במהלך 1999 פנה אלי מנהל הרכש של חברת הוצאה לאור גדולה בהולנד והציג בפניי את העניין הבא:
במשך 25 שנה מסעדת העובדים שבבניין שמספקת שירותי הסעדה לכ-1000 איש נוהלה על ידי עובד החברה שעמד לפרוש לגמלאות ונפלה ההחלטה להוציא פעילות זו למיקור חוץ.
ההחלטה הייתה יותר קלה מביצועה מכיוון שכל הידע שהיה באמתחתו של מנהל הרכש לגבי התהליך הסתכם בחוויות של מקבלי השרות ורשימה של דרישות הנהלה לגבי הספק העתידי.
מה שחסר היה:
1. ידע על ציפיות מקצועיות משרותי הסעדה.
2. ידע על דרישות החוק משרותי הסעדה
3. ידע על ההבדל בין החברות השונות שפועולות בשוק ההסעדה ההולנדי.
קיבלתי על עצמי את ניהול הפרויקט וכתבתי מכתב לשמונה חברות ההסעדה הגדולות והידועות שכלל בתוכו בין היתר את הטקסט הבא:
"אני מקס טרופ, יועץ אסטרטגי, וקיבלתי על עצמי לעזור ללקוח שלי לבחור את אחד מכם כספק שרותי הסעדה למסעדת העובדים בה אוכלים מדי יום 1000 איש.
הבעיה שרציתי לשתף בה אתכם היא שאני מתמחה בקבלת החלטות והגדרת מטרות על בסיס חשיבה מונחית ג'ודו אך אין לי שמץ של מושג לגבי הקריטריונים שאמורים להוות בסיס להחלטה איזה ספק שרותי הסעדה עלינו לבחור.
מכיוון שהידע בשטח זה נמצא כולו אצלכם אבקש לשלוח לי רשימה שכוללת 17 נקודות שלדעתכם צריכות להוות את בסיס הידע להחלטה שלנו."
במכתב ציינתי גם את שמות שאר החברות אליהם נשלח המכתב.
שלוש חברות לא ענו לי, שתיים שלחו לי את חומר ההסברה הסטנדרטי שלהם ללא התייחסות ספציפית למכתב שלי, שתיים שלחו לי רשימה שכוללת 17 נקודות חשובות לדעתן + ספר עם מידע וחברה אחת שלחה לי את מבוקשי עם מכתב בו התייחסו אליי ואמרו שישמחו לפרט את צורת עבודתם.
המידע שקיבלתי מפעולת שליחת המכתב שלי איפשר לי ליצור לעצמי את הידע הבא:
1.כולם התייחסו! גם שלושת החברות שלא שלחו לי תשובה מבטאים בכך התייחסות גם אם זו לא ההתייחסות שרצינו לקבל, משמע אנחנו עם 1000 עובדים כנראה קטנים מדי עבורם.
2. ידע מקצועי נרחב לגבי נקודות עליהן צריך לקוח פוטנציאלי לתת דעתו לפני החלטה.
3.חוזקות-חולשות: היו נקודות שצויינו על ידי ספקים מסוימים כחשובות ביותר בתהליך כאשר ספקים אחרים כלל לא הזכירו אותם, זה שימש לנו כבסיס למיפוי נקודות חזקות וחלשות אצל הספקים השונים.
על סמך הידע שייצרנו יכולנו לעשות מיפוי צרכים מדוייק ומאוזן.
בנינו RFP מפורט כאשר גם שם השתמשנו בידע שבנינו על סמך המידע מהספקים הפוטנציאלים.
כאשר אלה עזרו לנו לקבוע את משקלות הקריטריונים השונים והתוצאה הייתה חוזה עם איזון בין צרכי החברה, העובדים והספק
סיכום
במושגי ג'ודו, (תנועה, איזון, מינוף) לקחנו תהליך והכנסנו בו תנועה כי ידענו
שהמצב המקובע בו לנו אין ידע על הקריטריונים לא יאפשר לנו להשיג את מטרות התהליך. שיתוף הספקים לאורך התהליך נתן לנו בסופו של דבר הסכם מאד מאוזן והחוזה מהווה עד עצם היום הזה בסיס לשיתוף פעולה בין הצדדים גם אחרי 8 שנים של שיתוף פעולה וזה המינוף שחיפשנו.
מקס טרופ, ג'ודוקא, יועץ, תלמיד תמידי