כשחושבים על ניהול ידע בארגון, קל יותר לחשוב על פרוייקטים מרכזיים שאנחנו מובילים, מנהלים ודרכם מקדמים את הארגון בו אנו נמצאים. רכישת פלטפורמה מחשובית תומכת ניהול ידע היא דוגמא כזו; גם, הקמת פורטל ארגוני או פורטל מקצועי מרכזי מתאימות לתפיסה זו; ואפילו, פרוייקט ניהול מסמכים ניהול מיילים או הקמת מערכת ניהול ידע למוקדי שירות.
כל אלו פרוייקטים מוגדרים ולכן קלים, באופן יחסי, לניהול וקידום.
אבל.. מה אם יש ארגון בו יש עשרים, שלושים או אפילו יותר אגפים ויחידות, ולכל אחד יש את צרכי ניהול הידע שלו? כיצד מקדמים ניהול ידע בארגון שכזה בלי לפרוס את הפעילות הראשונית על עשר שנים?
אז אם אתם ארגון שכזה, ויש לא מעט ארגונים כאלו כיום ברשויות, בחילות השונים בצבא, בבנקים ואחרים, מה אתם עושים?
מומלץ שגם בארגונים כאלו תהיה פעילות במתודולוגיה וסל טכנולוגיות משותף. אך בצד אלו נדרשים פתרונות קונקרטיים; פתרונות שיכולים להשתנות מגוף לגוף ומיחידה ליחידה, ושום צוות ניהול ידע (אלא אם כולל עשרות אנשים) לא יוכל לקדם את המענים השונים הנדרשים לארגון.
פתרון ניהול הידע בארגונים גדולים וענקיים (במונחים ישראליים) יכלול על כן, מעבר להנחת התשתיות הטכנולוגיות והמתודולוגיות, פתרונות ניהול ידע המקודמים באמצעות פעילות משולבת TOP-DOWN ו- BOTTOM-UP.
פעילות ה TOP-DOWN היא פעילות המבוצעת ומנוהלת על ידי צוות ניהול הידע המרכזי. אופי זה של הפעילות יכוון את תחומיה למקומות בהם יש ערך מוסף: פרוייקטי ענק שאף אחד אחר לא יוכל להקימם; פתרונות אינטגרטיביים הכוללים ידע ושירותים דיגיטליים של היחידות השונות שאף אחד מהגופים לא יקים בנפרד. פרוייקטים כאלו כמובן יכולים לתת מענים לקידום צרכים חוצים מתודולוגיים כמו הפקת לקחים, או צרכים טכנולוגיים חוצים דוגמת פרוייקט שיפור החיפוש.
אך בצד אלו, ובמינון משמעותי, מוצע לקיים פעילות BOTTOM-UP; פעילות בה מובילי ידע יחידתיים הם הגורם המניע המרכזי; הם, ביחד עם המנהלים ביחידתם מגדירים וממקדים את הצורך, אוספים את התכנים ומטמיעים את הפתרון. צוות ניהול הידע יהיה שותף מוביל באפיון, בהקמה הטכנולוגית וכמובן יכוון וינחה את הפעילות, אך זאת לצד מובילי הידע ומאחוריהם, ולא כמוביל. קצב ההתקדמות של פעילויות אלו תוכתבנה על ידי המובילים היחידתיים ועמיתיהם בגופים אותם הם מייצגים.
מה נדרש לצורך כך מהצוות ניהול הידע המרכזי? הכשרה מתמשכת (אחת לחודש) במשותף לכל מובילי הידע; ובנוסף, ליווי פרטני- מעין ימי "קופת חולים" בהן בפגישות אחד על אחד, מייעצים למובילי הידע השונים, כל אחד על פי צרכיו. האחריות לתיאום פגישות אלו, ולביצוע המטלות בין לבין, הוא כמובן של מובילי הידע היחידתיים.
מניסיון שלי של ליווי לא מעט ארגונים כאלו- יש תוצאות גם לשיטת ה BOTTOM-UP. באופן טבעי, חלק ממובילי הידע נושרים, חלק מתקדמים לאט (ולעיתים אפילו לאט מאד), אך יש התקדמות, ויש, כמו בכל התפלגות פעמון גם כאלו המייצרים פתרונות ניהול ידע מרשימים.
הרווח מיישום תפיסה שכזו כפול: גם יותר ניהול ידע בארגון בכלל, וגם הרבה הרבה יותר סיפוק של היחידות שהצליחו להגיע לתוצאות בעצמם. כדאי מאד.