידע משותפות.
אך שיתוף מסמכים נחשב בכל זאת לרמה ראשונה. אם יש כבר ידע שתועד למידע, הרי שמתבקש לאפשר שיתופו, ולארגן את דפוסי העבודה כך שהעבודה תהיה סביב מסמכים משותפים.
ולמה לכתוב על נושא כל כך טריוויאלי? אולי כי הוא לא כל כך טריוויאלי כמו שהיינו חושבים ורוצים...
שאלת השיתוף אינה שאלה של כן או לא; זה לא שמשתפים או לא משתפים. למעשה, ניתן להגדיר ארבע רמות שיתוף (ובוודאי מי שמתמחה בתחום יזהה הרבה רמות נוספות בין לבין):
רמה ראשונה- חוסר שיתוף מוחלט. החומר נמצא על המחשב שלי ואצלי בלבד. לצורך העניין הוא על השולחן העבודה או בספריית my documents. בחלק מהארגונים השכילו גם לגבות אזורים אלו מתוך ההבנה עד כמה יקר חומר זה מפז, אך בין אם הוא מגובה או לא מגובה, לא מדובר בשיתוף. החומר אישי ולא בר גישה לעמיתים.
רמה שנייה- עבודה בכוננים משותפים, כאשר לכל עובד יש ספריות עבודה משלו. לצערי, זהו המצב הנפוץ ביותר ברוב הארגונים בהם אני מבקרת. ולמה לצערי? כי אין כאן שיתוף, אך יש אשליה של שיתוף, היות וכל החומרים באותן ספריות אב.
במקרים אלו, לא רק שאין שיתוף, אלא פעמים רבות יש כפילויות רבות. כל אחד שומר בתת ספריות משלו, ובגלל ממשקי העבודה, מידע הנשלח מאחד לשני במייל, או נשלח ממקור חיצוני ליותר מאחד, סביר שיישמר אצל כל אחד, ואפילו, כנראה במבנה ספריות שונה, גם בנושאים המשותפים.
לא אכביר מילים, אך לכל אחד שקורא פוסט זה, והמצב אכן מייצג את המתרחש בארגונו, טוב יהיה אם יחוש חוסר נחת ויפעל לשינוי המצב.
רמה שלישית- עבודה בכוננים משותפים בספריות המשותפות ברמה צוותית. לכל מחלקה וצוות ספריות המייצגות את תחומי הפעילות ו/או תהליכי העבודה, וכולם שומרים יחד בספריות אלו. מיעוט התכנים, רק אלו שבאמת נכון להצניע, מסווג בספריות נפרדות, ניהוליות או אישיות. רמה זו אכן מאפשרת את השיתוף, אך לא תמיד מספיקה.
וכאן באה הרמה הרביעית- שיתוף בפועל. אם יש לנו כוננים משותפים, ובתוכם ספריות משותפות המארגנות לפי נושאים ותהליכים משותפים ואנחנו באמת משתפים ומשתמשים יחד במסמכים כמשאב משותף של כולנו (ולא נזכרים דווקא כאן להפגין אירופאיות ונימוס יתר שכל אחד שומר על חלקתו בלבד)- הרי שיש לנו שיתוף מסמכים אמיתי ואפקטיבי.
הדברים נכונים לא רק למסמכים שסיימנו לטפל בהם והם מדוגמים. כמעט ולעולם אין לנו מסמכים כאלו. כל מסמך הוא תמיד בעבודה, וגם אם מסרנו אותו לגורם חיצוני, הוא תמיד יכול להעיר ונרצה לתקן ולשנות. שיתוף אמיתי הוא במסמכי העבודה. נכון שכאשר נשלח מסמכים החוצה נשתדל לשלוח מסמכים מוגמרים, אולם, אם הנחת היסוד בתוך ארגון היא שמסמכים הם בגדר טיוטה ומסמך עבודה, הרי שלגיטימי לשתפם גם אם יתכן ולא סיימנו אותם. תפיסת עבודה שכזו, לא רק תשחרר אותנו מהחשש מה יגיד האחר על חצי עבודה, אלא תמנף את השיתוף ואת ההצלחה המתאפשרת ממנה.
בעולם שלנו המסמכים הם חלק משמעותי של הידע המתועד שלנו. אל תחסכו בשיתופם.