מהי השאלה הראשונה שאתם שואלים בעת הכרות עם בן אדם חדש לאחר שאתם יודעים את שמו? רובנו נענה: במה אתה עוסק?
שאלה זו נשמעת לנו די טריוויאלית והתשובות לרוב חוזרות על עצמן ולא מפתיעות במיוחד, במקרה שלי ועמיתיי במשרד המצב הינו שונה והתשובה לרוב מפתיעה את השואל...
במקרה שלנו, התשובה תהיה ניהול ידע, ולמה זה מפתיע? כי חלקנו הגדול עדיין לא שמע את המושג ומתקשה להבין את מהותו.
מטרת מאמר זה היא להסביר לקוראים שלא באים מהתחום מהו ניהול ידע וחשיבותו, כל זאת ללא שימוש בטקסונומיה המקובלת בתחום כגון: אפיון, מיפוי, הנגשה, הטמעה וכדומה.
להלן מספר שאלות אשר יסייעו לי בהסבר וימחישו שכמעט כל אחד מאיתנו מנהל ידע מבלי להיות מודע לכך...
1. האם יצא לכם להכין רשימות קניות, משימות, רעיונות וכדומה?
2. האם יצא לכם לארגן את הארון, דסקטופ או אפילו המקרר בצורה לוגית שתעזור לכם לאתר
את הפריטים בצורה מהירה יותר?
3. האם בדף הפייסבוק שלכם (למי שישנו) יצרתם אלבומים לפי קטגוריות או סוגי אירועים
בחייכם?
אז מהו ניהול ידע בשפה פשוטה ומבלי להסתמך על ההגדרות הקיימות :
ניהול ידע מתחיל מזיהוי צורך או הרגשה שיש לנו יותר מדי מידע/פריטים אשר דורשים ארגון.
הארגון מבטיח לנו סדר וכתוצאה מכך איתור מידע חשוב בצורה מהירה יותר. עודף מידע ואין ספור מחשבות, רעיונות, משימות במהלך היום, מוביל לצורך נוסף והוא תיעוד ושימור מידע זה, בכדי לא לשכוח או לפספס משהו חשוב.
בשלב שני, לאחר זיהוי הצרכים, מגיע שלב הפתרונות, כיצד לארגן ולתעד את המידע ובאילו דרכים.
אנו חושבים על כלים שונים אשר עומדים לרשותנו, כגון רשימות, אלבומים, תיקיות או המדפים בארון, כל אחד מחליט מה הפתרון הנוח והמתאים ביותר עבורו.
התיאור הנ"ל מזכיר מאוד את תהליך ניהול הידע בארגון, אך יש לציין שניהול ידע הוא הליך מתודולוגי סדור המכיל מרכיבים נוספים. דרך הדוגמה הנ"ל נתתי הסבר רק לאחד ממרכיבי ניהול ידע והוא הנגשה, כך שזו טעימה קטנה מעולם עשיר במגוון פתרונות וכלים, מתודולוגיה, יצירתיות וחדשנות.
כפי שהבנתם לפי השאלות הנ"ל, רובנו עושים ניהול ידע וזקוקים לו מאוד במיוחד בעידן האינטרנט, עומס מידע ובעיקר בגלל משאב הזמן שעם הזמן הופך להיות לא פחות חשוב מכסף. באמצעות ארגון ותיעוד המידע אנו מרגישים בטוחים יותר, הסיכוי שנשכח לקנות חלב כמעט ולא קיים וכך ולא נצטרך לבזבז זמן יקר כדי לחזור לסופר...
אמנם אני משוחדת, ובכל זאת אציין שהעיסוק שלי בניהול ידע תורם רבות בניהול חיי היום- יום שלי, חוסך ומקל עלי במובנים שונים. אם זה כל כך עוזר לי (לנו) כאינדיבידואלים, דמיינו לעצמכם כיצד ניהול ידע עשוי לעזור ולייעל התנהלות של ארגון שלם...