ROM Knowledgeware - ירחון

ירחון 2Know לניהול ידע

גיליון מרץ 2001 - מהדורה מס' 18

גיליון:

רבים נוטים לבלבל בין מונחים קרובים דוגמת "אינטראנט" ו"פורטל".

כשמדברים על אינטראנט מתכוונים ליישומים פנים- ארגוניים, המפותחים תוך שימוש בטכנולוגיית פיתוח האינטרנט. לחילופין מתכוונים לאוסף מסמכים הערוך כ – HTML ים משולבים.

לעומת זאת ההגדרה לפורטל היא: פורטל הינו שער הכניסה דרכו אנו רוצים שהמשתמש יעבור לכל היישומים והמסמכים. פורטל ארגוני משמש כשער כניסה לעובדי הארגון, ואחת ממטרותיו העיקריות הנה לצורכי ניהול ידע:

& לניהול הידע המתועד Documents - ארגון תכנים ודחיפת פריטי ידע.

& לניהול הידע שאינו מתועד Un-Documented Knowledge המומחים- פורומים משותפים להחלפת ידע באמצעות FAQ, Discussion Groups, Instant Messaging, etc..

ציטוט: ציטוט- Bob Buckman

“We shape our tools, and our tools shape us.” – Marshall Mcluhan

Q: Where should be the main focus of knowledge management?

A: “It’s about 90% people, about 5% technology, and 5% magic”

- Bob Buckman

הפניות וקישורים למאמרים ואתרים ששווה לעיין בהם- BEST PRACTICES,LLC

והפעם :

BEST PRACTICES,LLC –

אתר המכיל מחקרים, דוחות, פורומים וייעוץ בנושאים שונים ובניהם נושא ניהול ידע.

לרוב המידע עולה כסף אבל ייתכן כי ההשקעה שווה לעיתים.

כתובת האתר:

http://www.best-in-class.com/expertise/knowledge_managment.htm

סקירה: ניהול ידע בארגונים קטנים? אפשרי

ישנה נטייה לחשוב שניהול ידע נחוץ רק בארגונים גדולים. בארגונים גדולים הרבה ידע מפוזר בקרב ראשים רבים. קל יותר לראות את הצלחת ניהול הידע שכן עם יישום התהליך ניתן לצפות תהליך של Multi-Use (שימוש מרובה בידע ע"י אנשים רבים). החשיבות ברורה יותר שכן פעמים רבות יותר יכולים להיווצר בארגון גדול מצבים בהם אנשים שונים עוסקים בפרוייקטים דומים מבלי לדעת אחד על קיומו של השני. דוגמה נוספת יכולה להיות מצב בו מחלקה מסוימת פונה ללקוח מסוים מבלי לדעת שנוצר קשר בעבר ומבלי לדעת מה הסטטוס לגבי אותו לקוח.

ומה קורה בארגונים קטנים? האם בהם לא נצבר ידע לא פורמלי וניסיון בקרב העובדים, יהיה מספרם ככל שיהיה? האם בהם אין בעיית עזיבת עובדים? לעיתים בארגונים קטנים בעיה זו יכולה להיות חמורה אף יותר אם החברה תלויה באדם אחד היודע הכל ובלעדיו לא ניתן יהיה לנהל את הפעילות המסוימת בחברה. ארגונים קטנים יכולים להיות לפעמים מפוזרים ביחידות גיאוגרפיות קטנות המהוות יחידות עצמאיות אך מבצעות פרוייקטים דומים. ברור, אך לא פשוט, שיש מקום לניהול ידע בקרב ארגונים קטנים.

אך בארגון קטן, קשה יותר לנהל את הידע בדרכים המקובלות. בארגון כזה עלות של הכנסת טכנולוגיה והקמת מאגרי ידע לטובת ניהול ידע עלולה להיות יקרה מדי. בעיה נוספת יכולה לנבוע מתהליכי העבודה הרגילים של הארגון שהנם פעמים רבות ידניים ולא תמיד משולבים במחשוב.

לבעיות אלו יש פתרון. רוב הפתרונות המחשוביים ניתנים ליישום באמצעות כלים הנמצאים ממילא בארגון, ולא תמיד יש צורך בהצטיידות חדשה, בהכרת והטמעת טכנולוגיות חדשות. ניתן גם לשלב פתרונות מחשוביים ופתרונות תהליכיים יחד, כך שהפתרון המחשובי נחוץ לצורך אחסון ועדכון יעיל והפתרון התהליכי נחוץ לצורך הפצה ושימוש תוך השתלבות בתהליכי העבודה הרגילים של העובדים.

להלן מס' דוגמאות המאפשרות יישום ניהול ידע בארגונים קטנים, בעלות קטנה יחסית. שילוב של מס' דוגמאות יחד יכול בהחלט להוות פתרון זול יחסית לניהול ידע:

שימוש ביישומי ה- ( office השוניםword, excel, outlook, ect):

Templates : שימוש בתבניות ליצירת טפסים אחידים בהם יכול להשתמש כל אחד בארגון הן כקובץ במחשב והן כמסמך. ניתן ליצור את הטפסים כך שהמעבר בין השדות הנחוצים למילוי יהיה מונחה וכן ניתן להוסיף ערך ברירת מחדל או רב בחירה.

דוגמאות טובות – דוגמאות למסמכים שהוכחו כטובים, בהם ניתן לעשות שימוש חוזר.ניתן באמצעות הוספת הערה לתת טיפים כיצד ניתן למלא את המקומות הריקים. ניתן להכין חוזה, הסכם סודיות, מפרט וכיו"ב.
רשימות טובות - ניתן להכין "מאגרי ידע" קטנים ב – excel בצורת רשימות טובות. רשימות של מה נמצא ואיפה, רשימות מומחים, רשימת מסמכים חשובים ועוד.
דוחות מעקב – דוחות שניתן בקלות בעזרתם לעקוב אחר משימות שונות וניתן להכינם ב – excel או לחילופין ב –word
רשימות תיוג – מוכרות גם בשם check list , ניתן להכין רשימות כאלו ע"מ לסייע בבדיקת מסמכים ארוכים במיוחד. מאפשר קריאה מונחית ומונע שכיחת פרטים חשובים וקריטיים.
טפסים – ניתן להכין טפסים כגון טפסי סיכום דיון, סיכום פרוייקט, סיכום נסיעה ולתת להם מאפיינים באופן אוטומטי ע"מ להקל על חיפושם.

סידור מסמכים:

בארגונים קטנים בהם לא כדאי להכניס תוכנה לניהול מסמכים, ניתן לסדר את עץ התיקיות בהם שמורים מסמכי הארגון בצורה שתאפשר בקלות לדעת איפה לשמור כל מסמך ותקל על חיפושו תוך ניווט בעץ ההיררכי.

מאגר טיפים והמלצות: ניתן באמצעי פשוט להקים מאגר של טיפים והמלצות ב– excel תוך אפשרות סינון ע"פ כותרות שונות בהתאם לנושאים הרלוונטיים לכל ארגון.

סקרנו כאן איך ניתן להיעזר בכלים המצויים בכל מחשב לצורך ניהול ידע, תוך שימוש בטכנולוגיה המאפשרת גם שימוש ידני בפתרונות המוצעים. כל ארגון יכול לבחור לו את האמצעים המתאימים לו ולתכנן בחוכמה איך לשלבם בתהליכי העבודה הקיימים.

חדשות: חדשות- מרץ 2001

חברת KDI (חלק מחברת Fuji Xerox) פרסמה מחקר השוואתי חדש על ערך הידע כמשאב בחברות יפניות.

כמה ממצאים מעניינים:

א. 46% מהמשתתפים העדיפו את ניהול הידע תוך השארתו בלתי מעובד ומובנה (tacit) כאשר צורת שיתופו הנה בין פרטים בארגון.

54% מהמשתתפים תמכו בהסבה ועיבוד הידע (explicit) וניהולו כנכס ארגוני משותף.

ב. המשתתפים היפנים סוברים שרק 14% מהעובדים הנם Knowledge Workers "אמיתיים".

ג. היפנים גורסים שבתנאי התחרות הקיימים בעסקים הם חייבים לאמץ אסטרטגיות ניהול ידע שמשמעותם:

Ø הסבת ידע אישי, עיבודו והפיכתו לנכס ארגוני.

Ø בניית מודל ניהול ידע לניצול מיטבי של שיתוף ניסיון.

Ø סגנון עבודת ידע המבוסס על נוודי ידע.

Ø קהיליות ידע ו- BA (ראה הסבר בגיליון דצמבר 2000 )

Ø יצירת "עובדי ידע אמיתיים" בארגון.

טיפ: Digital storytelling

ישנן דרכים רבות לניהול ידע ולשיתופו וכפי שכבר הוזכר פעמים רבות יישום ניהול הידע הנו כפאזל המורכב ממס' אלמנטים שיחד מהווים פלטפורמה לאחסון, עדכון, הפצה ושיתוף הידע בארגון. האמנות בניהול ידע היא לספק את הסביבה הנכונה, את המדיה הנכונה וכאן המקום לספר על חלק נוסף מהפאזל : digital storytelling . Storytelling - הגדרה רחבה למושג היא דרך תיאורית המנוצלת ע"י אנשים לצורך העברת רעיונות, ניסיון, תיאוריות, רגשות, רצונות ואינטרפטציות. המדיה החדשה היא וידאו, טייפ, גרפיקה, אנימציה, ומצגות אשר ניתנים לצפייה באופן אקטיבי באתר או בשולחן העבודה.

Digital storytelling למה?

לצורך העברת תוכן בצורה חיה –

i השכלה ואורינטציה

i ניהול מומחים

i ניהול המשכיות

לצורך העברת אמצעיים לא מוחשיים של ידע –

i חשיבות

i התחייבות

i אמינות

לצורך יצירת קהילות וקשרים.

סיפור סיפורים בארגון דרך DV – digital video : שימוש ב – DV ללכידת הסיפורים אשר מעבירים את הידע הארגוני אל הנדרשים לו:

i אל העובדים

i ללקוחות ולשוק

i לקהילה ולציבור

i למשקיעים ולחוקרים

i לספקים, למפיצים ולשותפים אחרים.

שיתוף ידע דרך סיפורים:

i לכידה לא רק של התוכן אלא גם של ההתמחות של מספר הסיפור.

i צורת אומנות עתיקה שנולדה מחדש דרך התגלות הטכנולוגיה והתפשטות המדיה.

i הסיפור מעביר:

1. סמלים, משמעות, רגשות.

2. אמונות וערכים

3. דוגמאות.

סיפורים הם הידע שלנו. אנו לרוב מספרים לא רק את התוכן אלא גם את משמעות הניסיון מאחד לשני. למעשה, לרוב איננו יכולים למצוא היגיון בנתונים סטטיסטיים מבלי היכולת להמציא סיפור מהמספרים.

סוגי סיפורים:

סיפורי הצלחה – סיפורים המתארים את ערכי הליבה, החוקים, הנורמות האמונות של הארגון.

לימוד לקחים – תחקור פרוייקטים על מה שנעשה, מה יכל להיעשות טוב יותר ומה הרווח של הלקוח ממה שנעשה. תחקורים אלו יכולים להיות מתועדים ע"י וידאו ולשמש לטובת פרוייקטים עתידיים ע"י הפקת לקחים שימוש בניסיון העבר.

סיורים אוריינטלים – סיורים בוידאו לטובת עובדים חדשים של אתרים מגוונים השייכים לארגון.

סיפורים ביציאה – כשעובד עוזב ניתן לתעד חלק מהחפיפה באמצעות וידאו.

אלו חלק ממה שניתן לתעד באמצעות המדיה. השימוש בוידאו אינו מצריך טכנולוגיה יקרה מדי ולרוב מצוי בהישג ידו של כל ארגון קטן או גדול. זה לבדו אינו יכול לשמש לניהול ידע אולם כחלק מהפאזל במקרים בהם קשה לתעד ולאחסן את הידע הסמוי בדרכים אחרות או לחיזוק יישומי ניהול ידע אחרים ניתן בקלות ובמחיר זול יחסית לקחת בחשבון אפשרות זו.

לאן הערב?? כנסים, קורסים ויתר פורומים- מרץ 2001

בעולם:

פרטים	נושא	מקום	תאריכים
	E-Knowledge for Financial Services Summit	Tampa Bay, Florida, Westin Innisbrook	06-04/03/01
	Linkage International Knowledge Management & Organizational Learning Conference	Royal Lancaster Hotel > London, United Kingdom	15-12/03/01
www.intervista-institute.com	Enterprise Strategy & Knowledge Management New Principle, Practices & Tools for Strategic Advantage	Victoria	22-19/03/01
scally@iirny.com	3rd Annual Tacit Knowledge Roundtable: Developing, Capturing and Leveraging Your Employees’ Knowledge to Improve Business Performance	Chicago, IL	24-23/04/01

לקבלת מידע על כנסים מאוחרים יותר (לאחר המועדים לעיל) ניתן לפנות לעורך העיתון

המגזין נכתב ע"י חברת Rom Knowledgeware

Fax 077-5020772 * Tel 077-5020771/3 * רח' בר כוכבא 23, בני ברק מיקוד 67135