מי מאיתנו לא שונא טפסים? הם מסמלים בעינינו את הבירוקרטיה, ואני מכירה לא מעט אנשים שעצם הדרישה מהם למלא מידע בתוך טופס, ולא בשאלון עם שורות, או יותר על כן, לכתוב את שבליבם בדף פתוח, מעוררת בהם פחד לא מוסבר.
אלא, שבני אדם הם זן מורכב. מצד אחד אנחנו חושבים שאנחנו מפחדים מטפסים וטבלאות סדורות, ומתחלחלים מהרעיון ששם עלינו להביע את עצמנו, אך טפסים ככל שהם מאיימים עלינו, מקלים עלינו את העבודה.
כאנשים, רובנו סובלים מתסמונת "הגיליון הריק". חוסר היכולת להתחיל לכתוב כאשר מבקשים מאיתנו, ובפנינו מונח דף נקי. הרבה יותר קל לנו, כשמניחים בפנינו נייר שכתב אחר, ומבקשים מאיתנו לחוות דעה. קל יהיה לרבים איתנו לשרבט ולמלא הערות, ולא מעט.
אני מבקשת לטעון, שטופס, אם נבנה טוב, יכול לא רק להקל על האנשים, שכן מנחה אותם למה נדרש, ומאפשר להם להתחיל ולמלא את השדות שקלים להם תחילה, אלא יכול להוביל לחשיבה הרבה יותר מעמיקה, ולתוכן יותר משמעותי. ואני מכוונת בדבריי לטפסים המתייחסים למידע איכותני ולא לאוסף נתונים, שהרי ברור לכולם, שכדי לברר נתונים פרטים סדורים היטב (כתובת, גיל, ציונים או אפילו שכר), יש עדיפות להבניה.
אז למה אנחנו שונאים טפסים ואיך אפשר להפוך טופס לחכם?
נתחיל מהסוף. אין הכוונה שהטופס עצמו חכם, אלא שהוא מכוון אותנו לחשיבה ומפיק את החוכמה מאיתנו.
אנו שונאים טפסים כי הם מגבילים אותנו. תנו למורה, עובד סוציאלי, מדען או כל עובד אחר, לתת חוות דעת בטופס. הטופס יכול להגביל אותו ואת דרך חשיבתו, ואכן שנים רבות התרגלנו לראות טפסים שכאלו.
טפסים חכמים כוללים מספר מרכיבים:
ראשית, הם מובנים. טריוויאלי- שכן זו משמעות היותם טופס.
שנית, הם מוכווני חשיבה תוצאתית. כלומר, הם בנויים כך שהם מכילים כותרות של נושאים או היבטים שהממלא אמור לתת עליהם את דעתו ולכתוב את חוות דעתו. הם אינם בנויים כשאלות, משתי סיבות: ראשית- השאלה כוללת הרבה מילות קישור מיותרות, שיכולות להסיח את דעתו של הממלא מזה שמולו. שנית, השימוש בכותרת במקום בשאלה, מאפשרת לממלא להתאים את השפה, רמת הפירוט, דרך הבירור ועוד להקשר שמולו. אנו סומכים על מקצועיותו של עובד הידע שמולנו, ובמקום להכניס לו שאלה "סגורה" לפה, ולהכריח אותו להיצמד לרשימת שאלות שכזו, אנו מאפשרים לו להפעיל את האינטליגנציה השכלית והרגשית ולהחליט בעצמו כיצד נכון לברר את הסוגיה, אליה הוא אמור להתייחס. הכותרת מייצגת את מהות התוצאה הרצויה, ופחות את התהליך להשגתה.
דוגמא יכולה להיות הערכה של עובד סוציאלי לגבי ילד ומשפחתו. טופס שכזה יכלול עמודה עם סוגיות שעל העובד הסוציאלי לתת עליהן את דעתו: לכידות של משפחה, גורמי סיכון בפניהם ניצבים הילדים וההורים, ועוד. הכותרות וכותרות המשנה תגדרנה את מה שחשוב לברר, ועמודה נוספת תוקדש להערכה של כל אחד סוגיות אלו. באופן דומה יכול להיראות שאלון "הכר את הלקוח" בבנק, שאלון הערכה של פרויקט מקצועי ועוד.
מעבר לשני מרכיבים אלו של הבניה ושל חשיבה תוצאתית, טפסים חכמים מאפשרים לאצור בתוכם את התובנות המצטברות של הארגון ביחס לסוגיות השונות, נשוא הטופס. תובנות אלו תופענה כעמודה שלישית (בצד עמודת הכותרת ועמודת המילוי) ותכלולנה טיפים ותובנות למה כדאי להתייחס, כדי להגיע למהות העניין, או כדי להבין את התשובה שניתנה.
למשל, בקורות חיים של אדם בו הוא מתבקש לתאר את חייו, טיפים שכאלו יכולים להתייחס לתשומת לב מיוחדת לשנים חסרות שלא הייתה לגביהן התייחסות, או לאשים שהיינו מצפים שיהיו מוזכרים ולא הוזכרו.
או למשל, בדוגמא אחרת, עמודת התובנות יכולה להתייחס להיבטים השונים שיכולים לסייע בבירור הסוגיה; הכל לפי העניין, ולפי הידע המצטבר בארגון.
מטרת השימוש בטפסים בארגונים משולשת:
מטרתה להבטיח אחידות בהתייחסות לסוגיה; מטרתה להבטיח תהליך יעיל. אך מעבר לאלו, מטרתה להבטיח תהליך מועיל. וטפסים חכמים, מוכווני חשיבה תוצאתית, המלווים בטיפים ותובנות, הם בהחלט צעד משמעותי להשגת שלושת מטרות אלו גם יחד.