פעולה פשוטה של פתיחת מכתב מצריכה פתאום התארגנות אסטרטגית בשל החשש מהדבקות באנטרקס. ברחבי העולם עולות השאלות וגובר החשש מפני החיידק, הלא ידידותי, בלשון המעטה: האנתרקס. הבהלה שנוצרה גררה אחריה הפצת ידע ממקורות שונים ובגרסאות שונות, מה שהגביר את הבלבול והפחד.

ארגון התנדבותי ייחודי הוקם והחל לסייע בהפצת ידע אמין ומדויק כיצד להאבק בהשפעות הפסיכולוגיות של הטרור ע"י מילוי החלל הריק שנוצר עקב חוסר ידע:

VOCKM – The Volunteer Organization of Certified Knowledge Memebers 

הארגון מורכב מכאלפיים מתנדבים, מנהלי ידע, מומחים מובילים וספקי ידע כגון מדענים, רופאים, אנשי IT, פסיכולוגים ומתאמי משאבי אנוש. המדיום הנבחר כיעיל להפצת הידע בציבור הינו הדרכה, ייעוץ אישי והעיתונות. הארגון מתכנן לרכוש ולשתף ידע באופן גלובלי ע"י בניית מערכת ידע עולמית אניט –טרוריסטית, המעוצבת לצורך מאבק בטרור תוך הפצת ידע מקומי וגלובלי כאחד; ע"י הרצאות, עלוני מידע וה- WEB. בנוסף מטמיע הארגון תוכנית הדרכה חינם, להכשרת עובדי ידע ברמות הסמכה שונות.

לא לזה פיללנו, אך כנראה שלעולם לא ניתן לצפות את העתיד.

לפרטים נוספים על הארגון, הקליקו: http://www.vockm.org/.

פרס KMWORLD הראשון!

זוכרים שבאוגוסט הצענו לכם להתמודד על פרסי ניהול ידע בתחרות של KMWORLD? אז לא שכחנו אתכם ולהלן התוצאות:

KMREALTY – פרס זה יועד לארגון שהציג מנהיגות ביישום ניהול ידע ותהליכי ניהול ידע, תוך הצגת השגים מדידים. הזוכה בפרס זה הינו הארגון: The Office of  Special Projects, Vererns Health Administration, ארגון בריאות ממשלתי בארה"ב שהקים מרכז למידה וידע אינטרקטיביים.

עד 1997 לא היה לארגון מערכת שתאפשר ל- 219 אלף עובדיו לשתף ידע, רעיונות ו – BEST PRACTISE. תהליך הלמידה היה מייגע ולא מספק. הלקח נלמד והוקם אתר שישרת כמקום בו לכל אחד מהעובדים תהא גישה להון הידע מהקולגות שלהם. המניע לייזום הפרוייקט היה ההכרה בצורך והמוטיבציה להפוך את הארגון לארגון לומד. הרווח – חסכון בשעות עבודה רבות עקב אי המצאת הגלגל מחדש בקרב הסניפים, המרכזים, שירותי האחיות הפרטיות, שירותי הייעוץ ועוד שהארגון מורכב מהם. בהחלט הצלחה ראויה להתכבד.

KMPROMISE – פרס זה יועד לחברה בעלת טכנולוגיה מבטיחה ליישום ואינטגרציה של ניהול ידע המשולב בתהליכים העסקיים. הזוכה בקטגוריה זו היא חברת The-Brain, מפתחת המוצר Enterprise Knowledge Platform. המוצר מתמקד בתיאור הקישוריות בין פריטי הארגון: הוא מאפשר לקשר בין מקורות נתונים, הגיגים ויתר מידע המפוזרים בארגון בפלטפורמות ותצורות שונות. הוא מקבץ אותם יחד לסביבת עבודה משותפת תוך הצגת קשרי הגומלין בין אנשים, תהליכים ואינפורמציה. המוצר מצויין לסיעורי מוחות, כבסיס לדיונים וככלי לשימור מפת הידע הארגונית.

אנו מאחלים שבשנה הבאה יהיו זוכים גם משלנו...

כנס KMWorld, אולי כנס ניהול הידע השנתי החשוב ביותר, הושפע השנה בראש ובראשונה מאירועי ספטמבר בארה"ב. בכנס בו נכחו בשנה שעברה 700 איש, נכחו השנה פחות מ- 400, רובם מהחוף המערבי. כל זאת על אף הגידול המוכרז בעיסוק בניהול הידע בשנה האחרונה.

כבכל כנס אמריקאי, גם ב- KMWorld 2001 הדגש הושם על טכנולוגיה. למרות שמרבית המרצים מצאו לנכון לציין ש- "ניהול ידע זה לא רק טכנולוגיה" היתה הטכנולוגיה מורגשת בכל פינה, אף על פי שלא טמנה בחובה חדשות מרהיבות. הסקירות הטכנולוגיות, הצגת האמצעים וגם תערוכת הספקים הציגו מגוון רחב של כלים ברמות שונות ולצרכים שונים תחת מטריית ניהול הידע, אך למעשה לא חידשו בשום אספקט. החדשות הגיעו דווקא מדיווחי ההתנסות של חברות וארגונים רבים שתיארו דרכים להטמעה של כלים ועקרונות של ניהול ידע וחלקו עם המשתתפים את התובנות העמוקות והלקחים שנרכשו מניסיונם האישי.

במקביל לחשיפות הארגוניות השונות צצו במהלך הכנס גם מספר רעיונות חדשים יחסית שככל הנראה ימלאו את ספרות ניהול הידע בעתיד הקרוב. בין רעיונות אלה נמצאים ה- "דור השני של ניהול הידע" (Second Generation KM), וההון החברתי (Social Capital).

הדור השני של ניהול הידע הוא ניסיון לספק מבט רחב יותר על תהליך ניהול הידע בארגון. עפ"י טענת יוזמי הרעיון, הדור הראשון של ניהול הידע חוטא לאמת בכך שהוא מתמקד רק בצד הדרישה לידע ומזניח לחלוטין את צד אספקת הידע. במילים אחרות, הדור הראשון מתמקד בשיפור שיתוף הידע של ידע קיים, בעוד הדור השני מתייחס גם לשיתוף אך גם ליצירה של ידע חדש. הרחבת המודל מציגה תפישה בשלה וכוללנית יותר של עולם ניהול הידע ומקומו של מנהל הידע כנגזרת.

רעיון ההון החברתי הפך בכנס ל- Buzz word בקרב רוב המרצים, במיוחד אלו העוסקים בשינויים תרבותיים ותהליכיים בארגונים. משמעות המושג היא ההון הארגוני הטמון באינטראקציות החברתיות המתרחשות בארגון. עפ"י תפישה זו, לרשת החברתית בארגון יש ערך. ערך זה נובע מהאפשרויות הטמונות באינטראקציות בין אנשי הרשת הארגונית. ערכה של הרשת הארגונית הוא למעשה סכום הערכים של האפשרויות/הזדמנויות הללו. ניתן להעצים את ההון החברתי בארגון באמצעות פעילויות מסורתיות של ניהול ידע, דוגמת שיתוף (Collaboration), אך בבסיסו עומדים ערכים גלובליים יותר: הדדיות ואמון, אליהם יש לשאוף, אך רכישתם איטית מאד.

אי אפשר לסיים מבלי לציין את הנציגות הרחבה של מנהלי ידע ישראלים שנכחו בכנס, במיוחד בהשוואה להיקף המצומצם. מעבר לרמת הפטריוטיות המתבקשת, טוב לדעת שבסיס מנהלי הידע בארץ מתרחב והלגיטימציה כמו גם ההכשרה שלו מעמיקה.

ישנם לא מעט ארגונים שלמרות מהתלהבותם מרעיון הפורטל אין ידם משגת לרכישתו. על אחת כמה וכמה נכון הדבר בשוק הכלכלי בו אנו פעילים כיום. דוורא בנושא זה, ישנו פתרון ביניים, המתואר להלן:

ניתן להתחיל את פרוייקט הפורטל כשלב ראשון בבניית אינטראנט ארגוני חדש. אינטראנט שיהיה שונה מקודמיו ויענה על צורכי התוכן הקשורים להשגת היעדים העסקיים של הארגון. אינטראנט שישמש אוכלוסיות מוגדרות בארגון וצרכיהם בתחום הנתונים, מידע וידע. האינטראנט יבנה עפ"י קווי היסוד של פורטל ארגוני, אולם ללא הטכנולוגיה הנלווית. האינטראנט הארגוני יכלול שני רבדים של מידע:

1.     חלקו הקטן: מידע רוחבי על החברה לשימוש כלל העובדים - מידע מסורתי סביבו נבנו אינטראנטים בעבר לדוגמא: משאבי אנוש, מבנה החברה וכד'. מידע כללי על אתרי תדמית של היחידות השונות בארגון, אתרי תמיכה (כגון חברה, HR).

2.     חלקו הארי: מידע מכוון לצרכני המידע בחברה - חלק זה של האינטראנט ייבנה מקטעים מקטעים, כל מקטע לטובת קבוצת בעלי תפקידים מוגדרים בארגון. האתר ייבנה כשולחן עבודה של בעל התפקיד ויכלול נתונים, מידע וידע היכולים לסייע להם טוב יותר בביצוע תפקידם. מובן שלא ניתן להשקיע כך בכל סוגי התפקידים, אך ניתן לזהות בכל ארגון מיהם בעלי התפקידים להם פער הנתונים, מידע וידע כיום המפריע ביותר להשגת יעדיו של הארגון. במקומות רבים, למשל, מדובר באנשי המכירות ותמיכת הלקוחות. לטובת קבוצות אלה יאורגן אזור בו הם יכולים למצוא את התוכן הרלוונטי לעבודה השוטפת שלהם, ובהקשרו הנכון. התכנים יאורגנו ויוצוג באופן אינטואיטיבי ומהיר לשימוש כאשר האינטראנט יהווה גשר לנתונים, מידע וידע לו זקוקים המשתמשים  (Job Related Information).

יש לזכור שני כללים מרכזיים בבניית אינטראנט:

1.     נוחות העדכון - על התכנים לשבת בסביבה הטבעית ליצרן תכנים אלו; עליו להיות מסוגל לעדכן אותו עצמאית, מהר, ומבלי ליצור כפילות בתיוק.

2.     נוחות השימוש - על צרכן התכנים להיות מסוגל למצוא את הנדרש בקלות; על התכנים להיות זמינים, אמינים ומקיפים.

הערה: פעמים רבות אף מגלים שהקבוצה צורכת תכנים רבים אך רק מיעוטה מייצר תכנים אלו, כך שהפתרון אפילו פשוט יותר (מתמקד בעיקר בנגישות ופחות בעדכון).

סיכום: בבניית אינטראנט שהנו Job Related, אנחנו מניחים את היסודות לבניית הפורטל הארגוני ברמת התוכן והשיטה.

כל שייוותר לעשות עם קניית כלי פורטל ארגוני הוא לרתום את הטכנולוגיה, בעיקר - העמקת ה- Customization, ויכולות קישור טובות ליישומים (Silent Login, החצנת מסכים, העברת פרמטרים).

הרשימו אותי כל חלקי החזון שהוצגו על ידכם. למוריה ברכות על החלוציות וההתמדה ללא לאות.

מתוך הדברים נראה כי יש לחבר מנהלי ידע עם מנהלי תהליכים ארגוניים (יועצים ארגוניים) ואולי אף מומחי שיווקכדי לקדם פריצות דרךבהפיכת הידע לכלי עבודה מרכזי בידי מנהלים.

עדיין רוב הארגונים נמצאים הרחק מאחור ביחס לחזון שנפרש בפנינו.

- עדיין ברוב הארגונים לא יודעים היכן לחפש את הידע (פיתוח מרחבי חיפוש).

- עדיין ברוב הארגונים לא פיתחו את היכולת לסנן מידע ולהופכו לגוף ידע רלוונטי.

- עדיין אין מסורת בארגונים רבים של ארגון המידעגיבושו במסגרות ידע רלוונטיות והפיכת הידע נגיש לכולם.

- עדיין לא התפתחה ברוב הארגונים מסורת - תרבות של שימוש מושכל במידע והפיכתו לגוף ידע אפקטיבי.

בחלק גדול מהארגוניםגם כשקיימים הכלים הבסיסיים לארגון הידעמשתמשים במערכת כמו במוח האנושי (ניצול של 10% מיכולתו). לכן החזון שלי לשנים הקרובות - הקמת צוותי מומחים בין תחומיים פנים ארגוניים ל- איסוף המידעלארגונו במסגרות ידע רלוונטילהטמעת השימוש במידע והידע כתרבות ארגוניתלשימוש אפקטיבי ויעיל בטכנולוגיות המתפתחות והנמצאות בכל ארגון. זה יחייב כמובן ריקוד משותף למומחי ידע ומומחי תהליכים ארגוניים.

שתהיה לנו שנה של פריצת דרך בכל אלו.

איתן ורדסהים - מנהל היחידה לתכנון אסטרטגי - מועצה אזורית "תמר"

אם גם לכם יש תגובה- נא שלחו ונשמח לפרסם.

Yahoo! Group הינו פשוט כתובת אי מייל ואתר אשר מאפשרים לקבוצת אנשים:

1. לשתף קבציםלתכנן אירועיםלשלוח עלוני חדשות.

2. להיות בקשר - עסקיפרטי וכו'.

3. ליצור דיונים ממוקדי נושא – עסקיםאירועים אקטואליים ועוד.

בקיצור זה מאפשר לכולנו להקים קהילה וירטואלית.

למשל קבוצת Learning-to-Fly הינה קבוצה שהוקמה במטרה לדון בספר ובנושאי ניהול ידע.

להלן דוגמה לארבע קבוצות בנושא ניהול ידע:

כנסים קורסים ויתר פורומים בארץ ובעולם.

פירוש המונח הינו "פורטל סביבת העבודה" והוא מהווה פשוט שם חדש "In" למונח Job Related Portal.

בכל פרוייקט ניהול ידע ובכללו הפורטל ישנם יצרני הידע מצד אחד וצרכני הידע מצד שני. הידע המאורגן בפורטל בנוי משני סוגים:

• ידע רוחבי- למשל מידע על החברה, מידע בנושאי HR וכדומה.
• ידע אורכי- ידע לפי תפקיד Job Relatedידע הקשור לסביבת העבודה המיידית של העובד. אותו ידע מספק כלי עזר מרכזי בנושאי נתונים, מידע וידע, ומאפשר לעובד לבצע את תפקידו בצורה טובה יותר. במקום שהעובד יבזבז זמן בחיפוש המידע הוא יוכל לנצל את זמנו בביצוע תפקידו.

ובל נשכח – המטרה היא להביא את הידע הדרוש לעובד בצורה הטובה, הנגישה, האינטואיטיבית והמהירה ביותר (בכמה שפחות קליקים).

"It is the mark of an educated mind to be able to entertain a thought without accepting it". -- Aristotle