בבאנו לאפיין פורטל, אנחנו נוהגים לחלק את הרכיבים של הפורטל לשלושה סוגים עיקריים: רכיבים תומכי מטרה, מצאי ו- Winner Applications.
רכיבים תומכי מטרה אלו הם תכנים, נתונים, רשימות אשר מהווים את הליבה המקצועית של הפורטל. אלו התכנים שבזכותם מצאנו לנכון, מלכתחילה, להקים פורטל, הם תומכים במטרות העיסקיות שהצבנו לעצמנו, אלו התכנים שאנו מצפים שיגרמו למשתמשים להכנס לפורטל. אלו רשימות הספקים בפורטל הרכש, הנתונים הפיננסים בפורטל הבנקאי, מאגר ריאקציות בפורטל של המו"פ והמעבדות וכו'
סוג נוסף של תכנים שאנו כוללים בפורטל הם תכנים מסוג "מצאי", אלו הם התכנים והרכיבים שאנו מוסיפים לפורטל כי הם כבר קיימים. המשאבים כבר הוקצו ולכן אנו מאפשרים חשיפה לתכנים בעלי ערך מוסף מקצועי וארגוני, פותחים שער למידע וידע ארגוני כדי לאפשר שקיפות ושיתוף ומרוויחים "על הדרך" את מעורבותו של העובד והרחבת אופקיו המקצועיים בתחומים נוספים.
סוג נוסף של תכנים ורכיבים, אנו נוהגים לכנות כ- Winner applications, כלומר רכיבים שאליהם מתבצעות רוב הכניסות והם מהווים את מוקדי המשיכה של הפורטל, לעיתים הם תומכי מטרה, לעתים מסוג מצאי. האפליקציות שמושכות משתמשים להכנס לפורטל הן לאו דווקא אלו אשר בהם מצטבר הידע המקצועי או אלו המהווים מוקד לנתונים שייצרו את הערך המוסף המקצועי. רע? כלל וכלל לא. כאשר משתמש נכנס לפורטל, אנחנו יכולים לחשוף אותו לתכנים רבים, להרגיל אותו בשימוש בפורטל ו"לדחוף" ידע בעזרת דף הבית או רכיבים נוספים.
אילו סוגי Winner applications נפוצים בארגונים?
כניסה לתלוש השכר: ברבים מפורטלי משאבי האנוש בארגונים נהוג לסרוק את תלושי השכר באופן חודשי ולאפשר כניסה לפי הרשאות.
צפייה בנעשה בחדר האוכל: ניתן לפרסם את "תפריט היום" וכן להציב מצלמת אינטרנט קטנה אשר משדרת את אורכו של התור באותו רגע.
מבצעים ורווחה: כרטיסים, הצגות, ימי כייף וכל ההנחות...
דיווח נוכחות: מחייב את העובד להיכנס לעתים תכופות ביותר לפורטל על מנת לדווח את שעות עבודתו.
הזמנת הסעות: עוד דרך בטוחה "לאלץ" את העובדים להשתמש בפורטל
מכרזים פנים ארגוניים: משרות שמתפנות, תפקידים שנפתחים..
לוח קח-תן: לוח יד 2 ארגוני. ישנם פורטלים שמאפשרים למכור ולהעביר חפצים אישיים ויש כאלו שמאפשרים "לסחור" רק בציוד ארגוני ולהעבירו בין חלקי הארגון השונים.
פירוט שימוש בטלפון אל מול המכסה החודשית: מאפשר לעובד לעקוב אחרי השימוש בטלפון ברמה יומית.
רכיבי Web 2.0: רשת חברתית ארגונית/ בלוג של מנהל בכיר או של עובדים מן המניין, אפשרות להגיב או למדרג ידיעות בפורטל.
לסיכום, כאשר חושבים על איפיון או שדרוג של פורטל ארגוני או מקצועי, כדאי להקדיש מחשבה גם ל- Winner applications מהסוג המוזכר לעיל. רכיבים מסוג זה יכולים להגביר את רמת השימוש בפורטל, להפכו לכלי פופולארי, מוכר וידידותי למשתמש. בנוסף,עם הכניסה לפורטל יש סיכוי רב יותר שהמשתמש יחשף למידע רלוונטי עבורו וירכיב את הגלישה בפורטל למחוזות נוספים..