1. כנס BIG DATA התקיים בחודש מאי. ד״ר לוי הרצתה על החשיבות של בינה מלאכותית הסברתית ועל מקומם של מנהלי הידע בפרוייקטי ה Big Data. 
2. פורום ניהול ידע בישראל מתכנן עוד שני כנסים השנה: כנס קיץ- פרטים בקרוב; דווקא כנס סוף שנה- חשוב שתדעו- סוף סוף נפגשים פיזית. הכנס יתקיים השנה באוניברסיטת בר אילן בתאריך 07/11/22, ובזכות שת״פ עם בר אילן- בעלות מוזלת. שמרו את התאריך! 
3. מגייסים יועץ ניהול ידע- מעוניינים בעלי ניסיון מוזמנים לשלוח קורות חיים ליעל yael@kmrom.com 
4. מאחלים לכולנו חג שבועות שמח! 

עבודה מהבית הפכה למציאות החדשה לאנשים רבים בשנים האחרונות.

זה התחיל בזמן הקורונה וזה נמשך כבר מעל שנתיים, כאשר יותר ויותר אנשים מעדיפים לעבוד מהבית על פני להגיע פיזית למשרד.

בתפקידי אני עובד מהבית מעל שנה וחצי, זאת מציאות חדשה שלא הייתי רגיל אליה, אבל שמהרגע הראשון התאהבתי בה.

לכן, החלטתי לשתף קצת מהניסיון שלי וממה שלמדתי בתקופה אחרונה על איך זה לעבוד מהבית.

וכמו לכל דבר בחיים, יש לזה היתרונות וחסרונות...הנה כמה מהם:

ארבעה היתרונות בלעבוד מהבית

תגידו ביי לפקקים של הבוקר: לא צריך להתמודד עם הפקקים של הבוקר, תורים בכניסה לרכבת או המתנות ארוכות בתחנות האוטובוסים.

גמישות בשעות עבודה: בדרך כלל, העבודה בבית מאפשרת לכל אדם לארגן את סדר היום שלו, מה שלא תמיד אפשרי כשצריך להגיע פיזית למשרד.

יותר זמן עם המשפחה: לעבוד מהבית מאפשר לך להיות הרבה יותר עם המשפחה שלך, למשל, אפשר לנצל את הזמן בבית לארוחת צהריים עם כל המשפחה.

פחות לחץ: כשאתה עובד מהבית אתה נמצא במקום הבטוח שלך, בשקט שלך, אתה יכול להתרכז בצורה שמתאימה לך וכך להפחית לחץ וסטרס מיותר.

ארבעה חסרונות מלעבוד מהבית

צריך הרבה משמעת עצמית: צריך ללמוד לנהל את הזמנים שלך, לא להוריד את הרגל מהגז כשצריך לעבוד ולא לשכח למלא את כל המשימות שלך.

קושי בלהפריד בין העבודה, לחיים האישיים: כשאתה עובד מהבית, בית ועבודה הם בעצם אותו מקום, לכן חשוב ללמוד להפריד ביניהם.

לעבוד לבד: עבודה מהבית מתאימה יותר לאנשים שיודעים להיות עם עצמם. הכוונה היא לאנשים שיכולים לשבת שעות לבד ולמרות שלפעמים יכול להיות קצת משמעם, אין להם בעיה עם זה.

יכול לפגוע בריכוז שלך: למי שיש ילידם בבית ללא ספק זה מאד מאתגר לעבוד מהבית. צריך ללמוד איך לדאוג לילדים ובמקביל למלא את המשימות בעבודה.

דבר נוסף שיכול להיות חיסרון גדול לחלק מהאנשים, זה המפגשים פנים מול פנים עם חברים לעבודה. אפילו יש כאלה שאמרו לי שכשהם עובדים מהבית חסר להם שיחות חולין / "שיחות מסדרון".

אין ספק שזה תמיד כיף לפגוש בן אדם פנים מול פנים, אבל גם לזה אפשר למצוא פתרונות כשעובדים מהבית.

את השיחות חולין אפשר להעביר לזום או לכל כלי אחר לתקשורת בין עובדים. נכון שזה פחות טבעי, אבל זה עובד.

בסופו של דבר זה שיחה כמו כל שיחה, שבה אפשר להתעדכן בדברים הקשורים לחיים האישיים או המקצועיים.

את המפגשים היום-יומיים באמצע יום עבודה, אפשר להעביר למפגשים מחוץ לשעות העבודה.

במפגשים מחוץ לשעות עבודה יש היתרון גדול. המפגשים האלה לא קצובים בזמן, כמו המפגשים במהלך יום עבודה.

בגלל שהמפגשים האלה משוחררים יותר, הם גם כיפים יותר והם מאפשרים לך להכיר טוב יותר את החברים לעבודה.

לסיכום – חשוב להבין שיש אנשים שמאד אוהבים ופורחים כשהם עובדים מהבית, ויש אנשים שההפך הגמור הוא הנכון. אין נכון או לא נכון, הכל בסדר, כולם בסדר.

לעבוד מהבית לא מתאים לכל אחד, אבל מהניסיון שלי, למי שזה כן מתאים, זה דבר נפלא ומדהים שחבל שלא חשבו על זה הרבה לפני 

מקורות

https://www.soyfreelancer.com/blog/trabajo/ventajas-trabajar-desde-casa/

https://economipedia.com/cultura/ventajas-y-desventajas-de-trabajar-en-casa.html

https://www.zero21innovation.com/work_from_home/

כפי שכולנו נוכחים לדעת, השנים האחרונות מתאפיינות במהפכה של ממש בעולם התקשורת.

עד לאחרונה מרבית התכנים שצרכנו, נוצרו, נערכו והוגשו על ידי גופים ייעודיים ומקצועיים. כולם באמצעות פלטפורמות מסורתיות כמו עיתונים, ערוצי טלויזיה ותחנות רדיו.

כיום, לכל אחד מאיתנו יש את הבמה. כל אחד יכול לכתוב בלוג, לפתוח מיקרופון ולהשמיע תוכן דרך פודקאסט, לפתוח מצלמה ולצלם סרטון יוטיוב, לפרסם מותג באינסטגרם, להעביר מסרים קצרים ומזוקקים דרך פלטפורמות כמו טוויטר וטיקטוק ולפנות לקהל רחב בעוד אינספור דרכים ופלטפורמות.

רבים מייצרני התוכן מצליחים לקבל חשיפה של ממש ולהגיע לקהל של אלפים, עשרות אלפים ואף מיליונים של עוקבים.

כיצד ארגונים מייצרים ומעבירים תוכן?

בדומה לשיטה המסורתית בעולם החיצון, ארגונים רבים מייצרים ומגישים תוכן באופן ריכוזי. בין אם בהעברת תוכן אל מחוץ לארגון ובין אם בתוכן פנים ארגוני.

נראה שלאחרונה מתפתחת בעולם העסקי מגמה של יצירת תוכן על ידי עובדים, שנקרא EGC - Employee Generated Content.
המושג EGC מדבר בעיקר על הנגשת תוכן של עובדים אל מחוץ לארגון, כשמטרתו היא לייצר תוכן שיווקי ולהגביר חשיפה למותג.
קיימות דוגמאות רבות ממותגים כמו סטארבקס, ריבוק ויונייטד איירליינס, בהם עובדים מקבלים את עידוד החברה לשתף את פעילותם ברשתות השונות ולהציג לעולם את הערכים, את היכולות ואת הערך שהמותג מייצר.

מעבר לשימוש שנועד למטרות שיווקיות, קיים ערך עצום ביצירת תוכן על ידי עובדים עבור שימושים פנים ארגוניים ועל כך ארצה להרחיב.

לארגונים יש משימות רבות ומגוונות שמבקשות לרתום את העובדים שלה למטרות שונות כגון: הדרכות, ביצוע משימות, עמידה בנהלים ועוד.
בנוסף גם סביר להניח שישאפו להכיר טוב יותר את חיי היומיום ואת האתגרים מולם אותם העובדים עומדים. כמו כן, ישמחו לייצר תקשורת יעילה יותר בין חלקים שונים בארגון בשאיפה לעבודה פרודוקטיבית יותר.

כל עובד יוכל לשתף באתגרים או במיומנות שלו, להעביר מידע מקצועי חשוב, לשאול שאלות ועוד.

עידוד העובדים להעביר בעצמם מסרים באמצעות כתבות, בלוגים, סרטונים, ראיונות, פודקאסטים, אינפוגרפיקה ועוד, מייצר אפשרויות ויתרונות רבים, אך יחד איתם גם תהיות וחששות.

אתגרים בשימוש בעובדים ליצירת תוכן עצמאי

איכות הכתיבה - לא כל עובד הוא כותב מהוקצע, לא כל אחד יודע כיצד להשתמש בצורה נכונה במדיות השונות, או שיודע ליצור תוכן איכותי.

משאבים - נדרשים זמן ומשאבים להכשיר עובדים שיש להם עניין לתרום ולהיות מעורבים יותר. יצירת תוכן לא איכותי, או כזה שאינו מונגש באופן בהיר, עלול לגרום לדחייה מצד צרכני התוכן, מה שיכול להשפיע על צריכת התוכן הכללית.

שליטה - קיים אבדן שליטה מסוים מצד הארגון שאינו מאפשר פיקוח על כל עובד שימנע טעויות, הטעיות או העלאת תוכן לא הולם.

יתרונות בשימוש בעובדים ליצירת תוכן עצמאי

נקודת מבט שונה - לעובדי החברה יש את התובנות הטובות ביותר לגבי הארגון, לגבי המחלקות אותן הם משרתים ומספקים נקודות מבט מרעננות.

אותנטיות – השיתוף האישי של עובד על הנושאים הקרובים לליבו, מייצר תחושה של מהימנות ושל זווית פחות פורמלית שמדברת יותר אל הקהל שצורך את התוכן.

שיפור מעורבות העובדים - תוכן שנוצר על ידי עובדים נותן לכוח העבודה קול משלו. הם ירגישו מוערכים יותר ובעלי מוטיבציה ומעורבות גבוה.

חיסכון בעבודת מחקר – יוצר התוכן "חי" בדרך כלל את העולם שעליו מבוסס התוכן וחוסך בזמן יקר של היכרות ולימוד אותו מידע על ידי גורם אחר.

חיזוק התקשורת בין מחלקות - יכול לייצר מפת מומחים בלתי פורמלית ולחשוף יכולות שעשויות להועיל לארגון במגוון תחומים.

איך גורמים לזה לעבוד?

צרו אסטרטגיה שמתאימה לארגון שלכם

כמו בכל פעילות, תשאלו את עצמכם מהי המטרה וממנה תגזרו את האסטרטגיה ודרכי הפעולה.
מה שנכון לארגון X לא יהיה בהכרח נכון לארגון Y.

הגדירו קווים מנחים ובמידת הצורך מנגנוני בקרה

• הגדירו את גבולות הגזרה - מהם הנושאים עליהם תרצו שיועלה תוכן? האם תרצו לבדוק כל תוכן מראש? האם תרצו להגדיר תבניות ופורמטים על מנת לייצר אחידות ובהירות?
• הגדירו / המליצו על סוגי תוכן רצויים – "יום בחיי עובד X", סיפורי הצלחה, בעיות שעולות מלקוחות, חדשות והעשרה בעולמות הרלוונטיים לארגון, מה עשו המתחרים ועוד ועוד.

פנו תחילה לעובדים המתאימים ביותר

1. אנשים שפעילים ברשתות. ייתכן שחלקם יוצרים תוכן אישי משלהם ומנהלים בלוגים / ערוצים וכו' עם כמות עוקבים גדולה. הם כבר יודעים את העבודה...
2. אנשים פעילים במחלקות שלהם.
3. מומחים בתחום הידע המקצועי שלהם או בעלי ידע ויכולות בנושאים שעשויים להעשיר את כולם

כל אלו יהיו המתעניינים הגדולים ביותר, יוכלו לתת את הטון וימשכו אחריהם עובדים נוספים.

תנו להם כלים

• ייתכן שקיימים עובדים רבים שמתעניינים אך זקוקים להכוונה. זה המקום שבו מפגשי הדרכה על שימוש בפלטפורמות השונות, אופן העברת תכנים ושיטות עבודה מומלצות יכולים להיות שימושיים.
• אפשרו גישה למידע רחב ככל האפשר, על מנת שיוכלו להרחיב ולהעמיק בידע אותו ירצו לשתף.

עודדו אותם ליצור תוכן שמשרת אותם

הרצון שלנו כבני אדם להרגיש בעלי ערך, יעורר את המוטיבציה לשתף בתרומה שאנחנו מספקים או יכולים לספק לארגון או לעובדים אחרים.
בנוסף, מתוך קשיים ואתגרים, ניתן לייצר תוכן שעשוי להגדיל שיתוף פעולה מצד ממשקים שונים בארגון ולשקף את הדברים גם למקבלי ההחלטות.

טכנולוגיות

אפשרו לעובדים להשתמש בטכנולוגיות פשוטות ו/או דומות כמה שאפשר למדיות הקיימות ביומיום שלהם.
שם הם ירגישו "בבית" וייצרו תוכן בצורה איכותית הרבה יותר.

מקורות:

https://everyonesocial.com/blog/employee-generated-content/

https://startup.unitelvoice.com/employee-generated-content

https://dsmn8.com/blog/employee-content-creators-how-to-get-your-employees-creating-content/

אנו חיים בעידן טכנולוגי שבו מידע רב נגיש וזמין לנו בכל רגע נתון. מספיק שנציץ רגע בטלפון הנייד כדי להיחשף לאלפי תכנים, חדשות ומידע בכמה שניות. כעובד בארגון לניהול ידע, בתפקיד של עורך תוכן אני שמח לתרום את חלקי בפיתוח העולם החדש הזה ולהפוך אותו לנגיש יותר לכולם, ללא יוצא מן הכלל.

מהי נגישות דיגיטלית?

נגישות אינטרנט או נגישות דיגיטלית היא הפיכת אפליקציה, אתר או תוכנה להיות נגישים לאנשים עם מוגבלות המשפיעה על הראייה שלהם, השמיעה, הקוגניציה ו/או התפקודים המוטוריים שלהם. ישנם מספר סוגים של כלים טכנולוגיים מסייעים (תוכנה וחומרה) המקלים על הניווט באתרי אינטרנט ואינטראקציה עם התוכן שלו כדי לעזור לאנשים עם מוגבלויות.

מדוע נגישות באתרי אינטרנט חשובה?

אתרי אינטרנט (Web) ואינטרנט ככלל, הינם משאבים חשובים בהיבטים רבים של חיינו כמו חינוך, תעסוקה, ממשלה, מסחר, שירותי בריאות, פנאי ועוד. חשוב שהרשת תהיה נגישה לכולם על מנת לספק גישה שווה והזדמנות שווה לאנשים עם מוגבלות, שכן אינטרנט נגיש יכול לעזור לאנשים עם מוגבלויות להשתתף באופן פעיל יותר בחברה.

כבר הצגתי את תפקידי כעורך תוכן, אבל אם לומר את האמת - העבודה היומיומית שלי כוללת הרבה מעבר ליישום תכנים באתרים חיים. עלי לחשוב על משתמש הקצה שעושה שימוש באתר ולוודא שכל רכיב ורכיב, כל דף, כל וידאו ותמונה, כולם מיושמים נכון וכמובן – עליהם להיות נגישים בהתאם לסטנדרט הנגישות המקובל.

מהם הכלים להנגשת אתרי האינטרנט שלנו?

הנה כמה דוגמאות לכלים ופרקטיקות שבהם אני וחבריי לעבודה משתמשים, על מנת להפוך את אתרי האנטרנט של החברה לנגישים:

1. טקסט חלופי (Alt text)
מה זה? הוספת טקסט חלופי על גבי קבצי תמונות באתר, הטקסט יופיע כאשר המשתמש יעמוד על התמונה עם העכבר.
מתי משתמשים? הטקסט מיועד למשתמשים שאינם מסוגלים לראות תמונות, חשוב לספק אמצעים חלופיים להעברת המידע שבתמונות.

2. הסבר כלים (Tooltip)
מה זה? הוספת טקסט אינפורמטיבי על גבי מאפיינים באתר, הטקסט יופיע כאשר המשתמש יעמוד על המאפיין עם העכבר. כמו כן, נותן מיקוד מקלדת לרכיב.
מתי משתמשים? כשיש צורך לתת חיווי למשתמשים או מידע נוסף לגבי הפעולה שהם מבקשים לעשות.

3. כותרות (Headings)
מה זה? כותרות בגדלים/צבעים שונים מתאימות לאזורים שונים בדף האינטרנט ומוגדרות ככאלה בכלי נגישות שונים (כמו קוראי מסך לדוגמא)
מתי משתמשים? מבנה הכותרות עוזר לאנשים שמשתמשים בקוראי מסך לנווט בדף האינטרנט בצורה יעילה יותר.

4. נקודות מוקד (Focal point)
מה זה? מדובר ברכיב שאנו נעזרים בו כדי למקד ולמרכז קובץ תמונה בדף אינטרנטי. באופן זה, לא משנה מאיזה מסך המשתמש צופה בתמונה (IPAD, PC, נייד וכו'), התמונה תיראה זהה וממוקדת באותו אופן מכל המסכים.
מתי משתמשים? כיום מומלץ לעשות שימוש בנקודות מוקד באופן קבוע, מאחר ומשתמשים ניגשים לאתרים ממכשירים שונים עם גדלי מסך שונים.

כמה מילים לסיכום,

אתם לא יודעים את זה, אבל כשהתחלתי לעבוד כעורך תוכן הגעתי בדיוק בזמן שהתחילו להטמיע נהלי נגישות ופיתוח כלים על מנת ליישם כללי נגישות באתרים.
זכיתי להשתתף בפרויקטים מורכבים של נגישות ואני מאוד גאה בזה. איך שאני רואה את זה, דברים שמשפיעים בגדול נמצאים דווקא בפרטים הקטנים.

https://www.globalgovernmentforum.com/how-to-know-what-you-know-improving-knowledge-management-in-government/  

https://www.youtube.com/watch?v=GnZwtcd0qVE

1. ניהול ידע רדיקלי- https://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewBlog2.aspx?ArticleID=3303

2. קבלת החלטות- https://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewBlog2.aspx?ArticleID=3304

3. חשיבה ביקורתית- https://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewBlog2.aspx?ArticleID=3305

4. חשיבה אסטרטגית- https://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewBlog2.aspx?ArticleID=3306

שם האירוע: 

International Conference on Innovation, Knowledge, and Management ICIKM on June 25-27, 2022 in Kowloon, Hong Kong

מיקום:

 Kowloon, Hong Kong

תאריך: 

June 25-27, 2022

לפרטים:

לחץ כאן

הספר, The KM Cookbook: Stories and strategies for organizations exploring Knowledge Management Standard 30401, הוא ספר שנכתב על ידי   ,Chris Collison, Paul Corney  & Patricia Eng, בשנת 2019.  שלושת הכותבים בקיאים ומוכרים בעולם ניהול הידע.

יש שישאלו, איך הצליחו השלושה לצאת עם ספר שעל פי כותרתו עוסק בסיפורים ואסטרטגיות לקראת הטמעה של תקן ניהול הידע, תקופה קצרה אחרי שיצא התקן, למרות שאף אחד מהם לא היה בצוות המומחים שהיה שותפה לכתיבה. אז, זהו ששמו של הספר מעט שונה מתוכנו. יש בספר אסטרטגיות לניהול ידע. יש סיפורי מקרה על ארגונים ועל פעילות ניהול הידע שלהם (עיקרו של הספר- 16 סיפורים מחמש יבשות). התמה של הספר המתייחסת לכל העניין כמסעדה ותהליכי בישול מאד חזקה בספר (לטעמי- חזקה מידי). מה שיש פחות הוא הקשר לתקן ניהול הידע. יש אזכורים שלו מעת לעת, אך למי שמחפש ספר על ניהול ידע- לא זו הכתובת.

להלן מפת הספר המייצגת את תכני הספר:

אמנם רכשתי את הספר אחרי ש Patricia Eng המליצה לי עליו בהקשר של התקן, אך בהחלט כדאי לקרוא אותו- מסיבות אחרות. הרבה ידע על ניהול ידע והרבה סיפורי ניהול ידע מעניינים ומלמדים.

מהו ניהול ידע?

יש הגדרות רבות לניהול ידע, וכל ארגון יכול ל ״תפור״ לעצמו את ההגדרה המתאימה לתיחום שאצלו.

שלוש הגדרות אפשריות (דרך להגיד ששלושת כותבי הספר לא הסכימו על הגדרה, אז הציעו כל אחד?):

1. אוסף של תהליכים, כלים והתנהגויות המקשרות ומניעות אנשים לשתף התנסויות, תובנות ולמידה.
2. יכולות של ארגון ללכוד את הידע שקריטי עבורו, לשפר אותו באופן מתמיד, ולהפוך אותו לזמין בדרך שאפקטיבית למי שנדרשים לו, כדי שהם יוכלו לנצלו באופן יצירתי ולהציע ערך כחלק מעבודתם הנורמטיבית.
3. אוסף עקרונות, כלים ופרקטיקות המאפשרות לאנשים לייצר ידע, לשתף, לתרגם וליישם אותו, כדי לייצר ערך ולשפר אפקטיביות.

הכותבים מתייחסים למקובלה הכוללת תהליכי collect & connect בניהול הידע (לישראלים שבינינו- איסוף, כשם קוד לקשר בין אדם למאגרי תוכן; קישור, כשם קוד לקשר בין אדם לאדם).

האם יש עוד מרכיבים מעבר לשני אלו, הם שואלים, ומיד עונים, חד משמעית: כן! יצירת ידע חדש.

[תהליכי collect & connect מתייחסים לשיתוף והנגשת ידע; יצירת ידע מתייחסת לפיתוחו- מ.ל.]

מדובר ברעיון שיש לו משמעויות מעשיות. הכותבים ממליצים שהן היעדים האסטרטגיים והן פעילויות ניהול הידע המממשות ימופו אל מול שלושת הקטגוריות של יצירה-איסוף-שיתוף.

לכל ארגון יש מרכז כובד אחר משלו, בין שלושת הקטגוריות, וראוי לעקוב שאכן הרצוי והמתאים לארגון, אכן מיושם הלכה למעשה.

בעלי תפקידים:

בעל חסות

בעל החסות הוא על פי רוב הגורם שפונקציית ניהול הידע מדווחת אליה.

היא יכולה, על כן, להיות מובלת על ידי מנהל ממגוון דיסציפלינות: אסטרטגיה, מחשוב, משאבי אנוש, פיתוח ארגוני, מו״פ, תפעול,   ניהול פרויקטים, איכות, מצוינות עסקית, ניהו לקוחות, או לעיתים אפילו  על ידי המנכ״ל.

כל החלופות האפשריות, וכשאתם באים לבחון היכן כדאי שיהיה משולב אצלכם- שאלו את השאלה החשובה ביותר: מי מהמנהלים השונים נתפס כבעל קרדיט ומי יתלהב ביותר מהובלת הפעילות.

עשר מאפיינים של בעל חסות אפקטיבי (לניהול ידע):

1. חוסר שביעות רצון מהמצב- אבל באופן חיובי. תסכול מהלב עם אמונה שניתן לשפר.
2. הקצאת משאבים.
3. הבנת אנשים – אינטליגנציה רגשית.
4. תמיכה פומבית בפעילות ניהול הידע.
5. תמיכה בפעילות ניהול הידע גם בשיחות אישיות ו- 1:1 (לא רק הצהרות פומביות).
6. בעל.ת קשרים טובים ויכולת השפעה.
7. עוקב.ת אחר התקדמות וביצועי פעילות ניהול הידע.
8. לא חושש.ת לחזור ולפנות בתזכורים לאנשים כדי לקדם פעילויות.
9. מיקוד בעתיד.
10. מודל לחיקוי. (התנהגות והתנהלות)

מנהל הידע

אין ספק שדמות מנהל הידע משמעותית להצלחת הפעילות, שכן הוא זה שמוביל אותה.

ישנה השפעה של אסטרטגיית ניהול הידע בארגון (פרק אסטרטגיה להלן) על מיומנויות מנהל הידע הנדרשות, ובכל זאת, מוצעת רשימת מיומנויות טיפוסית:

1. חקר- לקחת את הזמן, להבין את הארגון, הקשרו וצרכיו, ומתוך אלו לפעול.
2. ניווט- לעזור לארגון לנווט בתוך הר המידע ונכסי הידע הרבים הקיימים ולפעול.
3. מו״מ- משא ומתן על גבולות ניהול הידע וגבולות מעורבות וסמכות מנהל הידע.
4. הנחיה- להנחות מפגשים ופגישות עבודה באופן צנוע המסייע ומקדם את שיתוף הידע.
5. שיתופיות- לשתף ידע ולשתף פעולה עם גורמים רבים ולייצר עימם סינרגיה.
6. תקשור- לתקשר את פעילות ניהול הידע, ולדעת להקשיב לצרכים [מ.ל.] ולמשובים.
7. אצירה- ארגון, אחסון והנגשת תכנים. בהתאם לצורך גם עיבוד, שילוב, עדכון ופעולות נוספות.
8. חגיגה- מתן הכרה והוקרה; חגיגת הצלחות ושיתוף הסיפורים.

יועצי ניהול ידע

יועצים חיצוניים

מחברי הצוות מרחיבים ומדברים על ההסתייעות ביועצים חיצוניים לבניית מערך ניהול הידע ו/או כמענה של ידיים עובדות לפעילות.

הם מציעים 10 טיפים ללקוחות בעבודה עם יועצים, ו- 10 טיפים ליועצים בעבודתם עם לקוחות.

להלן מספר טיפים מעניינים לכל צד:

ללקוחות-

א. הסבירו לא רק מה הציפיות שלכם מהם, אלא גם מה הרציונל לבקשות אלו.

ב. היו שקופים. אל תסתירו פעילויות משיקות, פעילויות קודמות ויועצים אחרים שסייעו.

ג. אל תוציאו למיקור חוץ את תהליכי החשיבה. היו שותפים לתהליכי חשיבה לפיתוח התוצרים.

ד. הימנעו משאפתנות יתר ומציפייה שהיועץ יוכל לפתור כל בעיה במשימה בודדת.

ליועצים-

א. עשו שיעורי בית. היות מעניינים. למדו וחקרו כיווני התפתחות. למדו וחקרו את הארגון.

ב. אל תפחדו לומר מה אתם לא יכולים לעשות, או מה אחר יעשה טוב מכם.

ג. פרגנו לאחרים מחוץ לארגון, לגבי מודלים ורעיונות שלקחתם. לקוח מעריך גם את הקשרים שלכם

ד. עודדו את הלקוח לשקול כיצד אתם בונים אותו ואת הצוות הפנימי ליום שאחרי לכתכם.

ה. צרו עם הלקוחות מודלים חדשים ומותאמים. אל תיצמדו למה שהגעתם אתו מראש מהבית.

ו. אל תתפתו להשמיץ עבודה של יועצים קודמים.

ז. תהיו מאלו שנותנים, פחות מאלו שלוקחים. עולם ניהול הידע קטן והגלגל מסתובב.

המימוש:

אסטרטגיות ניהול ידע

אסטרטגיית ניהול הידע תתאים לאופי הארגון והקשרו.

להלן רשימת אסטרטגיות ניהול ידע אפשריות:

1. Top-Down: הובלה של הנהלת הארגון.

יתרון- קבלת תשומת הלב של העובדים, והבנה שלהם שמדובר בעניין בעל משקל.

חסרון- המחויבות של כל חבר הנהלה פחותה, מזה של בודד מוביל. ישנו אתגר בשימור מומנטום.

2. Top-Down & Bottom-Up: הובלה של הנהלת הארגון ובמקביל עם קבוצת עובדי שטח.

יתרון- הבנה של העובדים שמדובר בעניין בעל משקל; רתימה של עובדים עימם בקשר, הכרת כיסי מצוינות שכבר קיימים, ותחומים בהם כדאי לפעול.

דרך מימוש אפשרית- הקמת קהילת ידע של עובדים נלהבים, ופעילות עימם.

3. Pilot: הובלה ומימוש מקומיים.

יתרון- מאפשר התנסות מדורגת ותוך שכך בניית האמינות ולמידה על דרכי הפעולה המתאימים.

קריטריונים לבחירת פיילוט מתאים- בר ניהול; בר המחשה לערך; תהליך ליבתי; תהליך שאינו ייחודי; מערב ידע אסטרטגי; קרוב לליבו של בעל החסות או בעל ענין אחר; זמינות משאבים; הסיכון הכרוך תחום; ואם יצליח- שיהיה קל להכיר בו, (פעילות מוכרת וסיפור קל לשיתוף) .

4. Slipstream: מאחורי פרויקט מצליח אחר.

יתרון- ניצול המומנטום של הפעילות האחרת.

חסרון- קיבוע התפיסה של פעילות ניהול הידע בהקשר לפרויקט האחר.

5. Sleath: בהיחבא, ללא שיח על ניהול ידע, אלא התגנבות תוך כדי פעילות אחרת.

יתרון- מונע התנגדויות צפויות.

חסרון- לא מקבל הכרה. מחייב יישום חכם וזהיר.

6. Copycat: חיקוי של ארגון דומה מצליח אחר.

יתרון- יכולת כניסה, במקום שאחרת היה קשה.

7. The Buffet Menu: הובלה על ידי הצעה רחבה מאד של אפשרויות- וכל אחד צורך מה שרוצה.

יתרון/חיסרון- מתאים אם כבר יש דרישה לניהול ידע בארגון.

8. Phoenix-from-the-ashes: אחרי פרויקט ניהול ידע בעבר, עירור המתלהבים הישנים והנעתם.

יתרון- מאפשר הזדמנות שניה.

ניתן כמובן לפעול באופן המשלב יותר מאסטרטגיה אחת.

תכנית ניהול הידע בארגון

תכנית ניהול הידע כוללת אוסף כלים ותהליכים העוסקים בנכסי הידע בארגון.

• לימוד הצרכים יתבצע במבדקי מיפוי ידע שיתייחסו לסיכונים, פערים ובעיות גישה למידע.
• מעני ניהול ידע יכולים לכלול: הפקות לקחים, קהילות ידע, שיתופיות, מאגרים, טקסונומיות, כלי חיפוש, wiki, פורטלים, מארזי ידע, מדריכים, סרטונים, חניכת עובדים, קפה ידע, סמינרים, סיפור סיפורים, קידום רעיונאות ועוד.
• ניתן לשקול משחוק ופתרונות בינה מלאכותית ומציאות מדומה/משולבת.

תכנית ניהול הידע תתייחס למרכיבים להלן:

קנבס ניהול הידע הארגוני

הכנה למבדק תקן ניהול הידע 30401

לאחר תיאור מורחב של היסטוריית ניסיון פיתוח התקן לאורך השנים, ובסופו של דבר פרסום הפיתוח, מתייחסים הכותבים לוויכוח הניטש בעד ונגד התקן. בסופו של יום- ההמלצה בעד. תקן מכיל דפוסים להצלחת תכנית ניהול ידע, ולכן בהחלט יכול להיות בעל ערך נוסף.

תקן כולל תמיד הגדרות ל ״מה״ נדרש לעשות, אך נמנע מלהיכנס לפרטי ה ״איך״ הנקבעים ברמה של הארגון, בהתאם להקשרו, יעדיו, צרכיו, סיכוניו והזדמנויותיו.

ניתן לעשות בו שימוש להתעדה, והדגמת יתרון תחרותי בשוק. ניתן גם להשתמש בו כדי לפתח או לסקור אסטרטגיה קיימת ולהבין היכן לקדמה. התקן גם מחזק את הבנת הצורך בתמיכת הנהגה למהלך.

תפקידו של עורך מבדק לבחון האם הארגון פיתח תהליכים אפקטיביים להתמודדות עם דרישות תקן ISO.

עורכי מבדקים הם גוף בלתי תלוי, ולעולם לא ישמשו גם כיועצי ניהול ידע.

היערכות למבדק:

• ודאו שהעורך אכן מורשה לבצע מבדקים בתחום הספציפי (ניהול ידע)
• הכינו את מסמכי התקן מבעוד מועד; שלחו עותקים מראש
• הריצו סדנה פנימית בארגון להיערכות אל מול שאלות אפשריות (The KM Chef’s Canvas)

במבדק עצמו:

• פתחו את המפגש עם היכרות קצרה של הארגון
• דאגו שאנשים בארגון שירואיינו אכן מודעים לתכנית ניהול הידע ושהפעילויות עליהם אתם מכריזים אכן מתקיימות
• היו מוכנים עם רשומות המעידות שאכן יש פעילות, ויש התקדמות (סיכומי ישיבות, דוחות ועוד)
• בסיום המבדק תהיה פגישת סיכום בה העורך יציג את ממצאיו. יש לדאוג שהמענה לכל השאלות יתבצע לפני מפגש מסכם זה.

הספר פורט 57 שאלות הכנה לקראת המבדק (The KM Chef’s Canvas). נושאי השאלות- בהתאם למרכיבי תכנית ניהול הידע בפרק לעיל.

את השאלות המפורטות ניתן למצוא באתר הספר: https://www.iso30401.com/km-canvas

סיפורי ניהול ידע בעולם