הספר Sharing Hidden Know-How: how managers solve thorny problems with the knowledge jam נכתב ע"י Katrina Pugh בשנת 2011. הוא מתאר את שיטת ה- Knowledge Jam שפותחה על ידה ועל ידי Nancy Dixon לשיתוף ידע סמוי באינטל, ומאוחר יותר הופץ לשימוש ברחבי ארצות הברית והעולם.
הספר כתוב מעט באריכות ופירוט מחד, אך מאידך כולל טיפים השימושיים לא רק להובלת תהליכי Knowledge Jam אם כי להנחיית קבוצות והעברת ידע בכלל.
מומלץ!
מהו Knowledge Jam
המונח Jam Session בא מתחום המוזיקה, ובפרט מתחום הג'ז. הכוונה למעין מופע חצי מאולתר, התכנסות או התקהלות של מספר נגנים יחדיו שאינו מתוכנן עד תום, אלא מתבסס על אלתור שיתפתח בו.
על בסיס מונח זה התפתחו מינוחים קרובים, דוגמת Innovation JAM (חברת IBM) המתייחס למפגש גדול של אנשים רבים שמטרתו להצמיח חדשנות על סמך ההתקהלות והפורמט החצי מאולתר.
Knowledge Jam הוא רעיון על אותו בסיס שמטרתו לאפשר העברת ידע סמוי בארגון, על סמך מפגש מתוכנן ותוך שכך תכניו מתפתחים ואינם לחלוטין צפויים (מאולתרים).
כדי שארגון יצליח להעביר ידע סמוי במפגש, יתכן ואלתור תוך כדי הינו קונספט מתאים, אך נדרשת עבודת הכנה מדוקדקת, כמו גם לא מעט עבודה לאחר המפגש גופא.
Knowledge Jam הוא טכניקה להעברת ידע סמוי, שפתרונות ניהול ידע רגילים מתקשים בהשגתו:
הוא כולל היבטים של מפגש פנים אל פנים; Storytelling המייצרת סקרנות; עיבוד; ומעל הכל- ידע שעובר טרנספורמציה מההקשר בו נוצר להקשר חדש בו נדרש בארגון.
נכון יותר לכנותו תהליך, כאשר המפגש הינו אחד השלבים שבתהליך, השיא שבו.
לתהליך חמישה שלבים, שיפורטו בסעיפים הבאים:
1. בחירה: בחירת הנושא/ים בהם מתמקדת העברת הידע
2. תכנון: גיבוש רשימת השותפים; תכנון מפגשי ההכנה, ההעברה והסיכום; ותכנון הכלים המלווים; קיום מפגשי הכנה.
3. העברת הידע: מפגש ה JAM עצמו.
4. תיווך: עיבוד הידע עם מתווך (ממקבלי הידע), על מנת שיהיה בר שימוש בהקשר החדש בו נדרש.
5. שימוש: השימוש המחודש בידע.
מדובר בתהליך המחבר תפיסות של איסוף מידע וידע; חשיבה מערכתית; ושיתופיות.
אנשים נרתעים משימוש בתיעוד, ומעדיפים את ההעברה האישית פנים אל פנים, גם בגלל האינטראקציה, אך לא פחות, בגלל היכולת לתרגם ולהתאים במשותף עם המעביר את הידע להקשר ולצורך.
שילוב דיסציפלינות אלו הוא המאפשר הצלחה במשימה שכל כך לא פשוטה- העברת הידע הסמוי והפיכתו לשמיש בהקשר החדש.
מובן שניתן להפעיל את השיטה בכל ארגון, גם בכאלו שאינם למטרות רווח.
בשורה התחתונה מדובר בהשקעה של בין 9-16 ימי עבודה כאשר 60-80% מתוכם מבוצעים על ידי מתכלל שיכול להיות גם יועץ, ואילו השקעת בעלי התפקיד בארגון נמוכה באופן יחסי.
מדובר בטכניקה שמבוססת על דיסציפלינות מוכרות של הרכשת ידע, שיתופיות ולמידה ארגונית, והיא אכן מממשת כל אלו בתוצאותיה.
חזרה
שלבי ה- JAM:
בחירה
שלב הבחירה עוסק, באופן טבעי, בבחירת נושא/י הידע המועברים.
בחירה זו אינה פשוטה, שכן יש למקד, מכל נושאי הידע בהם עוסק הארגון, היכן נראה שיש לארגון פוטנציאל מרבי מהפעלת תהליך אינטנסיבי זה. מעבר לשיקול מעשי זה, ישנו יתרון נוסף לעצם הבחירה. כאשר שלב זה נעשה באופן שיתופי, אלו שנטלו חלק בשלב ובבחירה חשים מחויבים יותר להמשך התהליך, וכך יגדל הסיכוי שיצליח.
השלב כולל שלושה תת שלבים:
1. הכנת רשימת נושאים פוטנציאליים לתהליך ה JAM.
2. תעדוף נושא/י הידע: בחירת הפרוייקט והצוותים הקשורים לפרוייקט זה.
3. קבלת חסות הנהלה.
נושא טוב ייחשב כזה ש:
· בעל השפעה (impact): העברת הידע בנושא תיתן ערך מוסף מיטבי בשיפור יעילות; בחדשנות; ובתמיכה ביכולת התחרותיות.
· ישים (feasible): ישנה הערכה כי לא יהיה קשה מידי לחלץ את הידע בזמן התחום המוגדר.
תפקידי המנחה:
· לימוד הכלי
· תיאום ציפיות
· ניהול הפוליטיקה הארגונית
· הערכת נושאים לבחירה
· תחזוקת פורטפוליו של נושאים אפשריים לעתיד.
חזרה
תכנון
תכנון ה JAM דומה במידה מסוימת לתכנון פרוייקט בכל הנוגע למשימות, שותפים ולוחות זמנים.
עם זאת, היות ומדובר ב- JAM אירוע, במקרה זה שיח, הרי שיהיו בו מרכיבים מאולתרים ומתפתחים ולא ניתן או נכון לתכננו עד תום.
שלב התכנון כולל מספר תת שלבים:
1. קביעת מוסרי הידע שהינם מומחי תוכן, מנהלי פרוייקטים או אנשי צוות בעלי ידע בתחום הנדרש; קביעת מתווכים לקבלת הידע;
במידת הצורך, קביעת מתאם המסייע למתכלל במשימות לוגיסטיות ונוספות.
2. פגישות הכנה לקביעת תת הנושאים הספציפיים ורתימת השותפים לתהליך.
3. תכנון מפגש ה JAM והכלים המלווים.
4. תיאום ציפיות.
5. היכרות מוקדמת של המתכלל עם עולם התוכן בנושא המועבר לפני ה JAM.
תפקידי המנחה:
· ראיונות עם היוזמים והמתווך להגדרת השותפים ולהכנת ה JAM. הסכמה על קונספט נכון להעברת הידע
· היערכות תוכנית למפגש ה JAM (טון, מיקוד, תבניות, סדר יום, Build-Up, קידום)
· תחילת תיעוד ידע שנצבר כבר בשלב התכנון
· היערכות טכנית / לוגיסטית למפגש ה JAM
התכנון הינו חלק משמעותי בהצלחת התהליך כולו.
חזרה
מפגש ה -JAM
מפגש ה JAM הינו כמובן שיאו של התהליך. על פי רוב יארך בין שעה וחצי לשעתיים ויתנהל כפגישה פיזית או כמפגש וירטואלי.
(טיפ: במקרים בהם מתנהל באופן וירטואלי, מומלץ שהמשתתפים יתכנסו יחדיו כל תת קבוצה במקום משותף.
מבנה המפגש:
1. פתיחה: סדר יום, כללי עבודה, הגדרת הנושא.
2. שיח. לכל נושא: הצגת הנושא; שיח והערות ; סיכום ומשמעויות.
תוך שכך- רישום נושאים נוספים שעלו שמצדיקים חשיבה/דיון נפרדים (parking lots).
3. סיכום.
תפקידי המנחה:
· הצתה חיובית של המשתתפים
· הבטחת שפה אחידה
· תיעוד תוך כדי תוך המפגש תוך שימוש בתבניות והקרנה לנוכחים את תוכן התיעוד הנבנה
· הכוונת הדיון: כיוון הדוברים להעמקת ההצגה וירידה לעומק הבעיות/ רציונאל לקבלת החלטות בדרך; sense making
· הנעת אנשים להקשבה, לשאלות ושיח
· סיכומי ביניים; סיכום
גורמי הצלחה כדי שהשיח יתפתח והתובנות העולות ממנו תהיינה משמעותיות:
· הקפדה על כללי העבודה שהוגדרו (דוגמת ה parking lot); הקפדה על סדר היום והזמנים
· פתיחות ושקיפות: כתיבת התכנים המרכזיים המועלים תוך כדי השיח והקרנתם לשותפים; הימנעות ממסקנות פזיזות; הימנעות ממגננות וקבלת ביקורת; חשיבה מערכתית
· מגוון אנשים בהיבטים שונים: תפקיד, פרספקטיבה, היררכיה ועוד.
· שיח: הקשבה; כבוד; שיקוף קולות הדוברים השונים; השהיית ביקורת ותגובות כדי לאפשר פיתוח רעיונות וחשיבה כוללת מערכתית.
חזרה
עיבוד הידע ותיווכו
עם סיום המפגש לא הסתיים תהליך ה JAM.
המתכלל ממשיך לעבוד עם מתווך הידע כדי לעבד את הידע שנלמד ולכוונו לצרכים החדשים. שלב עיבוד הידע מתחיל באופן לא פורמאלי כבר במפגש ה JAM עצמו, אולם זה אינו מספק.
שלב העיבוד והתיווך כולל מספר מרכיבים:
1. הרחבת הסיכום משלב המפגש; תרגום להקשר החדש ותיעוד הידע
2. פרסום התכנים בערוצי השיתופיות הארגוניים.
3. קיום שיחות עם צוותי פרוייקטים ובעל עניין
4. שילוב הידע בתהליכי עבודה, הנחיות, הדרכות ועוד
תפקידי המנחה:
· הכוונת הידע (יתכן גם לגורמים נוספים מאלו שהיו במיקוד ה JAM מלכתחילה)
· סיוע להרחבת הידע, פרסומו ותקשורו
· במידת הצורך: סיוע לניהול השינוי בקרב מקבלי הידע
תהליך העיבוד ותרגום להקשר החדש אינו טריוויאלי כלל ועיקר ובחלק מהמקרים מצריך שיחות נוספות עם בעלי הידע שמסרו אותו.
חזרה
השימוש בידע
השימוש בידע מחדש מתחיל כאשר המשתמש נתקל בו, במקרה או באופן מתוכנן:
· במאגר ידע
· במדיה החברתית
· באתר שיתופיות.
יחד עם השימוש בידע, מומלץ למדוד את רמת/היקף השימוש על מנת לקבל הערכה לגבי ה ROI של התהליך כולו.
תפקידי המנחה:
· דוגמא לשימוש חוזר; הדגמת שימוש בידע של תהליכי JAM קודמים
· מדידה
· דיווח חוזר לשותפים על השימוש בידע.
חזרה
טיפים להצלחה:
המנחה/ המוביל
ישנה סוגיה האם המנחה נכון שיהיה פנים ארגוני או חיצוני.
יש צדדים לכאן ולכאן ואין עדיפות מוחלטת. חשוב שיכיר את הארגון, יכיר את המתודה, וידע להוביל בהתאם לתפקידים הפורמאליים והלא פורמאליים שהוגדרו לעיל.
טיפים להצלחה:
· תפקיד המנחה לא רק להוביל את התהליך אם כי לכוונו ולייצר כימיה ברמה של כל שלב ושיחה
· תפקיד המנחה להאיר נקודות עיוורון ולכוון להשלים חלקי פאזל חסרים
· תפקיד ההנחיה מחייב חוזק אישי של המנחה, יכולת שיתופיות, הובלה תוך סקרון האנשים והנעתם.
חזרה
מתווך הידע
לא קל לאנשים לקרוא תיעוד; תפקיד המתווך הינו להתאים את הידע הנלמד לצורכי הקבוצה המקבלת והקשריה.
· מתווך טוב:
o מייצג צורך ומשתמשים
o מעבד את הידע ומשפר את פוטנציאל השימוש החוזר בו בהקשר המשתמשים אותם מייצג
o מעביר את התוכן למשתמשים (בעל פה ובאמצעי שיתופיות)
o משמש כסוכן שינוי
o מקדם את השימוש החוזר בידע, תוך מתן דוגמא אישית.
חזרה
לסיכום:
תהליך ה JAM הוא אולי יותר מורכב ממה שהיה ניתן להעריך מהכרת השם בלבד.
עם זאת, יחסית לפעילויות ניהול ידע אחרות, מדובר בהשקעות ממוקדות, תחומות, ובעלות ערך רב. יש למכור את הרעיון בארגון תוך המחשת היתרונות וה ROI. מהדוגמאות הרבות המגוונות המצוינות בספר, בהחלט יש שימושים בעולמות תוכן רבים. מומלץ לנסות!