בבואנו לנהל ידע, מונח לפנינו ארגז כלים עם מגוון פתרונות, החל מפורטלים, דרך רשתות חברתיות, מערכים להפקת לקחים וניהולם, מערכות ניהול ידע למוקדי שירות, כלים לשיפור כתיבת נהלים, מערכות ניהול מסמכים ועוד.
הפרמטר החשוב ביותר על פיו אנו בוחרים את הפתרון ליישום, הינו אופי הצורך. ברור שלא כל מענה מתאים לכל צורך.
ובכל זאת, יש פרמטר נוסף שאנו לוקחים בחשבון, גם אם לא אומרים זאת בקול (ואם לא..כדאי שנתחיל להתייחס אליו). פרמטר זה עוסק בחשיבותו של הידע לארגון.
יש וישאלו, מה עניין חשיבות לאופי הטיפול?
בעת הטיפול בידע, עלינו לזכור כי ניהול ידע הינו תמיד עניין של עלות אל מול תועלת.
וככל שהתועלת גבוהה יותר, כך גם כדאי לשקול, לטובת הגברת שימוש מיטבי בידע, גם גיבוש פתרונות בהן יש רמה גבוהה יותר של השקעה.
מה יכלול טיפול טוב ומושקע יותר בידע ולאיזה ידע נכון לבצע השקעה כזו?
בכל ארגון יתכן ידע משתנה שחשוב דווקא בו, ועבורו כדאי להשקיע ניהול ידע "מועדף".
אבל, בכל הארגונים יש שני מקומות שכדאי לתת עליהם את הדעת, בגלל מה שהם מייצגים:
האחד- לקחים: לקחים מייצגים ידע חדש, נוסף, שנלמד בו בדרך הקשה..דרך התנסות, ואולי אפילו לא חיובית. הידע שקשור בלקחים, חשוב שיזוקק, יוצף, וייבחן כדי להבטיח שהעובד אכן יהיה מודע לו, בעת בה יכול רלוונטי לו בעבודתו. לשם כך אנו לא רק מפיקים לקחים, אלא גם ממליצים לנהל את הלקחים- לנסחם, להכלילם, למזגם עם לקחים קיימים אחרים, וייצר ארגז כלים לשילוב הידע בסביבת העבודה הארגונית (להעמקה ניתן לקרוא >>).
והשני- נהלים: נהלים מייצגים שילוב של שני סוגי ידע: הידע שאנו מוכרחים ליישם (חוק, רגולציה, ועוד), יחד עם הידע שמאד כדאי שניישם (הבנות ארגוניות על איך נכון להתנהל). כדאי להשקיע בדרך נכונה להגיש את הידע, כך שיהיה קל למצוא אותו, להתמצא בו וקל להבינו (להעמקה ניתן לקרוא >>).
בפתחה של שנה חדשה, נכון לשאול את עצמנו: האם אנחנו נותנים מקום ראוי לידע החשוב שלנו? האם הלקחים מזוקקים ומנוהלים, או שוכבים בספריית תחקירים? האם הנהלים מפורקים ומובנים בפסקאות שכתובות בדרך שקלה למשתמש להבין, או שהנהלים שוכבים כולם בספריית נהלים ומוגדרים בראשי פרקים של מטרה, הגדרות, שיטה ונספחים?
בפתחה של שנה חדשה כדאי ונשאל: מה נעשה השנה לטובת הידע החשוב שלנו?