חשדנות זו של אנשי ה IT כלפי טכנולוגיית Web 2.0 קטנה בהרבה כאשר מדובר בתקשורת חוץ ארגונית (תקשורת עם לקוחות הארגון). ניתן אף להצביע על מגמה ברורה: חברות מגלות נכונות רבה יותר להתנסות בטכנולוגיית ה Web 2.0 בסביבה החוץ ארגונית. נכונות זו נובעת בראש ובראשונה מהסיבה שאבטחת המידע הדרושה לתקשורת זו פשוטה יותר ומחמירה הרבה פחות בהשוואה לתקשורת פנים ארגונית. כמו כן מידת הזהירות הנחוצה לגבי איכות התוצרים של טכנולוגיות אלה בתקשורת החוץ ארגונית נמוכה יותר אף היא. בסביבה העסקית הפנים ארגונית קיימות כבר זמן רב תוכנות ניהול ושיתוף ידע המיוצרות בסטנדרטים מחמירים ע"י חברות התוכנה המובילות בשוק ועולות ממון רב. הכנסה של אפליקציות ווביות זולות, או אף חינמיות, אשר פותחו ע"י חברות חדשות, עשויה להצטייר כחוסר אחריות. סיבה נוספת לכך שטכנולוגיות ה Web 2.0 מפותחות יותר בתקשורת החוץ ארגונית הינה תחרות עסקית. לחצי השוק התחרותי המופעלים על חברות והחשש מההשלכות העלולות להיגרם כתוצאה פיגור מאחורי המתחרים, מביאים לכך שהכלים מטכנולוגיות הWeb 2.0 המופנים כלפי חוץ מתפתחים בצורה מהירה וחדשנית יותר. התחרות בתחום ה IT הפנים ארגוני לוחצת הרבה פחות ולמעשה כמעט ואינה קיימת. בנוסף, להכנסה של הטכנולוגיות הנ"ל לארגון עצמו מתלווה החשש מפני שינוי ארגוני והצורך לחנך אנשים לצורות עבודה חדשות. חשש זה אינו קיים כאשר מדובר בשימוש בטכנולוגיות הנ"ל בתקשורת החוץ ארגונית.
חששות אלה כלפי הכנסת טכנולוגיות ה-Web 2.0 לתקשורת הפנים ארגונית אינם חסרי בסיס. שינוי תרבות בעבודה הינו תהליך ארוך וקשה וטעויות אכן עולות ביוקר (ועלולות אף לעלות במקום העבודה). יחד עם זאת חשוב להבין את היתרונות והפוטנציאל הטמון בטכנולוגיות ה-Web 2.0 עבור הארגון בהקשר של ניהול ידע. להלן רק מספר קטן מתוך היתרונות הרבים הנוספים הקיימים:
1.המשתמש הוא המייצר את התוכן עובדה זו, אשר הינה המאפיין העיקרי של טכנולוגיות ה-Web 2.0, טומנת בחובה יתרון רב עבור הארגון שכן זוהי דרך לניהול ידע מוכוון משתמש, חי ומעודכן ובכמויות רבות. כל זאת בהשקעה של משאבים מצומצמים בהרבה בהשוואה לכלים המסורתיים לניהול ידע העומדים בפני הארגון. ניקח לדוגמא אתרי Wiki למיניהם. העובדים הם היוצרים, על פי הצרכים שלהם, את הידע הנאגר באתרים. הידע המצטבר מוכתב מהצרכים האמיתיים של העובדים, (שכן לפחות ברוב המקרים, עובד לא יטרח לכתוב על נושא שאין לו בו צורך). בנוסף, סביב הנושאים המעסיקים את העובדים יתבצעו כניסות רבות ויתפתח שיח אשר יהיה מותאם לצרכי המשתמשים ויעודכן ויפותח באופן שותף.
2.נגישות לחיפוש מידע היות המשתמש יוצר התוכן מהווה יתרון עבור הארגון גם מכיוון שהוא מרחיב את מבנה חיפוש המידע ההיררכי הקיים בחברות ומאפשר יצירת קשר ישיר בין צרכני מידע לציבור המחזיק בידע באופן שעוקף את מבנה היררכיית התפקידים בחברה, את החלוקה למחלקות, לדיסציפלינות ולמיקום גיאוגרפי שונה. שירותים כמו http://answers.yahoo.com ו- http://answers.google.com/answers (אשר כבר אינו פעיל), מאפשרים לכל אחד לשאול כל שאלה שהיא ולתת לה תג מחיר. אנשים מכל העולם יכולים לענות על השאלה. באופן דומה מנהל בחברה הנזקק לידע יכול לפנות לראש התחום הרלוונטי שייתן לו מענה, או להפיץ את השאלה ברחבי החברה ולקיים דיאלוג ישיר עם העובדים המחזיקים במידע או בדעות רלוונטיות.
3.Mash up. האפשרות לשלב מגוון שירותי רשת מבוססי ידע וליצור אפליקציות חדשות מותאמות אישית, טומנת בחובה פוטנציאל רב עבור הארגון לא רק מפני שהיא זולה בהרבה מהקיים בתעשיית ה-IT המסורתית, אלא גם ובעיקר מעצם מעובדת היותה מוכוונות לצרכי המשתמש ומהאופן השיתופי באמצעותו היא נבנית. עובד העומד בפני פרויקט חדש לדוגמא, יכול בזמן קצר מאוד ובקלות רבה ליצור לעצמו את כל האפליקציות הדרושות לו לצורך הפרויקט. אין עוד צורך במעורבות של גורמים נוספים (מנהל, מנהל ידע, איש IT) אשר יתכננו ויעצבו אפליקציות שונות ומורכבות ויקרות, על בסיס מה שהם חושבים שהעובד יצטרך לצורך הפרויקט. אותו עובד אשר יצר לעצמו את דף האפליקציות הדרושות לו יכול לשתף בהו שותפים לפרויקט, לקבל את תגובותיהם וכך ולייעל ולשכלל את הדף אף יותר.
לסיכום, ניתן לומר כי טכנולוגיות ה-Web 2.0 טומנות בחובן יתרונות רבים עבור ארגונים בהקשר של ניהול הידע הפנים ארגוני. אך ניראה כי פוטנציאל זה עדיין ראשוני ולפני שכלים אלו יהפכו לכלים סטנדרטיים לניהול ידע עליהם לעבור ליטוש נוסף ועל פתרונות בסוגיות של איכות המידע וארגונו להיבנות. חשוב מכך, על פתרונות אשר ישביעו את רצונם של אנשי ה-IT לסוגיות אבטחת המידע והרשאות להימצא. זאת בכדי שאלו יגבירו את קצב הכנסתן של טכנולוגיות אלו לארגונם. חברות רבות ברחבי העולם מנסות להתמודד עם סוגיות אבטחת המידע ועמלות על פיתוח אפליקציות ארגוניות מבוססות מנגנוני הרשאה ובטיחות. ימים יגידו האם פתרונות אלה יהיו מספקים דיים עבור אנשי ה-IT והאם נתרגל לראות את טכנולוגיות ה-Web 2.0 בארגוננו.