בשנים האחרונות הולכות ומתרבות מערכות המחשוב העומדות לרשות העובד בארגון. מחד, ברכה; מאידך, יוצר חששות בקרב המשתמשים. ישנם ארגונים בהם המשתמשים לא מוכנים לקלוט יותר מערכות מחשוב. במקרים תדירים יותר, פשוט לא עושים שימוש במערכות כמידת יכולתן לתרום. הנ"ל מתחזק יותר במערכות מתקדמות שאינן הכרחיות לעבודה אלא מסייעות בקבלת החלטות. הפורטל הארגוני מנסה להתמודד עם חשש זה. הפורטל מאפשר ארגון משולב של המערכות, עם נתוניהם והמידע והידע המשלים, לפי צורכי המשתמש. בסקירה היום, נציג פתרון אחר, משלים, המאפשר לקרב את כל אלו לעובד, בעודו מבצע תהליך עבודה מבוסס מסמכים.
העובד נדרש פעמים רבות לידע בהיבטים שונים:
1. הנחיות כיצד לבצע את התהליך.
2. דגשים לתשומת לב ייעודית לנקודות מוגדרות בתהליך.
3. דוגמאות של תהליכים דומים שבוצעו בעבר בארגון.
4. נתונים ממערכות מידע לקבלת החלטה על פרמטרי התהליך.
5. תובנות רלוונטיות שהצטברו בזכרון הארגוני.
פעמים רבות, הידע המתואר להלן מתועד בדרכים אלו ואחרות (במערכות, מסמכים, נהלים ותחקירים). שאלת המפתח: איך לדאוג שהעובד יעשה שימוש בידע המתועד?
ב- Office בכלל, וב- Word בפרט, ניתן לעשות שימוש בשתי טכניקות מרכזיות:
החל מגרסת XP: שיטת התגיות (Smart Tags).
בגרסאות נמוכות יותר: תבניות אקטיביות.
טכניקות פשוטות, אך יעילות למדי.
נתרכז בשיטת התבניות, שכן מרבית הארגונים עדיין אינם עושים שימוש בגרסת ה- Office המתקדמת XP.
הבסיס הראשוני הנו יצירת תבנית (Template) ב- Word. יצירת תבנית מאפשרת פתיחה מחודשת של המסמך, כאשר כל פעם הוא נשמר בשם אחר, ואילו המקור משתמר.
בתבנית זו יוצרים ראשי פרקים ותתי פרקים המהווים הנחיות לשלבי התהליך השונים. עד כה אין חידוש, שכן ישנם מספר רב של ארגונים העושים שימוש בתבנית כקו מנחה להנחיית התהליך (לדוגמא: נוהל מפתח).
דגשים לתהליך ניתן לממש באמצעות הערות (Comments): לכל סעיף בו רוצים לתת דגש, מוסיפים הערה. לא נראה בהדפסה, אך יעיל בעת הכתיבה.
דוגמאות לתהליכים דומים ניתן להציף ע"י הפניה לתיקיות (Folders) באמצעות כפתורי VBA המתלבשים על התבנית. לחיצה על הכפתור מפעילה את ה- Explorer עם גישה לאזור התיקיות הרלוונטיות. במידה והתיקים אינם נשמרים ברשת, ניתן עדיין להפעיל אותם, באמצעות אותם כפתורים, בהתאם למיקום שימורם.
נתונים ממערכות מידע קיימות, אפשרי, אך נסייג שהנ"ל באופן מוגבל (לא לכל היישומים, לא עם הזדהות שקטה). הנ"ל, שוב, ע"י הוספת כפתור המפנה למערכת, או במידת האפשר לתפריט הרלוונטי של המערכת, המתאים לסעיף בו נמצאים.
ניהול תובנות מחייבות פתרון עצמאי. אך מתוך הנחה שקיים מאגר תובנות, ניתן לגשת אליו, שוב, באמצעות כפתורי VBA במינימום יוזמה מצד העובד.
כאמור, אמצעים פשוטים, אך בעלי אפקט גדול.