להלן פירוט מרכיבי תפקיד מוביל הקהילה. חשוב לציין כי אלו יכולים להשתנות בהתאם לאופי הארגון ובהתאם לקיומה של דמות משלימה מסייעת:
שימוש דוגמא אישית (Roll Modeling)
· תרומת פריטי ידע באפן שוטף לקהילה.
· שימוש בקהילה ככלי להעברת מידע חיוני שלא יפורסם בערוצים הנהוגים האחרים ובקשה מהעובדים להתעדכן במידע.
· התעניינות יומיומית בהיקף ההשתתפות בקהילה. (ניתן לביצוע באמצעות שיחות מסדרון אקראיות, שבהן יפנה שאלות רלוונטיות לחברי הקהילה "האם נכנסת השבוע לקהילה? " מה קראת בשבוע האחרון?" "האם תרמת מסמך לאחרונה?" מה אתה חושב על הקהילה? וכו').
· החדרת נושא ניהול הידע בכלל והקהילה בפרט בקרב העובדים.
ליווי ופיקוח ניהולי לתחזוקת כלל פריטי הידע בקהילה.
· כניסה יומית לקהילה ובחינת התכנים הקיימים בה.
· קריאת דיונים ובדיקת ההתייחסויות לדיונים מצד חברי הקהילה. וידוא מתן תשובה על ידי גורם מוסמך (מומחה תוכן), או חבר קהילה רלוונטי אחר.
· ייזום דיונים בנושאים שעל סדר היום הארגוני.
· זיהוי עוגנים בתהליכי העבודה שבהם ניתן לשלב תרומה ושימוש בתכנים.
· קיום ממשק קבוע בין הפורום הפרונטאלי והווירטואלי (יזום דיונים פרונטאליים מתוך היקף נושאים שנידונו בקהילה הוירטואלית, עדכון תכנים שנידונו במפגשים הפרונטאליים בקהילה הוירטואלית והמשך דיון בהם וכו').
מעקב אחר פעילות:
· פרסום נוהל להיקף השתתפות מצופה בקהילה ואכיפתו.
· התייחסות לסטטיסטיקות החודשיות/ הרבעונית על מנת לבדוק את רמת השימוש של חברי הקהילה השונים, ונקיטת פעילויות במידה ונדרש.
· פעילות מול המנהלים הישירים בנוגע לפעילות בקהילה, במידה ונדרש.
· ניהול פורום מומחי התוכן- העצמת המומחים, מתן כלים לביצוע התפקיד, מעקב אחר איכות ביצוע תפקידם.
· מענה למשובים המופנים מצד חברי הקהילה וטיפול בנושאים הדורשים טיפול מתוכם.
· זיהוי חסמים תרבותיים וטיפול בהם ע"פ דרגת חומרתם.
הגברת שילוב הידע בתהליכי העבודה.
· הפניית עובדים המתלבטים/מתעכבים בבעיה מקצועית לקהילה לחיפוש תשובה / העלאת שאלה.
· הפניית עובדים המציגים מסמכי עבודה ו/או פריטי ידע מתועדים אחרים לשמירתם בקהילה.
· הטיית דיונים המתבצעים בערוצים שאינם מתועדים לקהילה.
חשיבה מתמדת על מגמות פיתוח ועדכון.
· קיום דיון לגבי שינויים/שיפורים מוצעים בתחומים כגון:
· ביטול חלוניות קיימות של הקהילה.
· שינוי בעיצוב/ פריסת דף הקהילה של הקהילה.
· ביטול דו"חות קיימים.
· הצעה ליצירת חלוניות חדשות.
וטיפ קטן: לעיתים אנו לא מצליחים לגלם בדמות אחת את כל התכונות (והזמן) הנדרשים למימושה. במקרה שכזה, כדאי לשקול שילוב של שני אנשים מוביל וסגנו, כאשר חלוקת התפקידים ברורה ומוגדרת היטב ומאפשרת כיסוי של כל הצרכים כמפורט.