ועידת KM 04 פורטלים וניהול ידע

ב – 31 במאי התקיימה ועידת ניהול הידע השנייה בחסות אנשים ומחשבים ו- ROM Knowledgeware. הועידה היתה בסימן פורטלים וניהול ידע מנקודת מבטו של המשתמש. בועידה השתתפו כ- 800 אישוכמו בשנה שעברהכך גם השנה: ועידת ניהול הידע היתה לאירוע המרכזי השנתי בנושא ניהול ידע בישראל.

את ההופעה כיבדו בנוכחותם מנכ"ל רפאלמר גיורא שלגישסיפר על ניהול הידע ברפאל וכן סמנכ"ל טבע לבטיחותמר יהודה ארד שפרספעם ראשונה בציבוראת עקרונות תוכנית ניהול הידע בטבע.

בכנס הכריזה חברת אנשים ומחשבים על פתיחת מועדון ניהול הידע הישראלי. המועדוןמטרתו לשלב את כל הכוחות הפועלים בתחום ניהול הידע בישראלפרטים וקבוצותארגונים וספקים למינוף התחום והובלתו. הרשמה למועדון מתבצעת דרך חברת אנשים ומחשבים.

בנוסףפורסמו במסגרת הכנס תוצאות סקר פורטליםהראשון מסוגו שנערך בישראל. הסקרשפורסם במשך שלושה חודשיםבחן את התכונות החשובותבעיניו של המשתמשברוכשו תוכנת פורטל. בכנס הוצגו תוצאות הסקרבו השתתפו 435 אישונציגי החברות הגדולות המחישו איך עונות הןעל התכונות הנבחרות. תוצאות הסקר הצביעו על כך שחמשת התכונות החשובותבעיני המשתמש (מהגבוה לנמוך) הנן:

1. מנוע חיפוש: מנוע היודע לאתר ולאחזר פריטים בתוך הפורטלבמסמכיובקהילות ואפילו בתוך היישומים הקשורים.

2. ידידותיות התפעול: קלות ופשטות ההפעלה ע"י המשתמש.

3. ניהול קהילות: היכולת לשתף ידע בין בעלי הידע: דיוניםמסמכיםמסרים מיידייםFAQלוח מודעותחדשותיומן ועוד.

4. קישור ליישומים: היכולת להכליל חלוניות המפעילות מסכים של המערכות התפעוליות והניהוליות בארגוןלרבות כניסה עם סיסמאקבלת פרמטרים ועוד.

5. ניהול מסמכים: ניהול מסמכים המאוחסנים בתוך הפורטל.

לאחר פרסום התוצאות עלו לבמה ספקי הפורטלים המובילים בישראל (MSIBMOraclePlumtree) והמחישו כיצד הם נותנים מענה לצרכי המשתמשבתכונות שהועלו.

עוד היו בכנס סיפורי ספק-לקוח המייצגים היבטים שונים של מימוש ניהול ידע החל מכלים לאחזור ידע מתועדדרך פורטלים וכלה בתפיסת "ידע בקליק אחד".

בפאנל מנהלי הידע סיפרו שבעה מנהלי ידע מובילים בישראל על פעילות ייחודית שביצעו לניהול ידע בארגונם.פאנל משתמשים שנערךהראשון מסוגו בישראלסיפר על חווית ניהול הידע ממבטם של מובילי ומקצועני קהילות בארגונים שונים.

ונסכם במשפט שאמר אחד ממובילי קהילת המיתוג בבזק. "...סיפרתי למה זה חשוב לנהל ידע בהסתכלות הארגונית. אך ישנה גם נקודת מבט אישית: אני צברתי ידע במשך שנים רבות. תמיד פנו אלי בשאלות. תמיד עניתי לפונים. עכשיוכשיש קהילהגיליתי עד כמה ידע הנו כוח. גיליתי שיש לי במה לספר על כל הידע שצברתי. ובין לביןגיליתי שאם אני עונה פעם אחת בפורטלולא לכל אחד בעל פהנשאר לי הרבה יותר זמן לניהול והרבה יותר זמן להמשיך להתמקצע ולפתח את הידע".

ועל כךלנו אין עוד מה להוסיף.

ועוד בחדשות....

לפני כשבועיים הגיעה לסיומה אליפות מיוחדת במינה – תחרות אליפות ישראל בחיפוש מידע באינטרנט באמצעות מנועי חיפוש. את התחרות יזם מר צבי שוורצמן. במסגרת התחרות הגישו מועמדותם 235 מחפשי מידע מקצוענים וחובבנים כאחד. התחרות נמשכה מספר חודשים וכללה שלבים שונים. לשלב הגמר הגיעו 4 מועמדים. בשלב זה הוגשו למועמדים הסופיים מספר שאלות ועל המועמדים הוטל להשיב עליהן תוך פרק זמן של כשעתיים וחצי. בין השאלות שנשאלו היו:

1. "איזה פטנט שנרשם בארה"ב ב – 21 ביוני בשנת 1995 מוזכר באחד הפרסומים של מתמטיקאי בטכניון?" (הערה חשובה: בשנה זו נרשמו 2400 פטנטים בארה"ב).

2. "מהי מימרה בלשון ציווישמאפייניה הם צירוף האותיות "דו" בתחילה ובסוףובאמצע מופיעה המילה "Say" ?"

בתחרות זכה יואב נחוםסטודנט לרפואה מירושלים אשר קיבל את מלוא 896 הנקודות וגם זכה בגביע וכרטיס טיסה ללונדון.

ראוי לציין כי מתוך בדיקת העדפות המחפשים לגבי שימוש במנועי חיפוש – עולמיים וישראלייםהתגלה כי מנוע החיפוש Google לא היה הכי פופולארי.

כאשר נולדה מערכת המחשוב הארגונית השנייה – נולדה גם הבעיה: איך להבטיח לאורך זמן כי מערכות המחשוב הארגוניות והיישומים השונים יתאחדו זה עם זה וידברו זה עם זה בשפה אחת, תוך שהם שוכנים לבטח על גבי שולחן אחד. חברות תוכנה בעלות תפיסת עולם קניינית מציעות פתרון פשוט למי שמוכן להסתפק בכלים מתוצרת אחת. הפתרון האמיתי לבעיה הופיע עם זמינות הפורטל ככלי מרכזי בעולם המחשוב הארגוני. מאז, מהווה הפורטל את קו החזית הקדמי של ארכיטקטורת מחשוב כוללת. הוא מספק למשתמש הקצה גישה מרכזית לנתונים, תהליכים ויישומים הרצים במערכות שונות, והכול בממשק משתמש אחיד מבחינת התצוגה והטכנולוגיה – תוך אפשרות לשינוי ולהתאמה אישית על פי צורכי התפקיד וההעדפות האישיות של כל משתמש בארגון.

כדי להגשים את היעד הזה, מהווה הפורטל צומת שילוב המבצע אינטגרציה של נתונים, תהליכים ויישומים. מאחוריו, חייבים לפעול כלי ניהול הודעות, תנועות ושירותי אינטרנט. הוא צריך להציע סביבה ניתנת להרחבה, המבוססת על רכיבי מדף ומכסה את כל רוחב הארגון וכל פלטפורמות החומרה, ההפעלה והיישומים שלו. כדי לתמוך בקו החזית הקדמי של הפורטל – הוא חייב להיות מלווה בסביבת פיתוח אחידה, ניתנת להרחבה ופתוחה לשותפים וליישומים חיצוניים.

הפורטל עצמו יכול לשרת את עובדי הארגון (B2E), את הקשר עם עסקים אחרים (B2B) או עם לקוחות סופיים (B2C). הוא חייב להתמודד עם משימות ניהול תוכן, חיפוש, להתממשק ליישומים שונים ולמערכות ERP ו- CRM. הוא מהווה את התשתית למסחר ועסקים אלקטרוניים חיצוניים – ממש כשם שהוא משתלב בניהול זרימת העבודה בארגון עצמו. אין צורך לומר, כי הכול חייב גם להתנהל בסביבה מאובטחת, יעילה מבחינה טכנולוגית, אמינה בתפעול השוטף שלה – וחסכונית בהשקעה.

סטנדרטים פתוחים מאפשרים בראש ובראשונה את החופש לבחור – חומרה, מערכת הפעלה, תשתיות תוכנה, סביבות פיתוח וספקים. סטנדרטים פתוחים מעודדים במידה רבה את התחרות ומניעים את מרוץ החימוש הבלתי פוסק בין היצרנים השונים, מרוץ המשפר ומשכלל את המוצרים באופן תמידי. הטכנולוגיה אינה קופאת על שמריה והיצרנים נדרשים לעמול כדי לשמור על עמדתם בשוק – עליהם לשמור על תחרותיות. המשמעות העסקית ללקוח היא שירות טוב יותר ושיפור מתמיד של המוצרים.

הסטנדרטים הקיימים כיום בעולם הפורטל הינם JSR 168 ו- WSRP המאפשרים לארגונים לשמר את השקעתם בבחירת פורטלים התומכים בתשתיות אלו. חברות רבות, דוגמת יבמ – המתמקדת בתחום המחשוב הארגוני, מאמצות סטנדרטים אלו ושותפות להובלתן.

אלא שפורטל – עם כל מרכזיותו – הוא רק נדבך אחד במערכת המחשוב השולחני. יותר מכך: ככל שמגוון מערכות הקצה בארגון הולך וגדל, יש לתת למשתמשים כלים להריץ סביבת יישומים אחידה לא רק ברמת הפורטל, אלא גם ברמת היישומים העסקיים. וכך, כשם שתפיסת הפורטלים – אפלטים של ג'אווה המריצים חלקי פורטל – תרמה לזינוק בעולם הפורטלים, כך יש להמשיך ולפתח סביבת קצה חדשה כוללת, שתשלב בין עקרונות המחשוב מבוסס ה- Web ובין סביבות המחשוב האישי המסורתיות. תפיסת המחשוב החדשה מספקת דרך מאוחדת, גמישה ומאובטחת לגישה ליישומים עסקיים ולמידע, שיתופם וניהולם.

מודל התפעול החדש של יבמ, למשל, מבוסס על תחנת לקוח המנוהלת על ידי שרת, באורח המאפשר לשלוט ממוקד מרכזי על הניהול הכולל ועל הקצאת המשאבים. כך, אפשר לפרוס ולהפיץ מיידית יישומים עסקיים מרכזיים ונתונים הדרושים להם – אל מגוון רחב של מערכות קצה, החל ממחשבים שולחניים מסורתיים ומחשבים ניידים ועד למערכות ייעודיות דוגמת מסופי מידע הפרוסים ברחבי רצפת היצור, מחשבי כף יד או טלפונים סלולאריים. השימוש בטכנולוגיות רכיבי התוכנה החדשים, מאפשר ליבמ לשלב בין עלות בעלות נמוכה, ובין האיכויות והעוצמה של יישומים מבוססי Web, מבלי לוותר על הגמישות המוצעת על ידי מערכות מחשוב אישי. כתוצאה, לא יצטרכו הלקוחות להמשיך ולנהל יישומים שונים בסביבת האינטנרט ובמערכות השולחניות שלהם. השילוב המתאפשר בזכות תשתיות התוכנה החדשות של יבמ מאפשר ליהנות מכל היתרונות של מחשוב המבוסס על מודל לקוח אחד.

מודל המחשוב החדש של יבמ מאפשר ניהול מגוון רחב של מכשירי קצה ומערכות לקוח – החל ממחשבים אישיים שולחניים וניידים, מחשבי כף יד, טלפונים סלולאריים – ועד למערכות משובצות מחשב. כך, אפשר להרחיב את טווח הכיסוי של יישומים קיימים, ולפתוח את הגישה אליהם מכל מכשיר קצה כזה. כתוצאה, יכולים המשתמשים לבחור בכל מכשיר קצה, לרוחב מגוון רחב של מערכות הפעלה – על מנת לשתף דרכו פעולה עם אנשים אחרים בארגון, לגשת ליישומים ולנהל מידע עסקי, בכל זמן ומכל מקום בו הם זקוקים לו. תפיסה זאת תומכת בסביבת המחשוב ההולכת ונבנית, שבה יעדיפו אנשים להשתמש במגוון מכשירי קצה לאורך יום העבודה שלהם – כאשר המכשירים האלה עשויים להיות בכל רגע נתון במצב מקושר לרשת או בלתי מקושר.

כלי התוכנה החדשים מציעים דרך משופרת לפיתוח, אספקה וניהול מרכזי של יישומי משתמש, במודל מחשוב המבוסס על ניהול על ידי שרת - server-managed client model. תוכנת ההודעות המיידיות המיועדת למשתמשים בכל דפדפן רשת, מספקת חוויית משתמש עשירה שהייתה מוכרת עד כה למשתמשי מחשבים אישיים בלבד – יחד עם ניהול מרכזי ויתרונות המחיר של יישומים מבוססי Web. מערכות נוספות מאפשרות מעקב וניהול מרכזי של מסמכים מסוגים שונים ובאתרים שונים, עריכה ושמירה של מסמכים המשלבים מגוון פורמטים.

טכנולוגיות הלקוח החדשות, מרחיבות את טווח הכיסוי של יישומי מחשוב ארגוניים ופורטלים – אל מגוון רחב של מערכות קצה. זמינותן מפשטת את תהליכי הבנייה, הפריסה וההפעלה של יישומים בעלי פונקציונאליות רחבה – בפריסה כלל ארגונית, והכול בשליטה ממוקד מרכזי אחד.. כך, אפשר גם לנהל יישומים בסביבה דוגמת זו של אנשי מכירות ניידים, אשר מערכות המחשוב שלהם אינן קשורות כל הזמן לרשת: המערכת יודעת לנהל את המידע, לסנכרן אותו ולעדכן אותו כאשר המשתמש מתקשר לרשת.

כבר שנים מתנבאים האנליסטים שמוצרי הפורטל שנראה בעתיד על המדף יכללו רק את ענקיות התוכנה וכל היתר ייבלעו על ידיהן. מתנבאות, ולא כך היא. העתיד מגיע ופורטלים כ-Plumtree ממשיכים להיכלל בקבוצת הפורטלים המובילים; חוצפנים דוגמת Magic מעיזים להציע פורטל משלהם ולמכור אותו, ולא רק פה, למקומיים, אלא גם ברמה בינלאומית.

מאמר זה מנסה לשרטט מספר קווים ומגמות בהתפתחות הפורטלים. אין פה התנבאות, אלא ניתוח הקיים ומתוך זה, הצגת העתיד. המאמר נכתב בראייה של ניהול ידע, ועיקר המסקנות המשורטטות נובעות מכך. אילו סטנדרטים יובילו ואיך טכנולוגית ייראה שולחן העבודה העתידי, על כך במאמרים אחרים.

וכדי להגיע לעתיד, מעט עובדות על ההווה:

      ·          סקר שבוצע לאחרונה ע"י Line56 Research, בהשתתפות 522 ארגונים גדולים מאד שהטמיעו פורטלים, מלמד שהקושי הגדול ביותר בהטמעה נובע מחוסר פיתוח חזון לגבי מהותו של הפורטל. עוד מלמד הסקר על בעיה גדולה במימוש, קושי של המשתמש להגיע אל הידע, אל השירותים, ואל המומחים רלוונטיים כמענה לצרכי הידע שלו.

      ·          ארגונים רבים נספרים בסקרי הפופולריות השונים, כבעלי פורטל מסוג זה או אחר, מבלי שהם מודעים לכך (שהם אכן בעלי אותו פורטל) ובוודאי בלי שביצעו תהליך מסודר של בחינת אותו פורטל ובחירתו על ידם כפורטל הנכסף. בעת רכישת מוצר או רכיב תוכנה אחרים, הם מקבלים Built-In פורטל, המשרת את אותו הכלי שנרכש, ולעיתים, יכול גם לשרתם, למטרות "פורטליות" נוספות בלתי תלויות.

      ·          עלות פרוייקט פורטל בארגון גדול, של אלפי אנשים (לרבות רשיונות, כוח אדם פנימי וחיצוני לצורכי ניהול, פיתוח והטמעה ועוד), נע סביב מליון הדולר.

      ·          לא קשור, אך קשור מאד: ה- Utilization של פרוייקטי ERP נמוכה משמעותית מזו שציפו לה. דהיינו, המשתמשים נכנסים פחות ממה שחזינו ורצינו.

      ·          ואחרון חביב: יש ריח של יציאה מהמיתון באוויר. בחו"ל כבר מזמן, ואפילו אצלנו יש ניצנים חיוביים.

ומכאן, למגמות:

המלחמה בשוק הפורטלים תמשיך להיות אגרסיבית. SAP שקנתה לה נתח יפה בארגונים, במסגרת ה- ERP, תנסה לשחזר אותה הצלחה בשוק הפורטלים (הלוא אסור לקפוא על השמרים ויש להתרחב). לעומת הכניסה הקודמת, הפעם היא ביתרון. ראשית, היא גורם משמעותי ולא חברה קטנה ועקשנית. שנית, היא כבר קיימת בארגונים. ושלישית, יש לה בסיס לקוחות עוד לפני שהתחילה לשווק את עצמה. היא אמנם לא תסתפק בלקוחות ה- ERP הקיימים, אך אלו בהחלט נותנים לה נקודת כניסה גבוהה, שכן לכולם יש רמה זו או אחרת של פורטל ממטבחה.

IBM, אף היא הסתערה על השוק, ומידי שנה נראות הכרזותיה יותר ויותר אסטרטגיות. היא עוד לא ממנפת מספיק את הצלחתה בניהול ידע בעולם (פתרונות Notes ודומיהן) והפורטל נמכר יותר כסביבת פיתוח מתקדמת לצורכי WEB, אך ה- Roadmap שלה בהחלט מנסה להתמודד עם סוגיה זו ולהעלות אותה על המפה, גם בקרב המתעניינים בפורטלים ככלי לניהול ידע.

Plumtree סבלה תקופה ארוכה מהתחזיות לגביה, אך היא נראית חזקה ומאוששת. לא ברור אם תצליח לגבור על הגדולות ברמת ההשקעה בפיתוחים עתידיים, אך נקודת היתרון הראשוני שלה לא פסה, ועצם זה ששרדה את השנתיים האחרונות, מלמד על חוסן שיאפשר לה אולי גם לפרוץ. גם במידה ואחד השחקנים הגדולים יחליט לרכוש אותה (תרחיש סביר לחלוטין), קשה יהיה לבצע תרגיל של רכישת השוק והעברתו למוצר אחר, עקב רמת ההשקעה של לקוחותיה במוצר. נראה שרכישה תחייב את אותו שחקן להמשיך למכור את אותה טכנולוגיה תחת שמו.

לא ברור עד כמה Microsoft  תנסה לשחק במגרש זה ולהפוך למובילה. אמנם יש לה הצלחות לא מבוטלות גם ברמת המוצרים הארגוניים (דוגמת Exchange), אך אין ספק שהיא לא נכנסה לשוק היישומים לארגונים הגדולים ואין היא מוכרת יישומים ארגוניים גדולים דוגמת ERP ו- CRM. מצבה עתה בפורטל אינו מיטבי ברמה הטכנולוגית (ברמת המכירות מצבה טוב מאד), אך ממנהלי Microsoft אפשר לצפות להכל, ולכן, לא נעיז כאן להסתכן ולהתנבא.

ולעניין זה, בל נשכח את ה- ORACLE, שניתן לכנותו "שחקן הדממה". כמעט מבלי משים, תופסת לה ORACLE מקום של כבוד בשוק זה. בסקר שבוצע לאחרונה, נתבקשו משתמשים לציין באיזה פורטל הם משתמשים בארגונם. מחברי הסקר, שאינם ינוקות בתחום הפורטלים, נתנו שבעה שמות (לא נציינם כאן, ואין צורך לנסות ולנחשם, שכן לא כולם מיוצגים בישראל). ORACLE לא נכלל ביניהם. אבל, וכאן נכנסת ORACLE לתמונה, היה שדה "אחר", ושם נתבקשו המשתמשים לציין מהו הפורטל המשמש אותם, במידה ואינו בין המובילים. ORACLE בהחלט תפס מקום של כבוד. פורטל ORACLE חזק מאד בהיבטים לא מעטים, ואם ישתפר בשניים שלושה היבטים נוספים (שהם בהחלט לא קשים מידי), יתפוס עוד שנתיים ושלוש מקום של כבוד בתחרויות הסקרים השונות (ולא רק בזנבות). כמו שב- ERP חזינו בהתעוררות מאוחרת מצד ה- ORACLE, כך גם כאן. אולי לא ראשון, אך בהחלט בין המובילים.

השורה התחתונה: רוב השחקנים הראשיים ימשיכו להיות כאן גם עוד שלוש שנים.

ומה יהיה אצלנו בארגון? ישנן שתי מגמות שונות המשפיעות באותו כיוון:

1.      אנו קונים פורטלים מבלי שנרגיש. מבצע "מוצר מביא מוצר". קנינו מערכת CRM, קיבלנו פורטל; קנינו מערכת לניהול חדר המחשב, יש לנו עוד פורטל. וחוזר חלילה..

2.      באופן מודע, נרכוש יותר ויותר פורטלים מחלקתיים. הפורטלים הגדולים, הכלל ארגוניים, כפי שכבר נאמר, מסתכמים בעלות גדולה. היות ויש להשקיע לאחר/בעת הרכישה ביישום מוגדר, והיות ואין הרבה יישומים כלל ארגוניים משותפים שניתן להקים באמצעות הפורטל ולקבל קפיצת מדרגה משמעותית (=החזר השקעה), הרי שיש מגמת מיקוד. מגמת המיקוד גורסת רכישה ופיתוח עבור מחלקות מוגדרות, שם יש הצדקה. בארגונים שאינם ריכוזיים דיים, נרה את השטח מדבר ואת המחלקות רוכשות כלים ופתרונות פורטליים בעצמן. השורה התחתונה- ריבוי פורטלים.

אם כך, קל לומר בוודאות שעוד שלוש שנים יניו לנו מספר פורטלים בכל ארגון. כבר כיון יש לנו ניצנים לכך. מספר אנליסטים פתרו את התופעה בהוספת המושג "פורטל הפורטלים". יש הרבה פורטלים בארגון? לא נורא. יש פורטל אחד משותף דרכו ניתן להגיע לכל האחרים.

נכון יותר, לטעמי, לראות את התופעה באור מעט שונה. לא פורטל הפורטלים; אין שום מנצח, או פורטל שחשוב ממשנהו. תהיה רשת פורטלים ארגונית. וכל אחד יפעיל פורטלים אחרים, לפי ההקשר והצורך. יתכן ובארגונים מסויימים יהיה רק פורטל המשמש לתקשורת הארגונית המשותפת, אך אין זה הופך אותו לחשוב יותר. כל אחד ונקודת הכניסה שלו; כל אחד והשער שלו.

מגמת המיקוד, כפי שתוארה, תביא עמה תשומת לב גבוהה יותר להטמעה. ראשית, כי מה שאפשרי בקבוצה ממוקדת, לא היה אפשרי לארגון כולו. ושנית, כי ההצלחות בהטמעת פורטלים והפיכתם לכלי שימושי, לא גבוהות דיין. חברות התוכנה מקדישות נתח לא מבוטל בתכנון ההכנסות לרכיב ה"שירותים". הרבה יותר ממה שהכרנו. ורכיב זה כולל פיתוח והטמעה.

ואיך כל זה מתקשר לכך שפרוייקטי ERP לא בשימוש מספק, לעומת התכנון? פשוט מאד. פרוייקטי ERP היו עתירי תקציבים (בלשון המעטה). הבעיה ב- Utilization, מתרכזת, כך אומרים, הרבה יותר בקרב משתמשים שאינם כבדים. דהיינו, בקרב המשתמשים המפעילים מספר רב של מערכות מידע שונות, ובין היתר נדרשים גם ל- ERP. אצל המשתמשים שעיקר עבודתם  מסכי ה- ERP, רמת ה- Utilization בארה"ב (וניתן לשער שגם ביתר העולם) גבוהה. תוספת קטנה, של פורטל, כך משכנעים, תאפשר הגדלת ה- Utilization גם בקרב הקבוצות ה"בעייתיות". סנוניות ראשונות של פורטלים בעקבות ERP-ים כבר נצפים בארה"ב, ומשערים שמגמה זו תלך ותגבר. אגב, קשר אחר, פשוט הרבה יותר, מתרחש אף הוא. ארגונים רבים שעבדו נתחי תקציב מכובדים ל- ERP ובכך שיתקו התפתחות ורכישת מוצרים אחרים, כולל הפורטל. שחרור צוואר הבקבוק יביא עמו את ההשקעות, ולא מעט, בפורטל. אם נוסיף לכל אלו את ניצני היציאה מהמיתון, נקבל בשלוש השנים הקרובות, boost גדול מאד של רכישת פורטלים ארגוניים.

ולקראת סיום, אין לשכוח את נושא החזון. כפי שנאמר בראשית הדברים, אחת הסיבות לאי הצלחתם של פורטלים ארגוניים, הנו היעדר חזון לגבי מהותו ומטרותיו של הפורטל. לא תהיה ברירה, אנשים יצטרכו להתחיל לחשוב לפני מעשה; ולא על הטכנולוגיה. לא להקים פורטל כברור מאליו, אלא להשקיע מחשבה ולתכנן מספר צעדים קדימה. מול צרכים בארגון, מול יעדים עסקיים. אולי מימוש ספיראלי הדרגתי, אך בהחלט תכנון מקדים אסטרטגי.

ועל כך, בוודאי תבוא הברכה.

3 שנות המיתון שמסתיימות כעת, העמידו בדילמה קשה את המנמ"רים של הארגונים. לא פעם תשמע ממנמ"רים את המשפט השגור הבא: 'נמאס לנו לרכוש טכנולוגיות חדשות. הטכנולוגיה לה אנו זקוקים נמצאת ברשותנו, אבל איננו מצליחים להשתמש בה בצורה חדשנית – זה החלק הקשה באמת'.

ואכן, חדשנות היא האתגר השני בחשיבותו, העומד כיום בפני המנמ"רים בארגונים. שאלת מיליון הדולר היא 'כיצד מטפחים תרבות ארגונית בחברה בה אתה מכהן'.

המגזין CIO פרסם לא מכבר את עשרת הדיברות של החדשנות כפי שניסח אותן סטפן וורן,  מנמ"ר ה – FTC. הוא הביא זאת לידיעת חבריו למועצה, והם החליטו לאמץ אותן. מצאנו לנכון להביא זאת לידיעתכם. נשמח לקבל הערות והארות.

1.      האצל את סמכויות כיבוי השריפות. "אינך יכול להוביל חידושים כשאתה עסוק בכיבוי יום יומי של שריפות". אומר קראל אסנזו, מנהל המידע הראשי של בלו קרוס בלו שילד ממסצו'סטס. "שכור את אנשי הביצוע הטובים ביותר, והנח להם לעשות את מלאכתם".

2.      צור אוירה של אמון. אמון מזין חדשנות, ותקשורת פתוחה יוצרת אמון. "כונן תוכנית תקשורת רשמית", אומר ג'ים בורדיס, מנהל המידע הראשי של סמרפיט סטון קונטיינר. "בחברה שלנו אחראי המשרד לשיפור מתמשך של התקשורת הפנימית בנושאים הטכנולוגיים. אם קיימת הפסקת חשמל במפעל מסוים, כל החברה יודעת על כך מיד. כך קל יותר להגיע לחידושים". 

3.      דע לקבל ביקורת, ואף חפש אותה. "לא כל רעיון הוא מוצלח, וכמה רעיונות הם אפילו גרועים מאוד", אומר דייב קלארק, סגן הנשיא ומנהל הטכנולוגיה הראשי של אמריקן רד קרוס. "כדי לשפר את הרעיונות חובה לקבל ביקורת. אם אינך מסוגל לשמוע שהרעיון שטיפחת גרוע, לא תוכל להוביל לחידושים גדולים באמת".

4.      ספק הוכחות. הרעיון יחסוך לחברה כסף? יגביר את התפוקה? הוא מסוגל בכלל לעבוד? "שום דבר לא יפגע באמינות שלך יותר ממודל עסקי מנוקב ככברה", אומר קלארק. "לפני שתתחיל לשווק את הרעיון הכן שיעורי בית וקבל משוב".

5.      הסתכל מסביב. בתקופת שפל מקובל להישאר במשרד עד שעות מאוחרות, אך אם עושים זאת קשה לחדש. "עליך לבדוק מה עושים במקומות אחרים", אומר קנט קושאר, מנהל המידע הראשי של יקב J & E גאלו. "אינך רוצה להיות שפן הניסיונות, אבל אינך רוצה גם לפגר אחרי כל השאר".

6.      אל תעריץ את הטכנולוגיה לכשעצמה. כדי שפרויקט יהיה חדשני הוא לא חייב לכלול טכנולוגיות חדשות לחלוטין. "שמור מרחק מחוד החנית", מזהיר ג'ף פיטרסון, מנהל המידע הראשי של UNNICO. "החדשנות האמיתית מתבססת על טכנולוגיות בדוקות ומוכחות".

7.      עקוב אחר חברות הסטארט – אפ. בנוסף להובלת החדשנות הפנים – ארגונית, מחויבים מנהלי הטכנולוגיה הראשיים לקדם את החדשנות גם בתעשיית טכנולוגיות המידע. "כולנו חייבים לפתוח את הדלת לחברות הסטארט – אפ כדי להניע את הגל הבא של החדשנות". אומר סקוט היקאר, מנהל המידע הראשי של מקסטור. " אם כל מנהל מידע ראשי יאמץ חברת סטארט – אפ אחת, תשוב התעשייה לשגשג".

8.      שמור היטב על הארנק. "יד קפוצה מניעה חדשנות", אומר קלראק. "כשהתקציבים זורמים בצורה חופשית מפתה מאוד לשמור על הקיים והמוכר. כשהמשאבים מצומצמים חייבים למצוא דרכים חדשות ויצירתיות לפתרון הבעיות".

9.      שמור על תזמון מדויק. "טכנולוגיות חדשות הן כמו בדיחה: התזמון קובע את ההצלחה", אומרת ג'ין אליאס, מנהלת המידע הראשית של קווקסילבר. "הציפייה שהמחלקות התפעוליות ישמחו להשתתף בפרוייקט החדש היא מתכון בטוח לכישלון".

10. הפוך בעיות להזדמנויות. אל תשקיע בבעיה עד כדי כך שתחמיץ את ההזדמנות הגלומה בה. "אם יישום אינו פועל משום ששרתים הוגדרו בצורה לקויה", אומר וורן, "במקום לעבור על התשתית עד שהבעיה תאותר, קבע כיצד צריכה התשתית להיות מוגדרת מכאן ואילך".

מוביל הקהילה משמש כ"אבא" של הקהילה ויש לו משקל רב בסיכויי הצלחתה. מדובר בדמות ניהולית מקצועית האחראית לתפקודה השוטף של הקהילה, להצעדתה קדימה, ולהפיכתה לגוף חי ותוסס. מוביל הקהילה הנו האחראי בפועל להתנהלות הקהילה הוא המפעיל את חברי הקהילה  ובעלי התפקידים המרכזיים בה לאיכות והיקף פעילות כמצופה מהם. הוא אחראי להעאלת המוטיבציה, ולביצוע פעולות מרכזיות (כגון ניהול FAQ, לוח מודעות ועוד). למילוי התפקיד נדרשת דמות ייחודית, היכולה למלא גם את רוח התפקיד ("משוגע לדבר").

להלן פירוט מרכיבי תפקיד מוביל הקהילה. חשוב לציין כי אלו יכולים להשתנות בהתאם לאופי הארגון ובהתאם לקיומה של דמות משלימה מסייעת:

שימוש דוגמא אישית (Roll Modeling)

          ·          תרומת פריטי ידע באפן שוטף לקהילה.

          ·          שימוש בקהילה ככלי להעברת מידע חיוני שלא יפורסם בערוצים הנהוגים האחרים ובקשה מהעובדים להתעדכן במידע.

          ·          התעניינות יומיומית בהיקף ההשתתפות בקהילה. (ניתן לביצוע באמצעות שיחות מסדרון אקראיות, שבהן יפנה שאלות רלוונטיות לחברי הקהילה "האם נכנסת השבוע לקהילה? " מה קראת בשבוע האחרון?" "האם תרמת מסמך לאחרונה?"  מה אתה חושב על הקהילה? וכו').

          ·          החדרת נושא ניהול הידע בכלל והקהילה בפרט בקרב העובדים.

ליווי ופיקוח ניהולי לתחזוקת כלל פריטי הידע בקהילה.

          ·          כניסה יומית לקהילה ובחינת התכנים הקיימים בה.

          ·          קריאת דיונים ובדיקת ההתייחסויות לדיונים מצד חברי הקהילה. וידוא מתן תשובה על ידי גורם מוסמך (מומחה תוכן), או חבר קהילה רלוונטי אחר.

          ·          ייזום דיונים בנושאים שעל סדר היום הארגוני.

          ·          זיהוי עוגנים בתהליכי העבודה שבהם ניתן לשלב תרומה ושימוש בתכנים.

          ·          קיום ממשק קבוע בין הפורום הפרונטאלי והווירטואלי (יזום דיונים פרונטאליים מתוך היקף נושאים שנידונו בקהילה הוירטואלית, עדכון תכנים שנידונו במפגשים הפרונטאליים בקהילה הוירטואלית והמשך דיון בהם וכו').

מעקב אחר פעילות:

      ·          פרסום נוהל להיקף השתתפות מצופה בקהילה ואכיפתו.

      ·          התייחסות לסטטיסטיקות החודשיות/ הרבעונית על מנת לבדוק את רמת השימוש של חברי הקהילה השונים, ונקיטת פעילויות במידה ונדרש.

      ·          פעילות מול המנהלים הישירים בנוגע לפעילות בקהילה, במידה ונדרש.

      ·          ניהול פורום מומחי התוכן- העצמת המומחים, מתן כלים לביצוע התפקיד, מעקב אחר איכות ביצוע תפקידם.

      ·          מענה למשובים המופנים מצד חברי הקהילה וטיפול בנושאים הדורשים טיפול מתוכם.

      ·          זיהוי חסמים תרבותיים וטיפול בהם ע"פ דרגת חומרתם.

הגברת שילוב הידע בתהליכי העבודה.

      ·          הפניית עובדים המתלבטים/מתעכבים בבעיה מקצועית לקהילה לחיפוש תשובה / העלאת שאלה.

      ·          הפניית עובדים המציגים מסמכי עבודה ו/או פריטי ידע מתועדים אחרים לשמירתם בקהילה.

      ·          הטיית דיונים המתבצעים בערוצים שאינם מתועדים לקהילה.

חשיבה מתמדת על מגמות פיתוח ועדכון.

      ·          קיום דיון לגבי שינויים/שיפורים מוצעים בתחומים כגון:

      ·          ביטול חלוניות קיימות של הקהילה.

      ·          שינוי בעיצוב/ פריסת דף הקהילה של הקהילה.

      ·          ביטול דו"חות קיימים.

      ·          הצעה ליצירת חלוניות חדשות.

וטיפ קטן: לעיתים אנו לא מצליחים לגלם בדמות אחת את כל התכונות (והזמן) הנדרשים למימושה. במקרה שכזה, כדאי לשקול שילוב של שני אנשים מוביל וסגנו, כאשר חלוקת התפקידים ברורה ומוגדרת היטב ומאפשרת כיסוי של כל הצרכים כמפורט.

כנסים קורסים ויתר פורומים בארץ ובעולם.

"An invasion of armies can be resisted, but not an idea whose time has come."

-- Victor Hugo