לרוב הכוונה היא למחוון המציג באופן ויזואלי ומתוחכם מידע ארגוני חיוני במבט חטוף, עם יכולת לבחון בצורה מעמיקה יותר את הנתונים. ה- Dashboard מנגיש מידע עדכני אשר מעניין את העובדים והמנהלים. שנים רבות היוו פתרונות אלו חלק מחבילות ה-Business Intelligence) BI) אך רק עם הפיכתו של הפורטל לכלי פופולארי, קיבל הנושא תנופה וכיום הנו כלי מרכזי המאפשר ניהול אפקטיבי על פי חיווי לאירועים חריגים.
לדוגמא, מחוון עשוי לאפשר למשתמשים לצפות בהתקדמות פרויקט מרכזי על בסיס יומי, הצגה השומרת את כלל עובדי החברה "בתמונה" וממוקדים ביעדים. בצורה זו כולם מיודעים על מצב הפרויקט, השקיפות גדלה ועימה שביעות הרצון.
מעבר להיותם של המחוונים ויזואליים וצבעוניים, יש למחוונים שתי יכולות מרכזיות אשר הופכות אותם לאטרקטיביים בעיני משתמשים- התמקדות והתאמה:
- התמקדות (Drill-Down) אפשרות להצגת מידע מורחב לגבי הנתונים שעומדים בבסיס המחוון. ניתן לחשוף את תוצאות הנוסחא, אופן החישוב ועוד, כל זה תלוי במידת הפירוט שמנהל המערכת מעוניין לחשוף למשתמשים ובערך המוסף של המידע.
- התאמה (פרסונליזציה)- מאפשרת לכל משתמש להציג את המידע שמעניין אותו באופן שמקל על עובדי החברה לאמץ את מערכת המידע כמתאימה לצרכיהם.
כאמור, מאפיינים אלו מעלים את האטרקטיביות של המערכת בעיני המשתמשים, כיוון שהם רואים אותה ככלי מסייע לעבודתם.
יתרונות הצגת נתונים באמצעות Dashboards:
- יכולת מיקוד מהירה ופשוטה בנושאים הדורשים טיפול, תוך הפרדתם מכל שאר המידע הארגוני והבלטתם באמצעות החיווי.
- יכולות הצגת מידע מעובד ממערכות שונות, באופן שמספק ערך מוסף על המידע במערכות המקור. מאפשר אינטגרציה של נתונים ומרכז את כל המידע במקום אחד (הדבר נובע מכך שהחיוויים קשורים למחסני נתונים אינטגרטיביים).
- גרפיקה מושכת המעודדת את המשתמשים לבחון ביתר תשומת לב את המידע המוצג.
- נתונים דינאמיים המתעדכנים אוטומטית, ללא צורך בעדכון ידני.
למרות היתרונות שצוינו, חשוב לזכור שהיכולות הויזואליות והגראפיות וכן הצלחת ההטמעה של המערכת לאורך זמן תלויים בנכונות הנתונים, איכותם וגמישות העדכון שלהם. כמו כן, כדי להבטיח ידידותיות מרבית ופשטות בשימוש, חשוב שפענוח התצוגה יהיה מובן ואינטואיטיבי. רצוי להיזהר מעודף חיוויים כדי לא להעמיס על המשתמש בבחינת, תפסת מרובה, לא תפסת.
כשם שפתרון ניהול ידע טוב מותאם לצרכי הארגון, כך גם מחוון יעיל. עליו לשקף את פעילויות הליבה של הארגון באופן שיציג ערך מוסף על הקיים היום, עליו להיות מובן ממבט חטוף ולספק מידע מעמיק יותר לפי הצורך. אופן ההצגה תלוי בסוג המידע המוצג, הצורך הארגוני וכמובן היצירתיות של הנוגעים בדבר. במטרה להתאים את התצוגה למידע המוצג יש להכיר את האפשרויות הקיימות. להלן מספר דרכי הצגה נפוצות:
- רמזור- ממש כמו בכביש, אדום מצביע על מצב בעייתי, צהוב על מצב ניטראלי וירוק מעיד על מצב טוב מאד
- פרצופים- פרצוף עצוב מציג אי עמידה בקריטריונים ושמח מעיד על מצב משביע רצון
- לוח שעונים- כשם שלוח שעונים ברכב מציג ביצועים, כך גם לוח השעונים הארגוני.
מאחורי כל תצוגה יש להגדיר נוסחא לחישוב ואת האופן בו תוצאות הנוסחא משפיעות על התצוגה. לדוגמא, במידה ומציגים יישום החלטות לאורך תקופה ניתן לחשב את אחוז ההחלטות שטרם יושמו ולחלקן בכלל ההחלטות לתקופה. במקביל יש להגדיר כיצד התוצאה (ביצוע ההחלטות) מעידה על המחוון- לדוגמא, 0-40% מהמטלות טרם נסגרו משמעותה רמזור ירוק, 41-80% מהמטלות טרם נסגרו משמעותה רמזור צהוב ומעל 81% שלא נסגרו תציג רמזור אדום (או פרצוף זועף, או כל תצוגה מתאימה אחרת).
נסכם ונאמר שבשנתיים האחרונות, בשקט ומבלי למשוך תשומת לב רבה, ארגונים רבים אימצו הצגת ביצועים ארגוניים באמצעות מחוונים. לוחות שעונים אלו מאפשרים לרוב המשתמשים לאתר ולנתח מידע לו הם נזקקים במסגרת העבודה השוטפת. מטרת הצגת נתונים בצורה זו היא הנגשת מידע עסקי בצורה מהירה, אינטואיטיבית ופשוטה. אנו ממליצים על השימוש במחוונים אלו כדי לספק ערך מוסף למשתמשים תוך הצגה ויזואלית מושכת, אולם חוזרים ומדגישים שכדי להשיג את התוצאה הרצויה על ההצגה להיות ברורה ולהתבסס על נתונים אמינים ומדויקים.