הרבה פעמים ציינו בעבר כי ניהול ידע הוא אמצעי להשגת תועלות עסקיות וודאי לא המטרה בפני עצמה. בטיפ זה אתרגם את מושג התועלות העסקיות ואת הכלים שייסעו בידנו לעשות בהם שימוש בתהליך ניהול הידע.
תועלות- הגדרה ראשונית
אם לוקחים את "העסק" ברצינות,כבר בתחילה יש לאסוף מידע על התוכנית והיעדים השנתיים שהציבה לעצמה היחידה. מתוך זה יש להתחיל להגדיר תועלות שהאתר יקדם בדרך אל השגת היעדים היחידתיים.
כבר בשלב המפגש עם משתמשי המפתח להגדרת צרכי ופערי הידע נשאל אותם מה יעיד על הצלחה בעיניהם, מה התועלות שהיו רוצים שפתרון ניהול הידע יביא איתו.
הרציונאל: מכוונות להשגת יעדים בעת עיצוב הפתרון על מנת להביא ערך מוסף ליחידה ולמשתמשי הקצה.
תרגום למדדים מפורשים
בשלב מתקדם באפיון הפתרון נגדיר מדדים מדויקים לתועלות העסקיות ואבני דרך בהם ימדדו
מדדים אלו יהיו כמותיים ואיכותיים ויוצגו למוביל האתר במסגרת צוות היגוי.
דוגמאות:
|
המדד |
ערך רצוי |
אמצעי מדידה |
|
הגברת מקצועיות |
|
סקר המופץ באתר רבעון לאחר ההשקה |
|
מיקוד עסקי |
|
הפחתת נפח דוא"ל
נושא בפוקוס
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
את ממצאי המדידה שבוצעה בכל אבן דרך נשלח לתפוצה רחבה- כל אוכלוסייה עם הדגשים שלה:
מובילי שינוי אזוריים- יקבלו דגש על שימוש משתמשים מאזורם
מומחי תוכן והמנהלים הישירים שלהם-יקבלו דגש על נתוני שימושיות בכל אזור תוכן בהשוואה על מנת ליצור תחרות בונה
מובילי האתר- יקבלו תמונה מלאה עם המלצות לפעולה
הרציונאל: המדידה השגרתית תאפשר מכוונות והשקעת משאבים בעיקר איפה שחרגנו, היכן שהתועלת עומדת בספק.
שימוש בתועלות ליצירת מחויבות
גם לאחר שהגדרנו חשוב לנו לשמוע את בעלי התפקידים בתחום התוכן (מובילי הידע, מומחי התוכן)
בעת הכשרתם נבקש מכל אחד להגדיר מהם אתגרי הידע עימם הם מתמודדים:
סודיות, ידע ככוח, המצאת הגלגל, חוסר אחידות,טעויות חוזרות
לאחר שהגדירו את האתגרים נבקשם להגדיר כיצד אזורי התוכן שבאחריותם ייסיעו בהתמודדות עם האתגרים.
הרציונאל: התמודדות המומחים עם שאלות אלו, עוזרות להם להיות מכוונים למטרות העסקיות שלהם, אך חזק מכך, כאשר הם בעצמם מגידרים את התועלת זה משריש בקרבם שהפתרון אכן ייסיע להם, ושיש בו תועלת. מדהים לראות כיצד בכל פעם שהפעלתי מנגנון זה, השגתי רתימה ומחויבות אפילו של המתנגדים הגדולים,לפתע הם עוברים לצד השני, לצד המרוויח והמחויב.
קרוב למועד השקת האתר נקיים מפגש " Kick Off" שמטרותיו:
o העלאת המוטיבציה בקרב ה"עוסקים במלאכה" ע"י נאום פתיחה של מנהל בכיר, חלוקת שי צנוע הצגת התוצר באופן שיצור גאווה
o "הידוק חגורות" לפני ההשקה במסגרתו חזרה על תהליכי עבודה שהגדרנו (הפסקת הפצת מידע בערוצים מסורתיים, רענון התכנים, מענה למשובים וכו')
בדר"כ אנו חוטאים ונותנים למנהל האתר להציגו, אך כך אנו מפספים הזדמנות פז ליצירת מחויבות בקרב השותפים. לכן במקום זאת נבקש מכל אחד מבעלי התפקידים להציג בעצמו את העשייה (מגבילים ל -X דקות ובכך יוצרים הבנה שהזמנות לקבל "במה" היא משהו שכדאי לחבק בשתי ידיים )
במהלך הצגת תחומי התוכן נבקש מכל אחד להתייחס ל: דרך אפיון הצורך, לתועלות העסקיות (מפיצים להם את תיעוד התועלות שהגדירו בשלב ההכרשה) , הצגת התוצר.
ואם בתועלות עסקינן, אסכם בכך שמקווה כי הטיפ יביא לכולכם תועלת רבה בעשייה הברוכה.