עולם הבינה העסקית, קיים במתכונתו הנוכחית (BI כיום ובעבר Data warehouse) כבר מעל עשרים שנה, וגם כבר שנים קודם לכן, סופקו למנהלים דוחות וגרפים המתארים את הארגון וביצועיו. מטרתם של דוחות אלו, על סוגיהם השונים, הייתה ונותרה זהה:
לסייע בידי המנהלים להבין תמונת מצב נוכחית, ולסייע בקבלת החלטות לעתיד.
ובכל זאת, רוב מערכות הבינה העסקית (BI) לא מצליחות לספק את הסחורה; שנה אחר שנה, זה אחד הנושאים שמשקיעים בהם יותר מאמצים, ושנה אחר שנה, על פי סטטיסטיקות Gartner, זה אחד התחומים שבהם אחוז ההצלחה רחוק מלהיות טוב.ושוב- לאחר שנה, יוצאות הכרזות, שהשנה, יותר ארגונים ישקיעו בפרויקטים של הקמת מערכות שכאלו.
כל זאת למה? כי אכן חשוב לקבל החלטות באופן מושכל המתבסס על נתונים.
אז נכון, שלנו כמנהלים, יש תחושות בטן לא רעות, ולא תמיד אנו צריכים את הסיוע של הנתונים לקבלת ההחלטה;
ונכון שגם כאשר צריכים סיוע- הרבה פרמטרים מתייחסים לעתיד, או למתחרה, ואין לנו את היכולת להביא נתונים.
אבל, בהרבה נושאים, יש נתונים, יש אפילו דו"חות ומנהלים ממשיכים לקבל החלטות שהיה ניתן להיעזר בנתונים כדי לשפרם.
הנחת יסוד היא שכל מנהל רוצה להצליח בתפקידו. מעטים המנהלים המתרשלים בכוונה תחילה.
מדוע לא עושים שימוש בנתונים? מכוון סיבות:
לעיתים, יש יותר מידי נתונים בדו"ח/ גרף וקשה להבחין בין העיקר למשני;
לעיתים, הגרף מלמד אותנו משהו מאד חשוב בפעם הראשונה שמסתכלים עליו, אך למחרת ואחרי שבוע וחודש רואים דבר דומה (תופעה הנקראת בשפה המקצועית slowly changing items), מתייאשים, ומפסיקים להסתכל על המידע בכלל.
לעיתים, אנשי מערכות מידע הגדירו לנו דו"חות יפים מידי בתצורות מתוחכמות מידי, ודווקא הדברים הפשוטים חסרים ולא זמינים;
ולעיתים...אנחנו כמנהלים, פשוט מפחדים. המספרים מלחיצים אותנו, וריבוים עוד יותר, ולכן לא מצליחים כלל לקורא את שמוצג בפנינו.
ניתן להמשיך ולמנות סיבות נוספות, אך העיקרון ברור. בבואנו לתכנן מערכת (החל מ EXCEL פשוט, דרך דו"חות מסכמים וכלה במערכות Dashboard מתוחכמות) חשוב שנפעיל יותר חשיבה עסקית וחשיבה אנושית, ואולי קצת פחות חשיבה טכנולוגית.
בבואנו לבחור את הנתונים שיוצגו בפנינו לא נשאל- אילו נתונים ניתן לספק. במקום זאת נשאל- אילו החלטות חוזרות מתקבלות בארגון, שאנו לא מספיק מרוצים מתהליך קבלת ההחלטה שלנו ותוצאותיו, ונתונים שקיימים בארגון היו יכולים לסייע בידינו. דוגמא לתהליך כזה יכול להיות אישור פרוייקט חריג (רווחיות מוערכת נמוכה מהמקובל). נתונים שיוכלו לסייע בהחלטה קשורים בהיקף כספי של פרוייקטים חריגים שכבר אושרו הרבעון (הרי לא ניתן שהכול יהיה ברווח מתחת לגבול), תזרים הכנסות ועוד.
בבואנו להגדיר את הדו"חות והגרפים הספציפיים נקשר אותם לתהליכים משני סוגים:
שגרות ניהול קבועות; ושאלות לגבי חריגה מהנוהל (שאלות המועלות מהדרג הרגיל להחלטת מנהל בכיר).
על סמך אלו נדע היכן נכון למקד את המידע למנהל.
תמיד נזכור שבמקרה של דו"חות מנהלים לא מתקיים "וכל המרבה הרי זה משובח" אלא דווקא כאן- MORE IS LESS AND LESS IS MORE.
בבחירת אופי החיווי של הנתונים ניקח בחשבון קלות קוגניטיבית של המוח (או במילה אחת: פשטות), השתנות המידע לאורך זמן, גיוון מובנה (המאפשר קישור אסוציאטיבי בין חיווי גרפי לסוג החלטה). נשתמש באינפו-גרפיקה פשוטה ודווקא את זו המתוחכמת נשאיר למקרי קצה בלבד (היא נפלאה אך עולה משאבים רבים ותחזוקה).
נחשוב ונפעל תוך הסתכלות של עיני המשתמש.
ולסיום- ננהל את השינוי. נרגיל את המנהל לעשות שימוש במידע סביב תהליכים קבועים ותוך המחשת התועלת.
ונזכור- שימוש בנתונים לצורך קבלת החלטות איננה מטרה; זהו כלי מסייע כדי להצליח לקבל החלטות טוב יותר. כדאי להשתמש בו היכן שאכן מביא את התועלת.