"אם אתם רוצים שדברים יתרחשו - גרמו להם להתרחש" (דיוגינס)
אחד האתגרים הגדולים בכתיבת אפיון טכני, הוא היישום שלו...
קורה לא אחת שאפיון להקמת מערכת, הנכתב ביזע ודמעות, אינו מיושם כהלכה.
אמנם, לרובנו ציונים טובים ב"הבנת הנקרא", עם זאת, אנו מגלים שלעיתים ניתן לתת מספר פרשנויות לכתוב.
תהליך האפיון הינו תהליך ארוך ולא פשוט. שעות רבות מושקעות בראיונות משתמשים, ראיונות ספקי מידע וידע, ובכתיבת האפיון המפורט בפועל.
כך גם פיתוח או יישום של מערכת, זהו תהליך יקר שאורך זמן רב.
כדי לוודא שאכן הובנה כוונת המשורר באפיון, ושאכן התוצר שנקבל לאחר פיתוח, יתאם למה שביקשנו באפיון, אנו ממליצים על "קריאה מונחית" של האפיון.
מה הכוונה בקריאה מונחית?
לאחר כתיבת האפיון ובטרם הגשת הגרסה הסופית שלו לאנשי מערכות מידע, מומלץ לקיים סדרת פגישות (או פגישה אחת ארוכה בהתאם לאורך האפיון ולמורכבותו) בין הלקוח, כותב האפיון, מנהל הפרויקט במערכות מידע, מפתח ו/או מיישם.
במהלך הפגישות, עוברים על הסעיפים השונים באפיון, שואלים שאלות הבהרה, מתקנים, מעירים.
ישנן מספר מטרות לקריאה מונחית:
- לוודא שהנכתב באפיון הובן כהלכה – זאת, על-מנת לחסוך בזמן ומשאבי פיתוח.
- לוודא שהנכתב באפיון אכן ישים מבחינה טכנולוגית – אם לא, זה המקום לבקש את המלצתם של אנשי מערכות מידע לפתרון חלופי !
- לקבל הערכה של עלות-תועלת – האם נדרש פיתוח יקר שאולי לא שווה להשקיע בו ? (חשוב לציין שבכל מקרה אנו נראה זאת בהצעת המחיר שנקבל, עם זאת, יש דרישות פיתוח שניתן עוד לשנות אותם בשלב זה ובכך, לחסוך זמן יקר).
- זה המקום לשאול שאלות ו"לסגור פינות": אנשי מערכות מידע יכולים להפנות שאלות הבהרה ללקוח ולכותב האפיון, כותב האפיון יכול להפנות שאלות ללקוח ולאנשי מערכות מידע, וכמובן, הלקוח יכול להפנות שאלות לאנשי מערכות מידע ולכותב האפיון, ובכך לוודא שאכן מה שרצה זה מה שיקבל.
כעת, לאחר שסיימנו את שלב הקריאה המונחית, ניתן להוציא אפיון מתוקן וסגור.
אגב, ייתכן שתהליך הקריאה המונחית יצריך שעות עבודה רבות של כל המשתתפים, עם זאת, יחסוך שעות רבות של פיתוח שאולי תהיינה מיותרות...
המלצה נוספת בהקשר זה: בסיום הפיתוח, עברו על המערכת בצמוד לאפיון וודאו כי מה שביקשתם מופיע כמו שהוגדר באפיון.