בשנים האחרונות הולכות ומתרבות מערכות המחשוב העומדות לרשות העובד בארגון. מחד, ברכה; מאידך, יוצר חששות בקרב המשתמשים. ישנם ארגונים בהם המשתמשים לא מוכנים לקלוט יותר מערכות מחשוב. במקרים תדירים יותר, פשוט לא עושים שימוש במערכות כמידת יכולתן לתרום. הנ"ל מתחזק יותר במערכות מתקדמות שאינן הכרחיות לעבודה אלא מסייעות בקבלת החלטות. הפורטל הארגוני מנסה להתמודד עם חשש זה. הפורטל מאפשר ארגון משולב של המערכות, עם נתוניהם והמידע והידע המשלים, לפי צורכי המשתמש. בסקירה היום, נציג פתרון אחר, משלים, המאפשר לקרב את כל אלו לעובד, בעודו מבצע תהליך עבודה מבוסס מסמכים.

העובד נדרש פעמים רבות לידע בהיבטים שונים:

1.     הנחיות כיצד לבצע את התהליך.

2.     דגשים לתשומת לב ייעודית לנקודות מוגדרות בתהליך.

3.     דוגמאות של תהליכים דומים שבוצעו בעבר בארגון.

4.     נתונים ממערכות מידע לקבלת החלטה על פרמטרי התהליך.

5.     תובנות רלוונטיות שהצטברו בזכרון הארגוני.

פעמים רבות, הידע המתואר להלן מתועד בדרכים אלו ואחרות (במערכות, מסמכים, נהלים ותחקירים). שאלת המפתח: איך לדאוג שהעובד יעשה שימוש בידע המתועד?

ב- Office  בכלל, וב- Word בפרט, ניתן לעשות שימוש בשתי טכניקות מרכזיות:

החל מגרסת XP: שיטת התגיות (Smart Tags).

בגרסאות נמוכות יותר: תבניות אקטיביות.

טכניקות פשוטות, אך יעילות למדי.

נתרכז בשיטת התבניות, שכן מרבית הארגונים עדיין אינם עושים שימוש בגרסת ה- Office  המתקדמת XP.

הבסיס הראשוני הנו יצירת תבנית (Template) ב- Word. יצירת תבנית מאפשרת פתיחה מחודשת של המסמך, כאשר כל פעם הוא נשמר בשם אחר, ואילו המקור משתמר.

בתבנית זו יוצרים ראשי פרקים ותתי פרקים המהווים הנחיות לשלבי התהליך השונים. עד כה אין חידוש, שכן ישנם מספר רב של ארגונים העושים שימוש בתבנית כקו מנחה להנחיית התהליך (לדוגמא: נוהל מפתח).

דגשים לתהליך ניתן לממש באמצעות הערות (Comments): לכל סעיף בו רוצים לתת דגש, מוסיפים הערה. לא נראה בהדפסה, אך יעיל בעת הכתיבה.

דוגמאות לתהליכים דומים ניתן להציף ע"י הפניה לתיקיות (Folders) באמצעות כפתורי VBA המתלבשים על התבנית. לחיצה על הכפתור מפעילה את ה- Explorer עם גישה לאזור התיקיות הרלוונטיות. במידה והתיקים אינם נשמרים ברשת, ניתן עדיין להפעיל אותם, באמצעות אותם כפתורים, בהתאם למיקום שימורם.

נתונים ממערכות מידע קיימות, אפשרי, אך נסייג שהנ"ל באופן מוגבל (לא לכל היישומים, לא עם הזדהות שקטה). הנ"ל, שוב, ע"י הוספת כפתור המפנה למערכת, או במידת האפשר לתפריט הרלוונטי של המערכת, המתאים לסעיף בו נמצאים.

ניהול תובנות מחייבות פתרון עצמאי. אך מתוך הנחה שקיים מאגר תובנות, ניתן לגשת אליו, שוב, באמצעות כפתורי VBA במינימום יוזמה מצד העובד.

כאמור, אמצעים פשוטים, אך בעלי אפקט גדול.

התחלתם לנהל ידע בארגונכם. עברתם את שלב מיפוי הנושאים ואפיון נושא מועדף, אפיינתם פתרון ובניתם מאגר ידע, פורטל, אתר אינטראנט או כל פתרון אחר. עכשיו אתם עומדים בפני שלב חשוב. מהו? לא ניתן לפתוח את המערכת למשתמשים ללא תכנים ראשוניים; מי ירצה לעשות שימוש במערכת "ריקה"? מי ירצה להוסיף לה תוכן, סתם כך בהתנדבות? לכך נוצר שלב "בניית גרעין התוכן הראשוני". מטרתו, לבנות מסה קריטית של ידע ראשוני, ע"י ראיון של האנשים המחזיקים בידע. אולם, אפילו כך, לעיתים קרובות אנו נתקלים במכשולים בשלב הראיונות.  כמו ניהול הידע, גם שלב הראיונות ואיסוף התוכן מכיל היבטי תרבות – תהליך – מחשוב. להלן מספר תובנות שיסייעו לכם להתגבר על מכשולים בהם ניתן להיתקל:

תרבות:

 המכשול: החשש של המרואיינים מאבדן העצמה.

=    בעת הראיון הדגישו בפני המרואיין שאין מבטלים את הידע שלו ואת תרומתו לארגון בעצם איסוף התכנים אלא ההיפך. באמצעות תרומתו את הידע אתם מעצימים אותו. ע"י מתן קרדיטיזציה (מתן Credit) אתם משתפים את הארגון ומיידעים את הבכירים בארגון בנעשה בשטח ע"י עובד זה. בדרך זו ידע שאר הארגון מהי רמת הידע שלו וידע לפנות אליו כמומחה בעת הצורך. השתמשו בקרדיטיזציה בעדינות שכן ישנם אנשים שמעדיפים לבצע עבודתם בשקט ובצניעות.

=    מומלץ לתת דוגמאות מאנשים נוספים בארגון שתרמו בראיונות קודמים ידע. חשוב לא פחות לתת דוגמה של בכירים אשר לא היססו לשתף בידע. כאשר אנשים מבינים שלא רק הם משתפים בידע אלא גם אחרים, ובייחוד אם הידע שמשתפים אחרים נותן להם ערך מוסף, הם נוטים לשתף ידע מרצונם ולהסיר את התנגדותם.

המכשול: שאלות שמעוררות אי נוחות בקרב המרואיינים.

=    לעיתים שאלה מסוימת מעוררת חוסר נוחות בקרב אנשים בארגון והיא יוצרת התנגדות אצל המרואיינים. חשוב מאוד להיות רגיש לפרט בתהליך הראיון. במידה ואתם נתקלים בארגון מסוים או בקרב קבוצת אנשים מסוימת ברגישות לגבי שאלה בראיון, נסו לשנותה או למצוא דרכים עקיפות לשאוב את המידע הנדרש.

המכשול: אי מוכנות לשתף ידע עקב חוסר זמן או עקב מאמץ הכתיבה.

=    ישנם מקרים בהם אין לעובדים את הזמן או הנכונות להתאמץ ולכתוב את פריטי הידע. אולם בקביעת מסגרת זמן לראיון הם מוכנים לשתף את הידע כאשר שהמראיין הוא שכותב ומסכם. 

המכשול: יצא לי מזה? למה שאתן משהו שעמלתי עליו כה קשה?

=    נסו לברר בעת הראיון איזה מידע חשוב למרואיין שלפניכם ואח"כ הראו לו את הפריטים המכילים את המידע החשוב הזה, כאלו שעד כה לא היו נגישים לו. הראו לו פריטים שאחרים עמלו עליהם קשה והסכימו לשתף בהם ועכשיו הוא יכול לעשות בהם שימוש.

תהליך:

המכשול: חוסר המשכיות באיסוף תכנים.

=    הראיון הוא כלי נכון לשימוש עבור הפעמים הראשונות באיסוף התכנים. בשוטף יש לעגן את דרך איסוף התכנים בתהליכי העבודה ע"מ להפוך לתהליך קבוע ולא רק חד פעמי.

=    כבר בעת הראיון שימו לב לצמתים כעוגנים עתידיים ולאנשים כמומחי תוכן בהם ניתן יהיה להיעזר בשלבים מתקדמים יותר לאיסוף תכנים באופן שוטף.

המכשול: שאלות מתבנית (שאלות מוכנות מראש).

=    לעיתים אין למרואיין מה לתרום לכם ע"פ השאלות שהכנתם. אולם אין זה אומר שהוא אינו מוכן לשתף ידע. הקשיבו לו לעיתים תגיעו לדברים שאולי לא חשבתם קודם לכן והוא יסייע לאיסוף התכנים בדרך קצת שונה מזו שתכננתם.

מחשוב:

המכשול: הפחד של הפרט מהצורך להתמודד עם עבודה מול מחשב.

=    בארגונים בהם המחשב אינו כלי עבודה מרכזי, ישנם אנשים שהחשש מהמחשב מרתיע אותם מלשתף ידע. הקדישו זמן בראיון להראות להם כמה קל להתמצא במערכת שבניתם וכמה קל להזין לתוכה תכנים. בדרך זו מושגת גם הטמעה ראשונית של הכלי.

לסיכום זכרו: מילת המפתח היא הקשבה. בהצלחה!

Metadata הוא כלי אשר בעזרתו אנו מתארים מסמכים, נתונים ושאר פריטי מידע ע"י נתונים.

Metatorial הנו מושג הבא לציין פעולות הקשורות ל – Metadata ולמבנהו.

קיימות מספר קטגוריות שונות שיחד מהוות את ה – Metadata ובונות אותו:

      ·    מאפייני ניווט - קטגוריה המשרתת אותנו בבניית הניווט ההיררכי והגישה הישירה. בעזרת מאפיינים אלו אנו מגדירים את ההתמצאות במידע.

      ·    מאפייני ניהול – קטגוריה טכנית הכוללת את שם המחבר, תאריך יצירת הפריט, תאריך עדכון וכו'. מאפיינים באמצעותם אנו מנהלים את הפעולות שנעשו על הפריט.

      ·    מאפייני סוג התוכן – קטגוריה המכילה את המאפיינים הטקסונומיים של הפריט כגון נושא, לקוח, מוצר, ספק, סוג פרוייקט, סוג מבנה וכו'. יחד עם מאפייני הניווט מגדיר את הפריט.

      ·    מאפייני מבנה פנימי – כוללים כותרת הפריט, תיאור וגוף הפריט. משמשים להגדרת תבניות אחידות לפריטי תוכן מוגדרים היטב.

מאפייני הניהול ,ומאפייני מבנה פנימי הנם כלליים וזהים בכל ארגון ואילו על מאפייני הניווט ומאפייני סוג התוכן להיבנות ולהיתפר לכל ארגון בהתאם לצרכיו ובהתאם לטקסונומיה הארגונית שלו.

מתבסס על ספרו של Bob Boiko הנקרא Content Management Bible.

והפעם Kmetasite

האתר על אתרי ניהול ידע. האתר מחולק לארבעה חלקים שכל אחד מהם מכיל הפניות לאתרים בנושאים שונים הקשורים לניהול ידע.

1. פתח דבר חלק המכיל הגדרותמילון מונחיםמידע על מגזינים ומאמרים און ליין.

2. עסקים חלק המכיל כלים לניהול ידעאתרים של מומחיםדפי זהב ועוד.

3. מחקר ופיתוח חלק המכיל מקורות מחקרמודלים ותהליכים של ניהול ידעמדע ותרבותתהליכי ניהול ידע ארגוניים ויחידים ועוד.

4. הפניות חלק מכיל קישורים למידע על כנסים ואירועיםקישורים לפורומיםקישורים לארגונים שונים וכו'.

צפייה מהנה!

בפינה זו נביא לכם מדי פעם מידע על ספרים חדשים בנושא ניהול ידע. במידה וקראתם ספר מומלץ במיוחד נשמח אם תשתפו אותנו ואנו נפרסם את התרשמותכם. והפעם שני ספרים שיצאו לאחרונה:

1. Knowledge Management for IT Professionals -

המחבר: Trevor HowesTom Knight

ההוצאה: Butterworth-Heinemann (Trd)

תחום: כלכלה ועסקיםפיננסיניהול

2. Knowledge Management : Classic and Contemporary Works -

המחבר: Daryl Morey

ההוצאה: MIT Press

תחום: כלכלה ועסקיםתיאוריות ארגוניותניהול ידע

מחיר: 22.95$

כנסים קורסים ויתר פורומים בארץ ובעולם.

'Seeking to know is only too often learning to doubt.'

-- Antoinette Deshoulieres