ספר זה, PresentationZen, שנכתב ע"י Garr Reynolds ופורסם ב- 2008, עוסק באמנות העברת מסרים באמצעות מצגות. תקצר היריעה מלהכיל את אוסף הדוגמאות הויזאליות אותן כולל הספר, כדי להמחיש את רעיונותיו. הספר המתמקד באיך להכין מצגת שמעבירה מסר באופן אפקטיבי, שואבת מעולמות משלימים של עולם הכנת סרטים (ערוץ עשיר ורב ממדי), עולם ה- Comics (עולם חסכני וממצה), ובין לבין עולם ה- Storytelling (עולם דומה לעולם הכנת המצגות) ועוד. הכלים אותם מתווה Reynolds נותנים בהחלט כלים רבים לכל אותם מליארדי אנשים המכינים מצגות בעולם המודרני, אך יכולים לסייע לנו בה במידה גם לעולם תכנון הפורטלים, תכנון Dashboards ועוד. אך זהירות, לא מדובר בספר מתכונים: כל מקרה הנו לגופו ויש לשקול בו איך נכון ליישם את העקרונות, ואיך לאזן ביניהם, בהתאם להקשרם המסוים. אין זאת כדי לסייג מכך שניתן ללמוד רבות מהכלים, וכל אחד (כמעט) יכול לשפר את יכולותיו הרלוונטיות, במידה ויישם את ההמלצות המתוארות.
להלן מפת נושאי הספר:
|
|
|
הספר, כולל אמנם גם תיאוריות, אך בעיקרו מעשי; יותר מכך, הספר נעים לקריאה. יופיים של התמונות המלוות אותו הופך אותו לספר ייחודי המומלץ לקריאה לכל אחד ואחד.
קריאה מהנה.
|
תכנון מצגות
אצל רובנו, ואני מודה שגם אני נמנית על קבוצת "חוטאים" זו, תכנון המצגת הנו בעת הכנתה בפועל, כולו או רובו. Reynolds יוצא כנגד תפיסה זו וממליץ לתכנן את המצגת הרחק ככל האפשר מהמחשב.
o היו יצירתיים. האמינו שכל אחד יכול להיות יצירתי, אם ייתן דרור לדמיונו ולא יחשוב שהעניין לא ישים. חשבו על רעיונות "מחוץ לקופסא".
o נצלו את האילוצים ומנפו אותם ליתרון: כאשר אנחנו במצוקת זמן או מצוקה של "חייבים להצליח" הסיכוי שנצליח גבוה יותר. אל תיבהלו מהאילוצים אלא קדמו אותם (ושווה לקרוא וללמוד על שיטת Pecha-kucha המדברת על מצגות של 20 שקפים שכל אחד עובר הלאה בדיוק אחרי 20 שניות, ואחרי 6:40 דקות נגמרת הצגת הנושא).
o כדי לחשוב, היעזרו בבלוק נייר, פתקיות צהובות, לוח, או אפילו ציור בחול. כל דבר שהנו אנלוגי ולא דיגיטלי.
o קחו פסק זמן לחשיבה, בתנאים ובמקום הנוחים ומתאימים ביותר למשימה זו.
o הגדירו שאלות נכונות. אלו יובילו אתכם לתשובות הנכונות ולמצגת המתאימה. השאלות יכולות להיות קשורות להרצאה (כמה זמן יש לי, מתי אדבר), קשורות לקשר לקהל (מי האנשים, מה ציפיותיהם) או קשורות לתוכן (לשם מה, מה החידוש בדברי). אל תשכחו לשאול מה הדבר היחיד שחשוב שהקהל יזכור מהמצגת?
o ודאו שאתם יכולים לעבור את מבחן המעלית (לנסח מסר בהיר ותמציתי שניתן להעביר ב- 30 שניות אם נסע במעלית משותפת עם אדם חשוב נשוא המסר).
o אם אתם חוששים שתשכחו חלק ממה שחשוב להגיד- זכרו שיש מקום להערות (שרק אתם תראו) וזכרו שניתן לחלק מסמך מלווה. נצלו כל רכיב בחוכמה. אל תייצרו מצגת שהנה למעשה מסמך.
o כדי שמסר ייזכר חשוב לשים לב לששה מרכיבים במסר: פשטות; גורם הפתעה; נכונות; אמינות; נוגע לרגש; סיפור. חשוב, חשוב, חשוב!
o הסיפור: סיפור הנו מעטפת להעברת המסר. מדובר במעטפת הכוללת מידע משולב רגש, ולעיתים גם אנקדוטות. תכננו מה הסיפור שבאמצעותו תעבירו את המסר.
o תכננו הרבה רעיונות. אל תעצרו בראשון. אחר כך סננו. יש משמעות לכמות (לא טריוויאלי ליישום).
o תכננו מצגת קצרה. אל תתכננו כל מה שאפשר, רק מה שחשוב.
o שלבי התכנון: תכנון מומלץ כולל 4 שלבים- סיעור מוחות; זיהוי הליבה; תכנון הסיפור במצגת (על הנייר, לא במחשב); שלד המצגת (ראשי פרקים / מבנה).
o קבלו משוב מעמית.
|
הכנת מצגות
הכנת מצגות הנה שלב ליבתי בו אנו מתייחדים מול המחשב ומנסים לתרגם את מחשבותינו (שכבר הוגדרו ואפילו נארזו חלקית או במלואם) לתוך מצגת סדורה. ריסון הוא שם המשחק- לא מה שאפשר, רק מה שנכון.
המלצות כלליות:
o אסטטיות (לקוח מערכי ה- Zen). כדי לשמור על אסטטיות חשבו על פשטות; עדינות; אלגנטיות; המלצתי (ולא תיאורי); טבעי; אזורים ריקים; דממה; מיעוט. חלק מאלו מפורטים בהמשך בנפרד.
o פשטות. אם בשלב התכנון דיברנו על רעיונות פשוטים, הרי שכאן אנו מדברים על יישום פשוט. דוגמא: הימנעו משרטוטים גרפיים שלא ברורים מאליהם.
o מיעוט: מעטו ברכיבים בכל דף מוצג (less is more). למדו מאמנות ה- Comics. זכרו שהשקף הנו רק תומך בסיפור ולא מחליף את המספר.
עקרונות עיצוב:
o יחס אות-רעש מיטבי: אל תייצרו עודף רעש בשקפים. דוגמא: אם יש גרף ותרו על תמונה.
o הימנעו מגרפים תלת ממדיים.
o השתמשו הרבה בתמונות. עדיפות תמונות היוצרות רגש (לפחות חלקן). תמונות לפני/אחרי המשוות מצבים יעילות להעברת מסר. יש בספר המלצות לאתרי תמונות.
o עדיף לכתוב על התמונות עצמן (ברקע) מאשר להוסיפן בקטן ולכתוב לידן.
o ותרו על הלוגו. אם המצגת תהיה טובה יזכרו אתכם יותר.
o נקודות הן כלי מובנה במצגות אולם יעילותן מוטלת בספק. השתמשו בהם באופן נדיר.
o ציטוטים (לא ארוכים מידי) מועילים מאד ככלי להעברת מסר.
o אזורים ריקים. השאירו מקומות ריקים והפנימו כי מקום ריק הנו אלמנט עיצובי רב עוצמה.
o איזון: אזנו בין ריק ומלא; בין סימטרי ולא סימטרי (שרטוטים סימטריים פורמאליים יותר).
o מיקומים אפקטיביים בשקף: בכל שקף, אם נחלק אותו ע"י שני שנתות לאורך ושתיים לרוחב, 4 הצמתים הנוצרים, הנם המיקומים היעילים ביותר למיקום מסרים חשובים בשקף.
o טבלאות ועובדות: מטרת המצגת לסייע לנו בתקשורת. לעזור לאחרים להבין למה אנחנו מתלהבים מנושא. בכל מקרה לא להעביר סט של עובדות וטבלאות. עבור אלו ניתן לחלק לאחר ההרצאה מסמכים מלווים, אך לעולם אל תעמיסו מצגת בנתונים ועובדות.
o ניגודיות. הקפידו על קונטרסט טוב בין רקע למלל, ואפילו בין רכיבים בתמונה (כאשר רוצים להדגיש). שחור או לבן כרגע הנם האפקטיביים ביותר.
o חזרה: יצרו אלמנט של חזרה בין שקפים ע"י אלמנטים גרפיים שחוזרים על עצמם. אל תגזימו.
o יישור: ישרו כל אלמנט בשקף ביחס לאחרים. אל תשאירו הכל צף. העין מחפשת את הקשרים.
o קרבה: קרבו בין אלמנטים שיש ביניהם קשר (תמונה והסבר; רכיבים קשורים). עזרו לצופה.
זכרו- בהירות המסר היא החשובה; מראה המצגת אינו יעד בפני עצמו.
|
ההרצאה
Reynolds משתף אותנו בסיפור על אחד מחבריו שהשקיע רבות בתכנון והכנת מצגת, אולם כשהגיע ללקוח, לא היה זמן להלה לקיים את הדיון שתוכנן, ותחת זו ביקש מאותו חבר שילווה אותו למכוניתו ובדרך יספר לו את שרצה. לכאורה, חשב לרגע החבר, השקיע רבות בדבר חסר ערך. אולם לאחר שחשב על הדבר מחדש, הבי שכלל לא כך הדבר. מטרתו הושגה. יכולתו לתאר בקצרה את רעיונותיו, להעביר את המסר ללקוח, לדעת שזה הבינו, ובסופו של דבר את שרצה השיג, היו דווקא בזכות ההכנה המרובה סביב המצגת, גם אם זו לא הוצגה כלל. יתכן ואחרת לא היה מצליח להתנסח בבהירות ובמהירות שכזו (ראו מבחן המעלית לעיל).
זכרו: מטרתה של מצגת לסייע לנו באריזת רעיונותינו, תכנון מטרותינו ודרך העברתם לאחר. השימוש במצגת עצמה הנו רק חלק מהסיפור, לעיתים אף לא העיקרי, ולעיתים ניתן להמירו בערוצים אחרים.
להלן מספר המלצות. הראשונות שבהם לקוחות מעולם הג'ודו:
o שימו לב לסביבה. הסתכלו עליהם ובחנו כל הזמן את מצבכם ביחס אליהם.שימו לב לתנודות הראש ולחיוכים. התחברו לקהל. זו מהותה של תקשורת.
o תישארו תמיד היוזמים ולא הנגררים אחרי הקהל.
o היו גמישים: התחשבו באופן מלא בקהל, אך היו החלטיים בכל אשר תחליטו לפעול.
o דעו מתי להפסיק. עדיף כאשר הקהל עוד מסוקרן. כלל אצבע: נצלו 90-95% מהזמן שתוכנן.
o הישארו במרכז הבמה; עדיף מקדימה. לא מומלץ לדבר מאחורי שולחן א מאחורי פודיום.
o היו שם במלואכם. אל תחשבו על דברים אחרים בזמן ההרצאה.
o אל תתרגזו, גם כאשר מגיעות שאלות מרגיזות (והן תגענה). אל תראו סימני עצבנות; אל תיפלו למלכודת של עימות מול אנשים אלו.
o זכרו שאתם אמורים לתרום לקהל. הביעו זאת.
o קולו של המרצה חשוב. דברו באופן טבעי, אנושי, כאילו אתם בשיחה ופחות בהרצאה פורמאלית.
o אם אתם טועים, אל תילחצו. למדו לעתיד. עדיף להסתכן ולטעות מלהיות מחושב וקר.
o צחקו; השתמשו בחוש הומור.
o הרצו באור. אל תתפתו לחושך בו השקפים נראים טוב. חשוב שאתם תיראו טוב ולא השקפים.
o היעזרו באמצעי טכנולוגי (שלט רחוק) לקידום השקפים. אל תיצמדו למחשב.
זכרו: אתם המספרים, אתם מעבירים את המסר; המצגת רק מסייעת בידכם.
בהצלחה!
|