התחלתם לנהל ידע בארגונכם. עברתם את שלב מיפוי הנושאים ואפיון נושא מועדף, אפיינתם פתרון ובניתם מאגר ידע, פורטל, אתר אינטראנט או כל פתרון אחר. עכשיו אתם עומדים בפני שלב חשוב. מהו? לא ניתן לפתוח את המערכת למשתמשים ללא תכנים ראשוניים; מי ירצה לעשות שימוש במערכת "ריקה"? מי ירצה להוסיף לה תוכן, סתם כך בהתנדבות? לכך נוצר שלב "בניית גרעין התוכן הראשוני". מטרתו, לבנות מסה קריטית של ידע ראשוני, ע"י ראיון של האנשים המחזיקים בידע. אולם, אפילו כך, לעיתים קרובות אנו נתקלים במכשולים בשלב הראיונות. כמו ניהול הידע, גם שלב הראיונות ואיסוף התוכן מכיל היבטי תרבות – תהליך – מחשוב. להלן מספר תובנות שיסייעו לכם להתגבר על מכשולים בהם ניתן להיתקל:
תרבות:
המכשול: החשש של המרואיינים מאבדן העצמה.
= בעת הראיון הדגישו בפני המרואיין שאין מבטלים את הידע שלו ואת תרומתו לארגון בעצם איסוף התכנים אלא ההיפך. באמצעות תרומתו את הידע אתם מעצימים אותו. ע"י מתן קרדיטיזציה (מתן Credit) אתם משתפים את הארגון ומיידעים את הבכירים בארגון בנעשה בשטח ע"י עובד זה. בדרך זו ידע שאר הארגון מהי רמת הידע שלו וידע לפנות אליו כמומחה בעת הצורך. השתמשו בקרדיטיזציה בעדינות שכן ישנם אנשים שמעדיפים לבצע עבודתם בשקט ובצניעות.
= מומלץ לתת דוגמאות מאנשים נוספים בארגון שתרמו בראיונות קודמים ידע. חשוב לא פחות לתת דוגמה של בכירים אשר לא היססו לשתף בידע. כאשר אנשים מבינים שלא רק הם משתפים בידע אלא גם אחרים, ובייחוד אם הידע שמשתפים אחרים נותן להם ערך מוסף, הם נוטים לשתף ידע מרצונם ולהסיר את התנגדותם.
המכשול: שאלות שמעוררות אי נוחות בקרב המרואיינים.
= לעיתים שאלה מסוימת מעוררת חוסר נוחות בקרב אנשים בארגון והיא יוצרת התנגדות אצל המרואיינים. חשוב מאוד להיות רגיש לפרט בתהליך הראיון. במידה ואתם נתקלים בארגון מסוים או בקרב קבוצת אנשים מסוימת ברגישות לגבי שאלה בראיון, נסו לשנותה או למצוא דרכים עקיפות לשאוב את המידע הנדרש.
המכשול: אי מוכנות לשתף ידע עקב חוסר זמן או עקב מאמץ הכתיבה.
= ישנם מקרים בהם אין לעובדים את הזמן או הנכונות להתאמץ ולכתוב את פריטי הידע. אולם בקביעת מסגרת זמן לראיון הם מוכנים לשתף את הידע כאשר שהמראיין הוא שכותב ומסכם.
המכשול: יצא לי מזה? למה שאתן משהו שעמלתי עליו כה קשה?
= נסו לברר בעת הראיון איזה מידע חשוב למרואיין שלפניכם ואח"כ הראו לו את הפריטים המכילים את המידע החשוב הזה, כאלו שעד כה לא היו נגישים לו. הראו לו פריטים שאחרים עמלו עליהם קשה והסכימו לשתף בהם ועכשיו הוא יכול לעשות בהם שימוש.
תהליך:
המכשול: חוסר המשכיות באיסוף תכנים.
= הראיון הוא כלי נכון לשימוש עבור הפעמים הראשונות באיסוף התכנים. בשוטף יש לעגן את דרך איסוף התכנים בתהליכי העבודה ע"מ להפוך לתהליך קבוע ולא רק חד פעמי.
= כבר בעת הראיון שימו לב לצמתים כעוגנים עתידיים ולאנשים כמומחי תוכן בהם ניתן יהיה להיעזר בשלבים מתקדמים יותר לאיסוף תכנים באופן שוטף.
המכשול: שאלות מתבנית (שאלות מוכנות מראש).
= לעיתים אין למרואיין מה לתרום לכם ע"פ השאלות שהכנתם. אולם אין זה אומר שהוא אינו מוכן לשתף ידע. הקשיבו לו לעיתים תגיעו לדברים שאולי לא חשבתם קודם לכן והוא יסייע לאיסוף התכנים בדרך קצת שונה מזו שתכננתם.
מחשוב:
המכשול: הפחד של הפרט מהצורך להתמודד עם עבודה מול מחשב.
= בארגונים בהם המחשב אינו כלי עבודה מרכזי, ישנם אנשים שהחשש מהמחשב מרתיע אותם מלשתף ידע. הקדישו זמן בראיון להראות להם כמה קל להתמצא במערכת שבניתם וכמה קל להזין לתוכה תכנים. בדרך זו מושגת גם הטמעה ראשונית של הכלי.
לסיכום זכרו: מילת המפתח היא הקשבה. בהצלחה!