ירחון 2Know לניהול ידע
ירחון 2Know לניהול ידע
גיליון אוגוסט 2020 - מהדורה מס' 251
גיליון אוגוסט 2020 - מהדורה מס' 251
גיליון:

1. כנס KMI-BI משותף על משילות נתונים מידע וידע ב 4/8. לפרטים והרשמה https://governyourdata.events.co.il/home 


2. כנס ניהול הידע השנתי 9/9 . השנה וירטואלי. השנה חינם, אך מחייב הרשמה מראש. לפרטים והרשמה http://israelkmforum.com/conf2020-09/ 


3. קורס ניהול ידע מבית ROM בשיתוף מכון התקנים ייפתח ב 21/10, לפרטים והרשמה לחצו כאן


4. כנס האיכות השנתי, מסלול ידע 24-25/11. לפרטים והרשמה http://www.quality2020.co.il 

 

5. חברת מיקרוסופט יצאה חודש שעבר עם מאמר הקורא לכל ארגון, לטובת יישום בינה מלאכותית, למנות מנהל ידע. אמנם תיאור המשרה קצת שמרני אך עדיין חיובי בעינינו... נראה אם יש ארגונים שבזכות זה יאשרו תקן לנושא. לקריאה לחצו כאן

 

6. ROM מברכת באהבה את אור ואורן להולדת בנם (נכד למוריה :-)) ומאחלים לכל המשפחה נחת ואושר אינסופי 

 

נכתב ע"י שגית סלמון, דנה נוימן רותם

ותהי קורונה בארץ...
המשק הישראלי עובר כמעט בן יום משגרה לתקופת חירום, ואחר כך, לאט ובהדרגה- מתקופת חירום לשגרת חירום.

 

ארגונים מצידם, נדרשו במהלך תקופת החירום, וכמובן בשגרת החירום (שאיננו יודעים כמה זמן תימשך) להמשיך ולתת שירות ללקוחות.

 

מצאנו לנכון לעצור בנקודת זמן זו, כשבכל רגע נתון אנו עלולים לחזור לתקופת חירום, להתבוננות ולשיח.
ביצענו זאת יחד עם ארגונים העוסקים במתן שירות, וניסינו ללמוד יחד איתם, מתוך דילמות והתמודדויות שחוו, על העתיד לבוא, הן כהיערכות לתקופת חירום עתידית והן לטובת יישום חלק מהפעילויות בשגרה.

 

הנחת היסוד היא שהעבודה במינהלת הידע היא חיונית, וראוי שגם הארגון יתייחס אליה ככזו.
הדבר נכון בעיקר כאשר מוקדי השירות ממשיכים לפעול בתקופת החירום, ומידע מועבר בתדירות גבוהה.
המשמעות היא שלא ניתן להשבית לחלוטין את פעילות מינהלת הידע, ועובדיה צריכים לקבל תנאים וכלים מתאימים להמשך פעילות רציפה (החל מפעילות במתכונת רגילה ועד לעבודה בתורנויות או עבודה מרחוק).

 

התמודדויות שאפיינו את תקופת החירום:

 

שינויים רבים בקצב גבוה:
קיימות 2 חלופות:

  1. לעדכן את המידע בפריטי התוכן (כפי שמבוצע בשגרה), ובמידת הצורך, להקצות מקום בדף הבית, לריכוז השינויים והפנייה לפריטים הרלוונטיים.
  2. ליצור מסמך או פריט מרכז של כל ההנחיות.

כל חלופה היא טובה, ובתנאי שלא יופץ מידע סותר בשני מקומות שונים.

 

השלמת פערי ידע שנוצרו לעובדים שנעדרו מהעבודה:
במרבית הארגונים, עובדים שחזרו לעבודה נדרשו להשלים בעצמם את הידע שהיה חסר להם.
ניתן לנקוט במספר פעולות לגישור על הפער:

  • להפנות את העובד לריכוז ההנחיות (מסמך/פריט/חלונית)- בהנחה שיש כזה...
  • ליצור סרטון, המסכם את התקופה ומאפשר לעובד להתחבר חזרה לארגון בדרך נעימה
  • ליצור תדריך ייעודי לסיכום התקופה

מינהלת הידע ככלי מרכזי בתקשורת בארגונית
בזמן המשבר שימשה מינהלת הידע ככלי מרכזי וחשוב, הן בשל העדכונים הרבים, והן בשל כך שעובדים רבים עבדו מהבית.
כדאי לבחון איך משמרים מצב זה, התורם רבות לתדמית ולמיצוב של מינהלת הידע בארגון.

 

פתרונות טכנולוגיים לתקשורת עם משתמשים ומומחי תוכן
קשר עם משתמשים ומומחי תוכן בדמות קבוצות מיקוד, הטמעה ודיונים מקצועיים התקיים עד כה רק פנים אל פנים, והצריך השקעת זמן רב.
הקורונה אילצה אותנו להיעזר בפתרונות טכנולוגיים לקיום פעילויות מרחוק.
אנו מבינים כיום, שניתן להמשך לבצע מרחוק חלק מהפעילויות, ובכך, לחסוך במשאבי זמן וכח אדם (לדוגמה, לא צריך להתחשב בזמני נסיעה).
ועדיין- כדאי למצוא את האיזון, ולא לוותר לחלוטין על מפגשים פנים אל פנים.

 

לסיכום:
מצב החירום הוליד הזדמנויות חדשות, ואילץ אותנו לתת פתרונות יצירתיים ומהירים, שככל הנראה יישארו איתנו לאורך זמן.
אנו מודים לארגונים שתרמו מנסיונם ושיתפו אותנו בדילמות ובהתמודדויות שחוו.

כולנו חווים לעיתים קשיים בעבודה: קושי בעת מילוי משימה, קושי לעמוד בלוחות זמנים, קושי להעניק פתרון מושלם (התואם לחלוטין את בקשת הלקוח), עומס בעבודה וכו'. התגובה האינסטינקטיבית שלנו היא קודם כל לראות את המחסומים העומדים בפנינו, כאשר אנו ניצבים בפני קשיים הנלווים לביצוע המשימה. על כן, התגובות שלנו עשויות להיות פעמים רבות "זה לא אפשרי" או "זה לא ניתן לביצוע" או "מסגרות הזמן לא הגיוניות ולכן זה לא יקרה".


במקום לומר באופן מידי מדוע המשימה אינה ניתנת לביצוע, נסו לאמץ גישה שונה, חיובית יותר, ולהגדיר את הדברים בצורה אחרת באמצעות שימוש שיטות מעולם ניהול הידע, כפי שיוצגו להלן:


פישוט תהליכים - לעיתים, משימה חדשה עשויה להראות מורכבת ועל כן מאיימת. פיצוח המשימה במקרה שכזה יכול להתבצע על ידי פירוק "המורכבות" לגורמים והבניית תהליך. פירוק המשימה לגורמים יציף בהכרח שאלות חדשות, שמענה עליהן יספק פתרונות.


כך למשל, הקמת אתרים גלובליים היא פרויקט מורכב מאוד, הכולל אינטראקציה עם גורמים רבים, עבודה עם מס' ממשקים ודרישה לעמוד בלוחות זמנים שהוגדרו מראש. פישוט תהליך העבודה ופירוקו לגורמים עשוי לסייע מאד בהצלחת הפרויקט.


תיעוד תהליכי העבודה - תיעוד פגישות עבודה (אג'נדה לפגישה, סיכום פגישה ופרוטוקולים), תיעוד תהליכי עבודה באמצעות שימוש ב-check lists ושימוש במסמכי עבודה אחרים המכילים תבניות קבועות יאפשרו לנו לקבל תמונת מצב ברורה יותר בנוגע למהות והיקף העבודה הנדרשת. באופן זה נוכל להשיג רמת וודאות גבוהה יותר באשר לאתגרים הנלווים לביצוע המשימה שהוטלה עלינו, וכתוצאה מכך נוכל לגייס ביתר קלות גישה חיובית להתמודדות עמה.


התקדמות בפרויקט באופן Agile –Agile היא מתודולוגיה שמניחה שלא כדאי להגדיר מוצר חדש במלואו לפני פיתוחו בפועל, ולכן היא מתמקדת בשיפור היכולת של הצוות לספק תוצרים במהירות ולהגיב לדרישות העולות תוך כדי הפרויקט. ניהול פרויקט בסביבת agile מאפשר יכולת תגובה מתמדת לשינוי, יעילות, זריזות ואיכות הן מבחינת המענה שניתן לצרכי הלקוח והן מבחינת העדר תקלות ושגיאות. שיטת עבודה זו תסייע לנו להבין טוב יותר את צרכי הפרויקט תוך כדי תנועה ומתוך כך נוכל לאמץ גישה חיובית יותר בבואנו לנהל פרויקט חדש.

 

שימוש בשיטות מעולם ניהול הידע תאפשר לנו לאמץ גישה חיובית, שתסייע לנו בסופו של יום לקדם את האינטרסים של כל הנוגעים בדבר וליצור תחושה טובה של שיתוף פעולה.


קבלו זאת כטיפ או כאתגר שנועד לשפר את המצב הקיים ולא כעוד משימה בלתי אפשרית, וזכרו שכל אתגר טומן בחובו הזדמנות להתפתחות ולמידה

נכתב ע"י ענת דרוקר

זמן קריאה

כשאנו גולשים באינטרנט, אנו נחשפים לכמות אדירה של מידע, ביניהם מאמרים וכתבות לתחומי העניין שלנו. לא תמיד יש לנו זמן להקליק על הקישור ולהתעכב בזמן הקריאה, אבל אם נדע מראש כמה זמן ייקח לנו לקרוא את התוכן, סביר להניח שהדבר יעודד אותנו להקליק על הקישור לקריאה מלאה.

 

מומלץ להציג את זמן הקריאה המשוער בראש העמוד, לצד תאריך פרסום המאמר.

 

הצגת זמן הקריאה נעשית בדפי תוכן, המציגים טקסט: מאמר, סיפור, כתבה, סקירת תוכן בנושא מסוים. אולם, אין צורך להציגו במידע מסוג: דפי תוכן ויזואליים של תמונות ואינפוגרפיקה, מצגות, דפי מוצר, ומסרים קצרים ותכופים בבלוגים וברשתות חברתיות, מכיוון שהמטרה בהם אמורה להציג לגולשים מסר מסוים הכולל התמקדות במוצר ובמכירה שלו.

 

במאמר זה, זמן הקריאה המשוער הינו 2 דקות.

 

איך מחשבים את זמן הקריאה?

 

מהירות הקריאה נמדדת בכמות מילים לפי דקה.
מילים לדקה = Words per minute או בשם מקוצר WPM, הוא מדד של מילים שעובדו בדקה, המשמשות לעתים קרובות כמדידה למהירות ההקלדה או הקריאה.

 

זמן הקריאה הינו סובייקטיבי, הוא תלוי בסוג התוכן שקוראים. אם התוכן כולל ניתוח נתונים גרפיים ותמונות, ברור כי זמן הקריאה יהיה ארוך יותר. נתונים נוספים המשפיעים על זמן הקריאה, הם סוג וגודל הגופן, גיל הקוראים, סוג הקריאה: האם היא דרך מסך מחשב או דרך נייר, כמות הפסקאות בקריאה, כמות התווים לכל מילה: ישנם מילים שניתנות לקריאה במהירות ואחרות לוקחות יותר זמן. ולכן הגדרת מילה, היא בדרך כלל סטנדרטית באורך של 5 תווים.

 

על סמך מחקרים שנעשו בתחום זה, הקריאה בממוצע לבוגר, היא בין 200 ל-250 מילים בדקה.

 

חישוב משך זמן הקריאה הינה באמצעות ספירת כמות המילים במאמר ולאחר מכן חילוק למספר 200. אם התוצאה מציגה שניות, מומלץ לעגל למעלה או למטה את הספרות לדקה השלמה הקרובה ביותר כדי להקל על הקוראים.

 

הדרך המהירה יותר לשער את זמן הקריאה היא לאפשר לכלים דיגיטליים, הכוללים מחשבון לעשות זאת. דוגמה לאחד מהם, הוא Read-O-Meter - מחשבון חינם, זמין כאתר אינטרנט. הכלי מחשב את זמן הקריאה על בסיס ממוצע הקריאה של 200 מילים לדקה. מדביקים את הטקסט בתיבת החישוב ומקבלים חיווי זמן לפי דקות ושניות. את הנתון מוסיפים ידנית לראש המאמר.
בתוכנות מסוימות, ישנם חישובים אוטומטיים להצגת זמן הקריאה המשוער של התוכן באמצעות קוד סקריפט (כמו HTML, JavaScript ועוד).

 

מתי החלה המגמה להצגת זמן הקריאה ברשת?

 

באפריל 2009, העיתונאי מארק ארמסטרונג החל להשתמש ברשת הטוויטר (Twitter) בתגית #longreads (=קריאה ארוכת טווח). הוא רצה דרך שאנשים ימצאו דרך להמליץ על סיפורים ארוכי טווח "באורך של מגזין" באופן מקוון.
התגית הזאת הפכה לאתר, בשם: Long-reads ובו רק מאמרים וסיפורים שאורכם עולה על 1,500 מילים. באתר זה הופעלה תכונה של חיווי של זמן קריאה, כולל ספירת מילים לכל מאמר.

 

בנובמבר 2011, חברת אמזון (=Amazon) הוסיפה את התכונה של חיווי זמן קריאה במכשיר הנייד שלה לקריאת ספרים אלקטרוניים אך בפועל הפעילה ופרסמה תכונה זו רק לאחר שנה, באוקטובר 2012, במכשיר חדיש יותר.

 

באוקטובר 2013, כאשר פלטפורמת הבלוגים ברשת האינטרנט נפתחה לכולם, ביוזמת אוואן וויליאמס, מנכ"ל טוויטר לשעבר, זמני הקריאה המשוערים הפכו להיות חלק מתרבות הקריאה ברשת.

 

לסיכום, הצגת חיווי לזמן הקריאה המשוער תורמת לחוויית המשתמש ומגדילה את המעורבות שלנו, כגולשים ברשת, בכך שאנו בוחרים מה לקרוא לפי כמות הזמן שיש לנו.

מקורות מידע:
Marketing land, How Estimated Reading Times Increase Engagement With Content

שם האירוע: פורום KMI בנושא משילות נתונים, מידע וידע

מיקום האירוע: וירטואלי

תאריך: 04.08.20
לפרטים נוספים: לחצו כאן

 

 

שם האירוע: כנס ניהול הידע השנתי 2020

מיקום האירוע: וירטואלי

תאריך: 09.09.20
לפרטים נוספים: לחצו כאן 

סדרת כתבות אורח של זוכי פרס MIKE במזרח

והפעם Mobarakeh Steel Company, Iran

לקריאה לחצו כאן

ספר: REWORK
נכתב ע"י ד"ר מוריה לוי

הספר, REWORK הוא אוסף של פוסטים, היוצא כנגד הרבה מהשיטות הקלאסיות שהוגדרו במהלך השנים להתנהלות startups או לניהול חברות בכלל. הספר נכתב על ידי שניים- Jason Fried ו- David Heinemeier Hansson שהם בעלים של חברת תוכנה קטנה- 37Signals (כ- 15 עובדים). במשפט אחד- הספר מציג את תפיסתם הניהולית, שאולי כפי שמרמז השם, מציעה לקורא לעשות RESTART ולחשוב מחדש על מה שהוא מכיר ויודע.

מפת הספר:

אישית התחברתי מאד לחלק מהרעיונות שהוצגו, ובאופן טבעי, לחלק אחר- פחות. הספר נתן לי חיזוק שלא לנהות אחרי שיטות שאולי לא מתאימות לכל חברה (כלומר- לי), ושאכן אין דרך אחת נכונה להגיע להצלחה. אמירה זו אולי ידועה לכולנו, אך אנחנו נוטים ללכת אחרי השיטות המקובלות ואולי מפספסים.
בהחלט לוקחת מפה כמה דברים, ומציעה גם לכם: לקרוא וליישם!

 

מבוא- שבירת המוסכמות

במציאות הנוכחית, אולי לא שמנו לב, אך מכתיבים לנו הרבה על דרך ההתנהלות הנכונה:
הדבר נכון, בהיקף הפעילות: חתירה לעבודה סביב השעון (60 שעות לשבוע ויותר); היו וורקוליסטים;
הדבר נכון גם באופי ההתנהלות, המקדש למשל את נושא התכנון: תכנון, תכנון ועוד תכנון; תכניות עבודה כמרכיב מרכזי.

 

הספר הזה שובר מוסכמות. הוא מציע דרך פעולה אחרת בה נוקטת חברת 37signals.

 

להלן עיקרי הרעיונות. אך הרעיון המרכזי הראשון- מותר וצריך לשבור מוסכמות!

 

חזרה

 

פיתוח עסקי

1. יזמות: ותרו על המונח. כל מי שמתחיל חברה, הוא "מתחיל". כדי להתחיל חברה, לא צריך את כל הנלווה לתואר יזם: לא צריך תואר שני במנהל עסקים, תיק מהודר, בגדים מושקעים ואהבה מוגזמת לסיכונים. מה כן צריך? רעיון, קצת ביטחון ודחיפה להתחיל. התחילו.

 

2. רעיון בעל ערך: שאלה הנמצאת תמיד על הפרק בעולם הפיתוח העסקי נוגעת לייחודיות הפתרון וחידושו. עצרו. לא כל פתרון מגלה סרטן או מונע אותו. יש הרבה רעיונות קטנים שיכולים להפוך למוצרים או שירותים. אל תחפשו רק את ה WOW ואם אין כזה תחשבו שצריך לוותר.
לרעיון צריך להיות ערך. משפט המפתח אותו אתם מחפשים מלקוחות הוא- "זה יכול לשפר את חיי". זהו. לא פחות, אך לא יותר.
אל תהיו מעתיקנים של רעיונות. מותר להיות מושפע, אך כדאי שיהיה לכם משהו משלכם.
כשנחה עליכם השראה- עזבו את כל השאר ופעלו! השראה לא מגיעה לפי הזמנה.

 

3. דחיפות: כדי להצליח בפיתוח עסקי של רעיון, חייבת להיות תחושה של דחיפות. תחושה שצריך לקדם היום ועכשיו ולא אי שם בעתיד. ראו שיש לכם תחושה כזו והתחילו לעשות ולא רק לדבר.

 

4. בשבילכם: המוצר או השירות הכי טוב שתוכלו לפתח הוא אחד שאתם תרצו להשתמש בו בעצמכם. משהו שאנחנו צריכים; לא משהו שאנחנו בונים לאחרים, אלא משהו שהיינו לגמרי רוצים לעצמנו.

 

5. זמן: לעולם אל תגידו שאין זמן לפיתוח עסקי של רעיון חדש. שימו לב שדווקא האנשים הכי עסוקים, יש להם הכי הרבה זמן ליוזמות חדשות!

 

6. חזון: המוצר או השירות הם חשובים, אך מעליהם נדרש שיהיה לכם חזון- לשם מה? משהו שאתם באמת מאמינים בו. חזון שכזה חשוב גם עבורכם אתם כדי להניע את הרעיון, אך גם לטובת מעריצים, שיהיו אלו שיפיצו את השמועה ויאפשרו את ההתרחבות בהמשך.

 

7. משקיעים: כסף של אחרים תמיד נראה מושך. אך יש בו גם חסרונות. קחו כמה שפחות. כסף של משקיעים יגרום לכם:
א) להשקיע במשקיעים, לפעמים על חשבון דברים אחרים (בעיקר הלקוחות והמוצר/שירות)
ב) לאבד שליטה על החלטות
ג) להתמכר לכסף ולהשקעות נוספות
ד) להפסיד עסקית בטווח הרחוק

 

8. משאבים: בדרך כלל צריך פחות משחושבים. משרד פחות גדול; פחות ציוד; פחות רכש תוכנה; פחות עובדים (כל אחד יכול לעשות יותר מתפקיד אחד); פחות כסף; וגם פחות זמן כדי לייצר פתרון עובד.

 

9. רווחים: דאגו לרווחים. חשבו על כך כל יום. אל תבנו פתרון ובהמשך כבר תימצא דרך לייצר מזה כסף. ברוב המקרים זה לא עובד. היו מציאותיים!!

 

חזרה

 

פיתוח מקצועי

1. אסטרטגיה: תכננו אסטרטגיה שבה אתם מחויבים למענה, לא כזו שבה אתם מכינים משהו ועושים exit ומשאירים את השאר לבאים אחריכם.

 

2. ROAD MAP: עדיפה תכנית לטווח הקרוב, ופחות לטווח רחוק. כמה שניתן...אם לא צריך להתחייב, ותרו.

 

3. מיקוד: התמקדו במוצר או שירות יותר פשוטים, שעושים פחות אך טוב. התחילו בליבה; בדברים שצריך לעשות, לפני שמטפלים במה שרוצים לעשות. אם אתם לא בטוחים מה חשוב, שאלו את עצמכם "ואם לא היה רכיב זה, עדיין היה לנו מענה?"

שמרו בצד רשימה של דברים שהחלטתם לוותר עליהם בשם המיקוד. זמנם יבוא: בעתיד בהחלט יכולים לשמש להרחבה ושיפור.

 

4. ירידה לפרטים: התחילו לחשוב ולתכנן כיוון בגדול, ורק אחרי שתתחילו לבנות, רדו לפרטים. בשלב זה ממילא תדעו באופן מלא ומדויק יותר מה הפרטים הנדרשים.

 

5. תכולה: העדיפו את החשוב ולא את המרשים. שאלו מה יעזור באמת ללקוח ולא רק ייראה יפה בעת המכירה.

 

6. התקדמות מדורגת: הגדירו משימות קטנות. משימות קטנות עם ניצחונות קטנים נותנות מוטיבציה ואנרגיה גדולים להמשך. ממילא אנשים לא חזקים בערכות, וכל משימה גדולה, סיכויה להתממש בלו"ז שהוגדר מראש, לא גבוהים.
כשאתם לא מצליחים לסיים בזמן- ראו במי נכון להתייעץ. אל תנסו לדעת הכל לבד.

 

7. מסמכים: צמצמו מסמכים והעדיפו את העשייה בפועל. מסמכים רק יוצרים תחושה של הבנה והסכמה.

 

8. פתרון בעיות: כשמשהו לא עובד, אל תנסו רק להוסיף, נסו להוריד. ככל שיהיו פחות מרכיבים במענה, כך יש סיכוי שפיתוחו יהיה בשליטה, והמענה הכולל יהיה טוב יותר. שאלו את עצמכם מה חשוב היום ויהיה גם חשוב בעתיד. אלו הדברים שנכון להשאיר. השאר פחות...

 

9. עצירה: לפעמים נכון לעצור ולא להמשיך את הרכבת הדוהרת, רק כי אנחנו בתוכה. אם אתם לא בטוחים ודאו שיש סיבה לעשיה, שיש בעיה. ודאו שיש לכם ערך מוסף, שהמענה שימושי, הוא ישנה התנהגות. ודאו שאין דרך חלופית קלה ושהמאמץ שאתם משקיעים אכן כדאי.

 

10. השקה: הקדימו להשיק. היזהרו מתמיד לחכות לעוד יכולת ועוד תוספת. צרו לכם תאריכי deadline. יגרמו לכם להתקדם. אל תדחו תאריכים אלו- ככל האפשר עמדו בהם והתקדמו לפיהם.
האויב של טוב מאד הוא מצוין; אל תחפשו שלמות. חפשו QUICK WINS.

 

11. הפקת לקחים: השתדלו ללמוד מההצלחות שלכם- פחות מאחרים כי אם להם לא הצליח, לא מחייב שגם לכם יהיה כך; פחות מכשלים (מ.ל. אני לוקחת עצה זו בערבון מוגבל).

 

חזרה

 

עובדים

1. התנסו תחילה: לפני שאתם לוקחים מישהו לתפקיד חדש, התנסו בתפקיד בעצמכם תחילה. גם ידחה את הגיוס ויחסוך משאבים, אך לא פחות, יאפשר לכם להבין את התפקיד טוב יותר, להגדירו טוב יותר, ולבצע השמה מוצלחת יותר.

 

2. גיוס: אל תמהרו לגייס עובדים; גייסו עובדים רק כאשר ממש אי אפשר בלי. כנ"ל, כשעובד עוזב- נסו לראות אם תקופת מה אפשר להסתדר בלעדיו, ורק אחר כך גייסו. ודאו שבכל רגע נתון יש לכם יותר עבודה מכזו שאתם יכולים לממש.
אל תגייסו אנשים רק כי הם מוצלחים. אל תמציאו תפקידים רק כדי לקלוט אותם. ודאו שיש תפקיד שממש נדרש, ורק לגביו גייסו גיוס אנשים טובים ללא צורך אמתי, יגרום להם לא להצליח ויכול להביא למרירות ועזיבה ממילא. אז למה מלכתחילה לבחור במסלול שכזה?
אל תגייסו בקצב מהר מידי. אתם חייבים להרגיש בכל רגע נתון נוח בחברה שלכם, ולא להיות מוקפים באוסף זרים שעתה הצטרף.
בתהליך הגיוס אל תסמכו על קורות החיים; הם לא שווים הרבה. אל תחפשו יותר מידי שנות ניסיון. שנה אחת בדרך כלל מספיקה. מעבר לכך חשובים המסירות, האישיות והאינטליגנציה. לא השנים. אפשר גם לוותר על השכלה רשמי באוניברסיטאות המובילות. רשימת המצליחים שלא הגיעה משם מספיק גדולה, וממילא הכישורים שנותנים באוניברסיטה הם לאו דווקא הכישורים הנדרשים לכם.
העדיפו אנשים שרוצים ויודעים לעבוד ולא רק להגיד לאחרים איך לעבוד.
חפשו מנהלים, כאשר צריך, שיודעים להגדיר לעצמם מטרות ולרוץ לבד; שלא יהיו תלויים בכם.
בכל תפקיד- אם אתם לא בטוחים מי מתאים- העדיפו מישהו שיודע לכתוב. מיומנות זו דורשת יכולת ניתוח, עיבוד והסברה; יכולת תיווך מידע באופן פשוט. תכונות אלו מסייעות לכל תפקיד (כמעט).
אל תתחשבו במקום המגורים. אפשר לעשות הרבה תפקידים מרחוק, ובחלק מהתפקידים, גם מהצד השני של העולם. נדרשות מעט שעות חפיפה יומיות כדי להבטיח תקשורת אפקטיבית.
אם אתם יכולים לשכור אנשים לפרויקט קטן, ללא התחייבות, ולפי זה להחליט עד כמה הם טובים ומתאימים לכם להמשך- עדיף.

 

3. שינויים: אנשים אוהבים הרגלים ולכן עובדים שונאים שינוי. אל תתרגשו כשהם מתלוננים; פשוט הקשיבו. תנו להם להיות מודעים לכך שאתם מקשיבים להם. תנו לזמן להשקיע את השינו,י ובמידה וההערות אכן נכונות- שנו.

 

חזרה

 

שוק ולקוחות

תחרות


1. תחרות: אל תפחדו. הציעו פחות מהמתחרים, וככה תוכלו להגיע לסיכוי להציע את המענה הממוקד שטוב יותר מכל הצעות האחרים. מענה ממוקד יוצר, פעמים רבות, מעריצים, שכן יש ייחודיות שניתן להזדהות אתה.

2. מתחרים: אל תתביישו לומר בכל רם אם אתם חושבים שהמתחרים, או השוק בכללו פחות טובים. מתחרה שהוא "אויב" יוצר סיפור טוב אל מול לקוחות, ובסוף היום (כך מחברי הספר)- עוזר למכור. אל תשקיעו יותר מידי משאבים לבדוק איפה נמצאים המתחרים. התמקדו בעצמכם.

3. הגנה בתחרות: השקיעו לא רק במוצר או שירות, אלא גם בדרך מכירתו. הכניסו בחשיבה את ה"אני" שלכם. את זה יהיה קשה להעתיק מכם.

4. מכירת מוצרים נלווים: בצד המוצר או המענה המרכזי, כמעט תמיד אתם מפתחים מוצר צדדי. תוכן, יישום עזר, או כל דבר אחר. נסו למכור גם אותו. למה לא?


שיווק


5. שיווק: שיווק היא לא מחלקה נפרדת אלא דרך חיים. דאגו שכל עובד בחברה יחשוב שיווק: אנשי שירות, מפתחים, עובדי מנהלה; כולם.

6. השקעה כספית: אל תנסו להשקיע יותר כסף מהאחרים בשיווק. זהו מרוץ אינסופי. השקיעו בללמד את השוק. מעטים נמצאים שם וסוג כזה של פעילות ייתן לכם ערך מוסף של אנשים המאמינים בכם ובדרככם.
אל תשקיעו ביחסי ציבור, ובטח לא בפרסום יקר; במקום- התחברו למקצועני נישה. יכול לתת ערך משמעותי.

7. שיתוף: שתפו בציבור מה שאתם יודעים מקצועית. לטווח הרחוק לא מפחית יכולת מכירה, אלא להיפך. שתפו גם סיפורים על החברה והפעילות- אנשים כמהים לשמוע וזה בונה יחסים.

8. חינם: תנו קצת בחינם- מוצר חלקי או שירות; אם זה טוב- אנשים יחזרו לעוד.

 

לקוחות


9. בנו קהל יעד: קהל יעד לא בהכרח קונה מכם מוצרים או שירותים, אך הוא קשוב לכם ולמה שאתם עושים. קהל יעד כזה, הוא שבעתיד יהפוך ללקוח או יביא לקוח אחר. בלוג הוא כלי מצוין לנ"ל.

10. בקשות של לקוחות: אל תרשמו בקשות. אם משהו יחזור ממספיק פעמים- בוודאי תזכרו אותו וזה סימן שגם כדאי לממשו.
אל תסכימו לכל בקשת לקוח; היזהרו ממחיר שבסופו של יום גדול מהרווח.
אם הלקוח גדל וצריך מענה משמעותית גדול יותר, זה בסדר. שייקח כזה; יהיו לקוחות אחרים.

11. שירות: חזרו ללקוחות שפנו אליכם מהר; אל תתנו להם לחכות.
תנו לכל העובדים הזדמנות, מעת לעת, להיות בקשר ישיר עם הלקוחות. יגרום להם להתנהל נכון יותר.

12. התנצלות: לעיתים נדרש להתנצל. התנצלו בגוף ראשון יחד (אני); אל תתרצו; אל תסייגו את ההתנצלות. פשוט התנצלו.

13. צרות: כשיש בעיות, עדיף שתספרו אותם אתם ללקוחות ושלא ישמעו אותם מצד שלישי. תמיד. תוך יושרה. ועדיף שזה יהיה המנהל המספר ולא העובד.

 

חזרה

 

ניהול ותפעול

1. שעות עבודה: היו שפויים; המעיטו לעבוד בלילה.
דאגו לזמן עבודה שקט שלכם עם עצמכם.

 

2. תקשורת: העדיפו תקשורת העושה שימוש בכלי שיתופיות פסיביים (פחות PUSH שעוצר עבודה).

 

3. פגישות: המעיטו. כשאין ברירה ונדרש להיפגש, חשבו באמת כמה זמן נדרש (שעות עגולות? פחות סביר) וצמצמו את כמות המשתתפים. תכננו את הפגישות- התחילו בהגדרת הבעיה וסיימו בפתרון. העדיפו פגישות במקום הבעיה ולא בחדרי דיונים.

 

4. החלטות: קחו החלטות ואל תדחו; הימנעו מאמירות של "בואו נחשוב על זה".
קחו החלטות קטנות, ברות שינוי בהמשך.
אבל...אל תיקחו החלטות מבוססות על התלהבות. חשבו מה באמת חשוב ונכון לתעדף.
ותרו על רשימות ארוכות של משימות- החליטו מה חשוב עכשיו- וקדמו רק משימות אלו; ושתהיינה קטנות...

 

5. חוזים ארוכי טווח: שוב.. הימנעו ככל הניתן.

 

6. אילוצים: כאשר נמצאים בחסר, יש יתרון. אילוצים מחייבים אותנו למקד מאמצים בכיוון החשוב ביותר; עשו זאת. לפעמים אפילו כדאי לייצר אילוצים באופן מכוון.

 

7. תפיסת חשיבה ניהולית כוללת: הימנעו מלחשוב במושגים קיצוניים- אין "צריך", אין "לא יכול". כשאתם מדברים עם עובדים, אל תגידו להם שהמשימות שלהן קלות, ואל תדרשו כל דבר מהר.

 

חזרה

 

תרבות ארגונית

1. תרבות ארגונית היא לא הצהרה: תרבות היא דבר המתפתח; לאט. אל תנסו לכפות תרבות, אלא פעלו לאט ובמדורג.

 

2. עצמאות: זכרו שעובדיכם אנשים בגירים, רוצים ויכולים להיות עצמאיים. טפחו תרבות שמאפשרת זאת.

 

3. שלחו את האנשים הביתה: שלחו את העובדים הביתה בחמש. הזכיר להם (ולעצכם) שעדיפה פעילות טובה יותר מאשר רבה יותר.

 

4. נהלים ומדיניות מגבילה: אל תרוצו לייצר הגבלות בכל פעם שיש בעיה. ראו שזה שיטתי, ואין דרך אחרת, ורק אז יצרו מוגבלות קבועות.

 

5. תקשורת ארגונית: היו אתם עצמכם; אל תנסו להישמע כמו מישהו אחר.

 

 

 

כשאתם כותבים- חשבו על עובד אחד טיפוסי שאמור לקרוא את שכתבתם ולא על כולם. ימנע הכללות יתר ואמירות שלא במקומן.

 

 

חזרה

 

עד כאן. בטוחה שכל אחד מתחבר לאמירות אחרות. החוכמה לטעמי- היא לחשוב לא על מה כבר אנחנו עושים, אלא מה עוד יכול להיות שנכון- ואיך נכון לעשות שינוי אחד בכיוון. ממליצה (מ.ל.)

המגזין נכתב ע"י חברת Rom Knowledgeware
Fax 077-5020772 * Tel 077-5020771/3 * רח' בר כוכבא 23, בני ברק מיקוד 67135