לפעמים אחרים מצליחים להבין יותר טוב מאיתנו משהו שקשור אלינו.
פתאום תפסתי השבוע, שמספר לקוחות ממתגים פעילות שאני עושה, תחת אותו שם, מונח שאני לא הזכרתי כלל בשיחותיי עימם. על שתי פגישות שונות באותו שבוע התנוסס נושא סדנא של "חילוץ ידע". לקח לי זמן לעצור ולהבין, שאכן המיתוג שלהם מדויק יותר מכל הגדרה שאני נתתי בעצמי לפעילות לפני כן (בכמעט עשרים שנות פעילות של ניהול ידע).
אז מהו חילוץ ידע ומה נדרש לחילוץ ידע טוב?
חילוץ ידע הינו פעולה ממוקדת לגילוי השכבות הפנימיות של הידע שלנו. כמו הבצל, שקל לקלף את שכבותיו החיצוניות, אך ללא חיתוך גס, נתקשה להגיע לתוכו, כך קשה גם להגיע לתובנות שלנו בתחום מסוים, ובוודאי שקשה לעשות זאת בפעילות ממוקדת, ללא אמצעי רנטגן מתקדמים.
ניתן לחלץ ידע של הפרט, וניתן לחלץ ידע של קבוצה.
חילוץ ידע של הפרט מבוצע, על פי רוב, למומחים בלבד, ולקראת פרישתו של העובד.
במקרים כאלו רשימת הנושאים בהם עסק ארוכה, והחוכמה היא גם למקד את הנושאים בהם כדאי להעמיק, וגם להצליח להגיע עימו לתובנות נקודתיות בתוך ים הידע הרחב שצבר בתחום.
אני כאן מבקשת להתמקד בחילוץ ידע של קבוצה, שלכאורה, נשמע מורכב יותר (יותר אנשים), אך בתנאים מסוימים, יכול להיות פשוט יותר.
מקובל לבצע חילוץ שכזה בסיומו של פרוייקט, או לאחר פיילוט של תקופה משמעותית (שנה עד מספר שנים), בו התנסו בתפיסה/ פתרון חדשים, ורוצים לראות איך ניתן לשכפלו ולהפיצו ברבים.
בדרך כלל, בנקודה זו, מקובל לתעד את תהליכי העבודה הקשורים בפרויקט או בפעילות.
כל זה טוב ויפה, אך נוגע בעיקר בשכבות החיצוניות של הידע, ומתקשה לחדור לרובדי הידע המעמיקים.
חילוץ הידע ייעשה אל מול קבוצה אחת, או מספר קבוצות, שכל אחת מייצגת 5-12 איש בעלי תפקיד דומה: מהנדסים, מנהלי מוצר, לקוחות וכדומה.
החשיבות של גיוון בסיעור מוחות מקבלת כאן מענה בכך שאותם בעלי תפקידים באים מרקע שיתכן והוא שונה, מנסיבות הפעלה שונות של הפתרון, מוותק שונה, הקשר מעט אחר, וכו'.
חילוץ ידע אפקטיבי מקבוצה משמעותית הינו תהליך של יום (או אם מחלקים למספר נושאים מוגדרים- מפגשים של מספר שעות לכל נושא תחום).
תחילתו של היום במיקוד מטרות, והתחומים הספציפיים בהם מבקשים להעמיק את הידע; זאת, תוך הבהרה שאכן מתמקדים בתחומים אלו ובתובנות בלבד. כל סטייה לשיח על נושאים אחרים, או שיח ברובד שקשור לתיעוד הרגיל- כאן לא מקומו, עקב חשיבות היום וחשיבות העיסוק בתובנות.
בעזרת מספר שאלות מנחות מייצרים רשימת נושאים להעמקה.
הרשימה יכולה להיות של אתגרים בדרך להקמת פתרון, באתגרים בניהול תפעולי שוטף של פעילות, בעיות נפוצות הקשורות ללקוח, או למשל אוסף החלטות חשובות שיש לקבל במהלך פרוייקט.
מסווגים את פריטי הרשימה לקבוצות, ומתפצלים לצוותים קטנים של 2-3 איש, הלוקחים על עצמם להעמיק לפי תבנית מוכנה מראש בהתאם לסוג הפריטים ברשימה (התבנית תשתנה אם מדובר באתגרים, החלטות, בעיות נפוצות במוצר או כל סוג אחר).
יתר היום מוקדש לסיעור מוחות והעמקה קבוצתית במה שהוכן בצוותים.
הידע המתגלה, מפתיע כל פעם מחדש בעומקו וחדותו.
סוד ההצלחה?
ראשית, קבוצה בעלת ידע איכותי ובגודל מתאים (שיהיה ידע שאפשר לשלוף, ואפשרות אכן לעשות זאת ביחד);
בנוסף, שאלות מנחות מוכנות, תבנית מתאימה לתיעוד, מנחים העוברים בין הקבוצות ומסייעים להם בתהליך, וכמובן אווירה המקנה חשיבות לתהליך, מיקוד, ועם זאת נעימות.
חכמנו לימדו ש"אין נביא בעירו". כנראה מה שנכון לאחרים, נכון כאן גם עבורי.
כמו גם בחילוץ מהשטח, סיום אירוע שכזה מביא לתחושה של סיפוק; אך לפחות לא כי התחלנו רע (כמו במכונית תקועה), אלא באמת בזכות מה שנלמד באופן חיובי בתהליך. יש יתרונות לעיסוק בידע...