כמידי שנה, ערכה גם השנה חברת KMWORLD את הסקר "מאה חברות בעלות ההשפעה הגדולה ביותר בתחום ניהול הידע".

הרשימה נבנתה על פי מקצוענים בתחום, אנליסטים, תיאורטיקנים, ספקים, וכמובן - נציגי החברות.

מבין 100 החברות הזוכות, בחרנו לשתף אתכם במוצרים המוכרים לכם הנמכרים בארץ בתחום ניהול הידע. רשימה זו מהווה גם רשימה מעשית עבורכם, בבואכם לרכוש מוצרי ניהול ידע בנושאים השונים:

סליחה אם שכחנו מישהו, ולהתראות בסיכום שנה הבאה.

החודש החלה ROM בפעילות שיתוף ידע חדשה- "ארגונים משתפים ידע".

בדומה למעבר משיחות אחד על אחד, במסדרון, בטלפון וב- MAIL, לשיח משותף בקהילה, בחרנו לקדם פעילות של מפגשים משותפים, בהם לקוח אחד, מציג לקבוצה נרחבת של לקוחות ושותפים את פתרונות ניהול הידע שאצלו.

במסגרת פעילות זו, אירח בנק הפועלים ב- 14/3/07 את המפגש הראשון. התארחה קבוצה של כ- 20 מנהלים מארגונים שונים, ביניהם טבע, מפעלי ים המלח, עירית חולון, נ.ת.ע ועוד.

ניצחו על הביקור, קובי פרידמן מנהל הפורטל, ונעמה הלוי, סגניתו (יועצת רום). הביקור כלל הצגה של פעילות הפורטל הארגוני ופורטלים מקצועיים נלווים, המוקמים בשנתיים האחרונות בבנק על ידם, בעזרת צוות של כ- 12 איש. כל זאת, תוך מענה לשאלות והתלבטויות של הארגונים האחרים.

תודה גדולה לקובי פרידמן ואנשי בנק פועלים, על הכנסת האורחים ושיתוף הפעולה.

במידה ומי מהקוראים מבקש לארח בארגונו קבוצת לקוחות מתעניינים, נשמח להוות גורם מקשר. והנכם מוזמנים לפנות אלינו.

להתראות במפגשים הבאים.

ההרשמה לקורס "לדעת יותר" מבית ROM Knowledgeware בעיצומה.

הקורס, בהיקף של 40 שעות לימוד, יתקיים במתכונת של 5 מפגשים חד שבועיים בין התאריכים18/4/07 ל-16/5/07.

במהלך הקורס אנו שמים דגש על מתן כלים יישומיים ומציעים היכרות מעמיקה עם פיתרונות בתחום ניהול הידע. בין הנושאים הנלמדים בקורס:

·         אתרים ופורטלים

·         קהילות ידע

·         ניהול לקחים

·         ארגון תכנים

לבוגרי הקורס תוצע פגישת ייעוץ חינם בתום הקורס, לבחינת יישום הנושאים שנלמדו בארגונם.

הקורס מותאם למנהלי ידע, לכל מי שעוסק בתחום ולכל מי שמעוניין להתמחות בתחום.

לטופס הרשמה לקורס לחצו כאן

חשדנות זו של אנשי ה IT כלפי טכנולוגיית Web 2.0 קטנה בהרבה כאשר מדובר בתקשורת חוץ ארגונית (תקשורת עם לקוחות הארגון). ניתן אף להצביע על מגמה ברורה: חברות מגלות נכונות רבה יותר להתנסות בטכנולוגיית ה Web 2.0 בסביבה החוץ ארגונית. נכונות זו נובעת בראש ובראשונה מהסיבה שאבטחת המידע הדרושה לתקשורת זו פשוטה יותר ומחמירה הרבה פחות בהשוואה לתקשורת פנים ארגונית. כמו כן מידת הזהירות הנחוצה לגבי איכות התוצרים של טכנולוגיות אלה בתקשורת החוץ ארגונית נמוכה יותר אף היא. בסביבה העסקית הפנים ארגונית קיימות כבר זמן רב תוכנות ניהול ושיתוף ידע המיוצרות בסטנדרטים מחמירים ע"י חברות התוכנה המובילות בשוק ועולות ממון רב. הכנסה של אפליקציות ווביות זולות, או אף חינמיות, אשר פותחו ע"י חברות חדשות, עשויה להצטייר כחוסר אחריות. סיבה נוספת לכך שטכנולוגיות ה Web 2.0 מפותחות יותר בתקשורת החוץ ארגונית הינה תחרות עסקית. לחצי השוק התחרותי המופעלים על חברות והחשש מההשלכות העלולות להיגרם כתוצאה פיגור מאחורי המתחרים, מביאים לכך שהכלים מטכנולוגיות הWeb 2.0 המופנים כלפי חוץ מתפתחים בצורה מהירה וחדשנית יותר. התחרות בתחום ה IT הפנים ארגוני לוחצת הרבה פחות ולמעשה כמעט ואינה קיימת. בנוסף, להכנסה של הטכנולוגיות הנ"ל לארגון עצמו מתלווה החשש מפני שינוי ארגוני והצורך לחנך אנשים לצורות עבודה חדשות. חשש זה אינו קיים כאשר מדובר בשימוש בטכנולוגיות הנ"ל בתקשורת החוץ ארגונית.

חששות אלה כלפי הכנסת טכנולוגיות ה-Web 2.0 לתקשורת הפנים ארגונית אינם חסרי בסיס. שינוי תרבות בעבודה הינו תהליך ארוך וקשה וטעויות אכן עולות ביוקר (ועלולות אף לעלות במקום העבודה). יחד עם זאת חשוב להבין את היתרונות והפוטנציאל הטמון בטכנולוגיות ה-Web 2.0 עבור הארגון בהקשר של ניהול ידע. להלן רק מספר קטן מתוך היתרונות הרבים הנוספים הקיימים:

1.המשתמש הוא המייצר את התוכן עובדה זו, אשר הינה המאפיין העיקרי של טכנולוגיות ה-Web 2.0, טומנת בחובה יתרון רב עבור הארגון שכן זוהי דרך לניהול ידע מוכוון משתמש, חי ומעודכן ובכמויות רבות. כל זאת בהשקעה של משאבים מצומצמים בהרבה בהשוואה לכלים המסורתיים לניהול ידע העומדים בפני הארגון. ניקח לדוגמא אתרי Wiki למיניהם. העובדים הם היוצרים, על פי הצרכים שלהם, את הידע הנאגר באתרים. הידע המצטבר מוכתב מהצרכים האמיתיים של העובדים, (שכן לפחות ברוב המקרים, עובד לא יטרח לכתוב על נושא שאין לו בו צורך). בנוסף, סביב הנושאים המעסיקים את העובדים יתבצעו כניסות רבות ויתפתח שיח אשר יהיה מותאם לצרכי המשתמשים ויעודכן ויפותח באופן שותף.

2.נגישות לחיפוש מידע היות המשתמש יוצר התוכן מהווה יתרון עבור הארגון גם מכיוון שהוא מרחיב את מבנה חיפוש המידע ההיררכי הקיים בחברות ומאפשר יצירת קשר ישיר בין צרכני מידע לציבור המחזיק בידע באופן שעוקף את מבנה היררכיית התפקידים בחברה, את החלוקה למחלקות, לדיסציפלינות ולמיקום גיאוגרפי שונה. שירותים כמו http://answers.yahoo.com ו- http://answers.google.com/answers (אשר כבר אינו פעיל), מאפשרים לכל אחד לשאול כל שאלה שהיא ולתת לה תג מחיר. אנשים מכל העולם יכולים לענות על השאלה. באופן דומה מנהל בחברה הנזקק לידע יכול לפנות לראש התחום הרלוונטי שייתן לו מענה, או להפיץ את השאלה ברחבי החברה ולקיים דיאלוג ישיר עם העובדים המחזיקים במידע או בדעות רלוונטיות.

3.Mash up. האפשרות לשלב מגוון שירותי רשת מבוססי ידע וליצור אפליקציות חדשות מותאמות אישית, טומנת בחובה פוטנציאל רב עבור הארגון לא רק מפני שהיא זולה בהרבה מהקיים בתעשיית ה-IT המסורתית, אלא גם ובעיקר מעצם מעובדת היותה מוכוונות לצרכי המשתמש ומהאופן השיתופי באמצעותו היא נבנית. עובד העומד בפני פרויקט חדש לדוגמא, יכול בזמן קצר מאוד ובקלות רבה ליצור לעצמו את כל האפליקציות הדרושות לו לצורך הפרויקט. אין עוד צורך במעורבות של גורמים נוספים (מנהל, מנהל ידע, איש IT) אשר יתכננו ויעצבו אפליקציות שונות ומורכבות ויקרות, על בסיס מה שהם חושבים שהעובד יצטרך לצורך הפרויקט. אותו עובד אשר יצר לעצמו את דף האפליקציות הדרושות לו יכול לשתף בהו שותפים לפרויקט, לקבל את תגובותיהם וכך ולייעל ולשכלל את הדף אף יותר.

לסיכום, ניתן לומר כי טכנולוגיות ה-Web 2.0 טומנות בחובן יתרונות רבים עבור ארגונים בהקשר של ניהול הידע הפנים ארגוני. אך ניראה כי פוטנציאל זה עדיין ראשוני ולפני שכלים אלו יהפכו לכלים סטנדרטיים לניהול ידע עליהם לעבור ליטוש נוסף ועל פתרונות בסוגיות של איכות המידע וארגונו להיבנות. חשוב מכך, על פתרונות אשר ישביעו את רצונם של אנשי ה-IT לסוגיות אבטחת המידע והרשאות להימצא. זאת בכדי שאלו יגבירו את קצב הכנסתן של טכנולוגיות אלו לארגונם. חברות רבות ברחבי העולם מנסות להתמודד עם סוגיות אבטחת המידע ועמלות על פיתוח אפליקציות ארגוניות מבוססות מנגנוני הרשאה ובטיחות. ימים יגידו האם פתרונות אלה יהיו מספקים דיים עבור אנשי ה-IT והאם נתרגל לראות את טכנולוגיות ה-Web 2.0 בארגוננו.

בעולם ניהול הידע אנו נוהגים להזכיר את שמותיהם של Nonaka, Davenport, Prusak, David  ו- Snowden. ספרם של קוליסון ופרסל, שני עמיתים שעבדו יחד בצוות ניהול הידע ב- British Petrol (BP), בהחלט ראוי לעיון וקריאה מעמיקים, למרות האנונימיות של המחברים. השניים מתארים אוסף מתודולוגיות מעשיות ביותר לנהל ידע, בספר שכתוב וערוך באופן מאד נעים ונח לקריאה, מלווה דוגמאות מחייהם ועבודתם ב-BP, כמו גם מארגונים נוספים, חלקם כבר במהדורה הראשונה, ואחרים נוספו במהדורה השנייה שיצאה ב-2004. תוך כדי קריאת הספר פורשים השניים את משנתם ואמונותיהם לגבי המינון בין פיתוח ידע חדש לשיתוף ידע קיים, העיסוק בניהול בעלי הידע לעומת העיסוק בניהול פריטי הידע ועוד. במאמר זה נתאר את המתודולוגיות, ונתעכב על אלו שזיהינו בהן פן ייחודי, באופן המימוש המוצע. אנו ממליצים בחום על קריאת הספר המלא הכולל מעבר לתיאור השיטות, הרבה טיפים והדגמות מחיי המעשה.

להלן מספר הצצות לנושאים המוצגים בתוך הספר:

קוליסון ופרסל משתפים אותנו בשבעה כללים מעשיים בהם עשו שימוש לניהול הידע ב-BP. בסיכום זה מובא תקציר בלבד. בספר, כמו גם ב- CD הנלווה, ישנו חומר רב ערך נוסף השופך אור על אופן היישום:

סיכום

ניהול ידע הנו תחום לא טריוויאלי. קשה להיכנס לקבוצה חדשה ולהתחיל לנהל שם ידע, קשה לא פחות, לדעת "לשחרר" ולעזוב את היחידה, תוך העברת אחריות ניהול הידע אליה.

מרבית מהכלים לניהול ידע, שהוצגו בספר זה, מוכרים, לפחות באופן חלקי. ועם זאת, יש פה חידושים, חלקם אנו מיישמים כבר בהצלחה בחלק מהארגונים. מה שחשוב פה, לא פחות מתיאור הכלים, הנם הטיפים הקטנים לאופן יישומם. מקצתם צירפנו כאן, אך בהחלט מומלץ לקרוא את הספר במלואו. מומלץ לשים לב למודל ההוליסטי המאפשר שילוב של כלים לניהול פריטי הידע יחד עם כלים לניהול בעלי הידע והקשר ביניהם.

לא בכדי על המהללים את הספר נמנים אנשי רוח ואנשי מעשה מהידועים ביותר בתחום ניהול הידע, החל מפיטר סנג'י ("הארגון הלומד"), דרך סטיב בלמר (Microsoft), לארי פרוסק ורבים טובים אחרים.

אנחנו יכולים, ממקומנו הצנוע, רק להצטרף לרשימת המהללים המכובדה. קריאה מהנה!

הרבה פעמים ציינו בעבר כי ניהול ידע הוא אמצעי להשגת תועלות עסקיות וודאי לא המטרה בפני עצמה. בטיפ זה אתרגם את מושג התועלות העסקיות ואת הכלים שייסעו בידנו לעשות בהם שימוש בתהליך ניהול הידע.

שימוש בתועלות ליצירת מחויבות

גם לאחר שהגדרנו חשוב לנו לשמוע את בעלי התפקידים בתחום התוכן  (מובילי הידע, מומחי התוכן)

בעת הכשרתם נבקש מכל אחד להגדיר מהם אתגרי הידע עימם הם מתמודדים:

סודיות, ידע ככוח, המצאת הגלגל, חוסר אחידות,טעויות חוזרות

לאחר שהגדירו את האתגרים נבקשם להגדיר כיצד אזורי התוכן שבאחריותם ייסיעו בהתמודדות עם האתגרים.

הרציונאל: התמודדות המומחים עם שאלות אלו, עוזרות להם להיות מכוונים למטרות העסקיות שלהם, אך חזק מכך, כאשר הם בעצמם מגידרים את התועלת זה משריש בקרבם שהפתרון אכן ייסיע להם, ושיש בו תועלת. מדהים לראות כיצד בכל פעם שהפעלתי מנגנון זה, השגתי רתימה ומחויבות אפילו של המתנגדים הגדולים,לפתע הם עוברים לצד השני, לצד המרוויח והמחויב.

קרוב למועד השקת האתר נקיים מפגש " Kick Off" שמטרותיו:

o       העלאת המוטיבציה בקרב ה"עוסקים במלאכה" ע"י נאום פתיחה של מנהל בכיר, חלוקת שי צנוע  הצגת התוצר באופן שיצור גאווה

o       "הידוק חגורות" לפני ההשקה במסגרתו חזרה על תהליכי עבודה שהגדרנו (הפסקת הפצת מידע בערוצים מסורתיים, רענון התכנים, מענה למשובים וכו')

בדר"כ  אנו חוטאים ונותנים למנהל האתר להציגו, אך כך אנו מפספים הזדמנות פז ליצירת מחויבות בקרב השותפים. לכן במקום זאת נבקש מכל אחד מבעלי התפקידים להציג בעצמו את העשייה (מגבילים ל -X דקות ובכך יוצרים הבנה שהזמנות לקבל "במה" היא משהו שכדאי לחבק בשתי ידיים )

במהלך הצגת תחומי התוכן נבקש מכל אחד להתייחס ל: דרך אפיון הצורך, לתועלות העסקיות (מפיצים להם את תיעוד התועלות שהגדירו בשלב ההכרשה) , הצגת התוצר.

ואם בתועלות עסקינן, אסכם בכך שמקווה כי הטיפ יביא לכולכם תועלת רבה בעשייה הברוכה.

המילה Dashboard הפכה למונח השגור בפי כל מי שעוסק בהצגת מידע, אבל האם אנו באמת יודעים על מה מדובר?

למונח קיימים לפחות שני פירושים המתקשרים לעולם המחשוב- הראשון מתייחס לעיצוב החזותי ולממשק דרכו משתמשים חווים את פתרון ניהול הידע הנבחר (להזכירכם, ממשק הפורטל הראשון של ה- Sharepoint נקרא לפני שש שנים Dashboard ורק מאוחר יותר נולדו ה-Tahoma וה-Sharepoint). הפירוש השני נוגע לחיווי גראפי המציג נתונים ארגוניים מעובדים ועדכניים. אם כן, כשאומרים Dashboard בהקשר של ניהול ידע, למה מתכוונים?

לרוב הכוונה היא למחוון המציג באופן ויזואלי ומתוחכם מידע ארגוני חיוני במבט חטוף, עם יכולת לבחון בצורה מעמיקה יותר את הנתונים. ה- Dashboard מנגיש מידע עדכני אשר מעניין את העובדים והמנהלים. שנים רבות היוו פתרונות אלו חלק מחבילות ה-Business Intelligence) BI) אך רק עם הפיכתו של הפורטל לכלי פופולארי, קיבל הנושא תנופה וכיום הנו כלי מרכזי המאפשר ניהול אפקטיבי על פי חיווי לאירועים חריגים.

לדוגמא, מחוון עשוי לאפשר למשתמשים לצפות בהתקדמות פרויקט מרכזי על בסיס יומי, הצגה השומרת את כלל עובדי החברה "בתמונה" וממוקדים ביעדים. בצורה זו כולם מיודעים על מצב הפרויקט, השקיפות גדלה ועימה שביעות הרצון.

מעבר להיותם של המחוונים ויזואליים וצבעוניים, יש למחוונים שתי יכולות מרכזיות אשר הופכות אותם לאטרקטיביים בעיני משתמשים- התמקדות והתאמה:

-          התמקדות (Drill-Down) אפשרות להצגת מידע מורחב לגבי הנתונים שעומדים בבסיס המחוון. ניתן לחשוף את תוצאות הנוסחא, אופן החישוב ועוד, כל זה תלוי במידת הפירוט שמנהל המערכת מעוניין לחשוף למשתמשים ובערך המוסף של המידע.

-          התאמה (פרסונליזציה)-  מאפשרת לכל משתמש להציג את המידע שמעניין אותו באופן שמקל על עובדי החברה לאמץ את מערכת המידע כמתאימה לצרכיהם.

כאמור, מאפיינים אלו מעלים את האטרקטיביות של המערכת בעיני המשתמשים, כיוון שהם רואים אותה ככלי מסייע לעבודתם.

יתרונות הצגת נתונים באמצעות Dashboards:

- יכולת מיקוד מהירה ופשוטה בנושאים הדורשים טיפול, תוך הפרדתם מכל שאר המידע הארגוני והבלטתם באמצעות החיווי.

- יכולות הצגת מידע מעובד ממערכות שונות, באופן שמספק ערך מוסף על המידע במערכות המקור. מאפשר אינטגרציה של נתונים ומרכז את כל המידע במקום אחד (הדבר נובע מכך שהחיוויים קשורים למחסני נתונים אינטגרטיביים).

- גרפיקה מושכת המעודדת את המשתמשים לבחון ביתר תשומת לב את המידע המוצג.

- נתונים דינאמיים המתעדכנים אוטומטית, ללא צורך בעדכון ידני.

כשם שפתרון ניהול ידע טוב מותאם לצרכי הארגון, כך גם מחוון יעיל. עליו לשקף את פעילויות הליבה של הארגון באופן שיציג ערך מוסף על הקיים היום, עליו להיות מובן ממבט חטוף ולספק מידע מעמיק יותר לפי הצורך. אופן ההצגה תלוי בסוג המידע המוצג, הצורך הארגוני וכמובן היצירתיות של הנוגעים בדבר. במטרה להתאים את התצוגה למידע המוצג יש להכיר את האפשרויות הקיימות. להלן מספר דרכי הצגה נפוצות:

- רמזור- ממש כמו בכביש, אדום מצביע על מצב בעייתי, צהוב על מצב ניטראלי וירוק מעיד על מצב טוב מאד

- פרצופים- פרצוף עצוב מציג אי עמידה בקריטריונים ושמח מעיד על מצב משביע רצון

- לוח שעונים- כשם שלוח שעונים ברכב מציג ביצועים, כך גם לוח השעונים הארגוני.

כמעט כל פיתרון שאנו מקימים במסגרת תחום ניהול הידע דורש מאיתנו הקצאת משאבים.
על פי רוב, מדובר בעיקר במשאבים של זמן וכסף, הייעודיים לשלב ההקמה.
אחד הדברים שאנו נוטים לייחס לו חשיבות פחותה הוא ניהול הפיתרון לאחר שלב ההקמה. הנ"ל אמור במיוחד לגבי הקמה של פורטלים, כאשר ברור לכולם כי גם אם מדובר במוצר וירטואלי, הרי שבפועל הפורטל הוא גוף חי וקיים, ודורש ניהול ותחזוקה.
לצורך כך, חשוב במיוחד להקדיש זמן ומחשבה למינוי מנהל פורטל, מי שיהיה ראוי ומוכשר לתפקידו, אך מעל לכל – חפץ בו ומחובר אליו. חשוב להבין, כי מנהל הפורטל הוא הכוח המניע המרכזי שלו. רמת מעורבותו בפורטל, התלהבותו, מחויבותו ויכולתו להניע אחרים בארגון, יקבעו את רמת עדכניות הפורטל את איכותו ואת תרומתו לארגון.

תמצית ההגדרה
משמש כ"אב" הפורטל ובעל משקל רב לקביעת סיכויי ההצלחה.
דמות ניהולית מקצועית האחראית לתפקוד השוטף, עמידה ביעדים, הצעדת הפורטל קדימה, ולהפיכתו לגוף חי ותוסס. הוא המפעיל את מומחי התוכן / ההנהלה / משתמשים לאיכות והיקף פעילות כמצופה מהם, ובנוסף, אחראי לביצוע פעולות מרכזיות כגון פרסום תכנים וחידושים ומעקב על רמת השימוש.

מיומנות והכשרה הנדרשים לביצוע תפקיד מנהל הפורטל

ניהול הפורטל, ככל תפקיד ניהולי אחר בארגון, דורש מגוון מיומנויות, על מנת לייצר התמחות שתאפשר יישום וניצול אופטימאלי של הכלי ומטרותיו הארגוניות.
לצורך כך, הרי שישנם מספר תחומי ידע שחשוב שמנהל הפורטל יכיר ויתנסה בהם:

§         מבוא ועקרונות מרכזיים בניהול ידע.

§         הכרת כלי ניהול ידע: פורטל/ קהילה/ אתר, ארגון תכנים, כתיבה תמציתית ואפקטיבית, תבניות ידע.

§         ניהול פרויקט ניהול ידע: מיפוי צרכים ותעדופם, התאמת פתרונות, מדידת ROI.

ניהול ידע, כפי שצוין כאן לא אחת, שומה עליו שיתייחס ל-4 היבטים של החיים הארגוניים: תוכן, טכנולוגיה, תהליך ותרבות. בחלק זה, נפרט מהו מקומו של מנהל הפורטל ומה חלקו בכל אחד מן ההיבטים הללו.

תוכן:
באחריות מנהל הפורטל לוודא כי בכל עת, התכנים הקיימים בפורטל וחשובים לצפיית המשתמשים הם תקינים, עדכניים, מדויקים ומשקפים את המציאות בארגון.
בין היתר, פעילות זו כוללת:

תרבות

הובלת נורמות רשמיות ולא רשמיות בארגון לכוון שימוש בפורטל, בנוסף לתהליכי העבודה.
על הפעילות לכלול:

§         אבחון המאפיינים התרבותיים העיקריים המעכבים/ מעודדים שימוש בפורטל.

§         ביצוע פעילויות ישירות להגברת מוטיבציה:

-      הרצאות/סדנאות יתרונות הפורטל והקניית הרגלי שימוש בו.

-      שילוב מדיות שונות להחדרת הפורטל- מסר כתוב, הרצאות, שיחות, דיונים

-      הבהרת ציפיות ההנהלה לשימוש בפורטל.

-      שילוב שיקולי ניהול ידע (תרומה,שיתוף, יצירה) בשיקולי הערכת וקידום בעלי תפקידים.

-      מתן תגמולים "רכים" למשתמשים בפורטל: "מילה טובה", מוניטין, הערכה והכרה.

-      ביצוע פעילויות מתוקשרות להעלאת המודעות לפורטל כגון הפעלת "קו החם" או תחרויות.

§         ביצוע פעילויות עקיפות:

-      ציון הפורטל בכל הזדמנות (ישיבות, סדנאות, הדרכות, שיחות וכו').

-      פרסום סיפורי הצלחה הקשורים בפורטל ועמם יתרונותיו מהמצב הקודם.

-      שיתוף עובדים במטרות הפורטל כדי לחזק הזדהות עמו.

-      עידוד שימוש במשובים, מתן פידבק והמלצות לשיפור.

-      הבניית תפיסת קשר בין שימוש בפורטל והצלחת הארגון והיחיד.

§         מתן דוגמא אישית:

-      שימוש רציף ונראה לעין ע"י אחרים בפורטל ככלי בלעדי להעברת מידע.

-      ציפייה גלויה מעובדים להתעדכן במידע באמצעות הפורטל.

-      התעניינות יומיומית בהיקף השימוש בפורטל בשיחות מסדרון/ טלפון.

-      הובלה אישית של פעילות זו או אחרת בפורטל.

§         עידוד פעילות מומחי תוכן:
גרימת תחושה שעשייתם תורמת ורצויה, קיום פגישות גיבוש והעשרה, קיום פגישות עם המנהלים האישיים של  מומחי התוכן כדי לוודא התאמת ציפיות בין התפקיד השגרתי ותפקיד זה, מתן פידבק חיובי ותגמול למומחי תוכן פעילים, התרעה על מומחי התוכן שאינם פעילים.

§         ביצוע פעולות שיווק:
הן בעת עליית הפורטל לאוויר והן במהלך חייו , מנהל הפורטל  ישווק אותו בקרב המשתמשים ומומחי התוכן.

§         אחריות ניהולית לשיווק ולהטמעת השימוש בפורטל.

הקפדה על העקרונות הבאים בתחזוקה הטכנולוגית של הפורטל:

§         על הפורטל להיות נוח ולאפשר יישום ממשק משתמש ידידותי, להיות נוח לקישור/פיתוח/הוספת יישומים, בעל יכולות עדכון On Line ויכולת ביצוע אינטגרציה עם מערכות אחרות בארגון.

§         מענה מהיר בפתירת תקלות המתגלות.

בנוסף, מנהל הפורטל אחראי על שמירה על קשר עם אגף IT  למעקב וטיפול בבעיות טכניות, זיהוי והגדרת צרכים טכנולוגיים, עזרה באפיון ופיתוח תשתיות טכנולוגיות ומעקב ודיווח על תקלות מערכתיות.

ברור, כי ללא יד מכוונת, בעלת ראייה ארגונית רחבה מחד ומכלול של כישורים אישיים וארגוניים יתקשה הפורטל להשיג את מטרותיו הארגוניות והעסקיות, ולכן סוגית מינוי מנהל הפורטל היא חשובה במיוחד, ואחת מנקודות המפתח הקריטיות להצלחתו. 

במהלך 1999 פנה אלי מנהל הרכש של חברת הוצאה לאור גדולה בהולנד והציג בפניי את העניין הבא:

במשך 25 שנה מסעדת העובדים שבבניין שמספקת שירותי הסעדה לכ-1000 איש  נוהלה על ידי עובד החברה שעמד לפרוש לגמלאות ונפלה ההחלטה להוציא פעילות זו למיקור חוץ.

ההחלטה הייתה יותר קלה מביצועה מכיוון שכל הידע שהיה באמתחתו של מנהל הרכש לגבי התהליך הסתכם בחוויות של מקבלי השרות ורשימה של דרישות הנהלה לגבי הספק העתידי.

מה שחסר היה:

1. ידע על ציפיות מקצועיות משרותי הסעדה.

2.  ידע על דרישות החוק משרותי הסעדה

3. ידע על ההבדל בין החברות השונות שפועולות בשוק ההסעדה ההולנדי.

במכתב ציינתי גם את שמות שאר החברות אליהם נשלח המכתב.

שלוש חברות לא ענו לי, שתיים שלחו לי את חומר ההסברה הסטנדרטי שלהם ללא התייחסות ספציפית למכתב שלי, שתיים שלחו לי רשימה שכוללת 17 נקודות חשובות לדעתן + ספר עם מידע וחברה אחת שלחה לי את מבוקשי עם מכתב בו התייחסו אליי ואמרו שישמחו לפרט את צורת עבודתם.

המידע שקיבלתי מפעולת שליחת המכתב שלי איפשר לי ליצור לעצמי את הידע הבא:

1.כולם התייחסו! גם שלושת החברות שלא שלחו לי תשובה מבטאים בכך התייחסות גם אם זו לא ההתייחסות שרצינו לקבל, משמע אנחנו עם 1000 עובדים כנראה קטנים מדי עבורם.

2. ידע מקצועי נרחב לגבי נקודות עליהן צריך לקוח פוטנציאלי לתת דעתו לפני החלטה.

3.חוזקות-חולשות: היו נקודות שצויינו על ידי ספקים מסוימים כחשובות ביותר בתהליך כאשר ספקים אחרים כלל לא הזכירו אותם, זה שימש לנו כבסיס למיפוי נקודות חזקות וחלשות אצל הספקים השונים.

על סמך הידע שייצרנו יכולנו לעשות מיפוי צרכים מדוייק ומאוזן.

בנינו RFP מפורט כאשר גם שם השתמשנו בידע שבנינו על סמך המידע  מהספקים הפוטנציאלים.

כאשר אלה עזרו לנו לקבוע את משקלות הקריטריונים השונים והתוצאה הייתה חוזה עם איזון בין צרכי החברה, העובדים והספק

סיכום

במושגי ג'ודו, (תנועה, איזון, מינוף) לקחנו תהליך והכנסנו בו תנועה כי ידענו

שהמצב המקובע בו לנו אין ידע על הקריטריונים לא יאפשר לנו להשיג את מטרות התהליך. שיתוף הספקים לאורך התהליך נתן לנו בסופו של דבר הסכם מאד מאוזן והחוזה מהווה עד עצם היום הזה בסיס לשיתוף פעולה בין הצדדים גם אחרי 8 שנים של שיתוף פעולה וזה המינוף שחיפשנו.

רואנדה, שנקשרה בשנים האחרונות בעיקר בכל מה שנוגע לאלימות ומאבקים אתניים, מהווה כיום אחת מהמדינות המובילות באפריקה בהיבט הטכנולוגי, ונחשבת כמי שמובילה את היבשת למאה ה-21, כשיש מי שרואים בה את "עמק הסיליקון" של מזרח-מרכז אפריקה.

המאמר מדגיש כיצד השקעה נבונה בתשתיות בצד תכנון אסטרטגיה כללית ויישומה בעזרת מחויבות גדולה של המובילים יכולה להוביל להצלחה גדולה, גם במקומות בהם היא נראית כנגד כל הסיכויים.

קריאה מהנה.

אתר CRMToday מתמקד בפונקציות העסקיות הקשורות בניהול קשרי לקוחות, אחת מפונקציות אלה היא ניהול ידע. האתר מקצה לנושא ניהול הידע ספרייה בה ניתן למצוא מאגר מאמרים העוסקים בניהול קשרי לקוחות מנקודת המבט של ניהול ידע.

מומלץ מאוד!

הטיפים המוצגים לעיל הנם טיפים המבוססים על ניסיוננו בעבודה עם מערכת ה-Share Point.

כוחם יפה וניתן ליישמם עם שינויים קלים גם בטכנולוגיות נוספות.

אין בטיפים אלו עדות להעדפת טכנולוגיה זו או אחרת.

בSharePoint  קיים מודול המאפשר צפייה בסטטיסטיקות על פי הפילוחים הבאים:

¨       מספר כניסות לדף,

¨       מספר כניסות שם משתמש ספציפי,

¨       פילוחי כניסות מערכת הפעלה או סוג דפדפן.

אחד מהחסרונות בשימוש בסטטיסטיקות בSharePoint   הוא שלא קיימת  אפשרות לחיתוכים וחישובים התוצאות שהתקבלו. ניתן להתגבר על חיסרון זה על ידי ייצוא הנתונים לקובץ- Excel.

כיצד לבצע את יצוא הנתונים?

אפשרות I:

כאשר הסטטיסטיקות מוצגות לפי מספר כניסות לדף - ניתן להקליק עם המקש הימני של העכבר על דף התוצאות ולבחור בייצוא ל Excel.

 

אפשרות II:

כאשר הסטטיסטיקות מוצגות לפי שם משתמש, או תצוגות אחרות. ניתן לבצע את הפעולות הבאות:

1.נבחר בתצוגה "לפי משתמש",

2.נשמור את הדף כדף html (על ידי לחיצה בתפריט הדפדפן file-save as ובחירה בפורמט htm)

3. ניכנס לדף html ששמרנו, ובו נקליק על הנתונים עם המקש הימני של העכבר ונבחר "יצא ל  Excel ".

יש לשים לב ,כי העכבר נמצא באזור של הנתונים ולא באזור אחר של הדף, אחרת הייצוא ישתבש.

 

 

EVERYTHING 2.0 הוא אתר העוסק בטכנולוגיית WEB 2.0. הבלוג מחבר בין המושגים "knowledge sharing" ו - "knowledge management" ויוצר את המושג KNOWLEDGE 2.0. בבלוג ישנה רשימת קישורים המממשים את החיבור בין המושגים והמאפשרים לשתף בידע במגוון תחומים, על בסיס טכנולוגיית WEB 2.0.

מעולה!

"Knowing others is wisdom, knowing yourself is Enlightenment" (אנונימי).

ירחון 2KNOW עוקב אחר אירועי ניהול הידע המובילים בארץ ובעולם:

• לקורסים וכנסים העדכניים ביותר של חברת ROM  לחצו כאן
   
• לקורסים וכנסים העדכניים ביותר בארץ ובעולם לחצו כאן