1. ב- 13/03/2014 ייפתח מחזור נוסף של קורס ניהול ידע מבית רום. לפרטים והרשמה ניתן לפנות ל yamit@kmrom.com

2. ב- 06/03/2014 יתקיים כנס ניהול הידע השנתי. לפרטים והרשמה לחצו כאן

3. בימים אלו מוקם פורום חדש של מנהלי פורטלים ואתרי אינטראנט. הפורום מיועד למנהלי פורטלים, מנהלי אתרים, אחראי תקשורת ארגונית וכן למובילי פעילות בIT . המפגש הראשון ייערך ב- 19/03/2014 בין השעות 09:30-12:00 בחברת טבע. לפרטים והרשמה ניתן לפנות ל yamit@kmrom.com

4. KM WORLD הכריזו על רשימת 100 החברות המשפיעות בתחום ניהול הידע לשנת 2014. הרשימה תתפרסם בתחילת מרץ באתר KMWORLD

5. ידידנו David Gurteen  משתף כי חברת PALGRAVE MACMILLAN מאפשרת גישה חופשית ללא תשלום במהלך חודש מרץ, למבחר מאמרים, בין היתר בתחום ניהול הידע.
להלן קישור ל-10 מאמרים מובילים שכאלו בתחום ניהול הידע: לחץ כאן

6. האגודה הישראלית לצוותי שיפור מכריזה על התחרות השנתית ה- 22 לצוותי שיפור, איכות ופיריון על שם יהודה ארד ז"ל. התחרות תתקיים ביום ה' 03/04/2014 במרכז האקדמי רופין. לרישום לתחרות לחצו כאן

7. כנס האיכות יתקיים השנה בתאריכים 18-20/11/14 במלון דיוויד אינטרקונטיננטל בתל אביב.
ניתן להגיש תקצירים (200-300 מילים) למסלול ניהול הידע, ולנושאי איכות בכלל עד תאריך 30/05/14 לכתובת confer@isas.co.il .  פרטים נוספים באתר הכנס

8. מנהלת ידע מחפשת משרה בצפון הארץ. לפרטים נוספים ניתן לפנות לROM

כולנו גולשים באינטרנט, במחשב, בטאבלט ובסמארטפון. לכולנו יש את האתרים שאנחנו אוהבים / רגילים להיכנס אליהם בין אם זה למצוא מידע נחוץ, להשתמש בשירותי האתר או להעשיר את עולמנו.
לכניסה החוזרת שלנו לאותם אתרים יש לא מעט סיבות אך אחת הסיבות העיקריות והמשמעותיות לכניסה החוזרת היא חווית המשתמש העוטפת את המידע לשמו נכנסנו לאתר (אחרת, סביר להניח שלא נחזור שוב...).
החברות משקיעות לא מעט משאבים באתרים והאפליקציות שלהן כדי להיות מעודכנים, חדשניים, אופנתיים ולהבטיח שנחזור אליהם.

אז מה חדש?

עם תחילת השנה החדשה, יצאתי לבדוק מה המגמות בעולם האינטרנט לשנת 2014 ואיך אנחנו יכולים לנצל מגמות אלה לטובת הפורטלים הארגוניים ו/או המקצועיים.
מרבית מהחידושים ניתן ליישם בקלות גם באתרים פנימיים ועם קצת מחשבה נצליח לחדש ולרענן את האתרים הפנימיים ולהגדיל שימושיות.

אני אתחיל מהשורה התחתונה – פשוט, נקי, ענייני, צבעוני (אבל לא יותר מדי) ועוד פעם פשוט!

עיצוב שטוח (Flat design)

עיצוב דו ממדי, צבע אחד חזק, ללא הצללה ותאורה בשילוב של אייקון. דרך עיצוב זה אנחנו למעשה נפרדים ממראה הכפתורים (תלת מימד) ועוברים למראה חלק, פשוט וצבעוני.
העיצוב השטוח בנוי למעשה על חלוקת נושאים או תכנים באזורים תחומים בצבע, בצורה זו ניתן לשמור על פשטות (שגם הוא חלק מהטרנדים) ועל מראה נקי, תחום וברור המאפשר לנו להעביר מסרים ותוכן דרך שימוש באייקונים וטקסט בולט ולבן על גבי צבע.

ניתן לראות היום יותר ויותר אתרים ואפליקציות שעברו לעיצוב השטוח, כמו: windows8, Apple (במערכת ההפעלה iOS7), ynet מזג אויר ועוד אתרים רבים.

דוגמא לעיצוב שטוח:

(מתוך אתר http://theecologycenter.org/)

דוגמא לעיצוב שטוח:ניתן להשתמש בסגנון עיצוב זה בצורה קלה ליישום גם בפורטלים פנימיים תוך שימוש בצבעים לתחימת אזורי תוכן, אייקונים העוזרים להבין את הנושא וקידום התוכן הרלוונטי שייצור סקרנות אצל המשתמש.

פשטות (Less is more)

האתר נועד לשרת את משתמשיו. לא בהכרח שכל המידע והכפתורים שנמצאים באתר הם אכן עוזרים למשתמשים. העיצוב נועד לעזור להעביר את המסרים בצורה אפקטיבית ולעזור למשתמש להתמצא בקלות ובמהירות ולא להפריע לתוכן על חשבון נראות. 
במקרה זה, מינימליזם אינה מילה גסה! כיום, יותר ויותר מעצבים מאמצים את הגישה המינימליסטית האומרת שדף נקי הוא דף שקל לנווט בו.

יש מספר טרנדים נוספים שלדעתי משמשים בסופו של דבר את נושא הפשטות:

סכמת צבעים פשוטה ומצומצמת – יותר ויותר אתרים בוחרים להשתמש ב-2-3 צבעים לכל האתר במקום גרפיקות מתוחכמות ואנימציות שונות.
הרעיון הוא להשתמש בצבע רקע אחיד ובהיר ולכלול תמונות/אייקונים וטקסט לבן או שחור כך שהנראות נשמרת נקייה ונעימה לעין.

דוגמא לסכמת צבעים פשוטה אך נעימה:

(מתוך אתר https://squareup.com/)

סרגל ניווט בלחיצת כפתור ורק אם צריך אותו – סרגל הניווט נמצא באתר וניתן לגשת אליו בלחיצת כפתור רק אם המשתמש מעוניין. אחרת, הסרגל ניווט לא יפריע לשאר התוכן ויאפשר עוד שטח נדלן לאתר.

דוגמא לסרגל ניווט:

(מתוך אתר https://squareup.com/)

גלילה (אינסופית) –

הגלילה עשויה להיות מהירה ופשוטה יותר מאשר לחיצה מרובה על קישורים והמתנה לדפים נוספים שיעלו. העיצוב כיום מציע גלילה ארוכה תוך שימוש בטכניקת עיצוב המאפשרת לארגן ולסדר את התוכן לפי אזורים כאשר הרקע משתנה בהתאם והמשתמש לא שם לב לאורך הגלילה.
כמו כן, גלילה ארוכה מאפשרת להעביר סיפור שלם (Story Telling) הכולל גם אנימציות (שהינו טרנד בפני עצמו)
דוגמא לנושא זה תוכלו למצוא באתר: http://www.dangersoffracking.com/

האם כדאי ליישם בפורטלים?

אתר פשוט שקל להתמצא בו ואין צורך בהדרכה עליו הוא ללא ספק חשוב. מומלץ כן לבחור סכמת צבעים קבועה שאינה מורכבת מיותר מדי צבעים (ואם כבר אז על צבעי המותג).
מכיוון שבמרבית הפורטלים ארגוניים / מקצועיים מוצגים עולמות תוכן שונים ומרובים (שלא בהכרח יש קשר ישיר ביניהם), איני בטוחה שניתן לוותר על סרגל הניווט כל כך מהר, אך ניתן לשקול את הנושא בהתאם לקהל היעד ולסוגי התוכן.

תוכן ווידאו -
הגישה היום אומרת פחות תוכן כתוב ויותר סרטונים שקל להעלות כיום ב- html5 ויוצרים אתר יותר חי.
באתרים רבים סרטוני וידאו יכולים להעביר מידע אודות החברה, מוצריה ואיך להשתמש במוצריה.

האם כדאי בפורטלים?

חשוב לזכור, התוכן המקצועי הוא חשוב ויש לתת לו את תשומת הלב הראויה לו שכן הוא אחד המרכיבים העיקריים שיבטיחו שימוש בפורטל פנימי. עם זאת, יש מקום לסרטוני וידאו שונים היכולים לשמש להעברת מסרים מההנהלה, לתקשורת פנים ארגונית, להטמעת תהליכים חדשים ולהדרכה על מערכות, טיפול בתקלות וכד'.
ניתן לייצר בקלות יחסית סרטוני וידאו איכותיים אך גם להם יש לתת התייחסות לתוכן ולעריכה ולמשקלם שכן הם עשויים להאט את קצב האתר ולפגוע בחוויית המשתמש.

לסיכום, לניצול המגמות הקיימות בעולם האינטרנט לטובת פורטלים ארגוניים ומקצועיים יש יתרונות רבים:
המשתמש, סביר להניח, מכיר חלק מהם מתוך הגלישה הפרטית שלו, החדשנות יוצרת סקרנות והעדכניות נותנת למשתמש תחושת אמון באתר ומגבירה שימוש.
עם זאת, חשוב לבדוק כיצד המגמות אכן משרתות את מטרות האתר ומתאימות לקהל היעד שהוא בסופו של דבר הלקוח הכי חשוב שלנו!

ואם שמתם לב במהלך הגלישה באינטרנט בעוד טרנדים מעניינים, אני אשמח שתשתפו!

מקורות:
http://justcreative.com/2014/01/21/2014-web-design-trends/
http://webdesignledger.com/trends-2/web-design-trends-for-2014
http://www.colourlovers.com/blog/2014/01/06/6-must-have-web-design-trends-of-2014

אחד מהשיפורים המעניינים ב SharePoint 2013 הינו השימוש בשיטת  "גרור ושחרר" - DRAG AND DROP.
ישנם 2 שימושים עיקריים לשיטה זו-

1. הוספה ועדכון קישורים בסרגלי הניווט באתר
2. הוספה והעברת קבצים בין ספריות מסמכים

הוספת קישורים לסרגלי הניווט באתר-

אפשרות "לגרור" קישור או קובץ ו"לשחרר" אותו ישירות לתוך תפריטי הניווט של האתר.
אם בגרסתSharePoint 2010 , על מנת לעדכן קישור בסרגל הקישורים העליון האתר  היה צריך:
1. להיכנס אל "פעולות אתר" (Site Action"" ) >> הגדרות האתר" ("Site Setting")
2. להקליק על "סרגל קישורים עליון" ( ""Top Link Bar)  תחת קטגוריה "מראה ותחושה"  (Look and Feel"")

בגרסת SharePoint 2013 התהליך הפך למהיר ופשוט יותר.
בסרגל הקישורים העליון ובסרגל הניווט הצידי ה-""Quick Lunch  ממוקם  כפתור בשם EDIT LINK.

הקלקה על כפתור זה , מעבירה את סרגל הקישורים למצב עריכה ומאפשרת גרירת קישורים או קבצים לתוך סרגל הקישורים. 

בסיום עריכת הקישורים בסרגל הקישורים יש להקליק על כפתור השמירה "Save" לשמירת השינויים.

הוספה והעברת קבצים בין ספריות מסמכים –

א. הוספת קבצים – ניתן לגרור קבצים הנמצאים במחשב המשתמש ישירות אל תוך ספריית המסמכים.

ב. העברת קבצים בין ספריות המסמכים- 
על מנת להעביר קבצים בין ספריות מסמכים יש לפעול לפי השלבים הבאים-

1. תחילה, יש לוודא כי ספריית המסמכים  אליה מעוניינים להעביר את הקבצים נמצאת  בסרגל ה Quick Lunch
2.  יש להיכנס לספריית המסמכים בה נמצאים הקבצים אותם אנו מעוניינים להעביר ולסמן את הקבצים הרלוונטיים
3.  לגרור את קבצים המסומנים אל ספרית המסמכים הרלוונטית ב Quick Lunch-

מס' דגשים חשובים לתהליך זה-

• הקבצים מועברים אל ספריית המסמכים החדשה ולא נשאר עותק שלהם בספריית המסמכים המקורית.
• לא ניתן להעביר מסמכים בין ספריות מסמכים הנמצאות ב אוספי אתרים (sites (collections  שונים.
• שמירת גרסאות קודמות למסמכים-  ניתן להציג את היסטוריית הגרסאות של המסמכים גם בספריית המסמכים אליה הועברו הקבצים זאת במידה והופעלה אפשרות ה- versioning בספריית המסמכים אליה הועברו הקבצים.

המידע נאסף מסקירת הרצאות באתר YouTube . וכן מ-
http://www.learningsharepoint.com/2012/12/05/how-to-move-documents-from-one-library-to-another-in-sharepoint-2013/

על המונח SoLoMo כבר כתבנו בעבר. המושג הומצא ע"י נוח ברייר (Noah Brier) למגמות העידן החדש – הסלולר והרשתות החברתיות (SOLOMO – Social, Location & Mobile) . ברייר טען ששילוב שלוש המגמות שכל אחת מהן מכילה יתרונות רבים, מאפשר יצירת ערך גבוה בצורה משמעותית יותר מאשר נותנת כל מגמה בנפרד.

בראיית ניהול קשרי לקוחות,  המשמעות לכך היא ראיה כוללת ומלאה של הלקוח והיכולת ליצור עימו קשר בכל רגע נתון ובמגוון הערוצים הנגישים לו – הרבה יותר מבעבר. כך בעצם, ניתן לבצע שיח חכם יותר עם הלקוח וניצול הזדמנויות בצורה מרבית ובזמן הנכון.

על מנת לאפשר את אותו שיח חכם חייבים לשלב את המידע העסקי  (BI) בתהליך. אך בעוד שיח זה הינו חלק עיקרי בהסתכלות על מגמות ה- SoLoMo, ה- - BI יכול להתפתח אף יותר מכן.

אז בעצם, איך כל אחת מהמגמות משתלבת עם BI ?

Social BI

ל- Social BI מספר פנים.

קודם כל, המונח מתאר תפיסה אשר מציעה שירותי מידע עסקי על בסיס פלטפורמה של רשתות חברתיות – Collaborative BI, ותפקידה לעזור באיתור ושימור ידע ומומחיות בארגונים. גרטנר הגדיר זאת כאחד  מהטרנדים המרכזיים שיצמחו במהלך  2014 וטוען שבתוך שנתיים, 15% מתפוצת ה- BI תשלב סביבות עבודה שיתופיות. דרך פלטפורמה זו, ניתן ליצור דו שיח ושיתופי פעולה בין עובדי החברה. למשל: דיון על הפרויקט בתוך הרשת החברתית הפנימית, חיפוש אנשים בעלי ידע רלוונטי לפרויקט (ולא בהכרח בעלי תפקידים רלוונטיים) וכו’.

בנוסף, המונח מיוחס לפרויקטי מידע עסקי העושים שימוש בנתונים מרשתות חברתיות בכדי לאסוף מידע על בעלי עניין שונים (לדוגמא לקוחות) – Social Media Analytics.

Mobile & Location BI

בדומה ל- Social BI, המונח Mobile BI הנו בעל משמעות כפולה.

מחד, כלי BI המשמשים בפלטפורמת הסלולר כתשתית לשירותי BI –בעוד בעבר מנהלים בכירים לא היו משתמשים כבדים של ה- BI, עכשיו הדרישה לשירותי BI  במכשירים החכמים מובלת Top-Down, כלומר מההנהלה. הספקים – על כן – לא נחים על שמרם, גרטנר (יוני 2012) טען ששליש מכל פונקציות ה- BI יוכלו להיצרך דרך פלטפורמות סלולאריות, כבר בשנת 2013.

מנגד, הערך המוסף האמיתי של Mobile BI הוא להשתמש במידע שנאסף למכשירים החכמים של בעלי העניין השונים (לקוחות ,עובדים וכו’) לכדי תובנות שיובילו לערך עסקי אמיתי – פניה ממוקדת לקהל היעד הנכון, בזמן הנכון ובערוץ התקשורת הנכון, התייעלות וחסכון במשאבים ועוד.

איפה העתיד?

ניתן לראות את מגוון ההזדמנויות שמציע העידן החדש. שילוב הטרנדים של העידן החדש עם ה-BI מגיע בפנים רבות. שיפור תשתיות ה- BI, כך שיסייעו לבעלי התפקידים השונים בארגון, בהתאם לצורכיהם. וכמובן, ליצור אינטגרציה בין מקורות המידע הללו למקורות ניהול הידע הקלאסי ולקבל תובנות עמוקות יותר לצורך קבלת. כנראה שאינטגרציה זו יכולה להביא לערך העיקרי.

מאמר על השינוי שעובר עולם הבינה העסקית, במרכזו המעבר מהסתכלות על העבר, לחיזוי, והיכולת לנתח נתונים שנבחרים אד-הוק (on the fly) ללא הכנה ועיבוד מקדימים-

לקריאה לחץ כאן

"מאמר מהעולם: על יתרונות השימוש ב WIKI. מאמר המבוסס על מחקר אקדמי שביצעו דוקטורנטית (ליסה יאו) ופרופ' עמית (עופר ארזי- נשמע ישראלי) מבית ספר למנהל עסקים באלברטה. על פי הממצאים, השיתוף באמצעות ה- WIKI קל ונוח יותר משיתוף מסמכים וטכניקות אחרות שהיו מקובלות לניהול ידע, הן כי לא פורמלי, אך גם, כי מאפשר שיתוף של ידע דינאמי בצוותים ובין צוותים באופן שנוגע כל פעם בנושאים שונים ומקומות שונים.
יש לציין שלא כל ארגון יצליח לממש WIKI ועל הארגון נדרש להיות בעל תרבות המעודדת שיתוף ידע ולא עבודה ב SILOS.

לקריאה לחצו כאן

כנסים בארץ

שם האירוע: כנס ניהול הידע השנתי

מיקום האירוע: רמת אפעל

תאריכים: 06/03/2014

פרטים נוספים: לחצו כאן

שם האירוע: כנס האיכות 2014

מיקום האירוע: דיויד אינטרקונטיננטל, תל אביב

תאריכים: 18-20/11/2014

פרטים נוספים: לחצו כאן

כנסים בעולם

שם האירוע: KM Middle East 2014

מיקום האירוע: Dubai, United Arab Emirates 

תאריכים: 10-12/03/2014

פרטים נוספים: לחצו כאן

שם האירוע: KM Solutions Showcase - Conference & Expo

מיקום האירוע: Arlington, VA, United States

תאריכים: 27/03/2014

פרטים נוספים: קישור כבר לא קיים

בלוג מעניין בנושא ניהול ידע של ננסי דיקסון

והחודש, על הפרדוקס שבידע מרומז, חלק א'

לקריאה לחצו כאן

לצפיה בסרטונים לחץ כאן

זו סדרה של 3 סרטונים בנושא שימור ידע של פורשים מומחים

תקציר של התובנות שהועלו:

·         CARLA  מ- SHELL:

o        מיפוי הצרכים מבוצע בחצי יום מרוכז בו נוכחים יחד כל השותפים

o        יש לבצע תעדוף לנושאי הידע שיתועדו. מבוצע אל מול המנהלים בארגון

o        טכניקה לשימור ותיעוד הידע- דרך mind maps למיפוי אנשים ומיפוי ידע, זה מאפשר גמישות

o        תוצרים- הוזכרו מגוון כלים. לדוגמא, ה WIKI של SHELL כאחת הפלטפורמות.

o        יש להצדיק את הפרוייקט: לחפש ניצחונות מהירים, לנסות לכמת את ערך הידע, לטפל במקומות שם ברור הערך המוסף וכו'

o        ישנו תהליך דומה מקוצר לאנשים שעוברים תפקיד

·         SHAHARUDIN מסינגפור:

o        שתי שאלות מרכזיות המסייעות להעמקה והפקת הידע הסמוי, כאשר אנשים משתפים ידע:
1) איך?
2) למה?

·         ARSHAD  עושים שימוש בטכניקה של Knowledge Jam  לצורך שימור הידע

הספר Sharing Hidden Know-How: how managers solve thorny problems with the knowledge jam נכתב ע"י Katrina Pugh בשנת 2011. הוא מתאר את שיטת ה- Knowledge Jam שפותחה על ידה ועל ידי Nancy Dixon לשיתוף ידע סמוי באינטל, ומאוחר יותר הופץ לשימוש ברחבי ארצות הברית והעולם.

הספר כתוב מעט באריכות ופירוט מחד, אך מאידך כולל טיפים השימושיים לא רק להובלת תהליכי Knowledge Jam אם כי להנחיית קבוצות והעברת ידע בכלל.

מומלץ!

מהו Knowledge Jam

המונח Jam Session בא מתחום המוזיקה, ובפרט מתחום הג'ז. הכוונה למעין מופע חצי מאולתר, התכנסות או התקהלות של מספר נגנים יחדיו שאינו מתוכנן עד תום, אלא מתבסס על אלתור שיתפתח בו.

על בסיס מונח זה התפתחו מינוחים קרובים, דוגמת Innovation JAM  (חברת IBM) המתייחס למפגש גדול של אנשים רבים שמטרתו להצמיח חדשנות על סמך ההתקהלות והפורמט החצי מאולתר.

Knowledge Jam הוא רעיון על אותו בסיס שמטרתו לאפשר העברת ידע סמוי בארגון, על סמך מפגש מתוכנן ותוך שכך תכניו מתפתחים ואינם לחלוטין צפויים (מאולתרים).

כדי שארגון יצליח להעביר ידע סמוי במפגש, יתכן ואלתור תוך כדי הינו קונספט מתאים, אך נדרשת עבודת הכנה מדוקדקת, כמו גם לא מעט עבודה לאחר המפגש גופא.

Knowledge Jam הוא טכניקה להעברת ידע סמוי, שפתרונות ניהול ידע רגילים מתקשים בהשגתו:

הוא כולל היבטים של מפגש פנים אל פנים; Storytelling המייצרת סקרנות; עיבוד; ומעל הכל- ידע שעובר טרנספורמציה מההקשר בו נוצר להקשר חדש בו נדרש בארגון.

נכון יותר לכנותו תהליך, כאשר המפגש הינו אחד השלבים שבתהליך, השיא שבו.

לתהליך חמישה שלבים, שיפורטו בסעיפים הבאים:

1.       בחירה: בחירת הנושא/ים בהם מתמקדת העברת הידע

2.       תכנון: גיבוש רשימת השותפים; תכנון מפגשי ההכנה, ההעברה והסיכום; ותכנון הכלים המלווים; קיום מפגשי הכנה.

3.       העברת הידע: מפגש ה JAM עצמו.

4.       תיווך: עיבוד הידע עם מתווך (ממקבלי הידע), על מנת שיהיה בר שימוש בהקשר החדש בו נדרש.

5.       שימוש: השימוש המחודש בידע.

מדובר בתהליך המחבר תפיסות של איסוף מידע וידע; חשיבה מערכתית; ושיתופיות.

אנשים נרתעים משימוש בתיעוד, ומעדיפים את ההעברה האישית פנים אל פנים, גם בגלל האינטראקציה, אך לא פחות, בגלל היכולת לתרגם ולהתאים במשותף עם המעביר את הידע להקשר ולצורך.

שילוב דיסציפלינות אלו הוא המאפשר הצלחה במשימה שכל כך לא פשוטה- העברת הידע הסמוי והפיכתו לשמיש בהקשר החדש.

מובן שניתן להפעיל את השיטה בכל ארגון, גם בכאלו שאינם למטרות רווח.

בשורה התחתונה מדובר בהשקעה של בין 9-16 ימי עבודה כאשר 60-80% מתוכם מבוצעים על ידי מתכלל שיכול להיות גם יועץ, ואילו השקעת בעלי התפקיד בארגון נמוכה באופן יחסי.

מדובר בטכניקה שמבוססת על דיסציפלינות מוכרות של הרכשת ידע, שיתופיות ולמידה ארגונית, והיא אכן מממשת כל אלו בתוצאותיה.

חזרה

שלבי ה- JAM:
בחירה

שלב הבחירה עוסק, באופן טבעי, בבחירת נושא/י הידע המועברים.

בחירה זו אינה פשוטה, שכן יש למקד, מכל נושאי הידע בהם עוסק הארגון, היכן נראה שיש לארגון פוטנציאל מרבי מהפעלת תהליך אינטנסיבי זה. מעבר לשיקול מעשי זה, ישנו יתרון נוסף לעצם הבחירה. כאשר שלב זה נעשה באופן שיתופי, אלו שנטלו חלק בשלב ובבחירה חשים מחויבים יותר להמשך התהליך, וכך יגדל הסיכוי שיצליח.

השלב כולל שלושה תת שלבים:

1.       הכנת רשימת נושאים פוטנציאליים לתהליך ה JAM.

2.       תעדוף נושא/י הידע: בחירת הפרוייקט והצוותים הקשורים לפרוייקט זה.

3.       קבלת חסות הנהלה.

 

נושא טוב ייחשב כזה ש:

·         בעל השפעה (impact): העברת הידע בנושא תיתן ערך מוסף מיטבי בשיפור יעילות; בחדשנות; ובתמיכה ביכולת התחרותיות.

·         ישים (feasible): ישנה הערכה כי לא יהיה קשה מידי לחלץ את הידע בזמן התחום המוגדר.

תפקידי המנחה:

·         לימוד הכלי

·         תיאום ציפיות

·         ניהול הפוליטיקה הארגונית

·         הערכת נושאים לבחירה

·         תחזוקת פורטפוליו של נושאים אפשריים לעתיד.

חזרה

תכנון ה JAM דומה במידה מסוימת לתכנון פרוייקט בכל הנוגע למשימות, שותפים ולוחות זמנים.

עם זאת, היות ומדובר ב- JAM אירוע, במקרה זה שיח, הרי שיהיו בו מרכיבים מאולתרים ומתפתחים ולא ניתן או נכון לתכננו עד תום.

שלב התכנון כולל מספר תת שלבים:

1.       קביעת מוסרי הידע שהינם מומחי תוכן, מנהלי פרוייקטים או אנשי צוות בעלי ידע בתחום הנדרש; קביעת מתווכים לקבלת הידע;

במידת הצורך, קביעת מתאם המסייע למתכלל במשימות לוגיסטיות ונוספות.

2.       פגישות הכנה לקביעת תת הנושאים הספציפיים ורתימת השותפים לתהליך.

3.       תכנון מפגש ה JAM והכלים המלווים.

4.       תיאום ציפיות.

5.       היכרות מוקדמת של המתכלל עם עולם התוכן בנושא המועבר לפני ה JAM.

תפקידי המנחה:

·         ראיונות עם היוזמים והמתווך להגדרת השותפים ולהכנת ה JAM. הסכמה על קונספט נכון להעברת הידע

·         היערכות תוכנית למפגש ה JAM (טון, מיקוד, תבניות, סדר יום, Build-Up, קידום)

·         תחילת תיעוד ידע שנצבר כבר בשלב התכנון

·         היערכות טכנית / לוגיסטית למפגש ה JAM

התכנון הינו חלק משמעותי בהצלחת התהליך כולו.

מפגש ה -JAM

מפגש ה JAM הינו כמובן שיאו של התהליך. על פי רוב יארך בין שעה וחצי לשעתיים ויתנהל כפגישה פיזית או כמפגש וירטואלי.

(טיפ: במקרים בהם מתנהל באופן וירטואלי, מומלץ שהמשתתפים יתכנסו יחדיו כל תת קבוצה במקום משותף.

מבנה המפגש:

1.       פתיחה: סדר יום, כללי עבודה, הגדרת הנושא.

2.       שיח. לכל נושא: הצגת הנושא; שיח והערות ; סיכום ומשמעויות.

תוך שכך- רישום נושאים נוספים שעלו שמצדיקים חשיבה/דיון נפרדים (parking lots).

3.       סיכום.

תפקידי המנחה:

·         הצתה חיובית של המשתתפים

·         הבטחת שפה אחידה

·         תיעוד תוך כדי תוך המפגש תוך שימוש בתבניות והקרנה לנוכחים את תוכן התיעוד הנבנה

·         הכוונת הדיון: כיוון הדוברים להעמקת ההצגה וירידה לעומק הבעיות/ רציונאל לקבלת החלטות בדרך;  sense making

·         הנעת אנשים להקשבה, לשאלות ושיח

·         סיכומי ביניים; סיכום

גורמי הצלחה כדי שהשיח יתפתח והתובנות העולות ממנו תהיינה משמעותיות:

·         הקפדה על כללי העבודה שהוגדרו (דוגמת ה parking lot); הקפדה על סדר היום והזמנים

·         פתיחות ושקיפות: כתיבת התכנים המרכזיים המועלים תוך כדי השיח והקרנתם לשותפים; הימנעות ממסקנות פזיזות; הימנעות ממגננות וקבלת ביקורת; חשיבה מערכתית

·         מגוון אנשים בהיבטים שונים: תפקיד, פרספקטיבה, היררכיה ועוד.

·         שיח: הקשבה; כבוד; שיקוף קולות הדוברים השונים; השהיית ביקורת ותגובות כדי לאפשר פיתוח רעיונות וחשיבה כוללת מערכתית.

עיבוד הידע ותיווכו
עם סיום המפגש לא הסתיים תהליך ה JAM.

המתכלל ממשיך לעבוד עם מתווך הידע כדי לעבד את הידע שנלמד ולכוונו לצרכים החדשים. שלב עיבוד הידע מתחיל באופן לא פורמאלי כבר במפגש ה JAM  עצמו, אולם זה אינו מספק.

שלב העיבוד והתיווך כולל מספר מרכיבים:

1.       הרחבת הסיכום משלב המפגש; תרגום להקשר החדש ותיעוד הידע

2.       פרסום התכנים בערוצי השיתופיות הארגוניים.

3.       קיום שיחות עם צוותי פרוייקטים ובעל עניין

4.       שילוב הידע בתהליכי עבודה, הנחיות, הדרכות ועוד

תפקידי המנחה:

·         הכוונת הידע (יתכן גם לגורמים נוספים מאלו שהיו במיקוד ה JAM מלכתחילה)

·         סיוע להרחבת הידע, פרסומו ותקשורו

·         במידת הצורך: סיוע לניהול השינוי בקרב מקבלי הידע

תהליך העיבוד ותרגום להקשר החדש אינו טריוויאלי כלל ועיקר ובחלק מהמקרים מצריך שיחות נוספות עם בעלי הידע שמסרו אותו.

השימוש בידע

השימוש בידע מחדש מתחיל כאשר המשתמש נתקל בו, במקרה או באופן מתוכנן:

·         במאגר ידע

·         במדיה החברתית

·         באתר שיתופיות.

יחד עם השימוש בידע, מומלץ למדוד את רמת/היקף השימוש על מנת לקבל הערכה לגבי ה ROI של התהליך כולו.

תפקידי המנחה:

·         דוגמא לשימוש חוזר; הדגמת שימוש בידע של תהליכי JAM קודמים

·         מדידה

·         דיווח חוזר לשותפים על השימוש בידע.

טיפים להצלחה:

המנחה/ המוביל

חזרה

מתווך הידע
לא קל לאנשים לקרוא תיעוד; תפקיד המתווך הינו להתאים את הידע הנלמד לצורכי הקבוצה המקבלת והקשריה.

·         מתווך טוב:

o        מייצג צורך ומשתמשים

o        מעבד את הידע ומשפר את פוטנציאל השימוש החוזר בו בהקשר המשתמשים אותם מייצג

o        מעביר את התוכן למשתמשים (בעל פה ובאמצעי שיתופיות)

o        משמש כסוכן שינוי

o        מקדם את השימוש החוזר בידע, תוך מתן דוגמא אישית.

לסיכום:

תהליך ה JAM הוא אולי יותר מורכב ממה שהיה ניתן להעריך מהכרת השם בלבד.

עם זאת, יחסית לפעילויות ניהול ידע אחרות, מדובר בהשקעות ממוקדות, תחומות, ובעלות ערך רב. יש למכור את הרעיון בארגון תוך המחשת היתרונות וה ROI. מהדוגמאות הרבות המגוונות המצוינות בספר, בהחלט יש שימושים בעולמות תוכן רבים. מומלץ לנסות!