ישנה נטייה לחשוב שניהול ידע נחוץ רק בארגונים גדולים. בארגונים גדולים הרבה ידע מפוזר בקרב ראשים רבים. קל יותר לראות את הצלחת ניהול הידע שכן עם יישום התהליך ניתן לצפות תהליך של Multi-Use (שימוש מרובה בידע ע"י אנשים רבים). החשיבות ברורה יותר שכן פעמים רבות יותר יכולים להיווצר בארגון גדול מצבים בהם אנשים שונים עוסקים בפרוייקטים דומים מבלי לדעת אחד על קיומו של השני. דוגמה נוספת יכולה להיות מצב בו מחלקה מסוימת פונה ללקוח מסוים מבלי לדעת שנוצר קשר בעבר ומבלי לדעת מה הסטטוס לגבי אותו לקוח.
ומה קורה בארגונים קטנים? האם בהם לא נצבר ידע לא פורמלי וניסיון בקרב העובדים, יהיה מספרם ככל שיהיה? האם בהם אין בעיית עזיבת עובדים? לעיתים בארגונים קטנים בעיה זו יכולה להיות חמורה אף יותר אם החברה תלויה באדם אחד היודע הכל ובלעדיו לא ניתן יהיה לנהל את הפעילות המסוימת בחברה. ארגונים קטנים יכולים להיות לפעמים מפוזרים ביחידות גיאוגרפיות קטנות המהוות יחידות עצמאיות אך מבצעות פרוייקטים דומים. ברור, אך לא פשוט, שיש מקום לניהול ידע בקרב ארגונים קטנים.
אך בארגון קטן, קשה יותר לנהל את הידע בדרכים המקובלות. בארגון כזה עלות של הכנסת טכנולוגיה והקמת מאגרי ידע לטובת ניהול ידע עלולה להיות יקרה מדי. בעיה נוספת יכולה לנבוע מתהליכי העבודה הרגילים של הארגון שהנם פעמים רבות ידניים ולא תמיד משולבים במחשוב.
לבעיות אלו יש פתרון. רוב הפתרונות המחשוביים ניתנים ליישום באמצעות כלים הנמצאים ממילא בארגון, ולא תמיד יש צורך בהצטיידות חדשה, בהכרת והטמעת טכנולוגיות חדשות. ניתן גם לשלב פתרונות מחשוביים ופתרונות תהליכיים יחד, כך שהפתרון המחשובי נחוץ לצורך אחסון ועדכון יעיל והפתרון התהליכי נחוץ לצורך הפצה ושימוש תוך השתלבות בתהליכי העבודה הרגילים של העובדים.
להלן מס' דוגמאות המאפשרות יישום ניהול ידע בארגונים קטנים, בעלות קטנה יחסית. שילוב של מס' דוגמאות יחד יכול בהחלט להוות פתרון זול יחסית לניהול ידע:
שימוש ביישומי ה- ( office השוניםword, excel, outlook, ect):
- Templates : שימוש בתבניות ליצירת טפסים אחידים בהם יכול להשתמש כל אחד בארגון הן כקובץ במחשב והן כמסמך. ניתן ליצור את הטפסים כך שהמעבר בין השדות הנחוצים למילוי יהיה מונחה וכן ניתן להוסיף ערך ברירת מחדל או רב בחירה.
- דוגמאות טובות – דוגמאות למסמכים שהוכחו כטובים, בהם ניתן לעשות שימוש חוזר.ניתן באמצעות הוספת הערה לתת טיפים כיצד ניתן למלא את המקומות הריקים. ניתן להכין חוזה, הסכם סודיות, מפרט וכיו"ב.
- רשימות טובות - ניתן להכין "מאגרי ידע" קטנים ב – excel בצורת רשימות טובות. רשימות של מה נמצא ואיפה, רשימות מומחים, רשימת מסמכים חשובים ועוד.
- דוחות מעקב – דוחות שניתן בקלות בעזרתם לעקוב אחר משימות שונות וניתן להכינם ב – excel או לחילופין ב –word
- רשימות תיוג – מוכרות גם בשם check list , ניתן להכין רשימות כאלו ע"מ לסייע בבדיקת מסמכים ארוכים במיוחד. מאפשר קריאה מונחית ומונע שכיחת פרטים חשובים וקריטיים.
- טפסים – ניתן להכין טפסים כגון טפסי סיכום דיון, סיכום פרוייקט, סיכום נסיעה ולתת להם מאפיינים באופן אוטומטי ע"מ להקל על חיפושם.
- סידור מסמכים:
- בארגונים קטנים בהם לא כדאי להכניס תוכנה לניהול מסמכים, ניתן לסדר את עץ התיקיות בהם שמורים מסמכי הארגון בצורה שתאפשר בקלות לדעת איפה לשמור כל מסמך ותקל על חיפושו תוך ניווט בעץ ההיררכי.
- מאגר טיפים והמלצות: ניתן באמצעי פשוט להקים מאגר של טיפים והמלצות ב– excel תוך אפשרות סינון ע"פ כותרות שונות בהתאם לנושאים הרלוונטיים לכל ארגון.
סקרנו כאן איך ניתן להיעזר בכלים המצויים בכל מחשב לצורך ניהול ידע, תוך שימוש בטכנולוגיה המאפשרת גם שימוש ידני בפתרונות המוצעים. כל ארגון יכול לבחור לו את האמצעים המתאימים לו ולתכנן בחוכמה איך לשלבם בתהליכי העבודה הקיימים.