1. הוצאת Emerald האחראית על כתב העת המוביל בעולם לניהול ידע החליטה לכתוב סקירה

    מקיפה על מאמר של ד״ר מוריה לוי בנושא שימור ידע פורשים מומחים.

    המאמר התפרסם במקור לפני שנה ב Journal of Knowledge Management והסקירה,

    המבוצעת למאמרים מובילים, תפורסם בכתב העת של Emerald למנהלים.

2. בנק הפועלים – הארגון הראשון בישראל הזוכה בתקן ניהול הידע

    בנק הפועלים קיבל את תקן ניהול הידע (25006) של מכון התקנים.

    הבנק הוא הארגון הראשון בישראל הזוכה בתקן הזה, שפורסם בסוף 2011.

    התקן ניתן הודות לפעילות יחידת הפורטל הארגוני בחטיבת האסטרטגיה בבנק הפועלים,

    בראשות אריק פינטו, המובילה את פעילות ניהול הידע בבנק.

3. קורס ניהול הידע מבית ROM מחזור 26 ייפתח ב- 24 בינואר 2013.

    למידע נוסף והרשמה- keren.harel@kmrom.com

4. לאחרונה פורסמו תוצאות סקר המתייחס למיקומה של פעילות ניהול הידע בארגון.

    ממליצים לכם להכנס לתוצאות הסקר - לקישור.

5. ב- 27.11.12 התקיים כנס משאבי אנוש ובו מסלול לניהול ידע, שכלל הרצאות,

    בר מומחים וסדנא. הנושא העיקרי בו עסק המסלול הוא ניהול ידי בראי משאבי אנוש.

    לפרטים על תובנות שנלמדו ניתן לפנות ליו"ר המסלול ד"ר מוריה לוי. 

6. חברת ROM מזמינה אתכם להיות חברים שלנו בפייסבוק

    http://www.facebook.com/pages/ROM-Knowledgeware

    ולעקוב אחרינו גם בטוויטר

    http://twitter.com/kmrom

7. חברת ROM מאחלת לכל קהילת ניהול הידע בישראל חג חנוכה שמח.

מהי השאלה הראשונה שאתם שואלים בעת הכרות עם בן אדם חדש לאחר שאתם יודעים את שמו? רובנו נענה: במה אתה עוסק?
שאלה זו נשמעת לנו די טריוויאלית והתשובות לרוב חוזרות על עצמן ולא מפתיעות במיוחד, במקרה שלי ועמיתיי במשרד המצב הינו שונה והתשובה לרוב מפתיעה את השואל...
במקרה שלנו, התשובה תהיה ניהול ידע, ולמה זה מפתיע? כי חלקנו הגדול עדיין לא שמע את המושג ומתקשה להבין את מהותו.

מטרת מאמר זה היא להסביר לקוראים שלא באים מהתחום מהו ניהול ידע וחשיבותו, כל זאת ללא שימוש בטקסונומיה המקובלת בתחום כגון: אפיון, מיפוי, הנגשה, הטמעה וכדומה. 
להלן מספר שאלות אשר יסייעו לי בהסבר וימחישו שכמעט כל אחד מאיתנו מנהל ידע מבלי להיות מודע לכך...

1. האם יצא לכם להכין  רשימות קניות, משימות, רעיונות וכדומה?

2. האם יצא לכם לארגן את הארון, דסקטופ או אפילו המקרר בצורה לוגית שתעזור לכם לאתר

    את הפריטים בצורה מהירה יותר?

3. האם בדף הפייסבוק שלכם (למי שישנו) יצרתם אלבומים לפי קטגוריות או סוגי אירועים

    בחייכם?

אז מהו ניהול ידע בשפה פשוטה ומבלי להסתמך על ההגדרות הקיימות :
ניהול ידע מתחיל מזיהוי צורך או הרגשה שיש לנו יותר מדי מידע/פריטים אשר דורשים ארגון.
הארגון מבטיח לנו סדר וכתוצאה מכך איתור מידע חשוב בצורה מהירה יותר. עודף מידע ואין ספור מחשבות, רעיונות, משימות במהלך היום, מוביל לצורך נוסף והוא תיעוד ושימור מידע זה, בכדי לא לשכוח או לפספס משהו חשוב.

בשלב שני, לאחר זיהוי הצרכים, מגיע שלב הפתרונות, כיצד לארגן ולתעד את המידע ובאילו דרכים.
אנו חושבים על כלים שונים אשר עומדים לרשותנו, כגון רשימות, אלבומים, תיקיות או המדפים בארון, כל אחד מחליט מה הפתרון הנוח והמתאים ביותר עבורו.

התיאור הנ"ל מזכיר מאוד את תהליך ניהול הידע בארגון, אך יש לציין שניהול ידע הוא הליך מתודולוגי סדור המכיל מרכיבים נוספים. דרך הדוגמה הנ"ל נתתי הסבר רק לאחד ממרכיבי ניהול ידע והוא הנגשה, כך שזו טעימה קטנה מעולם עשיר במגוון פתרונות וכלים, מתודולוגיה, יצירתיות וחדשנות.

כפי שהבנתם לפי השאלות הנ"ל, רובנו עושים ניהול ידע וזקוקים לו מאוד במיוחד בעידן האינטרנט, עומס מידע ובעיקר בגלל משאב הזמן שעם הזמן הופך להיות לא פחות חשוב מכסף. באמצעות ארגון ותיעוד המידע אנו מרגישים בטוחים יותר, הסיכוי שנשכח לקנות חלב כמעט ולא קיים וכך ולא נצטרך לבזבז זמן יקר כדי לחזור לסופר...

אמנם אני משוחדת, ובכל זאת אציין שהעיסוק שלי בניהול ידע תורם רבות בניהול חיי היום- יום שלי, חוסך ומקל עלי במובנים שונים.  אם זה כל כך עוזר לי (לנו) כאינדיבידואלים, דמיינו לעצמכם כיצד ניהול ידע עשוי לעזור ולייעל התנהלות של ארגון שלם...

התלבטתי האם לקרוא למאמר זה בשם "הבשורה על פי SharePoint 2013", אולם האם באמת מיקרוסופט מביאים "בשורה" חדשה לעולם ניהול הידע? על כן מאמר זה בה למנות חלק מהשינויים המרכזיים במערכת ולבחון האם באמת הערך המוסף של המערכת משתדרג עם הגרסה החדשה.

בתחילה, חשוב לומר כי מייקרוסופט ב  SharePoint 2013 מבצעת שינוי מחשבתי (ואמיץ)

לכיוון ה Collaboration. ראשית, במקום "פאי היכולות" המפורסם מתגבשת גישה חדשה של 5 מימדים:

• Share – שיתוף חברתי על בסיס עמיתים לעבודה ומינוף היכולות החברתיות של המערכת- Social
• Organize – ארגון המשימות, המסמכים והמידע הצוותי \ פרויקטלי \ ארגוני לאורך אפליקציות ארגוניות כגון Outlook, MS Project וכד', כולל שימוש בטכנולוגיית ענן.
• Discover – גילוי מומחים חדשים בארגון, בחתך פרויקטאלי או תחומי עניין, הפקת תובנות באמצעות דוחות סטטיסטיקה בסנכרון עם Excel 2013, מציאת פריטי חיפוש בקלות וקבלת המלצות מעמיתים לגבי מסמכים ומשתמשים ש"כדאי" לעקוב אחריהם.
• Build – פיתוח ממשקים ואפליקציות בענן, פרסום פיתוחים ל SharePoint app store, עיצוב והתאמת אתר באופן קל ודינמי.
• Manage - ניהול העלויות, הסיכונים ומשאבי הזמן באמצעות הובלה חדשנית, ואספקת פתרונות מתקדמים באמצעות תשתית חזקה.

על פניו, SharePoint 2013 מספק פתרון מקיף לניהול מידע עסקי המאפשר למשתמשים לשפר את אופן העבודה תוך שימור והבניית תהליכי העבודה, ה Compliance ושמירה על השקעות IT קודמות.

אבל מהם למעשה השיפורים והשינויים מ SharePoint 2010?
ראשית, ממשק המשתמש והעיצוב הוחלף לממשק מודרני, נקי, פשוט ללא עומס וקווים נקיים. כמו כן ניתן לעצב את ממשק המשתמש בקלות יחסית באמצעות ידע ב HTML, CSS,ו- JavaScript, ולאו דווקא ידע בפיתוח SharePoint.

בנוסף, כאמור, מייקרוסופט השקיעה ביכולות החברתיות והשיתוף (יכולות אלו נמצאו כבין השימושיות ביותר במוצע - ע"פ סקר שבוצע ע"י Forrester Research ). יכולות אלו באות לידי ביטוי ביכולות תיוג משופרות, כגון תיוג נושאים או משתמשים בעת העלת מסמך. ומעקב (Feed) אחר משתמשים \ מסמכים \ אתרים לרוחב כל אתרי ה SharePoint  בארגון. וגם "suggested sites" המציע אתרים בהתאם לתוכן, ולבסוף (במידה והארגון והמשתמשים מעוניינים) יכולת להכיל מידע מהרשתות החברתיות (LinkdIn \ Facebook).
יכולות ה "My Site" השתנו מהמוכר לנו ב SharePoint 2010 והתפצלו ל 3 טאבים: "Newsfeed", "SkyDrive Pro"  ו- "Sites"

ה"Newsfeed" מאוד מזכיר "Wall" של רשת חברתית (כולל יכולות ה "Like"), כל העדכונים מרחבי החווה – מסמכים ופעילויות ופוסטים ועדכונים מרוכזים להזנה רציפה בדף הפרופיל של המשתמש.
ה "SkyDrive Pro" למעשה מכיל את "המסמכים שלי" הקיימים ב 2010, וה "Sites"  מכיל קישורים לאתרים בהם המשתמש מעוניין.

אתרי ה Team Room קיבלו מתיחת פנים פונקציונאלית וויזולית במראה דמוי "OneNote" של מיקרוסופט. שדרוג זה מגיע עם יכולות סנכרון משופרות ונגישות ממכשירי Mobile שונים בתצוגה עשירה יותר מאשר רשימת מסמכים. יחד עם ניהול משימות משודרג ("My Tasks" מובנה) המאפשר Drag & Drop של פעולות, מסמכים וביצוע מעקב אחר הביצוע (דף סיכום פרוייקט וכד').
שדרוג משמעותי נוסף לגרסה החדשה הינו יכולת החיפוש המשודרגת המאפשרת חיפוש יותר מדוייק ובין Site Collections שונים, ויחד עם יכולות "e-discovery" מתאפשר חיפוש לרוחב ה Outlook, Lync ו SharePoint.

יכולות ה BI גם כן משתדרגות, באמצעות קישור ל SQL Server 2012 ושליפת נתונים המאפשרים חיתוכים כבר בממשק המשתמש.

בהתאם למימד ה "Build", SharePoint 2013 תומך בפיתוח של HTML5, וכך מעניק גם תמיכה פשוטה יותר במכשירים סלולריים. ניתן לספק 3 תצוגות למשתמשים:
• Contemporary view    - תצוגה מותאמת לדפדפני "Mobile Internet Explorer 9.0" ומעלה,

  וכן "Windows Phone 7.5", "Safari 4.0", "iOS 5.0", "Android 4.0" ומעלה.
• Classic view    - תצוגת רשימה לדפדפנים ישנים יותר.
• Full screen UI – תצוגת "שולחן עבודה" מותאמת אישית.

לסיכום, SharePoint 2013 מהווה שינוי תפיסה ממספר היבטים; חוויית המשתמש הינה איטראקטיבית, דינמית ומאפשרת חיות של ניהול התוכן והידע הארגוני. הנגשת הפלטפורמה למכשירי Mobile מהווה רוח גבית למגמת הניידות הקיימת בעולם הפרטי – מגמה העתידה להתרחב בהדרגתיות גם לעולמות העסקיים. מייקרוסופט התאמצו להעניק כלים משלימים על מנת לאפשר חוויית משתמש קלה יותר, בעיצוב, בחיפוש, בנגישות ובתהליכי העבודה המובנים (Workflows). על כן, הארגון חייב להתאים את עצמו לשינוי התפיסה ולאפשר את קבלת היתרון החברתי והשיתופי של הכלי, מאחר ובכך טמון כוחו האמיתי. במידה והארגון יהיה מעוניין בכך – הוא יקבל כלי ארגוני להפקת תובנות ולניהול "חכמת ההמונים" הארגונית – שלטעמי מכילה את הידע הארגוני החשוב באמת.

את ההחלטה האם SharePoint 2013 מביא עמו "בשורה" לקהל העסקי בארץ אני אשאיר לשיקולכם, אך בשורה או לא, ארגון שיחליט לממש ולמצות את יכולות המערכת יהיה חייב לבצע התאמה תרבותית ולטפח את שיתוף הידע בין העובדים – צעד מורכב המסוגל לקחת את הארגון צעד נוסף קדימה לקראת מעבר לארגון לומד...
מקורות:

Capabilities and features in SharePoint 2013
http://technet.microsoft.com/en-us/sharepoint/fp142374.aspx
SharePoint 2013 Benefits
http://sharepoint.microsoft.com/en-us/preview/sharepoint-benefits.aspx
SharePoint 2013 Top 10 New Features
http://www.sharepointjoel.com/Lists/Posts/Post.aspx?ID=568
What's Coming in SharePoint 2013
http://reddevnews.com/articles/2012/08/22/new-in-sharepoint-2013.aspx
Survey: SharePoint Meeting IT and Business Needs
http://redmondmag.com/articles/2011/10/05/sharepoint-meeting-it-and-business-needs.aspx
What's new in search in SharePoint Server 2013
http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee667266(v=office.15
Overview of mobile devices and SharePoint Server 2013
http://technet.microsoft.com/en-us/library/fp161351

שיווק, הדרכה והטמעה של מערכת מידע / ניהול ידע בארגון

מזל טוב! הארגון רכש או הקים מערכת מידע / ניהול ידע חדשה, יעילה, מודרנית וחדשנית, העתידה לקדם את מטרותיו ואת הצלחתו... אך כיצד פוגש משתמש הקצה את מערכת המידע / ניהול הידע? ומה מבטיח את השימוש שלו בה?

כיצד אנו הופכים את השימוש במערכת מידע / ניהול ידע החדשה לחלק מהתרבות הארגונית? ולחלק מהשגרה היום-יומית של העובדים?
כיצד אנו מובילים את השינוי הארגוני הכרוך בהכנסת מערכת חדשה לארגון?

במה כדאי לארגון להשקיע את המשאבים: שיווק, הדרכה או הטמעה של מערכת מידע / ניהול ידע בארגון? ואולי את כולם?

תוכן הפרקים:

פרק א': שיווק
פרק ב': הדרכה
פרק ג': הטמעה
לסיכום

פרק א': שיווק

שיווק מהו?
"שיווק מוגדר לרוב כפעילות עסקית וחברתית, שבמסגרתה עוסק התאגיד בקידום המכירות של מוצריו או שירותיו. ולפי הגדרה רחבה יותר - קידום של כל פעילות בעלת משמעות כלכלית היא מעשה שיווקי."

(מתוך הערך שיווק, ויקיפדיה)
 
למעשה תחום השיווק הינו מקצוע הכולל עולם תוכן רחב, הדורש התמקצעות רבה. התחום כולל בין היתר: תפיסה מתודולוגית, אסטרטגיה, מיתוג, תקשורת שיווקית, פרסום ויחסי ציבור (יח"צ), קידום מכירות (קד"מ) ועוד...

השימוש בכלים שיווקיים בתוך ארגון נועדה לשרת את השגת המטרות העסקיות של הארגון, ובנוסף גם: להעביר מסרים לעובדיו, לקדם שינוי ארגוני או גם שימוש במערכת טכנולוגית חדשה. 

יתרונות השיווק הפנים ארגוני של מערכת מידע / ניהול ידע לארגון: 

• פרסום וחשיפה של המערכת החדשה במהירות ולקהלי יעד גדולים
• יצירת'Buzz'  ו 'WOW' בארגון, על מנת להניע את השינוי הארגוני
• יצירת ביקוש לשימוש במערכת החדשה.
• יצירת הבנה ושיתוף פעולה עם חברי הארגון

כלים לשיווק פנים ארגוני של מערכת מידע / ניהול ידע בארגון: 

• פרסום, יחסי ציבור, תקשורת שיווקית
• אירועים ארגוניים: כנסים, הרצאות, ישיבות הנהלה
• סוכני שינוי
• פורטלים ואתרי אינטראנט, ניוזלטר, בלוג, דיוור ישיר
• מצגות, טיזרים, חתימות במייל

מומלץ להשתמש בשירותי מחלקת השיווק של הארגון (ברוב הארגונים קיימת מחלקת שיווק) בעת תכנון וביצוע תכנית שיווקית פנים ארגונית.

חזרה

פרק ב': הדרכה

הדרכה מהי?
הדרכה היא התהליך של הקניית יכולת כלשהי או יצירת הנעה לפעולה. את תהליך השינוי מוביל

לרוב מדריך שמקנה יכולת מסוימת לחניכיו. היכולת המועברת בתהליך ההדרכה יכולה להיות

פרקטית, קוגניטיבית, או אחרת. ההדרכה היא פרי תכנון מקדים השואף להשגת יעדים מסוימים.

(מתוך הערך הדרכה, ויקיפדיה).

הדרכת עובדים הינה הגדרה כללית ללימודים הבלתי פורמאליים בהם העובד לוקח חלק

במסגרת עבודתו. (מתוך הערך הדרכת עובדים, ויקיפדיה).

יתרונות ההדרכה למשתמשים על מערכת מידע / ניהול ידע לארגון: 

• העברת ידע מקצועי על ידי מומחה (מדריך), במסגרת מוגדרת ותחומה בזמן, בזמן קצר, לקבוצות משתמשים גדולות
• יצירת תהליך למידה בו מקנים למשתמשים מיומנויות וידע חדשים
• יצירת תהליך למידה בו משפרים תהליכי עבודה עסקיים
• יצירת תהליך למידה בו מאמצים טכנולוגיות ושיטות עבודה חדשות

אפשרויות לביצוע ההדרכה למשתמשים על מערכת מידע / ניהול ידע בארגון: 

• מרכז הדרכה ארגוני / כיתות לימוד ממוחשבות
• פגישות הדרכה אצל המשתמש
• הדרכה מרחוק / הדרכה מקוונת
• אתרי אינטראנט תומכים להדרכה
• לומדות, מצגות, סרטונים ומדריכים למשתמש - לשימוש עצמי
• מבחנים ומבדקים לבחינת אפקטיביות ההדרכה
• הדרכה על ידי גוף שלישי (חברת הדרכה חיצונית)
  

  חזרה

פרק ג': הטמעה

הטמעה מהי?
הטמעה הינה שלב בו הלמידה מעמיקה יותר מהדרכה, הנעשית באופן ובהתאמה אישית למשתמש.

זהו השלב בו נוצר החיבור בין המערכת והעובדים – כאשר משתמש הקצה פוגש את המערכת.

בשונה מתהליכי שיווק והדרכה הפונים לקבוצות משתמשים גדולות, תהליך ההטמעה הוא

אישי ופרטני למשתמש, וכולל עבודה מעשית מצידו בסביבת העבודה הטבעית שלו.

יתרונות ההטמעה למשתמש של מערכת מידע / ניהול ידע לארגון: 

• מתן דוגמא אישית למשתמש
• מתן ליווי אישי וטיפוח המשתמש, מתן מענה אישי לצרכי המשתמש
• יצירת הנעה לפעולה: עידוד המשתמש לחשוב ולפעול לביצוע הפעולה הנדרשת
• יצירת משתמש "חושב" ו"חכם" המשתמש ביכולות מתקדמות ותורם הן לצמיחת המשתמש והן לצמיחת המערכת
• מתן כלים ללמידה עצמאית ולקידום אישי
• ניהול השינוי וטיפול בהתנגדויות
• יצירת אקלים לשיפור ולחדשנות
• "העבר את זה הלאה" – קידום הידע המוטמע ע"י המשתמש למשתמשים סביבו

כלים להטמעה של מערכת מידע / ניהול ידע בארגון: 

• יצירת תכנית הטמעה מובנית בהתאם לצרכי הארגון והמשתמש
• יצירת מחויבות הנהלה היא מפתח חשוב להצלחת ההטמעה
• חתירה להשגת הישגים מיידיים (מטרות לטווח קצר) והישגים ארוכי טווח 
• יצירת תהליכי עבודה תומכים, ביטול תהליכי עבודה מתחרים
• מיסוד השינוי בארגון
• בחינת אפקטיביות (בהתאם למטרות ההטמעה) לאורך זמן

חזרה

לסיכום

אחד האתגרים הגדולים של ארגון הוא שיווק הדרכה והטמעה של מערכות מידע / ניהול ידע חדשה, התומכת בתהליכי עבודה בארגון ומסייעות להשגת היעדים העסקיים.

לכל אחד מהשלבים המוצגים: שיווק, הדרכה והטמעה – יתרונות יחסיים. שילוב נכון, בהתאם הן לצרכי הארגון והן למשאבים שלו, ייתן את התוצאה המיטבית לארגון:

התוצאה הרצויה להנהלת הארגון –  חסכון במשאבים ובזמן, ייעול תהליכי עבודה,  הגברת פרודוקטיביות, ניצול היכולות של מערכת באופן מיטבי
התוצאה הרצויה למשתמשים – העמקת ויישום הידע,  שימושיות מיטבית במערכת.

חזרה

כתבת אורח- טלי גפן, מנהלת מחלקה באגף כספים ותכנון, "מכבי" שירותי בריאות.

איזה פעילויות הקשורות לניהול ידע, ביצעתם בעקבות מצבי החירום בכלל ובמבצע עמוד ענן בפרט?

במכבי התמודדנו עם מספר מלחמות ומבצעים, לצערנו, ולכן יש לנו תהליכי עבודה ונהלי עבודה בניהול ידע למצבי חירום. התחלנו בהכנות להתמודדות במצבי חירום במלחמת לבנון השנייה, כשאנו מתמודדים עם המצבים עד היום, לאחרונה נערך תרגיל של פיקוד העורף להתמודדות עם רעידת אדמה וגם בו פעלנו.
במצבי חירום מוקם חדר מצב ובו מספר נציגים מכל התחומים, כשאחד מהם הוא נציג מניהול ידע.
הקמנו מערכת זמן אמת, דרכה ניתן לבדוק איזה רופאים פעילים בכל מרפאה בכל רגע נתון.

במבצע עמוד ענן ביצענו את הדברים הבאים:

• העלנו את הפורטל לשעת חירום, בימי שגרה הוא אינו פעיל, ובמצבי חירום מחלקת ניהול ידע מעדכנים את התכנים הרלוונטיים למצב ותוך שעות ספורות הפורטל באוויר. בפורטל ניתן למצוא נהלים והנחיות שהם גנריים והודעות, עדכונים וכו' שמותאמים למצב החירום הנוכחי.
• הפעלנו פורום אינטראקטיבי בניהול משאבי אנוש, כיוון שהיו נושאים רבים שהייתה להם נגיעה לתחום זה.
• עדכנו נהלים והנחיות, לדוגמא, פרסמנו הנחייה כי רופאים יכולים לחדש מרשמים בפקס, וכך לא יצטרכו להגיע במצב התקפות טילים למרפאה.
• פתחנו  בפורטל איזור שבו עובדים מהצפון והמרכז שמעוניינים לארח עובדים מהדרום מזמינים עמיתים מהדרום, ורשימה של עובדים שמעוניים להתארח. 
• השתמשנו ב"בלוגידע"- בלוג קיים, ובו הבלוגריסטים העלו פוסטים מתוך הממ"ד והמקלט.
  

 תקשרנו את כל הפעילויות האלו דרך מכתבים, מיילים ובדף הבית של הפורטל, דרכו קישרנו במקום בולט לפורטל מצב חירום.

האם השתנו הרגלי הכניסה בעקבות המצב?
נכנסו הרבה מאוד עובדים לפורטל שעת חירום, ולפורטל לרכיבי ההודעות, העדכונים ולכל הפריטים שקושרו למצב.

מי היה מנהל התוכן?
בשגרה, באופן שוטף, יש לנו מוביל ידע שעוסק בשעת חירום. אותו מוביל ידע אחראי על תחום שעת החירום במכבי.
כדי שהוא יוכל להתפנות לכל המשימות, הוא כתב את התכנים ומחלקת ניהול ידע עזרה לו בהזנתם לפורטל.

האם שיתפתם ידע עם ארגונים אחרים?
היה שיתוף פעולה ברמה ארגונית עם משרד הבריאות וקופות חולים אחרות. קישרנו מהפורטל לאתרים רלוונטיים ופרסמו חומרים שקיבלנו בנושא.

יש לך מה להמליץ לארגונים אחרים?
לעשות שלום ולא מלחמה...ומכיוון שזה כנראה לא כ"כ פשוט, אז להערך מראש למצבים הללו, להיות משולבים בכל המנגנונים הארגוניים המרכזיים העוסקים בהערכות לשעת חירום גם בשוטף.
להיות גמישים ויצירתיים בזמן החרום עצמו.

טיפים לשיפור ושדרוג  דף הטוויטר העסקי שלכם

לצפייה לחצו כאן.

מאמר הסוקר 12 מוצרים לבינה עסקית בארגונים קטנים ובינוניים.

לצפייה לחצו כאן.

כנסים בארץ

שם האירוע: מפגש וירטואלי של הפורום הישראלי לניהול ידע

                בנושא: "רשמים ותובנות מכנסי ניהול ידע בעולם"

מיקום האירוע: באמצעות המחשב ושיחת ועידה 

תאריכים:  25 בדצמבר החל מהשעה 10:30 עד השעה 12:00

פרטים נוספים והרשמה: http://knowledgeil.ning.com

שם האירוע: הכנס השנתי ה - 20  הדרכה ולמידה בארגונים בישראל

מיקום האירוע: מלון כפר המכביה, רמת גן

תאריכים:  5-6  בפברואר

פרטים נוספים והרשמה: http://www.hrisrael.co.il/home/doc.aspx?mCatID=68662

כנסים בעולם

שם האירוע: Traditional Knowledge is Eternal

מיקום האירוע: Sydney, Australia

תאריכים: 10 - 11 Dec 2012

פרטים נוספים:  http://www.gurteen.com/gurteen/gurteen.nsf/id/T01243094/

שם האירוע: KM Legal Europe 2013

מיקום האירוע: Nice, France

תאריכים: 23-24 January

פרטים נוספים: http://www.kmlegaleurope.com/

שם האירוע: eKNOW 2013

מיקום האירוע: Nice, France

תאריכים: February 24 - March 1

פרטים נוספים: http://www.iaria.org/conferences2013/eKNOW13.html

שם האירוע: APQC's Annual Knowledge Management Conference

מיקום האירוע: טרם ידוע

תאריכים:  May 2 – 3

פרטים נוספים: http://www.apqc.org/annual-km-conference

הספר, What Matters Now, נכתב ע"י  Gary Hamel בשנת 2012. Hamel הינו פרופסור לניהול שדורג ע"י The Wall Street Journal כהוגה דעות עסקי המשפיע ביותר, ואכן מעבר לעיסוקו באקדמיה ב- London Business School , הוא עוסק ביוזמות ניהול וחדשנות, וכתב חמישה ספרים בתחומים אלו.

בספרו החדש, שנכתב בעקבות  המשבר הכלכלי שפרץ בסוף 2008, פורש Hamel את משנתו איך נכון לנהל עסקים בעולם המתחדש ומשתנה. הוא ממפה חמישה גורמים עיקריים החשובים להצלחה בעידן זה:

הספר כולל, מעבר להמלצות גם את הרציונאל שהביא את Hamel להאמין בתפיסות ניהוליות אלו לאור המשבר, וכן שלוש דוגמאות של ארגונים שכבר מנוהלים "אחרת". המשמעות- יש סיכוי לשנות ולהתחיל במשהו חדש. כדאי. ממליצה לקרוא את הסיכום, אך גם ממליצה לקרוא את הספר עצמו.

קריאה מהנה!

ערכים

שילוב ערכים בדרך הניהול אינו עניין חדש. קיימות דוגמאות לכך בעבר, כמו  Whole Food Market (ערך האהבה) ודיסני (ערך השמחה). אולם, מדובר בדוגמאות שבהחלט אינן מייצגות את הכלל.

היעדר ערכים הינו מה שגרם למשבר הכלכלי בסוף 2008. באופן ספציפי מייחס Hamel את המשבר ל: רמאות והונאה; יוהרה וגאוותנות; קוצר ראיה; חמדנות; והכחשה.

החדשות הטובות הינן שכבר נצפים סימנים לכך שארגונים בוחרים לפעול אחרת.

נדרשת מוסריות ארגונית, מוסריות שתהיה פרו-אקטיבית ונרחבת.

Hamel אינו נגד הקפיטליזם, אם כי מציע לממש אותו באופן עדין יותר, באופן שמסתכל גם על העתיד ולא רק על ההווה; באופן שכולל גם את חובתם המוסרית כלפי החברה; באופן שמקדש כבוד וחריצות.

תפיסת הניהול המשלבת ערכים מבוססת על העקרונות הבאים:

1.        מטרת ארגון לקדם רווחה של המין האנושי.

2.        מנהיגים ארגוניים צריכים להיות אחראים למעשים הנובעים מפעילותם, גם באופן עקיף.

3.        מנהלים צריכים להימדד כנגד צמיחה ורווחים בהסתכלות לטווח רחוק.

4.        נדרשת מחויבות מנהלים לעשות את הדבר הנכון בכל פעם בהתאם לנסיבות הספציפיות.

5.        תמיד יש הצדקה לעשיית הטוב ("doing good").

6.        ללקוחות אכפת גם מערכי החברה.

7.        הלקוחות מושפעים מכלל הפעילויות של הארגון, ויש להתחשב בהם בהתאם.

8.        לא נכון להפוך לקוחות ל"שבויים".

9.        יש לפעול בהגינות גם מול המתחרים.

10.     מיתוג החברה ישקף את הערכים האמיתיים של החברה.

Hamel מצטט את ויקטור פרנקל בספרו "האדם מחפש משמעות": כדי להתמיד ולהגיע למטרה, יש לגרום לה לקרות, ע"י הקדשת זמן ומסירות של אנשים המכוונים למשהו הגדול יותר מעצמם".

חזרה

חדשנות

Hamel הינו מומחה עולמי לחדשנות וניהול שינויים. לכן טבעי, שפרק החדשנות יופיע

ברשימת 5 העקרונות; לכן טבעי שפרק זה יהיה נרחב יותר מכל פרק אחר.

חברות חדשנות לא חסר. נעשו מחקרים רבים, שהצביעו כל אחד על החברות החדשניות ביותר. ישנן שלוש חברות, שכל המחקרים המובילים מצביעות עליהן במשותף: Apple, Amazon, Google.

ישנם חמישה מודלים של חדשנות:

1.        הטילים (Rockets): חברות שחידשו וצמחו בזכות מודלים עסקיים חדשים. דוגמאות כוללות קבוצת ג'ילט, IKEA ועוד. מאד קשה להישאר חברה חדשנית שכזו לאורך זמן.

2.        משוררי החצר (laureates) : חברות שמחדשות לאורך זמן אך בתחום ממוקד טכנולוגית. דוגמאות כוללות את Microsoft, LG ועוד. חברות שכאלו יתקשו בדרך כלל להיות חדשנים במימדים אחרים, ולהצליח בשווקים נוספים.

3.        האמנים (Artists): חברות בעלות יצירתיות גבוהה. הם מטפחים גאוניות יצירתית. דוגמאות כוללות את IDEO ו- BMW. הבעיה שלא כל כך פשוט להפוך לחברה שכזו. לרובינו אין את הכישורים.

4.        אנשים-מכונות (cyborgs): חברות שנבנו במגמה לייצר חדשנות על טבעית, ושה- DNA הארגוני שלהם מבוסס בראש וראשונה על חדשנות. GOOGLE, Amazon ו- Apple הינן כולן כאלו. הן מונהגות ע"י בעלי חזון כריזמטיים, אולם כאלן שאינם נופלים שבי אחר מודל עסקי מסוים, זה או אחר. גל לחברות כאלו כמעט ובלתי אפשרי להפוך.

5.        חדשנים שנולדו מחדש (born-again innovators): חברות שחיות כבר שנים ודורות רבים, ומצליחים להמציא את עצמם כל פעם מחדש, היות ופיצחו את גן החדשנות. הן מחדשות מלמעלה למטה (top down) ומלטה למעלה (bottom up) באופן משולב. חברות אלו כוללות לדוגמא את IBM, Ford, Procter& Gamble ועוד.הסוד הוא בניהול המיוחד שלהן.

ארבעה מאפיינים של חברות חדשנות:

1.        בוחנים מחדש את האמונות והנחות היסוד העסקיים על פיהם פועלים, כל פעם מחדש.

2.        מקדישים תשומת לב למעקב אחר מגמות של שינוי.

3.        מתייחסים לאנשיהם כמאגר מיומנויות ונכסים שניתן לשלב מחדש, כל פעם לצרכים מתחדשים.

4.        מנסים לאתר צרכים לא מוגדרים ומופשטים, שהלקוחות עצמם אפילו לא זיהו עדיין.

Hamel מנתח, באופן ספציפי, את מרכיבי החדשנות של Apple. בין היתר הוא מתייחס ל: תשוקה, הובלה, שאיפה להפתעה, לעיתים להיות לא הגיוניים, חדשנות לכל רוחב החברה וע"י כל העובדים, דאגה לכל הפרטים, כמובן- שילוב של חשיבה הנדסית ותחושת אמנים.

סתגלנות

 סתגלנות עוסקת ביכולת להשתנות ולהתאים עצמנו לשינויים הנדרשים, כל פעם מחדש.

כפי שכבר נכתב לעיל, Hamel הינו מומחה עולמי לחדשנות, והדברים ניכרים היטב בדברים אותם הוא כותב.

רוב הארגונים לא מצליחים להשתנות בקצב מהיר כהשתנותו של העולם הסובב אותם. לא קל לארגונים להשתנות, כי יעילות ארגונית מבוססת על השגרה, שהיא אנטיתזה לשינוי. לא קל לארגונים להשתנות כי ארגונים מבוססים על אנשים ואלו לא אוהבים שאוכפים עליהם שינוי (מ.ל.).

למה סתגלנות הינה הכרחית? כמעט ברור? כי העולם משתנה כל הזמן; כי הארגונים שיצליחו להיות סתגלנים יהיו אלו שיצליחו להיות פרו/אקטיביים במתן מענה חיובי לציפיות לקוחותיהם. השורה התחתונה- רווחים גבוהים יותר ולקוחות מסורים יותר.

כדי שארגון יהיה סתגלן הוא צריך להילחם באנטרופיה, ובמנגנונים הניהוליים המונעים בהגדרתם שינויים.

שלוש דרכים מוצעות להילחם באנטרופיה:

1.        להיות צנוע (הנחות היסוד יכולות להשתנות).

2.        להיות הגון (אל מול עצמך כאשר אתה נתקל בדברים שלא מתיישבים עם הקיים).

3.        לזכור את הייעוד ולא להתמסר לאמצעים.

כיצד להפוך לארגון סתגלן:

1.        לצפות לבאות:

·         להתמודד עם הבלתי נמנע. לא לנסות להכחיש את המגמות החדשות.

·         ללמוד מהשוליים, מהעשייה הטכנולוגית שאינה משתייכת לזרם המרכזי.

·         לבדוק אפשרויות שונות להתרחבות עתידית.

2.        להיות גמיש אינטלקטואלית:

·         לבחון הנחות עליהם נסמכים.

·         להשקיע בגיוון אינטלקטואלי.

·         לעודד דיון וחשיבה דיאלקטית

3.        גיוון אסטרטגי:

·         מנגנון המאפשר פורטפוליו רחב של רעיונות וסינונם.

·         מנגנון המאפשר מגנט לרעיונות גדולים (דוגמת הדיון הווירטואלי ב- IBM).

·         הקטנת עלות כל ניסיון והתנסות (כדי לאפשר קיום רבים).

4.        גמישות אסטרטגית:

·         עבודה ביחידות ארגוניות קטנות.

·         אפשור תחרות אמיתית על משאבי הארגון. הקצאת משאבים ייעודיים לפעילות חדשנות.

·         הגדלת מקורות התקצוב ליוזמות חדשות.

5.        גמישות מבנית:

·         הימנעות ממחויבויות שלא ניתן לחזור מהם.

·         השקעה בגמישות.

·         חשיבה בערכים מוספים ותשתיות ולא רק מוכוונות לקהל יעד ומוצר ספציפיים.

6.        ערכים חברתיים

·         הירתמות לאתגרים: לתת לאנשים סיבה להיות מוכנים לשינוי

·         שילוב עקרונות ניהוליים חדשים (גיוון, ביזור ועוד).

·         כבוד לערכי ה WEB.

תשוקה
כמנהלים עלינו להלהיב את עובדינו לעבוד.

ישנן שש רמות בהיררכיית המיומנויות האישיות בעבודה:

·         רמה 6: תשוקה

·         רמה 5: יצירתיות

·         רמה 4: יוזמה

----

·         רמה 3: התמחות

·         רמה 2: חריצות

·         רמה 1: ציות

השאיפה היא להוביל את העובדים במעלה ההיררכיה, ואם אפשר– עד התשוקה.

כלים:

1.        שינוי סדר העדיפות. במקום מצב בו הארגון במקום ראשון והעובד במקום שני, ולתת לעובדים את החשיבות הראשונה במעלה. אין משמעות הדבר שלא צריך לדאוג לרווחים.

2.        הפעלת כלים ניהוליים להעצמת העובד.

3.        להראות לעובד כי אכפת לנו ממנו, ולעשות זאת באמת ותמים..

4.        ביזור סמכויות, בכל מקום בו ניתן

5.        דגש לקהילתיות על פני ההיררכיה.

6.        שקיפות בקבלת החלטות.

7.        מנהיגים המחויבים למונהגים. נותנים הסברים למעשיהם בכל מקום בו מתבקש.

8.        קישור תגמול לתרומה.

9.        יותר סקרי עמיתים (ולא הערכה מלמעלה למטה).

10.     הרחבת תיחום ההגדרה העצמית של העובד.

11.     עידוד נטילת סיכונים.

12.     עצמאות בעבודה.

ככלל, ניתן לומר שכללי ההצלחה ב- WEB מלמדים על שנדרש, ורבים מהם ניתן לזהות ברשימה לעיל.

אם פועלים נכון אזי ניתן להגיע למודל של : עובד >> ארגון >> השפעה.

אידיאולוגיה

תורת הניהול לא השתנתה באופן מהותי כבר דורות.

לחיים במציאות הנוכחית נדרש לשנות את אידיאולוגיית הניהול.

למשל, פעם חשבנו שי שצודק וטועה, היום מבינים כי יש ערכים שונים שאפילו יכולים לסתור זה את זה, ויש להשכיל להבין שהאמת נמצאת גם פה גם שם.

התמודדות עם הפכים, אינה בבחינת איתור פשרה. היא עוסקת בניתוח מצבים והבנת המשקל הנכון שיש להקנות לכל ערך בכל הקשר.

וזה כמובן, מסובך הרבה יותר.

נדרשים לכך:

1.        הגדרת מטרה אולטימטיבית אל מולה הכל מושווה.

2.        מודעות למצבים.

3.        הגיון בריא.

4.        תמריץ אישי לרצות למצוא את האיזון הנכון.

האידיאולוגיה הניהולית צריכה להשתנות ולהפסיק לשקף את תיאוריית X, לפיה העובדים עצלים ולא ממושמעים ויש לבקרם כדי להבטיח פעילות ופעילות יעילה. תיאוריית Y, לעומת זאת, גורסת שהעובדים בעלי מוטיבציה אישית, ומעוניינים לעשות עבודה טובה. דרך ניהול של עובדים שכאלו שונים, ולכן האידיאולוגיה צריכה להשתנות.

האידיאולוגיה הניהולית צריכה להיות מבוססת, על כן, על חופש (ההיפך מהבקרה).

יש להפחית את רמת ההיררכיות, ולמצוא דרכים לאזן בין בקרה לחופש מרבי, שיאפשר לעובדים להצליח ולארגון להצליח.

היות ומנהלים עולים לכל ארגון, ואפילו עולים יותר, אזי, הפחתת רמת השליטה וצמצום ההיררכיה הניהולית, אמור להיות כלי שגם יחסוך כסף לארגון.

מנהלים שכן נותרים בארגון צריכים לעסוק בעיקר בתיאום, בסנכרון, ביצירת הרמוניה ואינטגרציה בין גופים ואנשים שונים. על המנהלים ל"שרת" את העובדים: למצוא את הדרך שאלו יצליחו להיות חדשניים ולתרום ללקוחות.

Hamel מביא מספר דוגמאות של ארגונים שאכן מממשים את התפיסות המוגדרות בפרק זה, ובספר בכלל. מספרם מועט, אולם עצם קיומם הוא הוכחה לכך שהמודל יכול להצליח ולהיות יותר מסתם הצעה שכתובה בספר. Hamel אף מביא דוגמא של ארגון (חברת תוכנה ופרויקטי מחשוב גדולה בהודו) שניתן היה להגדירו כארגון שמרני ורגיל. תחת איום של הצטמקות עד כדי היכחדות הצליח לבצע מהפך. המשמעות- כולנו יכולים.

כנראה, צריך להתחיל בכך שנרצה להשתנות (מ.ל.).

לחלום על ניהול בעולם העתיד-25 טיפים

עשרים וחמישה טיפים המתוארים קשורים לרעיונות שתוארו לעיל. הם מבוססים על רעיונות שהועלו ע"י מנהלים בכירים ומובילי דעה בתחום הניהול שנפגשו יחד לחלום ולהגות את דרך הניהול העתידית (ביוזמת Hamel) במפגש שהתקיים במאי 2008.

רשימת הטיפים:

1.        ודאו שהניהול משרת מטרה נעלה יותר.

2.        שלבו את הניהול באתוס הקהילה והאזרחות הטובה.

3.        שנו את השפה של הניהול והוסיפו לה אידיאלים ככבוד, אמת, אהבה, צדק ויופי.

4.        הגבירו את האמון; הקטינו את הפחד. אפשרו לאנשים לקחת סיכונים.

5.         תנו משמעות חדשה לשליטה. בססו אותה יותר על סקרי עמיתים ופחות על בקרה מלמעלה.

6.        אפשרו דמיון ויצירתיות. טפחו אותם.

7.        הרחיבו את הרב-גוניות של האנשים והעריכו אותה. אפשרו דעות.

8.        אפשרו קהילות עם תשוקה לפעולה: חברו בין מטרות הארגון לתחומי העניין הטבעיים של העובדים.

9.        הקטינו את הגבול בין עבודה לכיף/משחק: אפשרו לעובדים עצמאות ויצרו תפקידים עם גיוון מובנה.

10.     שתפו את העובדים בקביעת הכיוון.

11.     יצרו חדשנות המבוססת על הנהלה שיוצרת תנאים לחדשנות. אפשרו לעובדים להציע הרבה ובחרו.

12.     בנו ארגונים סתגלנים; קבעו צוותים משתנים, קטנים, מבוססי פרוייקטים.

13.     הקצו משאבים (כישרונות, כספים) באופן גמיש עם מנגנון שוק פנימי הנותן לכולם אפשרות אחידה.

14.     קבלו החלטות לא פוליטיות. אפשרו לעובדים להיות שותפים ונסו ליהנות מחוכמת ההמונים.

15.     בנו ארגונים בהם ההיררכיה גמישה; תנו את הכוח לאלו שמוסיפים ערך.

16.     הגדילו את רמת העצמאות של העובדים והחופש שלהם להחליט.

17.     מקדו מחדש את ההובלה ככלי ליצירת סביבות בהם מעודדים אנשים לשיתופיות, חדשנות ומצוינות.

18.     יצרו דמוקרטיה של מידע. מידע על ביצועים צריך להיות זמין לעובדים.

19.     עודדו את הבדלנים ולאו דווקא את אלו שמסכימים אתכם. משם תצמח החדשנות.

20.     פתחו תפיסת מדידה הוליסטית, כדי להימנע מתחרותיות פנים ומהטיות.

21.     אפשרו לאנשי השטח לבחור איך להתמודד עם ניגודים. אל תכריעו ברמת על ובאופן גורף.

22.     אל תמדדו את המנהלים וביצועיהם על סמך יחידות זמן קטנות. מונע השקעה בחדשנות.

23.     חזקו את המיומנויות של הצד הימני של המוח. עודדו למידה מסדר שני, פתרון בעיות יצירתי ועוד.

24.     בנו מחדש כלים ניהוליים להתמודד בעולם הפתוח בו אנו נמצאים.

25.     עצבן מחדש את היסודות הפילוסופיים של הניהול. היעזרו באמנים, פילוסופים ואחרים.

לא ניתן לוותר על הבטחת יעילות, משמעת ומוכוונות ביצועים. ניתן להשיג אותם אחרת עם הכלים לעיל.

כל מנהל מאיתנו צריך לבחון את העקרונות המובילים את דרכי פעילותו כיום, ולהתחיל לחשוב מה כדאי לשנות.

חזרה