כלים דיגיטליים לנווד המתחיל

ארגונים וחברות מבינים שהקביעות המחשבתית להכריח את העובדים לבוא כל יום ולעבוד מהמשרד, זה משהו שכבר שייך "לעולם ישן", עולם שבו העובד היה חייב את העמדה שלו ואת הסביבה שלו בכדי לעבוד.
היום, כאשר כל העולם מחובר ומרבית העבודה נעשית באמצעות המחשב, וישנם כלים דיגיטליים/טכנולוגיות תומכות לעבודה מרחוק כמעט בכל תחום, ולעובדים חשובה איכות החיים והאפשרות של הבחירה של עבודה מחוץ למשרד, למעשה מתחולל שינוי של "עולם חדש" שבו העובדים עובדים מרחוק, אם בארצות אחרות, נופים אחרים ולפעמים גם שעות אחרות.
אחת התופעות נקראת "נוודות דיגיטלית" (digital-nomad) ומסביבה נבנית קהילה גדולה ומפגשים בין לאומיים אינטרנטיים.

לפי הגדרת ויקיפידה "נוודים דיגיטליים הם עובדים העושים שימוש בטכנולוגיות תקשורת כדי להתפרנס, ובאופן כללי יותר, לנהל אורח חיים של נוודים".
למעשה אנשים בוחרים לחזור למשהו שהקונוטציה לא תמיד מתחברת בצורה חיובית – נווד.

קהילת הנוודים ישראל מונה כיום מעל עשרת אלפים משתתפים, שעל פניו לא נראה שיש בניהם קשר- האחד יושב קבוע בבית קפה בעיר שלו והשני מטייל בין אגמים וחופים, אך שניהם בחרו לעבוד מרחוק ואת הפגישות הם עושים בכלים כמו skype, zoom ועוד.
ישנן אפילו חברות שמתגאות בכך שאין להם משרדים פיזיים, ובכל זאת אחת לתקופה מקיימות מפגשים פרונטליים לכלל העובדים.

ישנם מספר אתרים גדולים שמרכזים הרבה מידע שקהל היעד שלהם הוא נוודים דיגיטליים- אחד הגדולים הוא https://nomadlist.com/  

בכדי להצליח לנהל חברות מסוג זה, או בכלל בכדי שעובד יוכל להצליח לקיים את עבודתו תוך כדי הסחות הדעת, קיימים כלים דיגיטליים שעוזרים לשמור על סדר ומשמעת עצמית, ויתרה מזאת צריך להקפיד על יעילות וכללים ברורים איך והיכן שומרים את התוצרים, איך עוקבים אחרי כל התוכן, איך מתעדכנים בטכנולוגיות ושולטים בהן. לכל ארגון יש השיטות שלו וההגדרות שלו בהתאם למדיניות החברה אשר מעדכנים את המדיניות בהתאם לרוח התקופה.

אני חבר במספר קבוצות - באחת עוזרים בכלים דיגטליים מומלצים ואיך הם עובדים ("כלים לעל אנושיות"), השניה ממליצה על מקומות עבודה טובים לשבת לעבוד בהם ונותנת תמיכה לחברים שבחרו להיות נוודים דיגיטליים בכל תחומי החיים ("נוודים דיגיטלים ישראל").

רוצה לשתף אתכם בסקירה והיכרות קצרה של מספר כלים שימושיים שחוזרים בקבוצות השונות במטרה להקל על ההתנהלות היומית:

 
נוכחות ומעקב
toggl 
בכל עבודה עדיין צריך לעקוב אחרי הזמן שאנחנו עובדים ולחייב לקוחות. תוכנה בענן עם אתר אינטרנט ואפליקציה למחשב ולנייד. מאד פשוטה אך מאד שימושית- כפתור להתחיל השעון וכפתור להפסיק. נותנת דוחות לפי לקוחות, פרויקטים, זמנים, מילות מפתח ועוד.
האפשרות החינמית טובה – לחברות וארגונים יש תמחור.

פגישות וירטואליות
Zoom 
זום היא חברה מוכרת וגדולה שכמעט כל ארגון בדק או רכש את המוצר שלה. המוצר מצריך הורדה למחשב או לנייד ומאפשר שיחות וידאו מרובות משתתפים, כולל הקלטת הפגישה, שיתוף מסך ועוד, וכל זאת ע"ג תשתית אינטרנטית.

WhatsApp- כאשר יש שיחה בין מספר מצומצם של משתתפים אפשר לבצע שיחות וידאו אינטרנטית.

קיימים מוצרים רבים נוספים בתחום זה, כגון Meet של גוגל (hangout לשעבר) ובתוך ה-Team של מיקרסופט ב-365.

שמירת קבצים בענן
בתחום זה קיימים מספר מוצרים ידועים ומוכרים, כך שיש להניח שרובכם כבר משתמשים באחד מהם. בכל מקרה, נציין בקצרה את הגדולים והמוכרים, שבכולם יש גישה מהנייד, מהדפדפן ומהמחשב.

Google Drive- הענן של גוגל, אשר כל משתמש מקבל כאשר פותח תיבת מייל Gmail. בתוך הדרייב קיימים מספר מוצרים שמהווים תחליף לאופיס הרגיל.
Dropbox- מוצר ותיק ובין הראשונים בתחום, יש בו למעשה תיקיות בהן ניתן לשמור קבצים. לאחרונה עשו שיתוף פעולה עם מיקרוסופוט, דבר המאפשר עריכת מסמכים ישירות מהענן באמצעות ה-365.
היתרון הבולט של כלי זה הוא נוחות עבודה של צוותים בעבודה משותפת.
OneDrive- הענן של מיקרוסופט, אשר מאפשר חיבור ואינטגרציה לכלים של מיקרוסופט, שעובד נהדר עם Windows. יתרון נוסף- הרבה ארגונים גדולים עובדים איתו ומאחורי הקלעים יושב ה-OneDrive

אוטומציה
Zapier
כלי אוטומציה שתפס תאוצה בשנתיים האחרונות, ומאפשר חיבור מאד קל ופשוט לצורך ביצוע של פעולות חוזרות. לדוגמה, הפעלת טריגר כאשר מתקבל במייל דואר עם חשבונית יתויק בכונן הדרייב בתיקיית חשבוניות, וכך בסוף החודש אפשר לשתף עם רואה החשבון עם התיקייה.
לכלי יש מעל 1500 מוצרים שבנו ממשק נוח בכדי לחסוך ולייעל עבודה ללא קוד.
אינטגרומט
כלי אוטומציה נוסף, והמתחרה הגדול של זאפיר. מומלץ לא פחות, עניין של ממשק ונוחות.

ניהול מידע אישי
Notion 
כלי חביב, שלאחרונה חוזר בהרבה קבוצות. מאפשר שמירה של אתרים וכתבות לפי נושאים, רשימת מטלות, פתקיות, ניהול פרויקטים, Knowledge base ועוד. מאפשר גם להקים ולפרסם בלוג/אתר פשוט.

עיצוב בסיסי
Canva 
כלי שימושי לחיי היום יום, מאפשר לעצב מסמכים בצורה קלה ופשוטה, בנוי מתבניות מוכנות של גדלים ודרישות גם לפי מדיה (פייסבוק, אתר אינטרנט, באנר וכו'), ובכך מאפשר להגיע לרמת ביצוע טובה – במידה וצריך משהו מקצועי כמובן שעדיף לפנות לאנשי עיצוב.

מקורות: 
https://he.wikipedia.org/wiki/%D7%A0%D7%95%D7%95%D7%93_%D7%93%D7%99%D7%92%D7%99%D7%98%D7%9C%D7%99 

כיום, נדרשים עסקים, יותר ויותר, לפרסם ולהנגיש מידע אודותיהם באינטרנט. תופעה זו נקראת - נוכחות דיגיטאלית – קרי, כלל הביטויים והמקומות האינטרנטיים בהם קיים מידע על העסק. מידע זה יכול לבוא לידי ביטוי בפרופילים ברשתות חברתיות, חנויות אינטרנטיות, פרסומות, הצגת מידע באתרים ייעודיים (easy, ZAP, הכל סביבי) ועוד.

מדוע חשובה כל כך נוכחות דיגיטאלית עבור העסק? בראש ובראשונה, הרגלי הגלישה והשימוש שלנו ברשתות חברתיות, המשפיעים כמעט על כל היבט בחיינו, משפיעים גם על היבט זה. כצרכנים, יותר ויותר אנחנו בודקים מה שעות הפתיחה של עסק, מה הוא מציע, האם יש את הפריט הנדרש לנו וכו', לפני שאנחנו שמים פעמינו לבית העסק, ויותר ויותר אנחנו מעוניינים לעשות זאת באמצעות בלישה באינטרנט (סביר להניח שדרך הסלולארי שלנו) דרך האתרים / רשתות חברתיות המוכרים לנו. נוסף על כך, מגבירה הנוכחות הדיגיטאלית את תחושת הקרבה לעסק ויוצרת בקרב הצרכן אמון. עבור עסקים קטנים, אשר לא יכולים להסתמך על שמם ועל היכרות מוקדמת עימם, נוכחות דיגיטאלית עשויה להיות בעלת חשיבות רבה עוד יותר, ככול שחיפושים מהסוג של "מה קרוב אלי" הנעשים באמצעות הסלולאריים הולכים ונעשים נפוצים יותר. עבור עסקים אלו, הופעה בראש תוצאות החיפושים הללו עם מידע אמין ועדכני, הינה בעלת חשיבות רבה בהחלטתו של הלקוח היכן להוציא את כספו בסופו של דבר.

אך, אליה וקוץ בה- משמעות הדבר היא כי כעסק, אנחנו מפרסמים מידע רב אודותינו - מיקום, הסדרי חנייה, שעות פתיחה (קבועים ומשתנים), מבצעים וכו' – בהרבה מקומות. מקומות, אשר לא בהכרח מקושרים ביניהם. כמובן, אם הפרטים הללו, המופיעים במקומות שונים, שגויים, לא עדכניים או סותרים האחד את השני, חטאנו למטרה לשמה פרסמנו אותם.
כך, ככול שנהיה בעלי נוכחות דיגיטאלית משמעותית יותר - נפרסם מידע עשיר ואטרקטיבי עבור לקוחותינו, בהרבה מקומות אינטרנטיים – כך הפוטנציאל לטעויות, אי עדכניות או סתירות – גדול יותר.
ואכן על פי סקר שנערך ע"י חברת YEXT תשעים וחמש אחוז מהנשאלים דיווחו על מציאת מידע שגוי על עסק שחיפשו באינטרנט.

וכאן, נכנס לתמונה חשיבותו של ניהול הנוכחות הדיגיטאלית – על עסקים להבין כי נדרש ניהול אקטיבי ומוסדר של מידע זה, הלוקח בחשבון את האיזון העדין בין הרצון שלי כעסק להיות בעל נוכחות דיגיטאלית עשירה ובין יכולתי לנהל אותה.

ניהול הנוכחות הדיגיטאלית כולל את עדכון המידע שבאחריותי ובדיקה פרואקטיבית של המידע אודותיי המפורסם באופן אוטומטי. ניהול הנוכחות הדיגיטאלית חשובה הן עבור עסקים קטנים והן עבור רשתות בהן לפחות חלק מהידע משתנה בין סניף לסניף- ויש לקחת זאת בחשבון מבחינת תכנון משאבי הזמן והכסף של העסק.

שמתם לב שכמעט בכל דף בית של אתר אינטרנט או אתר אינטראנט, חלוקת השטח בין הנושאים אינה שווה?

כמעט כל מנהל אתר (ולא משנה מה סוגו), יודע מתודולוגית או אינטואיטיבית שנושא שהוא רוצה לשים ב"קדמת הבמה" צריך להיות מבודל משאר הנושאים וממוקם ב"מקום הראשון שכולם יראו".

המקום האידיאלי, הגודל הרצוי, סגנון ההבלטה או הכתיבה נתונים לפרשנות מנהל האתר, ולכן קיימת שונות רבה בין אתרים, אך כולם מסכימים שאת הנושא המרכזי צריך הבליט.

את תבנית החלונית באתר הידע / בפורטל שמטרתה לשקף את הנושא המרכזי, אנו  מכנים נושא בפוקוס. למה? פשוט מאוד, כי מבנהו מתאים לאפשר את ההחצנה והשיווק שאותם אנו רוצים להשיג.

מקור החלונית, עוד טרם עידן אתרי הידע והפורטלים בעיתוני האינטרנט. בכל עיתון אלקטרוני תמיד תמצאו כתבת שער או ידיעה מרכזית. זוהי החלונית שלנו; זהו הנושא בפוקוס.

התקשורת במרחב הווירטואלי מורכבת בעיקר ממילים. הבעות פנים, טון ואינטונציה, נדחקים החוצה. התוצאה הישירה יכולה להיות תקשורת לקויה הנובעת מחוסר הבנה ועלולה לגרום לתחושות קשות של פוגענות.

"אנונימיות" זו עלולה להתפרש כחוסר מחויבות כלפי האחר.

על אף כל זאת, רוב משתמשי האינטרנט מצפים שהסכמים, חוקים ואמנות הקיימים ב"עולם האמיתי" יחולו גם על המרחב הווירטואלי. יש לראות במרחב זה שלוחה של העולם הקיים ולא עולם חדש, נפרד עם מערכת כללים אחרת.

הבנה זו הולידה את המונח החדש Netiquette, שילוב של המילים "נט" (רשת) והמילה הצרפתית "Etiquette" להגדרת אמות מידה וכללי התנהגות במרחב הווירטואלי החדש.

המטרה – הגדרת אמות מידה להתנהגות מקוונת (מה מותר, מה אסור ומה הוגן) כדי לאפשר גלישה בטוחה ברשת האינטרנט ותקשורת נכונה, חיובית, עם משתמשים אחרים.

מערכת כללים אוניברסלית זו רלוונטית גם כאשר הגבולות הלאומיים אינם קיימים עוד ומתייחסת לכיבוד זכויות הפרט, הפרת זכויות יוצרים, הטרדות ברשת, הגנה מפני ניצול של ילדים ועוד.

מבוסס על כתבתו של רוברט סמולווד

לפני 20 שנה לא היה מסמך שלא הודפס על נייר.
כיום, בין 60% ל- 70% מהמידע העסקי החיוני של חברות מתועד ב  Email(דואר אלקטרוני). בשנת 2006 כמות ההודעות המשוערת עומדת על 40 מיליארד.

עובד ממוצע מקבל כמויות דואר אלקטרוני עצומות ושומר אותן מסיבות שונות: שמירת התכתבויות, כמאגר ידע או כגיבוי. בנוסף, העובד משתף את  הדואר ע"י ניודו בארגון.

כולנו מתקשים בשמירה, אחזור ושיתוף הידע השמור במייל באופן אפקטיבי. העברת ההודעות אף משכפלת אותן  ומכבידה עוד יותר על מערכת הדואר העמוסה ממילא ויוצרת גרסאות לא מפוקחות של אותו מידע.

מתוך הקושי בניהול, אחסון ואחזור המידע זה, עקב הגידול המאסיבי בתעבורה ומעובדת הפיכתו של ה Email לאזור מרכזי בארגון  נולדו כלי ניהול דואר (EMM).

ניהול ידע עוסק בשימור, שיתוף, הבניית ופיתוח ידע:

א. מתודולוגי.

ב. מוכוון מטרה.

הגדרה זו אינה יחידה. יש עשרות הגדרות בעולם לנושא ניהול הידע וישנו אפילו אתר המרכז הגדרות רבות לניהול הידע (נכון לזמן כתיבת דברים אלו- 62 הגדרות): http://blog.simslearningconnections.com/?p=279

אולם יש משמעות רבה להגדרה ולפשטותה:

* שימור- שהארגון ידע מחר מה שיודע היום.  דוגמא: פרוייקטים של שימור ידע לקראת עזיבת / פרישת עובדים.

* שיתוף- שעובד א ידע מה שיוע עובד ב.       דוגמאות: קהילת מנהלי ידע, אתר מקצועי.

* הבנייה- שיהיה יותר קל להגיע לידע (הבניה חיצונית) ולהבין את הידע (הבניה פנימית).

                                                                   דוגמאות: פרויקט נהלים, מנהלת ידע..

* פיתוח ידע- שהארגון ידע מחר יותר ממה שיודע היום

                                                                   דוגמאות: הפקת לקחים, חדשנות, פיתוח תורה מקצועית.

הערה: בכל פעילות מהסוגים האמורים יש גם קורטוב של סוגי הפעילות הנוספים (בכל שיתוף יש גם הבניה, בכל פיתוח יש גם שיתוף וכו'), אולם אנו מסתכלים על המרכיב המוביל ולפיו ממתגים את הפעילות.

הבהרה: בכל פעילות יש היבטים של מחשוב, תהליך, תרבות ותוכן.

מדוע על ניהול הידע להיות מתודולגי?

כי אם לא נפעל על פי שיטות סדורות נשקיע מאמצים רבים ונפיק מעט, כמו בכל תחום ניהולי אחר.

מדוע מוכוון מטרה?

משתי סיבות:

א. כי יש אינסוף ידע וזו הדרך המנוהלת היחידה לתעדף נכון.

ב. כי שיתוף למען שיתוף ושימור למען שימור וכו' הנם מעניינים אולם לא תמיד ראויים. ניהול כולל הגדרת מטרות.

ניהול ידע, אותו כולנו מכירים, הינו תהליך המתמקד בניהול הידע מנקודת מבט חברתית-ארגונית.
ניהול ידע אישי, לעומתו, מתמקד בתהליך הקשור בפרט- בניהול הידע של העובד הבודד וצרכיו מנקודת מבט אינדיבידואלית-אישית.

למה נדרש ניהול ידע אישי?
ניהול ידע אישי מסייע לעובד להתמודד עם עומס המידע והידע הסובבים אותו, מחד, ועם הצורך בתקשורת והעברת ידע לאחרים ומהם, מאידך.
ניהול ידע אישרי מציג אסטרטגיות ותהליכי עבודה להתמודדות עם עומס מידע, באמצעות שימוש מושכל בטכנולוגיות מידע וברשתות חברתיות, וכן ברכישת מיומנויות חיפוש, איסוף וארגון מידע.

מיומנויות ניהול ידע אישי:

ניהול ידע אישי מצריך שלוש מיומנויות עיקריות :
1. מיומנויות טיפול במידע, כולל פעולות כגון: אחזור, הערכה, ארגון, ניתוח, הצגה, אבטחה ושיתוף מידע.
2. מיומנויות חברתיות לתקשור מידע וידע. מתייחס לפעולות כגון בירור (מי), שאילת שאלות (מה), שיתוף עם אחרים.
3. מיומנויות פיתוח ידע: הבניית ידע ומידע חדש ממה שתוקשר; אינטרפרטציה של הידע והטמעתו.

כמו ניהול ידע ארגוני, כך גם ניהול ידע אישי עוסק בידע הסמוי, בידע הגלוי ובידע המשותף.
כמו בניהול ידע ארגוני, המיומנויות אינן בדידות אלא מהוות מחזור חיים שלם, שבו כל פעולה מזינה את זו העוקבת אותה, ומאפשרת את המשך פיתוח הידע, שיתופו, הבנייתו/צירופו והטמעתו, תוך כדי פיתוחו כידע חדש (מודל נונקה וטאוקאצ'י).

במשך שנים רבות קהילת ניהול הידע ניהלה דיון ער לגבי הגדרת ניהול הידע.

בעשור הראשון, אנשים לא באמת הסכימו על התיחום, כאשר חלק טוענים בתוקף שניהול ידע כולל רק את מה שבראשם של האנשים, ואילו אחרים מתייחסים גם לאותו ידע מתועד המצוי במסמכים.

העשור הבא התמקד ב-איך לתרגם הבנות משותפות שכבר היו לנו לגבי ניהול ידע לכדי משפט אחד הכולל הכול. אני עוד זוכרת פוסט שכותרתו ״ארבעים ושבע הגדרות לניהול ידע, ועוד סופרים...״. ספרי לימוד כללו סדרה אפשרית של הגדרות לתחום. כל ההגדרות היו אכן ראויות, כאשר כל אחת מאירה פרספקטיבה נוספת של ניהול ידע.

בשנת 2018, פורסם תקן ניהול הידע ISO30401, והוא אכן הכיל הגדרה תמציתית ביותר:

״ניהול בהתייחס לידע״.

ההגדרה החדשה הייתה מאד מדויקת, אך כמעט ולא הוסיפה בהירות לגבי משמעות התחום. שתי הערות הוספו להגדרה המקורית, אך אלו לא שינו את המצב. הערפל נותר בעינו.

לפני מספר חודשים פרסמנו תוספת לתקן ניהול הידע, הכולל הגדרות חדשות ומורחבות. ניהול ידע הוגדר מחדש:

״ דיסציפלינה ומערכת של נהגים (practices) שהם כוללניים (הוליסטיים) וחוצי-פונקציות, הממוקדים בידע ומשפרים את הביצועים הארגוניים. הערה: ניהול ידע כולל, בין היתר, את יצירת הידע, רכישתו, יישומו, תחזוקתו, שיתופו וההגנה עליו כדי ליצור ערך ארגוני.״

אז עכשיו יכולנו לישון בשקט. הגדרה משותפת קיימת, כזו שפורסמה בידי גוף פורמלי ומכובד, ואפשר להסכים שהיא גם מדויקת וגם בהירה להבנה.

ובכן...לא בדיוק. הכול היה בהגדרה החדשה- חוץ מנשמת ניהול הידע. מי שקורא את ההגדרה מבין מה עושים, אך פחות חש את התחום.

וכאן אני רוצה להציע הצעה: בואו נשמור ונאמץ את ההגדרה הפורמלית; היא נחוצה, וחשוב שיהיה לנו מקור אחד להגדרה. בנוסף, אני להציע הגדרה נוספת, אלטרנטיבית, המוסיפה את המרכיב הרגשי למשוואה זו.

אני רוצה להציע טיוטה ראשונה של הגדרה נוספת זו:

״ניהול ידע זה להבין את החשיבות של הידע כנכס משמעותי וכמפתח להצלחה, ואי לכך, התייחסות לידע בחוכמה, ברגישות ובאהבה.״

רעיונות נוספים יתקבלו בברכה.

ניהול ידע מהיר הוא כלי שיכול לשנות את הדרך שבה אתם מנהלים פרויקטים וכך למנף את הישגי הפרויקט.
 
מה זה אומר להיות מהיר?
להיות "מהיר" בעסקים, הפך לרעיון חשוב בשנים האחרונות, כך גם ניהול הידע.
כשמדברים על מהירות בעסקים מתכוונים להעברת דרכי חשיבה. עסק מהיר הוא עסק המעודד שיתוף פעולה, מעדיף את הפרט על תהליכים ומערכות, מגיב לשינוי באופן חיובי ולא נוקשה, ומתכנן לטווח ארוך. מהירות בעסק אינה דורשת כלי, שירות או מסמך אלא חשיבה.

ניהול עסקים באופן מהיר וניהול ידע משתלבים יחד. ניהול ידע מהיר מקדם שיתוף פעולה, יוצר שיתוף יעיל וחוצה מחסומים, כגון היררכיות מסורתיות.  ניהול ידע מהיר מגיב במהירות לשינויים, והוא כלי מעולה בניהול פרויקטים . 
 

ניהול ידע מהיר בניהול פרויקטים
כדי לנהל פרויקטים מוצלחים, חיוני להיות בשליטה בכל הפעילויות. כדי שזה יקרה, צריכה להיות פתיחות, כולם צריכים לדעת מה קורה.
לרוב יש כמה בעלי עניין מעורבים בפרויקטים.  בכדי שהפרויקטים יצליחו, צריך לשתף פעולה ולחלוק ידע. אין מקום להתעסקות במעמד ובהיררכיות, הדבר היחיד שמעניין הוא שהידע המשותף יקדם במהירות ויביא חדשנות. לדוגמה, אם לבעלי העניין "פיסת מידע" חיונית לפרויקט, הם חייבים לשתף. זה המקום שבו  נכנס ניהול ידע מהיר ומשתלב בניהול הפרויקט.

לסיכום, המשמעות של "להיות מהיר" היא הובלת שינוי תרבותי בארגון. ניהול ידע מהיר הוא אמצעי פעולה יעיל, הוא מעריך שיתוף, חוצה היררכיות, ועוזר בתכנון תהליכים לטווח ארוך.

הטיפ מבוסס על הכתבה:

על פי מחקר שנערך בארה"ב על ידי ה National training laboratory , אחת הדרכים האפקטיביות ביותר ללמוד ולהטמיע ידע היא על ידי התנסות תוך כדי עשייה. אולם דרך זאת יקרה מאוד וגוזלת זמן רב. מחיר הטעויות הוא גבוה והתובנות הנרכשות הן אקראיות ולא בהכרח הולמות את מטרות הארגון.

גם אם לא כולם מכירים את המונח, GRC נוגע לכולנו, חלקו או כולו. G עומד בשביל Governance; R בשביל Risk Management; ו- C עבור Compliance. מצ"ב מאמר המתאר כיצד BI יכול לתרום לכל אלו.

קריאה מהנה.          

אחד מתתי עולמות ניהול הידע קשור לניהול תכנים: Content Management. העוסק בניהול התוכןנתקל ודאי לא פעם בשלושה מושגים קשורים:

· Content Management Systemלהלן CMS.

· Enterprise Content Managementלהלן ECM.

· WEB Content Managementלהלן WCM.

לכאורהשלושת המושגים נראים נרדפים זה לזהאך לא כן הדבר: הראשוןה- CMS מייצג את המשפחה הכוללת של פתרונות לניהול תכנים. משפחה זו כוללת שתי תת-משפחות;

ה- ECM לניהול תכנים פנים ארגוניים.

ה- WCM לניהול תכנים המוכוונים לקהל הרחב (עולם האינטרנט).

הפתרונות המוצעים לשני סוגי הצרכים חופפים באופן חלקי בלבד. ECM למשלמתמודדים עם מקורות רבים של תכנים הבאים בתצורות וטכנולוגיות שונותויש לדעת לכוללם יחד. WCM לעומתםשמים דגש על תהליך WORKFLOW של אישור תכנים קפדני לפני הכרתו ברבים.

לפני רכישה של כל טכנולוגיה תומכת מומלץ לבחון את הצורך העיקריולהתמקד בפתרונות ייעודיים למשפחה האמורה בלבד. ישנם כמובן אלו שעושים גם וגם (ובדרך כלל גם מספקים קפה) אך עלותם גבוהה למדיאו לחילופיןרמת הפתרון בכל משפחהטובה פחות.

לשימושכם.

שתי השיטות המקובלות, המאפשרות גישה לתכנים, הנן הגישה הישירה (באמצעות החיפוש- Search) וגישה תפריטית/היררכית (באמצעות בר הניווט- Navigate Menu). דובר על כך בהרחבה, גם בעיתון ניהול הידע 2know (ראה גיליון מרץ 2002).

גישה שלישית, משלימה, הנה שיטת הניווט האסוציאטיבי. גישה זו הנה פיתוח של נושא ה- Hyperlinks הקלאסיים, כאשר מטרתו לאפשר את הגישה הרוחבית (בניגוד לגישה ההיררכית), הן בתוך האתר/יישום והן מחוצה לו; זאת באופן מאורגן ואפקטיבי.

בבואנו להציע ניווט אסוציאטיבי, אנו מבקשים לאפשר את הקישור- אך באופן מושכל. לא "שיטוט", לא "גלישה", אלא קישור רוחבי, ללא אובדן ההתמצאות. האתר המצורף להלן הנו דוגמא לשילוב הניווט האסוציאטיבי: התפריט העליון והימני העליון הנם תפריטים היררכיים; התפריט הימני התחתון מאפשר גישה ישירה; ואילו הימני האמצעי "Related topics" מייצג את הניווט האסוציאטיבי:

וטיפ קטן: שימוש בניווט האסוציאטיבי מחייב מחשבה מקדימה. חייבת להיות עקביות מהם סוגי השאלות עליהם ניתן לקבל מענה דרכו; חייב להיות קשר אמיץ בין הדף והאזור אליו מנווטים; וחייבים להבטיח שיש כאן אכן ניווט ולא שיטוט...

ניטור הינו היכולת להבין מה קורה כעת או מה קרה בעבר בארגון, והוא מהווה חלק אינטגראלי מניהול ביצועים. מטרתו, כמובן, לסייע לפן העסקי, החל ממדידת רמת מימוש האסטרטגיה הארגונית בפועל, ועד רמת מדידת ביצועי קו ייצור / מכירות ועוד.

ניהול ביצועים
ניהול ביצועים כולל התייחסות לשלוש שכבות פעולה:
   1. ניטור: ניטור הנו, כאמור, היכולת להבין מה קורה כעת או מה קרה בעבר בארגון, לדוגמה, מה היה מחזור המכירות של כל מוצר.
   2. ניתוח: היכולת להבין מדוע מתרחשים או התרחשו מגמות מסוימות ו/או תוצאות מסוימות בארגון, לדוגמה, מדוע היקף המכירות של מוצר X קטן ולא של מוצר Y? 
   3. תכנון: יכולת הארגון לחזות מה יקרה ולהתוות דרכי פעולה למימוש התחזית האופטימאלית, לדוגמה, שיפור היקף המכירות הכולל ב20% באמצעות החדרת מוצר נוסף לשוק.

שלוש השכבות האמורות מתבססות זו על זו, כפי שמומחש בתרשים הבא:

ניטור פעילות עסקית הנה שם של תחום עסקי, שצמח במקביל לבינה עסקית, אך במובנים רבים, חופף ומשתלב בו. מדובר במערכות זמן אמת השולחות התרעות למנהלים לגבי תקלות, הזדמנויות, או כשלים צפויים שאותרו. בדרך זו מתקצר מעגל הטיפול, או המניעה (המעגל מהתרחשות לידיעה לפעולה), והארגונים יכולים לשפר את ביצועיהם.

המושג הוטבע במקורו ע"י חברת האנליסטים Gartner במסגרת הניסיונות להקטנת ה- Latency, פער הזמנים בין איסוף המידע והבאתו למקבל ההחלטות, ושאיפתו של מדד זה לאפס (zero-latency-organization).

יתרון נוסף של ניטור הבינה העסקית (מעבר ליידוע המהיר) הוא עצם היכולת לדון בו בשיתוף ע"י חברת צוות שונים הקשורים בידע, לקבלת החלטות מושכלות ולפתרון בעיות מורכבות.

כבכל מערכת בינה עסקית, גם כאן, נדרש לנהל את השינוי, ולא ניתן להנחית מערכות שכאלו, מפתות ככל שתהיינה, בפתחו של הארגון, ללא הכנה וליווי מתאימים.

בעבר היו בשוק מספר ספקי תוכנה ייעודיים לתחום, אולם בשנים האחרונות מתמזגות היכולות לתוך כלי בינה עסקית כלליים ומוצגות באמצעות ה- Dashboards וכלי ה- KPI, ואילו התוכנות הייעודיות בנויות בעיקר סביב מגזרים ורטיקאליים.

ניתוח (analysis) הינו אחד השלבים החשובים בניהול ביצועים.

ניהול ביצועים עוסק במתודולוגיה התומכת בשיפור תוצאות הארגון לשם מימוש האסטרטגיה הארגונית. תוצאות, כידוע, מושגות על ידי הביצועים הארגוניים, ובכדי לשפרן יש לשפר, בהתאמה, את הביצועים הארגוניים.

כיצד נשפר את הביצועים הארגוניים?

בכדי לספק מענה לשאלה מורכבת זו, יש להתייחס לשלוש שכבות פעולה:

1.       ניטור: היכולת להבין מה קורה כעת או מה קרה בעבר בארגון, לדוגמה, מה היה מחזור המכירות של כל מוצר.

2.       ניתוח: היכולת להבין מדוע מתרחשים או התרחשו מגמות מסוימות ו/או תוצאות מסוימות בארגון, לדוגמה, מדוע היקף המכירות של מוצר X קטן ולא של מוצר Y?

3.       תכנון: יכולת הארגון לחזות מה יקרה ולהתוות דרכי פעולה למימוש התחזית האופטימאלית, לדוגמה, שיפור היקף המכירות הכולל ב20% באמצעות החדרת מוצר נוסף לשוק.

נתמקד בשכבה המרכזית- שלב הניתוח.  שלב הניתוח הוא קריטי ביותר: הוא זה המקשר בין הניטור לתכנון, ולמעשה מאפשר לחיזוי להיות ריאלי ומבוסס על עובדות.

תהליך ניהול ידע בארגון צריך לנוע במרחב העדין שבין הפרט ובין הארגון כולו. מצדו האחד של התהליך עומדת לנגד עינינו התועלת הארגונית בטווח הארוך. אנו מאמינים כי ניהול ידע יכול לסייע במינוף הארגון, בשיפור איכות ויעילות ביצועיו בדרכו להגשמת מטרותיו. מצדו השני של התהליך עומד הפרט.
תהליך ניהול הידע לעולם אינו יכול להתקיים בלעדיו. הפרט מהווה למעשה את המפתח להזנקת והנעת התהליך ובו טמונה הצלחתו. כאן אנו עומדים בפני אתגר מעניין; מצד אחד ברצוננו לפעול להשגת תועלת ארגונית בטווח הארוך, מצד שני לשם כך עלינו לרתום את הפרט לתהליך כבר היום ושתהיה תועלת אף לו. הנראות לתועלת חשובה אף היא, לא מספיק שנאמר לפרט: "יש לך תועלת" אלא שהתועלת תראה גם לו. ואחרון חביב, המיידיות. אם אנו רוצים לרתום את הפרט, על הפתרון המוצע לו לתת מענה לצרכיו באופן מיידי, לא שבוע הבא או שנה הבאה אחרת תמיד ידחה את הכניסה.
המושג נראות מידית לתועלת מציע טכניקה שתסייע לנו להתמודד עם האתגר הנ"ל; לשם הזנקת התהליך עלינו לשכנע את הפרט לקחת חלק, עלינו להוכיח ולהדגיש את התועלת האישית שתצמח לו מן התהליך. התועלת המוצגת לו צריכה להיות מאד ספציפית ומעשית ומתאימה לעולם התוכן של הידע המנוהל על ידו. במקרה זה הוכחת התועלת בלבד אינה מספיקה. על התועלת להיות מידית אחרת הפרט ירתם לתהליך אולי מחר ואולי בעוד שבוע ואלו לעולם לא יגיעו. הדגשת המידיות שבתועלת תביא את הפרט להירתם לתהליך ניהול הידע כבר היום!.
יצירת נראות לתועלת מידית עבור הפרט יכולה להתקיים למשל ע"י שילוב של נוסחאות קבועות בתבנית העבודה שבדרך כלל היו מחושבות באופן ידני בכל פעם מחדש. 

Auxiliary data הינם כלל הנתונים והמידע הלא מובנה, אשר קיים מחוץ לארגון (ונמצא בדרך כלל במרחב האינטרנטי). מנהלים רבים נדרשים למידע עוטף זה על מנת להתעדכן באופן קבוע בכל הנוגע לשוק ולתחרות הרלוונטיים לארגון. כמו כן, מנהלים נעזרים במידע זה על מנת להתעדכן בידיעות חדשותיות, טרנדים ותחזיות פיננסיות אשר חייבות להילקח בחשבון בעת קבלת החלטות פנים ארגוניות.
בדרך כלל מידע זה נאסף "ידנית" על ידי קבצי אקסל מסורבלים, אשר אינם מאפשרים אנליזה מסוכמת עם שאר נתוני הארגון המגיעים ממחסן הנתונים.