ירחון 2Know לניהול ידע
ירחון 2Know לניהול ידע
גיליון פברואר 2007 - מהדורה מס' 89
גיליון פברואר 2007 - מהדורה מס' 89
גיליון:
Km Exprt summit 2007
 

כמו בכל שנה, גם השנה יתקיים כנס KM Expert summit 2007, שבשיתוף "אנשים ומחשבים" עם Rom Knowledgeware

הכנס, הנערך זאת השנה החמישית ברציפות.
הכנס יתקיים ביום ב' 26/02/07 במרכז הכנסים במלון דן פנורמה בתל אביב.

הכנס יכלול:

  • הרצאות מתודולוגיות בנושא ניהול הידע
  • הרצאות של ספקים וטכנולוגיות בתחום ניהול הידע
  • סקר ניהול הידע הארצי - מצב קיים

להרשמה מראש וללא תשלום, לחצו כאן.

ניתן להתעדכן באמצעות  אתר חברת רום: http://www.kmrom.com/.

אנו מזמינים אישית כל אחד ואחת ממנויי וקוראי עיתון 2know להירשם ולהיות אורחינו.

נפגש בכנס ב- 26/02/07!

Hakia מנוע חיפוש צעיר אך מבטיח

במהלך שנת 2006 ביצר עצמו גוגל עמוק בתוך חיינו.

למרות זאת את ההצלחה הגדולה ביותר בתחום מנועי החיפוש גורפים מתחריו, מנועי החיפוש החדשים  יותר.

אחד ממתחרים אלו הוא Hakia, שמנוע החיפוש שלו הושק לאחרונה.

הנחת היסוד למנוע חיפוש זה נבנתה ע"י מפתח תוכנה בשם כריס גייטס שאומר: "אנו מתחילים עכשיו לעבוד עם מנועי חיפוש שיודעים 'למה אתה מתכוון' ולא רק 'איך אתה אומר את זה'. כוונתו של גייטס היא למנועי חיפוש בעלי יכולות תחביריות וסמנטיות.

 

 

עורך חדש לעיתון

אנו שמחים להודיע על מינוי עורך חדש לעיתון, יובל מרקוביץ'.

בהזדמנות זו, אנו רוצים להודות לעורך היוצא, עומר בן יהודה, על תקופה נפלאה של עשייה משותפת ומאחלים לו הצלחה בהמשך דרכו.

מדור חדש בירחון 2know

החל מגליון פברואר נוסף לירחון 2know מדור חדש.
המדור: פינת הבלוג, יסקור מדי חודש בלוג העוסק בניהול ידע.

 

לצפייה בפינת הבלוג לחץ כאן

 

נכתב ע"י נעמה ברקוביץ', ROM Knowledgeware
צוותים וירטואליים וניהול הידע

העשור האחרון הביא עימו שינויים מרחיקי לכת באופן העבודה של ארגונים רבים: רמת המורכבות,  הדינאמיות והגלובאליות הנדרשת מארגונים כיום רק עולה וגוברת. ארגונים המבקשים לשרוד נדרשים להוכיח גמישות ויכולת הסתגלות מהירה. אחת מהדרכים המאפשרות לארגונים גמישות מקסימאלית היא צורת העבודה מבוססת הצוותים ככלל וצוותים וירטואליים בפרט. היות וסקירה זו עוסקת בצוותים וירטואליים, נפתח ראשית ונגדיר מהו צוות וירטואלי. ההגדרה המקובלת כיום היא כי צוות וירטואלי הוא "קבוצה של עמיתים לעבודה המרוחקים זה מזה גיאוגרפית או ארגונית המתקשרים אחד עם השני תוך שימוש בשילוב של טכנולוגיות תקשורת ואמצעי מחשוב לשם השגת מטרה ארגונית".  נשאלת אם כך השאלה מה מבחין צוותים וירטואליים מצוותי עבודה מסורתיים ?

נהוג לציין שני מאפייני מפתח בהקשר זה:

  1. מרחק מרחבי (Spatial Distance)
  2. המידע, הנתונים וסוג התקשורת
מרחק מרחבי

המאפיין המרכזי המבחין בין הצוותים השונים הוא שצוותים וירטואליים חוצים גבולות של חלל וזמן. בעוד חברי צוות מסורתי עובדים אחד בקרבתו של השני, חברי הצוות הווירטואלי מופרדים אחד מהשני על ידי קילומטרים רבים ולעיתים אפילו על ידי יבשות. הפרדה זו טומנת בחובה יתרונות רבים לארגון. היא מאפשרת לו להעסיק את העובדים המוכשרים ביותר למשימה ללא קשר למיקום בו נמצא העובד, היא מאפשרת גמישות לעובד עצמו במידה ומעוניין לעבוד מביתו וחשוב לא פחות היא מאפשרת לארגון לספק תגובה מהירה יותר לתנאי שוק משתנים.

מידע, נתונים ותקשורת בין אישית

בימים אלו צוותי עבודה רבים, הן מסורתיים והן וירטואליים עושים שימוש באמצעים טכנולוגיים שונים, יחד עם זאת, המינון הוא זה המפריד בין סוגי הצוותים השונים. בעוד חברי צוות וירטואלי יעשו  שימוש בלעדי בטכנולוגיה מתווכת מחשב על סוגיה השונים, עומדת בפני חברי הצוות המסורתי האפשרות לבצע פעילות פנים מול פנים.  למרות שה e-mail הוא קרוב לודאי אמצעי התקשורת הנפוץ ביותר, המשמש צוותים וירטואליים,  סוגים נוספים של אמצעי תקשורת מאפשרים אף הם לחברי צוותים וירטואליים לחלוק ביניהם מידע. בין הבולטים שבאמצעים אלו נוכל למנות את מכשיר הטלפון, הפקס, Videoconference ותוכנות שונות לניהול פרויקטים בהן "מאחסנים" חברי הפרויקט את תוצריהם. הטכנולוגיה היא זו המאפשרת לחברי הצוות הווירטואלי לגשר על  פערי הזמן/מרחק. ניתן לחלק את סוגי התקשורת המשמשים צוותים מסוג זה לתקשורת א-סינכרונית כגון e-mail , פקס או מערכות אחרות המאפשרות screen sharing ולתקשורת סינכרונית כגון שיחות טלפוניות או Videoconference.

מה אם כך בין צוותים וירטואליים לבין פעילויות ניהול ידע ?

סוגי התקשורת בהם עושים שימוש הצוותים הוירטואליים (סינכרונית/א-סינכרונית) מציגים
בפנינו
Case Study מעניין בהקשר של תיעוד ושיתוף ידע.

 

התקשורת הא-סינכרונית מתבססת על המילה הכתובה ומעצם טיבה מאפשרת  את תיעוד הידע, לשם שליפתו בשלב מאוחר יותר. ייתכן כי תהליכי העיבוד של הידע יהיו מורכבים יותר ויצריכו שימוש בכלים תומכים מסוגים שונים (כגון תוכנות המאפשרות ניהול מיילים וניתובם באמצעות שימוש בחוקה עסקית למאגרי ידע מרכזיים) אולם במידה והארגון מוכן להשקיע מאמצים, ניתן ונכון לא רק לשתף, כי אם גם לשמר את הידע הרלוונטי. התקשורת הסינכרונית, לעומתה משמשת ככלי ראשון במעלה לשיתוף ידע, יחד עם זאת היא אינה מהווה כלי אופטימאלי כלל וכלל לתיעוד ידע שכן היא מבוססת על המילה המדוברת ועל תקשורת שמטבעה פחות מובנית, ולכן פחות מתאימה לניהול ידע.

 

הדילמה הקיימת במקרים כגון אלו היא החשיבות של תיעוד הידע למול שיתוף בידע. האם ניתן להעדיף אחד על פני השני ? האם במקרים מסוימים ניתן לוותר על תיעוד לטובת שיתוף
בידע ולהיפך ?   

 

הדילמה אף מתחדדת כאשר מוצגים בפנינו הממצאים הבאים:  מחקרים מצאו כי כאשר הצוות הווירטואלי התבקש לבצע משימות פשוטות בהן התפקוד הכולל של הצוות הינו פונקציה אדטיבית של מאמצי היחיד (משימות שהן מטיבן עצמאיות כגון העלאת רעיונות), תקשורת א-סינכרונית  הייתה עדיפה. ההסבר הוא שסוג כזה של תקשורת מאפשר ליותר מאדם אחד להתבטא בו זמנית ומאפשר לכולם לחשוב בקצב האישי שלהם. לעומת זאת כאשר הצוות הווירטואלי התבקש לבצע משימות מורכבות יותר (מטלות שיפוט וקבלת החלטות), המחייבות תלות הדדית בין חברי הצוות, עבודה "מהודקת" ומתוזמנת יותר ופידבק הניתן לחברים, נמצא כי לתקשורת הסינכרונית ה"עשירה" ישנה עדיפות.

 

היות ולא נראה סביר כי נמנע מצוותים וירטואליים לעשות שימוש בפורמט ממנו יפיקו את מקסימום התועלת, נותר לנו לחשוב, האם קיימים פתרונות המאפשרים תיעוד ולו חלקי של התקשורת החמקמקה יותר, היא התקשורת הסינכרונית ?

 

להערכתי, יש לתת את הדעת לשני כיווני פעולה אפשריים:

 

1)  "הבניית ידע" - יצירת "תבנית תיעוד ייעודית" לכל מטרה מרכזית לשמה אנו מקיימים תקשורת א סינכרונית (ישיבת עבודה, סיעור מוחות וכו'). תבנית זו תתמוך בהשגת המטרות המרכזיות כך ש:

  • היא תאפשר לוודא שכל החלקים השונים אכן בוצעו ולא נשכחו
  • היא תסייע בתיעוד יעיל כך שחלקיה החשובים של התקשורת יודגשו
  • היא תאפשר אחזור מהיר של סוגי מידע (לקחים, תובנות, סיפורי הצלחה וכו')

2) תיוג הידע - בשנים האחרונות, אנו עדים יותר ויותר לתופעת הפורחת באינטרנט  של סרטוני וידאו. עדות לכך היא הרכישה האחרונה שביצע תאגיד האינטרנט הגדול בעולם, אמריקה און ליין.  AOL רכשה חברה לחיפוש סרטוני וידאו וסרטים באינטרנט. מדובר בחברה בשם טרוויו, אשר פיתחה מנוע חיפוש ייחודי לאיתור מהיר במיוחד של סרטונים וקבצי וידאו מסוגים שונים ברשת האינטרנט סכום הרכישה נאמד ביותר מ 435 מיליוני דולרים. המירוץ לפיתוח מנועי חיפוש  שיאפשרו איתור מידע על/בתוך סרטונים וקבצי וידאו, נמצא בעיצומו ומהווה עדות לחוזקה של התקשורת  הורבאלית.
ואם קבצי וידיאו ניתן לתייג, בוודאי תיעוד של תקשורת סינכרונית. התקשורת הסינכרונית, חלקה מתועדת ולכן ברת חיפוש, וחלקה קבצי שמע, ושם בינתיים נדרש תיוג מסורתי.

 

כנראה שבמקרה של הצוותים הוירטואליים, ניתן לנסות וליהנות מכל העולמות...  

נכתב ע"י Edward Cell תרגום ועיבוד: מוריה לוי, ROM Knowledgeware

לא קל ללמוד מניסיון. אנו נדרשים לעשות שימוש בניסיון שכבר קיים בידינו, כדי לבחון את האמונות והערכים שאנו מחזיקים בהם, לתקפם ולתקן תפיסות והבנות ששגינו בהם. אנו צריכים לראות, לשמוע ולהרגיש את המקומות בהם היינו עוורים וחרשים, מקומות בהם לא הרגשנו. כך וגם כך, אנו מרחיבים את הניסיון. למרות זאת, פעמים רבות אנו מבצעים תהליך הפוך: בעת התרחשות אנו מנסים להתאים את הניסיון לאמונות הקיימות, ולא להיפך. אנחנו שומעים, רואים ומרגישים באופן סלקטיבי, נוטים להתנסות באופן שיתאים לציפיותינו , בהתאם לתקוותינו ובהתאם לחששותינו. במקום לבחון אם האמונות והערכים נכונים, בהתאם לניסיון ולמתרחש, אנו נוטים להתחפר בישן ובמוכר, לנסות לראות, לשמוע ולחוש את שאנו רוצים כדי לחזק את הניסיון הקיים ולא לבנות את החדש. בדרך זה אנו מקשים על הלמידה מהניסיון.

הספר "ללמוד איך ללמוד מניסיון" נכתב ע"י אדווארד סל, פרופסור לפילוסופיה מאוניברסיטת  סנגמון מארה"ב, בשנת 1984. סל מתמקד בפרט, ונוגע בהיבטים הפנימיים כמו גם הסביבתיים הנוגעים ללמידה, ללמידה מניסיון ולשיפור תהליכים אלו. למרות שהספר נכתב בראיית הפרט, יש בו נגיעה גם לניהול הלמידה מניסיון ברמה הארגונית. מאמר זה סוקר את עיקרי הספר במבט סובייקטיבי, תוך הסתכלות בעיניים של ניהול ניסיון ארגוני, כחלק ממהלך ניהול התובנות הארגוני וניהול הידע הארגוני.

נתחיל בהגדרה: למידה מניסיון היא למידה בה הלומד נמצא במגע ישיר עם המציאות אותה הוא לומד. הלה, בניגוד ללמידה בה הלומד קורא על, שומע על, מדבר על, או כותב על תכני מציאות אלו אך לא בא עמם במגע כחלק מתהליך הלמידה.

למידה (מכל סוג שהוא, גם למידה מניסיון) יכולה להיות פונקציונאלית (מועילה) או לא-פונקציונאלית (חסרת ערך, או אפילו מזיקה). כיצד תתכן למידה לא פונקציונאלית? הידע הנצבר מהלמידה יכול להרתיענו. לעיתים עדיף להיות צעיר ותמים מאשר לדעת הכל. ידיעה יכולה לגרום לנו לנהוג בדרך קיצונית. למשל, אדם היודע מתי אחריתו למות, כיצד ימות וכו', יתכן ולא ינהג באופן חופשי כשהלה נסתר ממנו. עודף ידע הנצבר ע"י הארגון/מדינה על העובד/אזרח, יכול להוות גורם בעייתי. ידע יכול לגרום לנו לייצר תפיסות מתגוננות, הרסניות או סתם כאלו המתאימות לאחרים ולא לנו. המחבר מתייחס לעודף כוח וחוסר כוח הנובעים מהלמידה והידע, וכמו תמיד מעדיף את שביל הזהב. הספר מנסה להתרכז בלמידה הפונקציונאלית.

קיימות ארבע רמות של למידה מניסיון, היכולות ללמד אותנו גם על רמות הפקת לקחים (שהנה בהחלט סוג של למידה מניסיון שכן הלמידה באה מהתנסות במגע ישיר):

א. למידה תגובתית - Response Learning: למידה בה אנו מחליטים לשנות את הדרך בה אנו מתכוננים להגיב לתרחיש (סיטואציה) עתידי, ע"י הוספת תגובה חדשה לאוסף התגובות הקיימות בראשנו, או ע"י החלפת תגובות קיימות בתגובות אחרות. במקום לאכול קינוח בסוף הארוחה, למשל, אנו משנים את דרכנו, ומעתה, במקום לאכול את הקינוח אנו קמים ונשקלים.
למידה תגובתית הנה הסוג הנפוץ ביותר של לקחים מופקים וניסיון הנצבר בתובנות. זוהי אכן הרמה הבסיסית, אך ראוי שלא תהיה הרמה היחידה.

ב. למידה תרחישית - Situation Learning: בלמידה תרחישית אנו משנים את הדרך בה אנו מנתחים את המצב ומאבחנים את התרחיש בו אנו נמצאים. יתכן, והסיבה לתגובה של הזולת או המכשיר לא נבעו מהתנהגות לא נכונה שלנו בתרחישים דוגמת אלו שחשבנו שאנו נמצאים בהם, אלא פשוט, מאינטרפטציה מסויימת, לאו דווקא מתאימה, של התרחיש. היכולת שלנו להבין את האינטרפטציה המחודשת, מאפשרת לנו להתייחס  אחרת, בלא צורך להגדיר תגובה חדשה מתוקנת. לדוגמא, אם ילד מבקש מאמו דבר מה לאכול והיא מסרבת לו, יתכן ויפרש זאת כאי אהבה כלפיו, והלה ייעלב ויחשוב כיצד עליו לנהוג אחרת, כדי לזכות באהבתה. אותו ילד, הגדל קמעה, יוכל להבין שהתנגדות האם נבעה מבקשתו לסוכריה דווקא, והלה נעשה מתוך דאגה לו ולבריאותו. העובדות אותן עובדות, אך האינטרפרטציה של התרחיש שונה. נקל להבין, שלא נכון לבצע למידה תגובתית במקרה כזה אלא למידה תרחישית. הדרך לבצע למידה תרחישית הנה ע"י שיקוף (Reflection): יציאה מהתרחיש והסתכלות מחודשת עליו, הפעם מהצד.
חשוב לציין שקל לנו ליטות באופן טבעי ללמידה תגובתית ולא ללמידה תרחישית, היות ואנו רגילים להסתכל על העולם מנקודת המבט שלנו, והלמידה התרחישית מחייבת הסתכלות נוספת, לא זו שנשבינו בה באופן ראשוני.
החופש, בהקשר של הספר, מוגדר ככוח לבצע אינטרפטציה חדשה, ע"י שיקוף. האוטונומיה שלנו כבני אדם היא בהכוונת חיינו לתהליכי חשיבה רפלקטיביים (תהליכי שיקןף) היוצרים למידה תרחישית מהניסיון.
תהליכי הפקת לקחים, ראוי שיכללו למידה תרחישית במידה משמעותית. פעמים רבות, לא כל התמונה ברורה לנו. הפסדנו לקוח. אנו מנתחים את מהלך העניינים במשך החודשים שקדמו להפסד, ובגלל מהות העניין, אין לנו את כל הפרטים, והניתוח מבוצע רק מנקודת מבטנו ולא מנקודת מבטו של הלקוח. למידה תרחישית הנה קריטית לניתוח נכון יותר של המצב, לפני שרצים וקופצים להסקת מסקנות ויצירת לקחים חדשים, שיתכן ובכלל מיותרים. למידה תרחישית, יכולה לסייע ביצירת לקח עתידי המסייע בהבנה נכונה של המצב תוך כדי התנהלותו (ולא רק אחרי, אם בכלל).

ג. למידת החלפת-תרחישים - Transsituation Learning: הבהרנו מהי למידה תרחישית. למידת החלפת-תרחישים הנה הלמידה הקונספטואלית, העקרונית, כיצד משנים אינטרפטציות של תרחישים. איך אנו כפרטים וארגונים לומדים לבצע את השיקוף ולבחון תרחישים נוספים. למידת החלפת-תרחישים הנה המפתח המסייע ליצירת אותם הלקחים שהזכרנו בסוף סעיף קודם, המפתח ליכולתנו לבצע ניתוח מצב על חלופותיו תוך כדי תנועה.

ד. למידה נעלה - Transcendent Learning: למידה נעלה, כשמה כן היא, רמה גבוהה יותר. מעת לעת אנו נדרשים לפיתוח קונספטים חדשים, כלים חדשים המאפשרים חלופות ותגובות רלוונטיות. פיתוח היכולת ליצירת הקונספטים החדשים קרויה למידה נעלה. סוגי הלמידה הקודמות שראינו, הנן תוצרים של למידה זו.
למידה נעלה היא זו המסייעת לנו בפיתוח מתודולוגיות להפקת לקחים, ואי הסתפקות במתודולוגיה אחת אחידה לכלל הארגון לכלל המקרים.

הבנת רמות הלמידה מניסיון מסייעות בחידוד תהליכי הלמידה עצמם ושיפורם, עקב המודעות להם, ועקב היכולת לבחון מיומנויות נדרשות לשיפור כל אחד מהם, ומתוך שכך, להגיע לשיפור נוסף של אפקטיביות הלמידה.

 

ישנן שלוש מיומנויות עיקריות המשמשות אותנו בכל תהליכי הלמידה מניסיון:

א. הכללה - היכולת  להסיק מהפרט לכלל; מאוסף מקרים אחד לאוסף מקרים רחב יותר. מיומנות זו קריטית, כדי שנוכל להשתמש בניסיון שנרכש גם בעתיד, היות ואין מקרה אחד זהה למשנהו. יכולת ההכללה הנה היסוד להשלכה ממקרה אחד למקרה אחר.
ב. בחירה ומיקוד - בבואנו לבחון מציאות, כדי להחליט מהו התרחיש ואיך כדאי לנהוג, אנו מבצעים תהליכי בחירה ומיקוד. המציאות אינסופית, ותהליך הבחירה והמיקוד הופכים את הרצף האינסופי לאוסף פרטים סופי. מיומנות זו נדרשת כדי להימנע מטביעה בים של עובדות ופרטים המייצגים את המציאות. אי יכולת לבחור ולהתמקד, יקשה עלינו בזיהוי התרחיש, משמעותו והסקת אופן התגובה הנדרש על ידינו. לכאורה, מיומנות זו טריוויאלית, אולם אנו רואים רבים הכושלים בה, למשל בעת תחקיר כאשר תהליך איסוף העובדות מתארך ומתבדר; למשל בתהליכי החלטה כאשר מבוצע תהליך של בחירה ומיקוד, אך תוך העדפת הטפל על העיקר (בחירה ומיקוד לא נכונים) ומכאן ניתוח לא נכון של המצב ותגובה לא מתאימה.
ג. אינטרפרטציה - הסבר המציאות (או יותר נכון, הסבר המציאות המשתקפת לאחר תהליך הבחירה והמיקוד), ארגונו ותיעודו כחלק מהניסיון הכולל שלנו. בבואנו להסביר את המציאות אנו מנתחים קשרים בין פרטים שבחרנו ומחברים אותם יחד לתפיסת מציאות בעלת משמעות. כשלב אחרון, אנו נותנים להם ערך בעינינו (חיובי או שלילי, חשוב או משני).

על ידי שילוב שלושת המיומנויות, אנו מייצרים מפה. מפה זו הנה תפיסת המציאות בעינינו, וכוללת פרטים, כתחליף לרצף האינסופי של המציאות עצמה. מפה זו משמשת כרמה פרקטית לייצוג האמונות והערכים שלנו. "במקרה זה, כדאי לעשות כך ולא אחרת"; "תגובה זו אינה ראויה, בהקשר ההוא"; ועוד. מפה זו מתועדת על ידינו,  באמצעות השפה (המילים), אך גם במונחים של מראות, קולות ותחושות, שלושת הצורות העיקריות על פיהם אנו חווים וקולטים מידע על העולם ועל עצמנו. אנשים שונים נוטים להעצים צורה אחת על פני האחרות, בהתאם לנטייתם הטבעית, ומחבר הספר מתעכב על כך כבסיס לתקשורת בין אישית, ולעיתים לקצרים בתקשורת זו, עקב תפיסות מציאות בהם משקל התחושות, המראות ומה שומעים שונה בין השותפים לו. במקרים כאלו, הפרט ירגיש בחסר של הצד שמולו, אך לא בגלל חסר אמיתי, אלא בגלל ציפיותיו לשימוש הולם בתחושות השונות ("הוא לא רגיש", "הוא לא שם לב למה שאני אומרת" וכו).

השפה משמשת כמערכת המארגנת את הניסיון ומסווגת אותו לקבוצות. בדרך זו היא מאפשרת לנו ליצור את מפות הניסיון.

אופן בניית המפות הנו תלת שלבי: ראשית אנו בונים לעצמנו תמונות. תמונות המייצגות את שחשבנו שראינו, שמענו וחשנו. בשלב שני, אנו מזהים תבנית המבוססת בדרך כלל על ניסיוננו הקודם, המייצגת את התמונה. שלב זה של זיהוי התבנית הוא לעיתים בלתי מודע. ועם זאת, יש לו חשיבות גבוהה. אם היינו מנסים לבנות את המפה, כל פעם מחדש, לנתח ולבחון באיזה מצב אנו נמצאים כעת וכיצד נכון לפעול, נראה שההספק שלנו היה מועט ביותר. בכל דקה, בכל שנייה, אנו מבצעים פעולות רבות מספור. למשל בנהיגה בעיר. אנחנו נוהגים, בה בעת מקשיבים לרדיו, טלפון או משוחחים, ובה בעת מתייחסים ומגיבים לכל הקורה בחוץ: לרמזורים, לילדים המתקרבים לשפת המדרכה, למכונית שלפנינו ומהירותה ועוד. היכולת שלנו לייצר תמונות מהירות ולהתאימן לתבניות קיימות, ללא מודעות, ללא הקדשת תשומת לב אקטיבית, חיונית לתפקודנו. וכאן אנו מגיעים לשלב השלישי: התיקוף. שלב זה, גם הוא פעמים רבות, מבוצע באופן תת מודע. אנו בוחנים האם אכן המציאות תואמת את התבנית, והאם ניתן לייחס אותה למפה הקיימת. במידה ולא, אנו משפרים את המפה: על ידי למידה תגובתית (הוספת סט תגובות אפשריים למקרה), או על ידי למידה תרחישית (נסוגים מהמפה ומהתבנית ובוחרים מפה אחרת מייצגת יותר).

פעולות אלו מסבירות את פיתוח התובנות: בצד תהליכי הפקת לקחים, המייצגות למידה מוכוונת, צובר העובד ניסיון (ה- Best Practices) במהלך חייו המקצועיים. לא כל פעולה הוא מנתח באופן רציונאלי ומודע; לא כל יום הוא מבצע תהליך הפקת לקחים אקטיבי. הוא לומד גם "תוך כדי" ובאופן בלתי מודע. הלימוד מתבצע ע"י יצירת תמונות, כמפורט לעיל, זיהוי תבניות, ניתוחן, התאמתן למפה קיימת, ובמידה ואין תבנית תואמת, יצירת מפה חדשה או שיפורה. וכל זאת, לעיתים, ללא מודעות העובד למהלך, ואפילו, לעיתים, לתוצאה שנלמדה ונחרטה בדפוסי התנהלותו.

 

הבנת המיומנויות שהזכרנו לעיל, מסייעת בידינו להבין מדוע אנשים בונים מפות ניסיון (או מפות מציאות) שאינן דווקא נכונות. שגיאה בכל אחת מהמיומנויות- עודף הכללה, בחירה ומיקוד לא נכונים ואינטרפרטציה ע"י הצעת קשרים בין הדברים שמיקדנו, יכול כל אחד מהם, לגרום לבניית מפה מעוותת, ופיתוח ניסיון לא נכון, לא מדויק או לא אפקטיבי. כיצד נשפר?

א. בקשת משוב והקשבה לו - פשוט אך אפקטיבי ביותר.
ב. הבנת ההבדל בין המפה למציאות. אם נזכור שמה שאנו חושבים שראינו, שמענו והרגשנו היא רק מפה ולא המציאות עצמה, נוכל לבנות מפות חדשות מתוקנות.

תשומת לב להבדל בין המפה למציאות הם הכלי המרכזי ללמידת החלפת-התרחישים  ושיפור הלמידה מן הניסיון.

 


אם רק נזכור, שהמפות אינן העולם כולו, יקל עלינו לבוחנם ולשנותם. נהיה פתוחים יותר להבנה, שאנשים שונים בונים מפות שונות של אותה מציאות, ובחינה חוזרת של המציאות תחת בניית מפה אחרת, תקל עלינו, לא רק בהבנת הזולת, אלא גם בהתנהלותנו ובלמידה משופרת מהניסיון.

 

אדווארד סל לוקח אותנו גם לעולם הארגוני. אולם הוא מציג עולם זה לעיתים כעוין: עולם בו הידע מוסתר מהעובד ומשמש נגדו. עולם בו העובד נדרש לניסיון, כדי להגן על האינטרסים שלו כפרט. תקוותי, שגישה זו כבר אינה גישה שרווחת ברוב הארגונים בפתחה של המאה ה- 21, שהארגונים השכילו והבינו שהעובדים הנם בראש וראשונה עובדי ידע, ויש להעמיד ברשותם את הידע  הרחב ביותר, גם בפן האישי, כדי לזכות באמונם, כתנאי הכרחי להגברת מקצועיותם.

אחד הכלים, אותם מציין סל, המשפרים את יכולת הלמידה מהניסיון בארגון, הנו פיצול בעיות כטכניקה לפתרנן (Divergent problem solving). דרך טובה לביצוע פיצול זה הנה ע"י שאילת שאלות והטלת ספקות במפה הנצפית על ידינו, המייצגת לכאורה את הבעיה. היכולת להעמיד מספר מפות בו זמנית, המייצגות את הבעיה (כל אחת מתבססת על פירוק אחר), מאפשרת לנו להעמיד מספר חלופות וברירות וכך לקרבנו לפתרון הנדרש.

סל מתייחס גם לטקטיקות הישרדות ארגוניות, כפי שמכנה אותם. הן מסייעות בהבנת התמונה הארגונית, והקטנת הנזק במקרים של אינטרס חברה הנוגד את האינטרס שלנו. שלוש טקטיקות הישרדות כאלו, הקשורות כולן לתהליכי למידה מניסיון, הנן:

א. מסגור (Framing): בדרך שאילת שאלות, בדרך של ניסוח עובדות, מגדיר הדובר הנחות יסוד. שאלה כגון "האם החלטת לוותר ולא להיות שלילי כל כך כלפי הפרויקט?" הנה דוגמא שכזו. כל תשובה שלא תינתן, בין אם כן ובין אם לא, תקבע את האמירה שהנשאל נהג בדרך שלילית כלפי הפרויקט. אמנם זו דוגמא קיצונית, אך אם נשים לב, נראה שבדברינו הנאמרים והנכתבים, טמונים לא מעט מסגורים שכאלו. זיהוי המסגור, הנה מיומנות חשובה, המאפשרת ערעור הנחות היסוד ע"י מסגור מחודש, שונה.
ב. חיתוך (Fragmenting): לעיתים אנו מגיבים לתמונת מציאות שלמה, אך מטפלים בסימפטום שדווקא הוא אינו הגורם לבעיה. טכניקת החיתוך, מאפשרת ביתר קלות, לחתוך את התמונה חזרה למרכיביה, ולבחון מי מהם יכול להיות הגורם האמיתי למצב אליו נקלענו ולבעיה המצטיירת.
ג. גם וגם (Playing it both ways): כאשר אנו מתקשים לעשות שימוש בבחירת המפה המיצגת אל נכון את הבעיה האמיתית, מומלץ לנהוג בטקטיקת הגם וגם: לכסות את עצמנו אל מול כל החלופות האפשריות. בדיחה ידועה, צוחקת על איש המודיעין הנותן סקירת מחקר למנהליו: "יתכן שכך וכך, אך אין לשלול את האפשרות ההפוכה". זוהי טכניקת הגם וגם. למרות שהיא נשמעת מגוכחת, טכניקה זו מאפשרת לנו לנהל סיכונים אל מול כל החלופות גם יחד, תהא זו אשר תהיה הנכונה.

כפי שכבר אמרנו, הסתייגנו מהתייחסותו של אדווארד סל לארגונים. עם זאת, המיומנויות והטכניקות שהוא מציג, מתאימות להתנהלות ארגונית ואישית, גם במקרים אחרים של פתרון בעיות והתמודדות עם תנאי חוסר ודאות, ולא רק למקרים של ניגוד אינטרסים בין עובד לארגון ואופן הישרדותו של העובד בארגון.

הפרקים האחרונים בספרו של סל דנים בכלים פרקטיים נוספים, המבוססים על העקרונות שכבר הזכרנו, ללמידה מתוך הניסיון.

סל פורט מספר גורמים היכולים ליצור קונפליקט בין המפה למציאות האמיתית.

כלי ראשון שסל מציין הנו שאילת השאלות הנכונות. כלי זה מסייע לנו לבחון האם ישנו קונפליקט. עצם שאילת השאלות, מסייעת לנו קודם כל ביצירת תהליכי חשיבה, אך מעבר לכך, גם בהטלת ספק. הטלת הספק, במפת המציאות המשתקפת, או אפילו באמונות והערכים המנחים אותם הם בסיס חשוב המייצר תהליכי למידה מניסיון: הם מובילים לבחירת מפה אחרת ו/או לבניית מפה חדשה (המייצגת קונספט חדש).

כלי שני שסל מציין הנו ביטול הביטולים. מפה, כפי שכבר למדנו, נבנית מבחירה והתמקדות. בעצם הבחירה וההתמקדות אנו מבטלים חלק מהעובדות. ביטול הביטולים, עוסק בהחזרת חלק מהפרטים שבוטלו ובחינה חוזרת של המפה הנכונה המייצגת את המציאות. דוגמא לביטול ביטול שאכן משנה את המשמעות יכולה להיות:

לפני: "בריחה לא תמיד עוזרת".

אחרי: "בריחה שלי מן הבית שלי, לא תמיד עוזרת לי".

קיצורי הדרך לאו דווקא נובעים מרצון להסתיר. הרצון לתמצת הנו, כפי שכבר הסברנו, חלק מהדרך המאפשרת לנו לתפוס את המציאות ולהיעזר בעבר על מנת לטפל בה. אופן התמצות, נובע מכך, שחלק מן הפרטים שוליים, להערכתנו, לזיהוי התבנית והתאמה למפה הרצויה. אולם, הרצון לתמצת- הוא בסיסו של הביטול, המעוות לנו לעיתים את תמונת המציאות.

כלי שלישי שסל נותן בידינו הנו הניקוי המוחלט, הטיהור (Cleanse). כלי שלכאורה סותר את השימוש בניסיון, אך למעשה מחזק אותו. סל מציע, מעת לעת, להתעלם מהניסיון; להתייחס למציאות כאילו לא קרו מקרים דומים כאלו בעבר, כאילו אנו מנתחים אותה בפעם הראשונה, ובונים מפה חדשה המייצגת את האמונות והערכים הנכונים להתנהלות ותגובה מתאימים. לעיתים, דווקא התנתקות זו, מסייעת באיתור ה"פספוס" בין המפה והמציאות.

אדווארד סל מסכם את ספרו בפירוט חמש שיטות של למידה מניסיון והמיומנויות הנדרשות לכל אחת מהן. הוא נותן כלים לבחינה עצמית של חוזקנו בכל אחת מהמיומנויות הללו, כדי שנוכל לדעת מה כדאי לחזק ואיפה כדאי להתמקד בחיזוק הלמידה מן הניסיון.

התכונות המרכזיות אותן מונה סל הנן:

1. סמליות (Symbolizing): מיומנויות מרכזיות תומכות- קריאה; כתיבה; הקשבה; דיבור; המחשה (דרך גרפים ותמונות); קבלה, עיבוד והבעה דרך תמונות, דרך שמע ודרך תחושות; אמפתיה; הבנה ותקשור דרך שפת גוף; שיפוט תגובת הזולת; השפעה על אחרים דרך תקשור עמם; השפעה על אחרים דרך התנהגותנו.
2. חשיבה (Thinking): מיומנויות מרכזיות תומכות- הבניה; הבנת קשרים; השוואה; ניתוח; סינתזה; כינוס; פיצול; דדוקציה.
3. שיפוט (Judging): מיומנויות מרכזיות תומכות- הערכה; מוסר ואתיקה; אסתטיקה; אינטרפרטציה של תחושות; ידע אישי (שיפוט חוזקות וחולשות אישיות).
4. זיכרון (Remembering): זיכרון סדרתי; זיכרון סומאטי פיזי; זיכרון אסוציאטיבי;  זיכרון תהליכי; זיכרון עפ"י קונספטים; זיכרון סובב ישויות; יכולת העלאת מידע מן הזיכרון; זיהוי וקישור זיכרון שמור למצבים בהם נתקלים; שימוש בזיכרון וישומו בפועל לטובת הקיים.
5. מיומנויות כלליות (General learning skills): מוטיבציה אישית פנימית; מוטיבציה חיצונית; עידוד ותמיכה;  קשב וריכוז; התעלמות מרעשים; ניצול נכון של הזמן במשימות לימוד.

לא נפרוט כאן את כל המיומנויות, איך נבחן את עצמנו מולן ונשפר את יכולת הלמידה באופן ממוקד. הפירוט המלא נמצא בספר.

מרתק אבל לראות, כיצד מוחנו מורכב כל כך, מתוכנת כל כך, ועם זאת מגיב מהר כל כך. בעיני, מרתק לראות כיצד ניתן ללמוד על למידה מניסיון.

 



 

נכתב ע"י שלומית עמיחי, ROM Knowledgeware

מיפוי צורכי ידע הוא התהליך הראשון שאנו מקיימים בפעילות ניהול הידע בארגון.

מטרת תהליך המיפוי היא לזהות את צורכי ניהול הידע העיקריים בארגון, ולשרטט מתווה ראשוני לפעילות מתאימה.

בכל ארגון, הידע אינסופי. בארגונים בינוניים וגדולים, בהם הגדרת נושאי הידע הם מרובים, אנו ממליצים להתמקד במיפוי ראשוני, בו בוחנים כשבעה נושאים בלבד, ומהם בוחרים את שני הנושאים הראשונים בהם ניהול הידע יתמקד. זיהוי הצרכים ותעדופם נעשה בעיקר באמצעות ראיונות עם בעלי תפקידים בארגון, עם יצרני מידע ועם עובדים מן השורה.

שיטה יעילה נוספת למיפוי היא כינוס קבוצות מיקוד. שיטה זו יעילה במיוחד כאשר לוח הזמנים הוא צפוף ורוצים להגיע למספר רב של עובדים בזמן קצר, וכן היא מאפשרת לשתף מספר גדול של עובדים כבר משלב מוקדם בתהליך.

 

מניסיוננו, למדנו כי שילוב של שתי השיטות יכול להקפיץ אותנו אפילו צעד נוסף קדימה:

ניתן להיעזר בעובדים, משתתפי קבוצת המיקוד, כדי לבחור את נושאי הידע הראשונים שיתועדפו. יתרה על כן, ניתן להיעזר בהם בתהליך הראיונות של בעלי התפקידים ויצרני המידע המתאימים לצרכים שהם העלו. לכל ראיון אנו מציעים לצרף את המשתתף שהעלה את הצורך.

 

מה מרוויח הארגון מתהליך זה?
  • הצדקה בקולו של השטח: במהלך הראיון מציג העובד שהציף את הרעיון, את הצורך הטמון בניהול הידע. בכך יש לו יתרון גדול עלינו, היועצים: הוא מכיר את השטח, הוא יכול לספק דוגמאות ולהצדיק את הצעתו.
  • הסכמה רחבה לצורך בשינוי: נוכחותו של עובד מהארגון הופכת את הראיון לרב מימדי, למפגש המאפשר סיעור מוחות, למידת עמיתים. זו הזדמנות לבחון את הדברים לעומקם, ולהחליט ברוב דעות אם הצורך מוצדק.
  • שיקוף הבחירה: במקרה שהרעיון שהציע העובד אינו מוצדק, הוא שומע זאת ישירות מהמרואיין, ולא באמצעות היועץ. בכך אנו מונעים תחושה שנעשתה העדפה שרירותית של רעיונות.
  • גיוס עובדים לתהליך מהיום הראשון! אנו מאמינים כי עובדים הלוקחים חלק בתהליך יהפכו בהמשך לסוכני השינוי של הפעילות – הם יסייעו להפיץ את בשורת ניהול הידע בקרב שאר העובדים ויקחו חלק מרכזי בתהליך ההטמעה.
לקום מחר בבוקר

מיפוי טוב הוא כזה המאפשר לארגון להבין איך יראה המחר שלו: הוא מאפשר לו לזהות את התועלת שתצמח לו מפעילות ניהול הידע, ולא פחות חשוב, מספק לו כלים לשווק את התהליך לעובדיו. לתפיסתנו, "השיטה המשולבת" פותחת לו צוהר רחב יותר לבוקר של מחר.

נכתב ע"י מוריה לוי ויובל מרקוביץ', ROM Knowledgeware
מהי שימושיות בפורטלים ואתרים ארגוניים?

שימושיות בפורטלים ואתרים ארגוניים היא מידת קלות הניווט וההתמצאות בפורטל, תוך כדי ביצוע משימות להן הוא נועד, במינימום שגיאות ובמינימום זמן. בשתי מילים- אינטואיטיביות הגישה.

נוהגים לעשות שימוש גם במושג המשלים הנגשה שמשמעו, ארגון פריטי התוכן בפורטל/אתר כך שתתאפשר נגישות גבוהה ושימוש יעיל ואפקטיבי בפריטים המצויים בו.

השימושיות מורכבת מחמישה גורמי איכות:

  1. לימודיות (Learnability) –  קלות השימוש למשתמשים חדשים הנתקלים בפורטל בפעם הראשונה.
  2. יעילות (Efficiency) – יכולת ביצוע מטלות בפורטל, לאחר שנלמד, בצורה יעילה ומהירה.
  3. זכירות (Memorability) – עד כמה קל למשתמשים החוזרים להשתמש בפורטל, לבצע את הפעולות בצורה יעילה ומהירה.
  4. שגיאות (Errors) –  כמות השגיאות אותן מבצעים המשתמשים וכמות השגיאות הפוטנציאלית.
  5. סיפוק (Satisfaction) – עד כמה נהנה המשתמש מהשימוש בפורטל ומהי האהדה לה הוא זוכה בעיני המשתמש.
מדוע חשוב לקחת בחשבון את השימושיות במהלך האפיון?
הפורטל, האתר ואפילו הקהילה מארגנים ומקבצים לנו יחד, נתונים, מידע וידע. בעולמנו, יש היצף של מידע וידע, ומערכות מידע ישנן גם למכביר. הפורטל והאתר באים להתמודד עם קושי זה בהנגישם לנו את שרלוונטי עבורנו תחת נושא או הקשר מסוימים. אך, אליה וקוץ בה. אם האתר והפורטל יהיו  קשים ולא נוחים לשימוש, יישארו אלו עד מהרה מיותמים ועובדי הארגון ימעטו לפקוד אותם. בניגוד לפתרונות אחרים, זו כל מהותם- ההנגשה, ולכן השימושיות הנה תנאי הצלחה הכרחי (Critical Success Factor) בלעדיהם לא בטוח שכדאי כלל להשיק את האתר/פורטל.

שני גורמים מחזקים נוספים, את הצורך בשימושיות גבוהה:

האחד, היעדר הדרכה. מערכות אינטרנטיות הנן מערכות שאנו נכנסים אליהן גם בחיים הפרטיים, מחוץ לגבולות העבודה. הסטנדרטים הדומים, מאפשרים מצב של התמצאות ללא הדרכה. ההתמצאות האישית, חשובה על כן שבעתיים.

הסיבה השנייה, קשורה לדינאמיות האתרים והפורטלים. ניהול ידע הנו נושא מתפתח. א) הידע מתפתח ככל שמשתפים עוד ממנו. ב) ההבנה מתפתחת, והמשתמשים הנחשפים לשיתוף הידע והצלחתו, מבקשים להוסיף ולשתף עוד. דינאמיות התכנים, מחייבת הנגשת יתר, כדי לאפשר למשתמש להרגיש נוח, ולהרגיש יציבות מבנית, למרות שאין יציבות תוכנית.

 

יש גם לזכור, שמרכיב הזמן הנו מרכיב קריטי. עובד שינסה להבין את ממשק האתר ולא יצליח למצוא את שחיפש, יבחר ברוב המקרים באופציית הנטישה. ככלל, נטישה היא קו ההגנה הראשון, כאשר משתמשים מגלים קושי.

איך מיישמים שימושיות?

לצורך יישום השימושיות חשוב לבצע בחינת שימושיות במהלך אפיון ובנייה של פורטל או אתר ארגוני.

קיימות מספר דרכים לתכנון ובחינת שימושיות לפני ההקמה בפועל:

תכנון השימושיות:

תכנון השימושיות הנו השלב בו אנו חושבים כיצד כדאי לתפרט את הפורטל/אתר ולארגן בתוכו את החלוניות השונות, את הקיצורים ויתר הפריטים.

א. כרטיסיות (Card Sorting): רושמים את כל פריטי התוכן אותם מבקשים להכיל בתפריטי הפורטל/אתר על כרטיסיות (כרטיסיה לכל פריט). נותנים לאנשים שונים לקבץ את הכרטיסיות לקבוצות, ולתת לקבוצות שמות. אופן הקיבוץ, הנו מדד טוב למדי לאופן התפרוט הרצוי. אגב, יש תוכנות הממחשבות את התהליך. לפרטים נוספים ניתן לעיין במגוון מקורות אודות הנושא, דוגמת –

http://www.infodesign.com.au/usabilityresources/design/cardsorting.asp.

ב. עיני המשתמש: חיפוש הקשרים משותפים בעיניו של המשתמש; אי היצמדות למבנה ארגוני, אלא לתהליכים בהם נדרש העובד לידע, או נושאי תוכן המעניינים אותו.

בחינת השימושיות

בחינת השימושיות הנה השלב האחרון של האפיון, רגע לפני היציאה להקמה. אנו מבקשים לבחון את שתכננו האם אכן טוב בעיני המשתמשים, כפי שקיווינו.

קיימות שתי שיטות מקובלות לבחינת השימושיות. שתיהן מסתמכות על הקמת אב-טיפוס או לחילופין דמו (אפילו ברמת POWERPOINT) המדמה את ההנגשה המתוכננת.

א. מעבדות שימושיות: מעבדות ייעודיות, בהן מפעילים את האתר/פורטל ומתחקים אחר פעולות המשתמשים.
ב. התנסות: קובעים מבחני שימושיות כפגישות קצרות של כ- 15 דקות. מגיעים לעובד בסביבת עבודתו הטבעית, ומבקשים ממנו למצוא 10 פריטים הנמצאים במקומות שונים. שוב, גם כאן, מתחקים אחר הקלות, המהירות, ההססנות, השגיאות שבדרך והפריטים, שלא נמצאו כלל.

על מנת לקבל תוצאה משמעותית, מומלץ לבצע הן את התכנון והן את בחינת השימושיות מול 10 משתמשים לפחות. המהדרין ממליצים על 15.

לסיכום

ניתן לומר כי בחינת שימושיות היא כלי משמעותי וחשוב ביותר בבניית פורטל ואתר, כאשר אלו עתירי תוכן. על אחת כמה וכמה, כאשר אנו חוששים כי קיים מרכיב הזמן אשר עלול לגרום לעובדים להשתמש או לא להשתמש בפורטל הארגוני.

שימושיות לא טובה, יכולה להרוס עמל רב.

                           אבל אל תתייאשו. שימושיות טובה, יכולה לשדרג פורטל.

הספריה האנגלית לבריאות רואה חשיבות רבה בנושא ניהול הידע ומתוך כך מקצה לו מקום כסיפריה בפני עצמה בתוך אתר האינטרנט שלה.

מטרת הספריה הנה לתת לרופאים והחוקרים את הכלים הדרושים לצורך שיתוף וניהול הידע.

באתר ניתן למצוא מידע רב כגון: מהו ניהול ידע, אסטרטגיות בניהול ידע, מיומנויות, כלים וטכניקות בניהול ידע.

מומלץ!

בבלוג של ג'ק וינסון העוסק בניהול ידע ועוד, פרסם וינסון בלוג מעניין בנושא Killer Applications בפורטלים ואתרי אינטרנט. שווה הצצה.

 

 

 

 

 

"יעד, מטרה ותכלית, משמשים כדי לקבוע איזו פעולה יש לנקוט היום כדי להשיג תוצאות מחר. הם מאזנים אמצעים בהווה ותוצאות בעתיד"

                                                            פיטר דרוקר 1954

 

 

 

 

 

 

 

 

ירחון 2KNOW עוקב אחר אירועי ניהול הידע המובילים בארץ ובעולם:

  • לקורסים וכנסים העדכניים ביותר של חברת ROM  לחצו כאן
     
  • לקורסים וכנסים העדכניים ביותר בארץ ובעולם לחצו כאן
המגזין נכתב ע"י חברת Rom Knowledgeware
Fax 077-5020772 * Tel 077-5020771/3 * רח' בר כוכבא 23, בני ברק מיקוד 67135