צוותים וירטואליים וניהול הידע
העשור האחרון הביא עימו שינויים מרחיקי לכת באופן העבודה של ארגונים רבים: רמת המורכבות, הדינאמיות והגלובאליות הנדרשת מארגונים כיום רק עולה וגוברת. ארגונים המבקשים לשרוד נדרשים להוכיח גמישות ויכולת הסתגלות מהירה. אחת מהדרכים המאפשרות לארגונים גמישות מקסימאלית היא צורת העבודה מבוססת הצוותים ככלל וצוותים וירטואליים בפרט. היות וסקירה זו עוסקת בצוותים וירטואליים, נפתח ראשית ונגדיר מהו צוות וירטואלי. ההגדרה המקובלת כיום היא כי צוות וירטואלי הוא "קבוצה של עמיתים לעבודה המרוחקים זה מזה גיאוגרפית או ארגונית המתקשרים אחד עם השני תוך שימוש בשילוב של טכנולוגיות תקשורת ואמצעי מחשוב לשם השגת מטרה ארגונית". נשאלת אם כך השאלה מה מבחין צוותים וירטואליים מצוותי עבודה מסורתיים ?
נהוג לציין שני מאפייני מפתח בהקשר זה:
-
מרחק מרחבי (Spatial Distance)
-
המידע, הנתונים וסוג התקשורת
מרחק מרחבי
המאפיין המרכזי המבחין בין הצוותים השונים הוא שצוותים וירטואליים חוצים גבולות של חלל וזמן. בעוד חברי צוות מסורתי עובדים אחד בקרבתו של השני, חברי הצוות הווירטואלי מופרדים אחד מהשני על ידי קילומטרים רבים ולעיתים אפילו על ידי יבשות. הפרדה זו טומנת בחובה יתרונות רבים לארגון. היא מאפשרת לו להעסיק את העובדים המוכשרים ביותר למשימה ללא קשר למיקום בו נמצא העובד, היא מאפשרת גמישות לעובד עצמו במידה ומעוניין לעבוד מביתו וחשוב לא פחות היא מאפשרת לארגון לספק תגובה מהירה יותר לתנאי שוק משתנים.
מידע, נתונים ותקשורת בין אישית
בימים אלו צוותי עבודה רבים, הן מסורתיים והן וירטואליים עושים שימוש באמצעים טכנולוגיים שונים, יחד עם זאת, המינון הוא זה המפריד בין סוגי הצוותים השונים. בעוד חברי צוות וירטואלי יעשו שימוש בלעדי בטכנולוגיה מתווכת מחשב על סוגיה השונים, עומדת בפני חברי הצוות המסורתי האפשרות לבצע פעילות פנים מול פנים. למרות שה e-mail הוא קרוב לודאי אמצעי התקשורת הנפוץ ביותר, המשמש צוותים וירטואליים, סוגים נוספים של אמצעי תקשורת מאפשרים אף הם לחברי צוותים וירטואליים לחלוק ביניהם מידע. בין הבולטים שבאמצעים אלו נוכל למנות את מכשיר הטלפון, הפקס, Videoconference ותוכנות שונות לניהול פרויקטים בהן "מאחסנים" חברי הפרויקט את תוצריהם. הטכנולוגיה היא זו המאפשרת לחברי הצוות הווירטואלי לגשר על פערי הזמן/מרחק. ניתן לחלק את סוגי התקשורת המשמשים צוותים מסוג זה לתקשורת א-סינכרונית כגון e-mail , פקס או מערכות אחרות המאפשרות screen sharing ולתקשורת סינכרונית כגון שיחות טלפוניות או Videoconference.
מה אם כך בין צוותים וירטואליים לבין פעילויות ניהול ידע ?
סוגי התקשורת בהם עושים שימוש הצוותים הוירטואליים (סינכרונית/א-סינכרונית) מציגים
בפנינו Case Study מעניין בהקשר של תיעוד ושיתוף ידע.
התקשורת הא-סינכרונית מתבססת על המילה הכתובה ומעצם טיבה מאפשרת את תיעוד הידע, לשם שליפתו בשלב מאוחר יותר. ייתכן כי תהליכי העיבוד של הידע יהיו מורכבים יותר ויצריכו שימוש בכלים תומכים מסוגים שונים (כגון תוכנות המאפשרות ניהול מיילים וניתובם באמצעות שימוש בחוקה עסקית למאגרי ידע מרכזיים) אולם במידה והארגון מוכן להשקיע מאמצים, ניתן ונכון לא רק לשתף, כי אם גם לשמר את הידע הרלוונטי. התקשורת הסינכרונית, לעומתה משמשת ככלי ראשון במעלה לשיתוף ידע, יחד עם זאת היא אינה מהווה כלי אופטימאלי כלל וכלל לתיעוד ידע שכן היא מבוססת על המילה המדוברת ועל תקשורת שמטבעה פחות מובנית, ולכן פחות מתאימה לניהול ידע.
הדילמה הקיימת במקרים כגון אלו היא החשיבות של תיעוד הידע למול שיתוף בידע. האם ניתן להעדיף אחד על פני השני ? האם במקרים מסוימים ניתן לוותר על תיעוד לטובת שיתוף
בידע ולהיפך ?
הדילמה אף מתחדדת כאשר מוצגים בפנינו הממצאים הבאים: מחקרים מצאו כי כאשר הצוות הווירטואלי התבקש לבצע משימות פשוטות בהן התפקוד הכולל של הצוות הינו פונקציה אדטיבית של מאמצי היחיד (משימות שהן מטיבן עצמאיות כגון העלאת רעיונות), תקשורת א-סינכרונית הייתה עדיפה. ההסבר הוא שסוג כזה של תקשורת מאפשר ליותר מאדם אחד להתבטא בו זמנית ומאפשר לכולם לחשוב בקצב האישי שלהם. לעומת זאת כאשר הצוות הווירטואלי התבקש לבצע משימות מורכבות יותר (מטלות שיפוט וקבלת החלטות), המחייבות תלות הדדית בין חברי הצוות, עבודה "מהודקת" ומתוזמנת יותר ופידבק הניתן לחברים, נמצא כי לתקשורת הסינכרונית ה"עשירה" ישנה עדיפות.
היות ולא נראה סביר כי נמנע מצוותים וירטואליים לעשות שימוש בפורמט ממנו יפיקו את מקסימום התועלת, נותר לנו לחשוב, האם קיימים פתרונות המאפשרים תיעוד ולו חלקי של התקשורת החמקמקה יותר, היא התקשורת הסינכרונית ?
להערכתי, יש לתת את הדעת לשני כיווני פעולה אפשריים:
1) "הבניית ידע" - יצירת "תבנית תיעוד ייעודית" לכל מטרה מרכזית לשמה אנו מקיימים תקשורת א סינכרונית (ישיבת עבודה, סיעור מוחות וכו'). תבנית זו תתמוך בהשגת המטרות המרכזיות כך ש:
-
היא תאפשר לוודא שכל החלקים השונים אכן בוצעו ולא נשכחו
-
היא תסייע בתיעוד יעיל כך שחלקיה החשובים של התקשורת יודגשו
-
היא תאפשר אחזור מהיר של סוגי מידע (לקחים, תובנות, סיפורי הצלחה וכו')
2) תיוג הידע - בשנים האחרונות, אנו עדים יותר ויותר לתופעת הפורחת באינטרנט של סרטוני וידאו. עדות לכך היא הרכישה האחרונה שביצע תאגיד האינטרנט הגדול בעולם, אמריקה און ליין. AOL רכשה חברה לחיפוש סרטוני וידאו וסרטים באינטרנט. מדובר בחברה בשם טרוויו, אשר פיתחה מנוע חיפוש ייחודי לאיתור מהיר במיוחד של סרטונים וקבצי וידאו מסוגים שונים ברשת האינטרנט סכום הרכישה נאמד ביותר מ 435 מיליוני דולרים. המירוץ לפיתוח מנועי חיפוש שיאפשרו איתור מידע על/בתוך סרטונים וקבצי וידאו, נמצא בעיצומו ומהווה עדות לחוזקה של התקשורת הורבאלית.
ואם קבצי וידיאו ניתן לתייג, בוודאי תיעוד של תקשורת סינכרונית. התקשורת הסינכרונית, חלקה מתועדת ולכן ברת חיפוש, וחלקה קבצי שמע, ושם בינתיים נדרש תיוג מסורתי.