שימושיות בפורטלים ואתרים ארגוניים היא מידת קלות הניווט וההתמצאות בפורטל, תוך כדי ביצוע משימות להן הוא נועד, במינימום שגיאות ובמינימום זמן. בשתי מילים- אינטואיטיביות הגישה.
נוהגים לעשות שימוש גם במושג המשלים הנגשה שמשמעו, ארגון פריטי התוכן בפורטל/אתר כך שתתאפשר נגישות גבוהה ושימוש יעיל ואפקטיבי בפריטים המצויים בו.
השימושיות מורכבת מחמישה גורמי איכות:
- לימודיות (Learnability) – קלות השימוש למשתמשים חדשים הנתקלים בפורטל בפעם הראשונה.
- יעילות (Efficiency) – יכולת ביצוע מטלות בפורטל, לאחר שנלמד, בצורה יעילה ומהירה.
- זכירות (Memorability) – עד כמה קל למשתמשים החוזרים להשתמש בפורטל, לבצע את הפעולות בצורה יעילה ומהירה.
- שגיאות (Errors) – כמות השגיאות אותן מבצעים המשתמשים וכמות השגיאות הפוטנציאלית.
- סיפוק (Satisfaction) – עד כמה נהנה המשתמש מהשימוש בפורטל ומהי האהדה לה הוא זוכה בעיני המשתמש.
מדוע חשוב לקחת בחשבון את השימושיות במהלך האפיון?
הפורטל, האתר ואפילו הקהילה מארגנים ומקבצים לנו יחד, נתונים, מידע וידע. בעולמנו, יש היצף של מידע וידע, ומערכות מידע ישנן גם למכביר. הפורטל והאתר באים להתמודד עם קושי זה בהנגישם לנו את שרלוונטי עבורנו תחת נושא או הקשר מסוימים. אך, אליה וקוץ בה. אם האתר והפורטל יהיו קשים ולא נוחים לשימוש, יישארו אלו עד מהרה מיותמים ועובדי הארגון ימעטו לפקוד אותם. בניגוד לפתרונות אחרים, זו כל מהותם- ההנגשה, ולכן השימושיות הנה תנאי הצלחה הכרחי (Critical Success Factor) בלעדיהם לא בטוח שכדאי כלל להשיק את האתר/פורטל.
שני גורמים מחזקים נוספים, את הצורך בשימושיות גבוהה:
האחד, היעדר הדרכה. מערכות אינטרנטיות הנן מערכות שאנו נכנסים אליהן גם בחיים הפרטיים, מחוץ לגבולות העבודה. הסטנדרטים הדומים, מאפשרים מצב של התמצאות ללא הדרכה. ההתמצאות האישית, חשובה על כן שבעתיים.
הסיבה השנייה, קשורה לדינאמיות האתרים והפורטלים. ניהול ידע הנו נושא מתפתח. א) הידע מתפתח ככל שמשתפים עוד ממנו. ב) ההבנה מתפתחת, והמשתמשים הנחשפים לשיתוף הידע והצלחתו, מבקשים להוסיף ולשתף עוד. דינאמיות התכנים, מחייבת הנגשת יתר, כדי לאפשר למשתמש להרגיש נוח, ולהרגיש יציבות מבנית, למרות שאין יציבות תוכנית.
יש גם לזכור, שמרכיב הזמן הנו מרכיב קריטי. עובד שינסה להבין את ממשק האתר ולא יצליח למצוא את שחיפש, יבחר ברוב המקרים באופציית הנטישה. ככלל, נטישה היא קו ההגנה הראשון, כאשר משתמשים מגלים קושי.
לצורך יישום השימושיות חשוב לבצע בחינת שימושיות במהלך אפיון ובנייה של פורטל או אתר ארגוני.
קיימות מספר דרכים לתכנון ובחינת שימושיות לפני ההקמה בפועל:
תכנון השימושיות:
תכנון השימושיות הנו השלב בו אנו חושבים כיצד כדאי לתפרט את הפורטל/אתר ולארגן בתוכו את החלוניות השונות, את הקיצורים ויתר הפריטים.
א. כרטיסיות (Card Sorting): רושמים את כל פריטי התוכן אותם מבקשים להכיל בתפריטי הפורטל/אתר על כרטיסיות (כרטיסיה לכל פריט). נותנים לאנשים שונים לקבץ את הכרטיסיות לקבוצות, ולתת לקבוצות שמות. אופן הקיבוץ, הנו מדד טוב למדי לאופן התפרוט הרצוי. אגב, יש תוכנות הממחשבות את התהליך. לפרטים נוספים ניתן לעיין במגוון מקורות אודות הנושא, דוגמת –
http://www.infodesign.com.au/usabilityresources/design/cardsorting.asp.
ב. עיני המשתמש: חיפוש הקשרים משותפים בעיניו של המשתמש; אי היצמדות למבנה ארגוני, אלא לתהליכים בהם נדרש העובד לידע, או נושאי תוכן המעניינים אותו.
בחינת השימושיות
בחינת השימושיות הנה השלב האחרון של האפיון, רגע לפני היציאה להקמה. אנו מבקשים לבחון את שתכננו האם אכן טוב בעיני המשתמשים, כפי שקיווינו.
קיימות שתי שיטות מקובלות לבחינת השימושיות. שתיהן מסתמכות על הקמת אב-טיפוס או לחילופין דמו (אפילו ברמת POWERPOINT) המדמה את ההנגשה המתוכננת.
א. מעבדות שימושיות: מעבדות ייעודיות, בהן מפעילים את האתר/פורטל ומתחקים אחר פעולות המשתמשים.
ב. התנסות: קובעים מבחני שימושיות כפגישות קצרות של כ- 15 דקות. מגיעים לעובד בסביבת עבודתו הטבעית, ומבקשים ממנו למצוא 10 פריטים הנמצאים במקומות שונים. שוב, גם כאן, מתחקים אחר הקלות, המהירות, ההססנות, השגיאות שבדרך והפריטים, שלא נמצאו כלל.
על מנת לקבל תוצאה משמעותית, מומלץ לבצע הן את התכנון והן את בחינת השימושיות מול 10 משתמשים לפחות. המהדרין ממליצים על 15.
ניתן לומר כי בחינת שימושיות היא כלי משמעותי וחשוב ביותר בבניית פורטל ואתר, כאשר אלו עתירי תוכן. על אחת כמה וכמה, כאשר אנו חוששים כי קיים מרכיב הזמן אשר עלול לגרום לעובדים להשתמש או לא להשתמש בפורטל הארגוני.
שימושיות לא טובה, יכולה להרוס עמל רב.
אבל אל תתייאשו. שימושיות טובה, יכולה לשדרג פורטל.