כולנו חווים לעיתים קשיים בעבודה: קושי בעת מילוי משימה, קושי לעמוד בלוחות זמנים, קושי להעניק פתרון מושלם (התואם לחלוטין את בקשת הלקוח), עומס בעבודה וכו'. התגובה האינסטינקטיבית שלנו היא קודם כל לראות את המחסומים העומדים בפנינו, כאשר אנו ניצבים בפני קשיים הנלווים לביצוע המשימה. על כן, התגובות שלנו עשויות להיות פעמים רבות "זה לא אפשרי" או "זה לא ניתן לביצוע" או "מסגרות הזמן לא הגיוניות ולכן זה לא יקרה".
במקום לומר באופן מידי מדוע המשימה אינה ניתנת לביצוע, נסו לאמץ גישה שונה, חיובית יותר, ולהגדיר את הדברים בצורה אחרת באמצעות שימוש שיטות מעולם ניהול הידע, כפי שיוצגו להלן:
פישוט תהליכים - לעיתים, משימה חדשה עשויה להראות מורכבת ועל כן מאיימת. פיצוח המשימה במקרה שכזה יכול להתבצע על ידי פירוק "המורכבות" לגורמים והבניית תהליך. פירוק המשימה לגורמים יציף בהכרח שאלות חדשות, שמענה עליהן יספק פתרונות.
כך למשל, הקמת אתרים גלובליים היא פרויקט מורכב מאוד, הכולל אינטראקציה עם גורמים רבים, עבודה עם מס' ממשקים ודרישה לעמוד בלוחות זמנים שהוגדרו מראש. פישוט תהליך העבודה ופירוקו לגורמים עשוי לסייע מאד בהצלחת הפרויקט.
תיעוד תהליכי העבודה - תיעוד פגישות עבודה (אג'נדה לפגישה, סיכום פגישה ופרוטוקולים), תיעוד תהליכי עבודה באמצעות שימוש ב-check lists ושימוש במסמכי עבודה אחרים המכילים תבניות קבועות יאפשרו לנו לקבל תמונת מצב ברורה יותר בנוגע למהות והיקף העבודה הנדרשת. באופן זה נוכל להשיג רמת וודאות גבוהה יותר באשר לאתגרים הנלווים לביצוע המשימה שהוטלה עלינו, וכתוצאה מכך נוכל לגייס ביתר קלות גישה חיובית להתמודדות עמה.
התקדמות בפרויקט באופן Agile –Agile היא מתודולוגיה שמניחה שלא כדאי להגדיר מוצר חדש במלואו לפני פיתוחו בפועל, ולכן היא מתמקדת בשיפור היכולת של הצוות לספק תוצרים במהירות ולהגיב לדרישות העולות תוך כדי הפרויקט. ניהול פרויקט בסביבת agile מאפשר יכולת תגובה מתמדת לשינוי, יעילות, זריזות ואיכות הן מבחינת המענה שניתן לצרכי הלקוח והן מבחינת העדר תקלות ושגיאות. שיטת עבודה זו תסייע לנו להבין טוב יותר את צרכי הפרויקט תוך כדי תנועה ומתוך כך נוכל לאמץ גישה חיובית יותר בבואנו לנהל פרויקט חדש.
שימוש בשיטות מעולם ניהול הידע תאפשר לנו לאמץ גישה חיובית, שתסייע לנו בסופו של יום לקדם את האינטרסים של כל הנוגעים בדבר וליצור תחושה טובה של שיתוף פעולה.
קבלו זאת כטיפ או כאתגר שנועד לשפר את המצב הקיים ולא כעוד משימה בלתי אפשרית, וזכרו שכל אתגר טומן בחובו הזדמנות להתפתחות ולמידה