כחלק מהשקה של פיתרון ניהול ידע חדש (אתר/קהילה/פורטל/מאגר ידע), אנו מקפידים לייצר מספר תוצרי הדרכה לשימושם של המשתשמים. בין תוצרים אלו נמצא השימושון.
השימושון הוא מעין תקציר של המדריך למשתמש או מערך ההדרכה, והוא נועד כדי להזכיר למשתמש כיצד לבצע פעולות חשובות ושכיחות בשירות הידע.
להבדיל מהמדריך למשתמש, המיועד להדרכה, השימושון יוצא מנקודת הנחה שהמשתמש כבר הודרך על שירות הידע ולכן זקוק לתזכורת לגבי הפעולות המרכזיות ולא להדרכה חוזרת.
לכן על פי רוב מדובר בלא יותר מעמוד אחד או שניים.
- כתובת ה-URL של שירות הידע (אתר/קהילה/פורטל/מאגר ידע).
- הסבר על כניסה למערכת.
- הסבר על שליחת משוב.
- הסבר על פנייה לתמיכה.
- ביצוע של פעולות מרכזיות/שחיכות.
בנוסף, התכנים כוללים פעילויות שמנהלי הפיתרון שואפים לשווק ולהחצין (למשל, לוח קח-תן) ופעילויות מרכזיות אחרות הנמצאות בליבת הפיתרון (למשל: כיצד להוסיף דיונים).
הערך המוסף המרכזי של השימושון הוא בהיותו קצר, מכוון למתן מענה מיידי לצורך מיידי, בדרך כלל תפעולי.
מאחר וכך, הרי שהכתיבה בשימושון היא בדרך כלל ישירה וכוללת אך ורק את המידע הרלוונטי, ללא הסברי רציונל וכל סוג מידע נוסף אחר.
מתוקף כך, נרבה להשתמש בתמונות וצילומי מסכים מהקהילה עצמה. התמונות אמורות לתקצר את המסכים השונים. הויזואליות הרבה של השימושון עוזרת לנו לתת תמונה מלאה ומיידית של הצרכים כפי שהם קיימים בפועל בפיתרון ולא הסבר תיאורי בלבד.
מבחינת הפורמט, בדרך הכלל השימושון יודפס ואף ינוילן.
למרות שבדרך כלל בניהול ידע אנו ממליצים לבחור בפורמט אלקטרוני, בכל הנוגע לשימושון עדיף מוצר פיזי ומוחשי שאפשר לתלות בעמדה או לשאת בתיק, כך שיהיה זמין ונגיש ברמה מיידית במידת הצורך.
השימושון יכול להיות דף בגודל A4 המודפס משני צדדיו, בגודל של כרטיס ביקור או כל גודל אחר. בחלק מהמקרים (בכפוף לשיקולי תקציב) נבחר אף להדפיס את השימושון בצורת פד לעכבר.
חשוב לזכור כי לשימושון גם ערך שיווקי, ולכן בנוסף לכל המידע התפעולי והמיידי, נשאף גם להשתמש בו על מנת לשווק את הפיתרון, ולכן בדרך כלל יכלול גם את המסרים השיווקיים המלווים את כלל התוצרים המיועדים לפיתרון.