עובדים כצוות על פרויקט משותף? צריכים להעיר על מסמך, להעביר אותו סבב אישורים או להקצות משימות לחברי הצוות? כדאי לכם לחפש כלים לשיתוף פעולה צוותי, או באנגלית Team Collaboration. הכלים מאפשרים הקמת סביבת עבודה מאובטחת בענן (כלומר לא נדרשת התקנה), לשיחה סביב נושא או פרויקט, הקצאת משימות ושיתוף מסמכים. הם אינם מתאימים להקמת תשתית לניהול מסמכים, או לשימור ידע, אלא שמים את הדגש על שיתוף ידע נקודתי ועבודת צוות.
בשוק קיימים לא מעט כלי team collaboration המציעים גרסאות חינמיות טובות למדי וכן אפליקציות מובייל תומכות, המאפשרים המשך עבודה בנייד בצורה חלקה. להלן נדגום שני כלים: Asana ו – Slack, האחד ממוקד משימות והשני ממוקד שיחות (צ'ט ו-וידאו).
חשוב לציין כבר בשלב זה, כי חסרון בולט משותף לכלים מסוג זה (ובעיקר החינמיים) הוא התמיכה המוגבלת בעברית. אומנם ניתן לכתוב בהם בגופן עברי, ובחלקם ניתן אף לישר את הטקסט מימין לשמאל, אך אין להם ממשק בעברית. לפיכך פתרונות אלו מתאימים בעיקר לארגונים גלובליים, ששפת ההתקשרות בין העובדים היא אנגלית, או לארגונים המתקשרים בעברית שעובדיהם יודעים גם להתנהל מול ממשק באנגלית.
למען הסר ספק, לרום אין קשר עסקי עם אף אחת מהחברות, והאמור להלן הוא בגדר סקירה כללית בלבד של מספר דוגמאות ולא מהווה המלצה נקודתית.
Asana –
כלי זה ממוקד במשימות. בעת יצירת חשבון לארגון, המשתמש מקים צוותים ומזמין חברים. על כל חבר צוות ליצור לעצמו משתמש במערכת, אך ניתן להתחבר באמצעות חשבון גוגל (במקום יצירת שם משתמש וסיסמה). המעוניינים להצטרף, שלא קיבלו הזמנה, יכולים לשלוח בקשה למי שהקים את החשבון (או לחברי צוות אחרים – בהתאם למה שהוגדר).
בכלי ניתן לכתוב בעברית ולישר את הכיתוב מימין לשמאל, עם זאת, כאמור, אין לו ממשק בעברית.
כל חברי הצוות יכולים ליצור פרויקטים ולהקצות משימות. למשימות ניתן להגדיר מועד ביצוע, לצרף מסמכים, להוסיף משימות-משנה, להכניס קישור לאתר חיצוני וכמובן לסמן שהושלמה. אחרי יצירת המשימה יכולים המשתמשים האחרים להגיב באמצעות סימון "לייק" או כתיבת תגובה ולעקוב אחרי המשימה. המעקב יאפשר קבלת התראות על פעולות עריכה של המשימה ועל שינוי בהקצאתה או במצבה. במשימות ניתן לצפות בתצוגה של רשימה (ממוינת לפי משימות שאני יצרתי, משימות שהסתיימו לאחרונה ועוד) או בתצוגת לוח שנה.
לאסאנה ממשקים עם כלים רבים הנפוצים בארגונים ביניהם Salesforce, Dropbox ו – Google Drive, וכן עם מספר יישומים המשדרגים את השימוש בכלי, למשל באמצעות הצגת משימות על מפת חשיבה או הפקת דוחות על תזמון משימות.
בנוסף הכלי מאפשר שיחות כתובות בין חברי הצוות (צ'ט), סביב פרויקט או באופן כללי, וכן מסרים ישירים. בעת כתיבת הודעה ניתן לתייג חבר צוות, פרויקט או משימה.
הגרסה החינמית מוגבלת ל 15 חברי צוות. הגרסה המורחבת אינה מגבילה את מספר המשתמשים, ומציעה מספר יכולות מתקדמות, ביניהם הקמת צוותים או פרויקטים פרטיים שאינם חשופים לכלל חברי הצוות, יצירת תלות בין משימות, תצוגה של המשימות על ציר זמן ועוד. עלות הגרסה המורחבת תלויה במספר המשתמשים.
לסיכום: כלי ידידותי, המאפשר ביצוע פעולות פשוטות סביב ניהול משימות, וכן הרחבה באמצעות חיבור ליישומי צד שלישי, ומציע תמיכה חלקית בעברית.
Slack –
בעוד Asana ממוקד משימות ומחולק לפי צוותים ופרויקטים, Slack ממוקד בשיחות - גם צ'ט וגם שיחות וידאו - ומבוסס על ערוצים (Channels), שיכולים להיות סביב פרויקטים או נושאים, או מותאמים למבנה הארגוני. גם כאן ניתן להגדיר מי רשאי להזמין משתמשים ולאשר בקשות הצטרפות בעת הקמת חשבון (workspace).
בכלי ניתן לכתוב בעברית אך לא ניתן לישר את הכיתוב מימין לשמאל ואין לו ממשק בעברית.
על הודעות כתובות, הן בצ'ט והן בהתכתבויות האישיות, ניתן להגיב באמצעות הוספת אימוג'י או כתיבת תגובה. ניתן גם לסמן אותן בכוכב ולשתף אותן בערוצים אחרים. נוסף לכתיבת הודעות אפשר להעלות קבצים.
הייחוד של הכלי הזה הוא השימוש בתגים כדוגמת אלכסון (/) – המשמש לביצוע פעולות כמו השתקת ערוץ (או פעולות הקשורות ליישומים מותקנים – ראו בהמשך); סולמית (#) – לשיוך הודעה לערוץ; ושטרודל (@) לתיוג משתמש. צורת הכתיבה הזו היא חדשנית ומעניינת, ומתאימה מאוד למשתמשים מנוסים ברשתות חברתיות כמו פייסבוק וטוויטר, המורגלים בשימוש בתגים. עם זאת, היא יוצרת קושי עבור ארגונים המעוניינים להשתמש בכלי לשיחות בעברית, שכן יש צורך "לדלג" כל הזמן בין השפות.
כמו ב Asana, גם כאן יש התממשקות עם כלים ויישומים אחרים. המבחר בSlack גדול יותר וזה אחד מיתרונותיו הבולטים של הכלי. כך אפשר לשתול ב- Slack יכולות של ניהול משימות, יצירת סקרים, כתיבת ווויקי, ביצוע שיחות וידאו, תזכורות ימי הולדת ועוד ועוד. שימו לב – חלק מהיישומים הם בתשלום או מציעים גרסה חינמית מוגבלת בזמן. בנוסף, בגרסה החינמית של Slack ניתן לחבר עד 10 יישומים בלבד.
ב - Slack אין מגבלה על מספר המשתמשים – אפילו בגרסה החינמית – וזה יתרון משמעותי. הכלי מציג את 10,000 ההודעות האחרונות שנכתבו. כלומר הכלי מתאים גם לארגונים בינוניים.
הגרסה המורחבת מסירה את המגבלות על מספר היישומים שניתן לחבר ועל ההודעות הנשמרות, וכן מציעה יכולות מתקדמות כגון שיחות וידאו קבוצתיות (כולל שיתוף מסך).
ישנה גם גרסה יקרה הרבה יותר המיועדת לארגונים גדולים עם יכולות Single Sign-On וייצוא של שיחות ומסרים. גרסה זו גם כוללת שירות תמיכה מקיף.
לסיכום: כלי חדשני לצ'ט קבוצתי, המציע שיחות וידאו ויכולות רבות נוספות באמצעות חיבור ליישומי צד שלישי. תמיכה חלקית מאוד בעברית.
שני הכלים שהוצגו לעיל הם רק דוגמאות למגוון הכלים הקיימים בשוק בתחום של team collaboration . אנחנו מזמינים אתכם לצאת ולחקור איזה כלי מתאים לצרכי הארגון שלכם. אם אתם צריכים עזרה – אנחנו פה :-)