ישנם לא מעט ארגונים שלמרות מהתלהבותם מרעיון הפורטל אין ידם משגת לרכישתו. על אחת כמה וכמה נכון הדבר בשוק הכלכלי בו אנו פעילים כיום. דוורא בנושא זה, ישנו פתרון ביניים, המתואר להלן:
ניתן להתחיל את פרוייקט הפורטל כשלב ראשון בבניית אינטראנט ארגוני חדש. אינטראנט שיהיה שונה מקודמיו ויענה על צורכי התוכן הקשורים להשגת היעדים העסקיים של הארגון. אינטראנט שישמש אוכלוסיות מוגדרות בארגון וצרכיהם בתחום הנתונים, מידע וידע. האינטראנט יבנה עפ"י קווי היסוד של פורטל ארגוני, אולם ללא הטכנולוגיה הנלווית. האינטראנט הארגוני יכלול שני רבדים של מידע:
1. חלקו הקטן: מידע רוחבי על החברה לשימוש כלל העובדים - מידע מסורתי סביבו נבנו אינטראנטים בעבר לדוגמא: משאבי אנוש, מבנה החברה וכד'. מידע כללי על אתרי תדמית של היחידות השונות בארגון, אתרי תמיכה (כגון חברה, HR).
2. חלקו הארי: מידע מכוון לצרכני המידע בחברה - חלק זה של האינטראנט ייבנה מקטעים מקטעים, כל מקטע לטובת קבוצת בעלי תפקידים מוגדרים בארגון. האתר ייבנה כשולחן עבודה של בעל התפקיד ויכלול נתונים, מידע וידע היכולים לסייע להם טוב יותר בביצוע תפקידם. מובן שלא ניתן להשקיע כך בכל סוגי התפקידים, אך ניתן לזהות בכל ארגון מיהם בעלי התפקידים להם פער הנתונים, מידע וידע כיום המפריע ביותר להשגת יעדיו של הארגון. במקומות רבים, למשל, מדובר באנשי המכירות ותמיכת הלקוחות. לטובת קבוצות אלה יאורגן אזור בו הם יכולים למצוא את התוכן הרלוונטי לעבודה השוטפת שלהם, ובהקשרו הנכון. התכנים יאורגנו ויוצוג באופן אינטואיטיבי ומהיר לשימוש כאשר האינטראנט יהווה גשר לנתונים, מידע וידע לו זקוקים המשתמשים (Job Related Information).
יש לזכור שני כללים מרכזיים בבניית אינטראנט:
1. נוחות העדכון - על התכנים לשבת בסביבה הטבעית ליצרן תכנים אלו; עליו להיות מסוגל לעדכן אותו עצמאית, מהר, ומבלי ליצור כפילות בתיוק.
2. נוחות השימוש - על צרכן התכנים להיות מסוגל למצוא את הנדרש בקלות; על התכנים להיות זמינים, אמינים ומקיפים.
הערה: פעמים רבות אף מגלים שהקבוצה צורכת תכנים רבים אך רק מיעוטה מייצר תכנים אלו, כך שהפתרון אפילו פשוט יותר (מתמקד בעיקר בנגישות ופחות בעדכון).
סיכום: בבניית אינטראנט שהנו Job Related, אנחנו מניחים את היסודות לבניית הפורטל הארגוני ברמת התוכן והשיטה.
כל שייוותר לעשות עם קניית כלי פורטל ארגוני הוא לרתום את הטכנולוגיה, בעיקר - העמקת ה- Customization, ויכולות קישור טובות ליישומים (Silent Login, החצנת מסכים, העברת פרמטרים).