לחברת IBM מגוון גדול של מוצרי ניהול ידע.

לאחרונה רכשה החברה גם  את חברת IFN  העוסקת בניהול תוכן, ידע ותהליכים.

במסגרת הרכישה, תוביל IFN את כל פתרונות ECM וניהול הידע בשתי החברות בהתבסס על המוצרים ושיטות העבודה הקיימות שלה.
אנו מאחלים לאיחוד בין חברות אלו הצלחה!

 ב- 1/9/06 מושק אתר ניהול הידע החדש של ישראל!

חברת Rom Knowledgeware משיקה ב- 1/9/06 את אתר האינטרנט המחודש שלה.

אתר החברה המשודרג הוא יותר מכרטיס ביקור שלה, הוא מאגר הידע הגדול והמוביל בישראל למתודולוגיות, רעיונות, טיפים ומונחים בתחומי ניהול הידע. והכל בעברית!

המידע במאגר, המוצע לקהל הרחב ללא תשלום, מתאים לכל רמות בעלי הידע- החל מהמעוניינים ללמוד על התחום ומרכיביו ועד למקצוענים המחפשים שיטות ספציפיות למינוף הידע בארגונם וקידום מטרותיהם העסקיות!

מלבד המאגר, ממשיך האתר המחודש להציע את עיתון ניהול הידע 2know הקיים כבר מעל ל- 7 שנים.

גם העיתון עבר רענון ויזואלי וימשיך להיות מופץ אחת לחודש. אנו מזמינים כל אחד להצטרף דרך אזור הרישום באתר החדש לעיתון ולקבלו אחת לחודש ללא עלות ישירות לתיבת המייל.

חברת Rom Knowledgeware מאמינה בשקיפות!  באמצעות האתר המחודש, אנו מציעים ללקוחות קיימים ופוטנציאלים להעמיק את היכרותם עם החברה. באתר תמצאו מידע על פרופיל החברה, החזון שלה, פרוייקטים ומוצרים מרכזיים ומידע על צוות היועצים והעובדים.

אנו מאחלים למשתמשי האתר שימוש נעים פורה ומהנה. פריחת ניהול הידע בישראל היא ההצלחה של כולנו!

לחדשות ROM נוספות, פנו ללוח ההודעות בדף הבית.

אנו ממליצים לכם להיכנס לאתר החדש וללמוד על אודות החברה, יועצי החברה, לקוחות החברה, ליהנות ממאגר ניהול הידע הגדול בישראל, לעכוב אחר אירועים בארץ ובעולם, ללמוד מונחים במילון המונחים ועוד.

נשמח לשמוע תגובות!

מי מאיתנו לא חיפש פעם באינטרנט? אחת הבעיות המרכזיות בבואנו לחפש, היא ריבוי התוצאות.

לכאורה, מה לנו להלין? נשמע כמו צרות של עשירים; יש לנו הרבה ולא טוב לנו?

איש זקן פעם אמר: כמו שהעולם המערבי שכה התעניין בתחילת המאה העשרים בבעיות העולם השלישי של חוסר תזונה ורעב, הפך את פניו ועסק בסוף אותה המאה באותה רצינות ובאותה מידה, בבעיות לב, עודף אכילה ודיאטה, כך גם בעיית חסר הנתונים והמידע שאפיינה את עולמנו לפני מספר עשורים, הלכה ולבשה צורה חדשה של עודף נתונים, מידע וידע.

ריבוי תוצאות חיפוש הוא גרוע כמעט כמו החסר בהם. כי השורה התחתונה נשארת זהה- לא עושים שימוש בידע. ואם לא עושים בו שימוש, מה הרווחנו שקיים?
אין פה גילוי חדש. והסיפור לא מצטמצם לעולם האינטרנט הרחב. גם בעולם הארגוני הפנימי אנו נתקלים יותר מידי פעמים בתופעה שהידע והמידע קיימים ומתועדים, רק שלא מצליחים לאתר אותם.

כבר שנים שאנו מוסיפים שני רכיבים נוספים:

1. תפריט ניווטי: לפורטל, לאתרים וליתר שערי הידע.
2. מאפיינים וערכים המתאימים לצירי העשייה המרכזיים, כדי לאפשר חיפוש אפקטיבי יותר ("תן לי מסמכי מהדורה 6 הכוללים את המילה BLUETOOTH").

לגבי הראשון, אכן הצלחה. אם התפריטים נבנים באופן הנכון הרי שתועלתם גבוהה. הם מסייעים גם בהנגשת הידע לעובד, אך גם בדחיפת הידע באופן עדין: העובד לא תמיד יודע מה הוא לא יודע ואם בעת שהוא מבקש טופס החתמת לקוח, הוא מקבל מקטע של נוהל רלוונטי ושלושה לקחים הקשורים בהחתמת לקוחות, הרי שקירבנו אליו את הידע, וסייענו לו לעשות בו שימוש.

אך אין די בתפריטים, טובים ככל שיהיו.

תפריטים סדורים תמיד יהיו מאורגנים לפי ציר עשייה מרכזי אחד (תהליכי העבודה המרכזיים של הארגון, או נושאי העבודה או תרחישים וכו') אך לא לפי כולם גם יחד. תפריטים תמיד יתחקו אחר "איך הארגון חושב שהעובד ייגש לידע", אך לעולם ירצה העובד לגשת בשיטות נוספות.

ועל כן, יש לנו את השיטה השנייה: החיפוש החופשי המלווה במאפיינים. ע"י הגדרת המאפיינים הארגוניים, המהווים את צירי העשייה ולכן גם את צירי ההסתכלות הראשיים, ניתן לאפשר חיפוש חופשי (של מחרוזת), הממקד למסמכים ספציפיים.

תיאוריה יפה. לצערנו, בחיים המשתמשים כמעט ולא עושים שימוש בסוג זה של חיפוש.

רובם מבצעים חיפוש חופשי בלבד ולא פותחים לעולם את חלון החיפוש המורחב המאפשר מיקוד לפי מאפיינים וערכיהם הספציפיים.

מודל הכולל שיפור רעיוני לחיפוש הישיר אליו התרגל העובד, אך משפר לו את תוצאותיו.
קסמים אין פה. פשוט, התחקות אחר דפוסי החשיבה של העובד ותכנון פתרון בהתאם.

מהות הפתרון  הוא  במדרוג התשובות:
נניח לצורך העניין שמרחב החיפוש הוא בפורטל ובאתרים המקושרים אליו, דרך התפריטים השונים. העובד מבצע חיפוש (ישיר) של מילת חיפוש חופשית:

1. ראשית, תוצגנה הפניות לפריטי תפריט המכילים את מילת החיפוש.
2. לאחריהן, בהפרדה, תוצגנה הפניות לדפים הכוללים חלוניות ששמם מכיל את מילת החיפוש.
3. לאחריהן, בהפרדה, תוצגנה הפניות למסמכים שערכי מאפייניהם כוללים את מילת החיפוש.
4. ורק בסוף, לאחר הפרדה נוספת, ניתן יהיה להפנותו לחיפוש של מסמכים נוספים, על פי חיפוש (הקלאסי, הישן והטוב) בתוכנם של המסמכים.

ניתן דוגמא: נניח סוכן ביטוח חיפש בפורטל ביטוחי את המילה מבצע. סביר להניח שהוא רוצה לדעת על אילו תוכניות ביטוחיות ישנם מבצעים. סביר להניח, שאין הוא מעוניין לדעת שברשימת המוסכים המורשים שהביטוח עובד איתם, אחד נותן מבצע הנחה של 20 ₪ על החלפת צמיגים. סביר להניח, שאין הוא מעוניין לקבל העתקי הירחון בנושאי ביטוח עם השוואה של היקף התביעות בין מלחמת לבנון השנייה למבצע שלום הגליל. לכן, קודם, יקבל את פריטי המבצעים של תוכניות ביטוחיות (המהוות פריטים בעץ הניווטי של אותה חברת ביטוח), ורק אם יבקש, יוכל לגשת ליתר המסמכים הקשורים למבצעים שהיו בעבר ואינם בתוקף, לפרטי אותו מוסך שבהסדר, ואפילו לירחון עם ההשוואה האמורה.

המשתמש ביצע חיפוש פשוט.

לא נדרש למסך חיפוש מתקדם; לא נדרש לבחירת מאפיינים ספציפיים ובתוכם, הגדרת ערכים רצויים. המשתמש כתב מילה. כלום לא יותר.
ולמרות זאת, התשובות שהוא קיבל, מדרגות לו באופן טבעי את המענים החשובים תחילה, ואת אינסוף המסמכים, שכנראה חשיבותם פחותה, רק לאחר מכן.

במילים אחרות, יש פה בפועל חיפוש שדומה לחיפוש המתקדם, אך המשתמש לא נדרש לתקורה הנדרשת.

האם קשה לממש?
לא קשה מאד. מחייב אמנם עבודת פיתוח של יחידת המחשב, אך בהחלט לא פיתוח גדול.

האם כדאי?

לדעתי אין לנו דרך אחרת. יישום שכבר בוצע באחד הארגונים (בפרויקט ניהול ידע של ROM) הביא להצלחה גדולה.

חיפוש חדש?

כן, אבל למעשה, מתבסס על רעיונות ישנים. הוא שאמרנו- חיפוש ממוקד הנו חיפוש חדש ישן.

אחד האתגרים הגדולים בכתיבת אפיון טכני, הוא היישום שלו...

קורה לא אחת שאפיון להקמת מערכת, הנכתב ביזע ודמעות, אינו מיושם כהלכה.

אמנם, לרובנו ציונים טובים ב"הבנת הנקרא", עם זאת, אנו מגלים  שלעיתים ניתן לתת מספר פרשנויות לכתוב.
תהליך האפיון הינו תהליך ארוך ולא פשוט. שעות רבות מושקעות בראיונות משתמשים, ראיונות ספקי מידע וידע, ובכתיבת האפיון המפורט בפועל.

כך גם פיתוח או יישום של מערכת, זהו תהליך יקר שאורך זמן רב.
כדי לוודא שאכן הובנה כוונת המשורר באפיון, ושאכן התוצר שנקבל לאחר פיתוח, יתאם למה שביקשנו באפיון, אנו ממליצים על "קריאה מונחית" של האפיון.

לאחר כתיבת האפיון ובטרם הגשת הגרסה הסופית שלו לאנשי מערכות מידע, מומלץ לקיים סדרת פגישות (או פגישה אחת ארוכה בהתאם לאורך האפיון ולמורכבותו) בין הלקוח, כותב האפיון, מנהל הפרויקט במערכות מידע, מפתח ו/או מיישם.

במהלך הפגישות, עוברים על הסעיפים השונים באפיון, שואלים שאלות הבהרה, מתקנים, מעירים.
ישנן מספר מטרות לקריאה מונחית:

1. לוודא שהנכתב באפיון הובן כהלכה – זאת, על-מנת לחסוך בזמן ומשאבי פיתוח.
2. לוודא שהנכתב באפיון אכן ישים מבחינה טכנולוגית – אם לא, זה המקום לבקש את המלצתם של אנשי מערכות מידע לפתרון חלופי !
3. לקבל הערכה של עלות-תועלת – האם נדרש פיתוח יקר שאולי לא שווה להשקיע בו ? (חשוב לציין שבכל מקרה אנו נראה זאת בהצעת המחיר שנקבל, עם זאת, יש דרישות פיתוח שניתן עוד לשנות אותם בשלב זה ובכך, לחסוך זמן יקר).
4. זה המקום לשאול שאלות ו"לסגור פינות": אנשי מערכות מידע יכולים להפנות שאלות הבהרה ללקוח ולכותב האפיון, כותב האפיון יכול להפנות שאלות ללקוח ולאנשי מערכות מידע, וכמובן, הלקוח יכול להפנות שאלות לאנשי מערכות מידע ולכותב האפיון, ובכך לוודא שאכן מה שרצה זה מה שיקבל.

כעת, לאחר שסיימנו את שלב הקריאה המונחית, ניתן להוציא אפיון מתוקן וסגור.
אגב, ייתכן שתהליך הקריאה המונחית יצריך שעות עבודה רבות של כל המשתתפים, עם זאת, יחסוך שעות רבות של פיתוח שאולי תהיינה מיותרות...
המלצה נוספת בהקשר זה: בסיום הפיתוח, עברו על המערכת בצמוד לאפיון וודאו כי מה שביקשתם מופיע כמו שהוגדר באפיון.

מאז צאת ספרם של נונקה וטאקאוצ'י ב- 1995,  The Knowledge Creating Company, עסקו רבים וטובים באותה סוגיה המטרידה את כולנו- איך לפתח את הידע בארגון ולבנות אסטרטגיה מנצחת.

בעולם מבוסס ידע, מסכימים רבים שהידע הנו מרכיב עיקרי במשוואה.

ספרם של פרופסור וו' צ'אן קים ופרופ' רנה מובורן, הנו ספר חדש יחסית שנכתב ב- 2004 ותורגם לעברית ב- 2005 בהוצאת מטר. כמו ספרם של נונקה וטאקאוצ'י הוא מתאר באופן מתודולוגי איך לפתח את הידע שיביא את הארגונים להצלחה יוצאת דופן; אך ספר זה, ממוקד רובו ככולו בחדשנות ערך.

  
הספר נותן כלים ביד הקורא כיצד לתת ללקוח יותר (תפוקה) בפחות (תשלום) וכל זאת תחת הגדלת הרווחיות ויצירת אוקיינוס כחול- שוק גדול, רחב ממדים וללא מתחרים.
לא, אין פה קסמים. מדובר בעבודה קשה, וחוק שימור החומר נשמר להפליא, למרות ההצהרה של "לתת יותר בפחות". אז איך הדבר נעשה?

• חדשנות- פתרון מסוג חדש שלא היה מוכר עד כה בשוק בהקשר המדובר. בדרך כלל, כך טוענים המחברים, לא מדובר בחדשנות טכנולוגית, אם כי זו אינה נפסלת. חדשנות יכולה להיות בפונקציונאליות המוצר, באופן מכירתו ואפילו בתמחורו. המודל של בלוקבסטר של השכרת סרטים (במקום מכירתם) יצר חדשנות שאפשרה פתיחת שוק חסום, היות ועלות סרטי וידיאו הייתה גבוהה משהשוק רצה לשלם.
   
• ערך- הכוונה לערך מוסף, לתועלת. חשוב להדגיש שהתועלת הינה בעיני המשתמש. על הפתרון החדשני לתת למשתמש ערך נוסף. לא מספיק שתהיה חדשנות, אם זו אינה מיתרגמת לתועלת חדשה, שלא הייתה למשתמש קודם.

חדשנות ערך בהקשר של ספר זה הנה דרך חשיבה חדשה על אסטרטגיה ויישומה הלכה למעשה, ליצירת יתרון תחרותי בקפיצת מדרגה. היא אסטרטגיה שכוללת את כל מערכת הפעילויות של הארגון (לא מתמקדת נניח רק בייעול הייצור). להגדרת המחברים, היא מאפשרת יצירת אוקיינוס כחול והיחלצות מהתחרות בשוק.

האוקיינוס הכחול הוא שוק חדש, ללא מתחרים. קל לשחות בו, והוא גדול. הוא מנוגד לאוקיינוס הקיים בשוק צפוף, הלוא הוא האוקיינוס האדום. אוקיינוס זה רווי בדם המתחרים. אוקיינוס אדום מכתיב בהכרח הורדת מחירים ו/או ניסיונות בידול המקטינים את השוק. האוקיינוס הכחול כולל נישות שטרם נוצלו, יצירת ביקוש והזדמנות לצמיחה רווחית מאד.

דוגמא ישראלית ליצירת אוקיינוס - היופלה של תנובה:

היופלה לא רק התחרה עם הדנונה הקיים (של חברה אחרת), אלא בעיקר, הצליח להגדיר את תפיסת היוגורט מחדש (לא רק בריאות, גם כיף), להגדיל במידה ניכרת את שוק צורכי היוגורט, ולהשתלט על כל הפלח החדש.

כיצד?
על ידי מענה ל-4 שאלות המנתחות את מרכיבי הערך המרכזיים המאפיינים את השוק הקיים:

1. אילו מרכיבי ערך קיימים יש לצמצם לעומת הקיים?
2. אילו מרכיבי ערך, שהענף מעולם לא הציע, יש ליצור?
3. אלו מרכיבי ערך יש להרחיב במידה רבה?
4. אלו מרכיבי ערך, שהענף מתייחס אליהם כמובנים מאליהם, יש לבטל?

תהליך החשיבה, שלטובתו מציעים המחברים מספר כלים אנליטיים לסיוע במימושו, יוצא מהנחה שהתרגלנו לקבל מענה לצרכים שלא תמיד אכן נדרשים.
חשיבה מחודשת יכולה להוביל אותנו למסקנות מרחיקות לכת לגבי תפיסת העמדות שלנו לגבי מה חשוב באמת עבור המוצר/שירות אותו אנו רוכשים.

ענף היין למשל, מתהדר ביינות מתוחכמים ומעודנים. הון מושקע בתהליכי ההכנה, במיתוג ואפילו בחביות עצמן. יקב אוסטרלי בשם "קסלה", גילו שהתדמית האליטיסטית של היין כלל אינה מתאימה לרוב האוכלוסייה ומרתיעה אותה. עצם הצורך לעמוד מול מדפי יינות ולנסות לבחור את היין ה"נכון" מעורר חשש בפני אלו שאינם מתמחים.

"קסלה" יצאו עם יין אחד, יחיד (ללא בחירה) נועז אך נינוח ופנו לאוכלוסיה הרחבה (שותי בירה ומשקאות אלכוהוליים קלים). הם הצליחו לייצר שוק חדש, רחב של שוחרי יין, ולקבל תמורתו מחיר הגבוה מיינות זולים במעט, אך זול להכנה בהרבה, בגלל ביטול מאמצי איכות ביישון היין, צמצום מורכבות היין ועוד.

לעומת זאת יצרו ערכים של שתייה קלה, בחירה קלה ותחושת הנאה והרפתקה (מאופן מיתוגו של היין כצעיר ונועז).

1. מיקוד- לא מציעים אינסוף ערכים, אלא מתמקדים במספר מצומצם של ערכים נבחרים.
2. התפצלות- אסטרטגיית חדשנות הערך מרחיקה את הארגון מיתר המתחרים (מפצלת אותם).
3. סיסמה מושכת- מגדירים סיסמה קצרה ומושכת המפרסמת בתוכה הצעה של ממש; סיסמה חזקה ואוטנטית.

כחלק מהשקה של פיתרון ניהול ידע חדש (אתר/קהילה/פורטל/מאגר ידע), אנו מקפידים לייצר מספר תוצרי הדרכה לשימושם של המשתשמים. בין תוצרים אלו נמצא השימושון.

 
השימושון הוא מעין תקציר של המדריך למשתמש או מערך ההדרכה, והוא נועד כדי להזכיר למשתמש כיצד לבצע פעולות חשובות ושכיחות בשירות הידע.

 
להבדיל מהמדריך למשתמש, המיועד להדרכה, השימושון יוצא מנקודת הנחה שהמשתמש כבר הודרך על שירות הידע ולכן זקוק לתזכורת לגבי הפעולות המרכזיות ולא להדרכה חוזרת.

לכן על פי רוב מדובר בלא יותר מעמוד אחד או שניים.

• כתובת ה-URL של שירות הידע (אתר/קהילה/פורטל/מאגר ידע).
• הסבר על כניסה למערכת.
• הסבר על שליחת משוב.
• הסבר על פנייה לתמיכה.
• ביצוע של פעולות מרכזיות/שחיכות.

בנוסף, התכנים כוללים פעילויות שמנהלי הפיתרון שואפים לשווק ולהחצין (למשל, לוח קח-תן) ופעילויות מרכזיות אחרות הנמצאות בליבת הפיתרון (למשל: כיצד להוסיף דיונים).

 
הערך המוסף המרכזי של השימושון הוא בהיותו קצר, מכוון למתן מענה מיידי לצורך מיידי, בדרך כלל תפעולי.
מאחר וכך, הרי שהכתיבה בשימושון היא בדרך כלל ישירה וכוללת אך ורק את המידע הרלוונטי, ללא הסברי רציונל וכל סוג מידע נוסף אחר.

 
מתוקף כך, נרבה להשתמש בתמונות וצילומי מסכים מהקהילה עצמה. התמונות אמורות לתקצר את המסכים השונים. הויזואליות הרבה של השימושון עוזרת לנו לתת תמונה מלאה ומיידית של הצרכים כפי שהם קיימים בפועל בפיתרון ולא הסבר תיאורי בלבד.

 
מבחינת הפורמט, בדרך הכלל השימושון יודפס ואף ינוילן.

למרות שבדרך כלל בניהול ידע אנו ממליצים לבחור בפורמט אלקטרוני, בכל הנוגע לשימושון עדיף מוצר פיזי ומוחשי שאפשר לתלות בעמדה או לשאת בתיק, כך שיהיה זמין ונגיש ברמה מיידית במידת הצורך.

 
השימושון יכול להיות דף בגודל A4 המודפס משני צדדיו, בגודל של כרטיס ביקור או כל גודל אחר. בחלק מהמקרים (בכפוף לשיקולי תקציב) נבחר אף להדפיס את השימושון בצורת פד לעכבר.

 
חשוב לזכור כי לשימושון גם ערך שיווקי, ולכן בנוסף לכל המידע התפעולי והמיידי, נשאף גם להשתמש בו על מנת לשווק את הפיתרון, ולכן בדרך כלל יכלול גם את המסרים השיווקיים המלווים את כלל התוצרים המיועדים לפיתרון.

"מטרה צריכה להיות מסמר: מתועדת בתוכנית עבודה,ספציפית,  מדידה וריאלית"

משה קטן, סגן נשיא, קוקה קולה ישראל

• לקורסים וכנסים העדכניים ביותר של חברת ROM  לחצו כאן.
   
• לקורסים וכנסים העדכניים ביותר בארץ ובעולם לחצו כאן.