ב- 1999, כתב פיטר דרוקר, ענק הניהול של המאה ה-20, כי עובדי ידע מהווים 25% מהיקף העובדים במשק. מיהם אותם עובדי ידע? עובדים, שהצלחתם בתפקיד, תלויה בידע שלהם. עובדים אלו חשובים לארגון, כך כתב בספרו "אתגרי הניהול של המאה ה-21"; ארגונים שיצליחו, הם ארגונים שיידעו לנהל משאב זה בחוכמה.
פחות מ- 20 שנה אחרי שכתב מילים אלו, אנו חיים בחברה עתירת ידע. חברה שבה כפי הנראה, יותר מ- 90% מכוח העבודה שלנו הם עובדי ידע. מה גורם לרופא להצליח? אמנם הוא צריך לדעת להקשיב לנשימות ליבו של החולה, ולדעת לפענח את צילום החזה שהוא רואה מולו, אך עליו גם לדעת הרבה על מחלות, סימפטומים ואפשרויות. עליו לדעת גם לחפש, ולגשת למידע שהוא לא מכיר.
כך גם הגנן, שצריך לדעת בין כל אלפי זני הצמחים שיש היום במשתלות, מהכדאי לגדל איפה, מה משמעות קמילה ועוד ועוד.
לפני עשור, כשניגשנו בארגונים לתהליכי שימור ידע של מומחים, יכולנו להרשות לעצמנו להשקיע הרבה (ואפילו הרבה מאד) משאבים בכל תהליך שימור ידע שכזה. גם היום, עבור המומחים, המהווים בממוצע 5% בכל ארגון, נראה שצריך לנקוט בטכניקה זו. אולם... סביב מומחים אלו, יש עוד מעגלים של עובדים, ומסתבר שגם להם יש ידע ייעודי. ידע שכדאי לתעד, ידע שכדאי לשתף, ידע שכדאי להנגיש לטובת הארגון.
אז איך מתמודדים? איך משמרים את הידע של העובדים, כדי שכאשר יתקדמו בתפקידם , או יעזבו, נוכל להמשיך להתקדם, בלי לגלות שאיבדנו חלק מיכולותינו?
שלב ראשון בהתמודדות, הוא להבין שיש מענה, המענה ישים, כדאי להשקיע בו, ויפה שעה אחת קודם.
שלב שני, הוא לקטלג את אלו העובדים הרלוונטיים, לשלוש רמות: הרעשנים, המומחים, ואלו שבין לבין.
ואז כמובן מגיעים לשלב השלישי... שצריך לטפל בידע:
הקבוצה הראשונה כוללת את אלו שחושבים, הם או מנהליהם, שיש להם ידע, שיש להם הרבה ידע, והידע מאד חשוב, אך למעשה מדובר בעיקר ברעש. לא נכון להתעלם מעובדים אלו, אך לא כדי להשקיע בהם יותר מידי משאבים. מומלץ להכין לטובתם הנחיות ותבניות לגבי המידע והידע שחשוב שיתעדו, ולאפשר להם לעשות זאת, בלי להשקיע זמן ומשאבים ארגוניים מרכזיים מיותרים.
מעובדים אלו, אני קופצת לקבוצת השלישית, קבוצת המומחים. 5% העובדים שהידע שלהם הוא הזהב הארגוני. עבור עובדים אלו, כדאי להשקיע בתהליך הממפה את נושאי הידע השונים, לתעדף את אלו שהכי חשוב לתעד ולתעדם, ובצד אלו, לארגן את אינסוף המסמכים והמידע שכבר קיימים, אך אף אחד חוץ מהמומחה לא יודע לאתרם. לפני סיום יש לדאוג, גם עבור הידע שתועד, וגם עבור המידע שאורגן, כי אלו יהיו זמינים ונגישים, אך יותר מכך- ישתלבו בסביבת העבודה הטבעית של העובדים האחרים, על מנת שאלו יעשו בהם שימוש.
ובין לבין, נמצאים כנראה, עוד כ- 20% מכוח העבודה. ניתן כמובן לבצע תהליך שדומה לתהליך של מומחה מקבוצה הקודמת, ולצמצם. בפועל, מתגלה, שקשה לצמצם ויש נטייה לזלוג מההשקעה הרגילה, ולכן כדאי לאמץ טקטיקה אחרת. טקטיקה אפשרית מומלצת היא גישה משימתית: מיקוד לכידת הידע סביב 4 היבטים קבועים, הכורכים סביבם הרבה ידע, כמעט בכל ארגון, וכמעט בכל הקשר. 4 היבטים אלו- אנשים (בהם כדאי להתייעץ ומתי), תובנות (Best Practices למיניהם), תהליכים (שיש בהם twist ייחודי) ומסמכים (היכולים לשמש אבן פינה לצרכים עתידיים).
שימור ידע של מומחים ואחרים, אינו תמיד תהליך קל, אך מניסיוני האישי והארגוני למדתי שני דברים: שמדובר בתהליך ישים, ושתמיד יש פירות.
אז במילה מסכמת אחת: ממליצה.