ירחון 2Know לניהול ידע
ירחון 2Know לניהול ידע
גיליון אפריל 2013 - מהדורה מס' 163
גיליון אפריל 2013 - מהדורה מס' 163
גיליון:

1. בסדרת תחרויות לנשים מנהיגות במזרח התיכון זכתה גב' איישה עבדולה מירן בפרס

    מצוינות לניהול ידע. ברכות מכולנו (לידיעה לחצו כאן)

    ואם יבוא שלום...אולי שנה הבאה תזכה מישהי מישראל.

 

2. תוצאות של סקר שבוצע באחרונה מלמד כיצד ארגונים מקשרים בין בעלי הידע והמומחים

   לצפייה בתוצאות הסקר- לחצו כאן.

 

3. קורס ניהול הידע מבית ROM מחזור 27 ייפתח ב- 25 באפריל 2013.

   למידע נוסף והרשמה- keren.harel@kmrom.com   

 

4. חברת ROM מזמינה אתכם להיות חברים שלנו בפייסבוק

    http://www.facebook.com/pages/ROM-Knowledgeware

    ולעקוב אחרינו גם בטוויטר

    http://twitter.com/kmrom

 

5. חברת ROM מאחלת לכל לקוחותיה פסח כשר ושמח.

נכתב ע"י אלעד פירן

" די לשמירת עותקים רבים של אותו מסמך לצורך תיעוד השינויים והעריכות שנעשו בו. די לתיקיות עמוסות המכילות עותקים רבים של מסמך אחד, די לניהול מספרי גרסה ושמות גרסה בשם המסמך בצורה לא ידידותית ולא ניתנת לשליפה..."


רקע: ספריית המסמכים של SharePoint
ספריות המסמכים של SharePoint  מאפשרות למשתמש:
• שמירה של סוגי מסמכים מגוונים

  (כל סוגי מסמכי הOffice  וכן ,סוגי מסמכים אחרים כדוגמת PDF)
• אפשרות להוצאת מסמך לשם עריכה ועדכון (בהתאם להרשאות משתמש)
• קטלוג מידע נוסף לגבי המסמכים השמורים:
  ** שדות המתווספים אוטומטית לכל מסמך כגון: תאריך יצירת המסמך במערכת ,

     שם משתמש אשר הוסיף את המסמך, תאריך עדכון המסמך במערכת ושם המשתמש של

     המעדכן האחרון של המסמך.
  ** בנוסף לכך, ניתן להוסיף שדות מטה דאטה נוספים על פי הצורך.
• ניהול המסמכים ברשימה (מיון, סינון, תצוגות שונות למשתמש, הרשאות מתקדמות, זרימות עבודה, התראות)
• ניהול גרסאות של מסמך

 

מהו ניהול גרסאות למסמך?
ניהול הגרסאות של הSharePoint  מאפשר לנו ניהול ומעקב אחר השינויים שנערכו  במסמך בודד.
למעשה, המסמך המוצג בפני המשתמשים הינו בגרסתו האחרונה כפי שעודכן בידי המשתמש האחרון שערך אותו.
כל המשתמשים עובדים על אותו מסמך ואין צורך בשכפול המסמך או שמירה בשם אחר של המסמך לצורך שמירת הגירסאות.
על מנת לצפות בשינויים שנערכו במסמך על גבי ה SharePoint  יש להיכנס למסך "היסטוריית הגרסאות של המסמך".
 

איך זה עובד?
ראשית, יש להפעיל את מנגנון ניהול הגרסאות בהגדרת ספריית המסמכים שלנו. פעולה זו מתבצעת על ידי מנהל האתר, וניתנת להגדרה בעת יצירת ספריית המסמכים או בשלב מאוחר יותר.

הפעלת ניהול גרסאות בהגדרות ספריית מסמכים:

 

 

הגדרות ניהול גרסאות בספריית מסמכים:

 

חשוב לדעת: ניתן גם בכל שלב לבטל את פונקצית ניהול גרסאות, אך פעולה זו תגרום לאובדן מידע של גרסאות קודמות.

 

לאחר עדכון ההגדרות המתאימות במסך "הגדרות הספרייה >> הגדרות של ניהול גרסאות" יעבוד באופן אוטומטי ניהול הגרסאות בספריית המסמכים שלנו.
כך, בכל עריכת מסמך ושמירת מסמך שערכנו, ובהתאם להגדרות שנקבעו, המערכת תבקש מהמשתמש לקבוע האם לשמור גרסת טיוטה שנועדה לעבור עריכה נוספת, או גרסה סופית שנועדה לפרסום.

בחירת סוג גרסה בעת שמירת מסמך:

 

כאשר אנו ניגשים למסמך אנו רואים, בהתאם להרשאות המשתמש שלנו, את הגרסה העדכנית ביותר של המסמך שפורסמה. על ידי לחיצה על כפתור "היסטוריית גרסאות", אנו יכולים גם לצפות בגרסאות קודמות של המסמך.

 

פתיחת מסך ניהול גרסאות של מסמך:

 

במסך "היסטוריית גרסאות" אנו יכולים לצפות ברשימת הגרסאות השונות של המסמך, לראות מתי נוצרו ומי יצר אותן, להיכנס לגרסה ישנה ולראות את תוכן המסמך, וכן לשחזר גרסה ישנה או ליצור גרסה חדשה למסמך.

 

מסך ניהול גרסאות מסמך:

 

פעולות אפשריות בגרסת מסמך:

 

לסיכום:
ניהול הגרסאות של ה SharePoint  מאפשר לנו ניהול ומעקב אחר גרסאות שינויים של מסמך בודד, במסך היסטוריית הגרסאות של המסמך, באופן יעיל וידידותי למשתמש.
נכתב ע"י מירב בר שדה

בדיקת שמישות היא אחד מכלי המחקר החשובים בעיצוב חוויית המשתמש. בדיקה זו מפגישה את המוצר עם משתמשים קיימים או פוטנציאליים (תלוי במטרת הבדיקה ובמוצר), במטרה לבחון כיצד אותם משתמשים מתמודדים עם המוצר. המוצר יכול להיות חפץ או, בשני המקרים, העקרונות זהים.

 

שמישות מול שימושיות
• שמישות (Usability) - היכולת לעבוד עם האתר / מערכת ולבצע פעולות מצופות.
• שימושיות - הערך שמקבלים המשתמשים מהאתר / מערכת.

 

השאלה המרכזית שנרצה לשאול היא, כמה המשתמש צריך להשקיע מאמץ חשיבתי כדי להגיע למידע בו הוא חפץ. לשם כך נוכל להיעזר במספר שאלות מנחות:
• האם המשתמשים מצאו את אשר חיפשו?
• האם נעשו טעויות בדרך?
• האם המשתמש חווה התלבטויות בדרך?
• האם נעים ונוח להשתמש במערכת?

 

איננו מדברים על תהליך חד פעמי. בדיקות שמישות יכולות להתבצע בשלבים שונים של הפרויקט, ולמטרות שונות:
• לפני תחילת הפרויקט, כדי לבדוק את המצב הקיים.
• בזמן הפרויקט, כשיש שלדי- מסך (Wireframes) ראשונים, אפילו אם הם רק על נייר,

  כדי לבדוק את העיצוב: האם העיצוב עומד במדדי השמישות שהוגדרו בפרויקט?

  האם המשתמשים מצליחים לעבוד איתו בצורה יעילה ומספקת?

  הרבה פעמים מגלים מקומות בהם המשתמשים הולכים לאיבוד בלי יכולת לסיים את המשימה

  שהוטלה עליהם...
• לקראת סוף הפרויקט, כשיש כבר עיצוב גראפי או אפילו אב-טיפוס, כדי לחזור ולבדוק שוב את

  העיצוב.
• בסוף הפרויקט, כדי לבצע בדיקות לאבטחת איכות המוצר (QA).
• אחת לתקופה, כאשר המוצר / תוכנה כבר בשימוש, לטובת בחינת שינויים.

 

בדיקות שמישות יכולות להתבצע באחת משלוש דרכים:
• ב"מעבדה" (Usability Lab), כלומר בחדר מיוחד שהותאם לכך ברמה כזו או אחרת:

  מכשירי הקלטה, מראה חד כיוונית וכו'.
• באופן פרונטאלי, מנחה אל מול המשתמש - בדיקת שמישות של אחד על אחד, בודק ומשתמש,

  יכולה לגלות במהירות כמות אדירה של מידע על הדרך שבה אנשים משתמשים במוצר.
• בצורה מרוחקת (Remote Testing).

ישנן מגוון דרכים ושירותים לביצוע בדיקות שמישות מרחוק (כאשר הנבדקים אינם נמצאים מול הבוחן):
1. בדיקות חמש שניות (Five seconds test) - הצגה של תוכן מסוים למשך חמש שניות בלבד

    ולאחר מכן שאילת מספר שאלות בנוגע לתוכן הנצפה. כגון: 
    • מה השירות אותו מציעה החברה?
    • מה הפעולה אשר יש לבצע בעמוד? (הרשמה, הורדה וכו').
    • מה שם החברה?
    בדיקה זו תסייע לבחינת זכירות של תכנים / עיצוב / הצעות מכר וכו'.

    בשאלון זה כל נבדק מקליד את התשובה ידנית.
2. בדיקות הקלקה (Click test) - הצגת תוכן מסוים ובקשה מהנבדק להקליק על אזור מסוים.

    בדיקה זו יכולה לסייע בבחינת מספר גרסאות של עיצוב ובקשה להקליק על הגרסא הטובה

    יותר. התוצאות יאפשרו לנו להבחין היכן הקליקו הנבדקים וכמה זמן בממוצע לקח עד

    שבוצעה הקלקה.
3. בדיקות זרימה באתר (Navigation Flow) - בחינה של נתיבים באתר, כמו למשל הנתיב

    מעמוד הנחיתה ועד לרכישה או הרשמה. במקרה הזה מעניין לבחון את הזמן הממוצע

    הנדרש לסיום הבדיקה.
4. בדיקות משתמשים בהרכבה אישית - בניית שאלון המורכב ממשימות, וקבלת תוצאות

    מנבדק פרטי.
5. משוב – הדרך הפשוטה והמהירה לבחון רכיב מסוים בעמוד, באמצעות תשובות מוכנות או

    טקסט חופשי. תוך זמן קצר ניתן לקבל פידבקים יעילים על שאלות כמו:
    • האם מצאתם את כל המידע על המוצרים?
    • מה מונע ממך לרכוש את המוצר? (לאחר זמן מסוים של שהייה בעמוד)
    • האם המסלולים שלנו ברורים לך? (בעמוד מסלולים לרכישה).


בין אם יש לכם מוצר מוגמר, אב-טיפוס, או אפילו רק מסכים מעוצבים ב- Photoshop, בדיקה זריזה תוכל לגלות לכם במהירות את בעיות השמישות המרכזיות במוצר. בדרך זו תוכלו לחסוך הרבה סבל (למשתמשים) וניחושים (לעצמכם) – למה המוצר לא מצליח כמו שקיוויתם.

 

בהצלחה!

 

מקורות:

http://www.kmrom.com

http://uxi.org.il/library/usability-testing

http://www.35east.com/?p=587

http://www.uxisme.co.il

נכתב ע"י ענת ביילסקי

תהליכי הפקת לקחים המתבצעים כחלק מתחקור פרויקטים ותהליכים מאפשרים לארגון ללמוד מאירועי העבר ובכך למנוע  מביצוע אותן טעויות גם בעתיד.

בביצוע תהליך הפקות הלקחים קיימים אתגרים רבים:


1. מחסור בזמן - על מנת לבצע תהליך הפקת לקחים מעמיק של האירוע יש צורך בדיון מעמיק

    בנוכחות משתתפים רבים ונקודות מבט רבות ככל האפשר, דבר המצריך משאבי זמן רבים

    בייחוד מצד המשתתפים בתהליך.
2. חסמים פסיכולוגיים ותרבותיים - תהליך הפקת הלקחים נקרא לעיתים בז'רגון הארגון

    "תחקיר". קיימים חששות ורתיעה פסיכולוגיים של עובדי הארגון מהמושג "תחקיר" ההופך

     את ההתמודדות למורכבת יותר. בנוסף, יש נטייה של אנשים שמעורבים בפרויקט להאשים

     אחרים או להגן על עצמם. לכן, שימוש בתהליכי הפקת לקחים רלוונטי כאשר התרבות

     הארגונית מתאימה. כלומר, כאשר יש נכונות ורצון של אנשים ללמוד ובנטייתה של ההנהלה

     לחפש פיתרונות ולא אשמים ובאווירה של פתיחות ארגונית לביקורת ולשינויים.
3. לקחים שלא ניתן לגזור מהם משימות לביצוע - המטרה של הפקת הלקחים הינה ללמוד

    לעתיד, בין אם לשינוי מיידי (משימות) ובין אם למידת דרך התנהלות נכונה לעתיד (לקחים).

 

כיצד ניתן להתגבר על אתגרים אלה?
מומלץ שמוביל התהליך לא יהיה אדם הקשור לפרויקט -  רצוי  שמוביל התהליך יהיה מישהו בעל ניסיון רלוונטי בתחום שמצד אחד יוכל לעקוב אחר הדברים  ומצד שני לא צריך לתת דין וחשבון על פעולותיו בפרויקט שכשל.
כמו כן, ניהול התהליך דורש מיומנות - על מנת לייצר לקחים איכותיים וישימים על מוביל תהליך התהליך להיות בקיא במתודולוגית הפקת הלקחים ואופן הפעלתה. פעמים רבות מתקשים מובילי התהליך בהבחנה בין השלבים השונים של התהליך, עובדה המעכבת את ביצוע הפקת הלקחים ומשפיעה על איכותו.

 

ניהול ישיבות הפקות הלקחים-
1. מנהל ארגוני המנחה את קיום הפקת הלקחים  ימקד את הישיבות סביב הנושא המקצועי

    ולא יאפשר לרדת להאשמות פרטניות - בין היתר על ידי אי ציון שמות בביצוע תהליך הפקת

    הלקחים  והדגשה כי בודקים מקרים ולא אנשים.
2. הסבר על התהליך – ניתן להדגים יישום הפקת לקחים מעולמות תוכן מוכרים  שאינם קשורים

    לתחום העבודה כגון: ספורט, טיס וכו'. ובנוסף, לתת דוגמאות של תהליכי הפקת לקחים

    שיצרו יתרון ממשי לעובדים, כדוגמת שינוי נהלים, תהליכי עבודה ועוד.
3. קיום תהליך ממוקד וקצר– הנטייה היא להתעמק בכל פרט ופרט דבר שעלול להתיש את

    המשתתפים ויגרום למשתתפים רטייה מלהשתתף בפגישות הבאות.  לכן, התהליך צריך

    להתבצע במידת האפשר בפגישה אחת קצרה ותכליתית.
4. שיתוף ושקיפות - לכל אורך ביצוע התהליך יצירת דיאלוג  בין מנהל הישיבה למשתתפים

    שמטרתו לטפל בהתנגדויות העולות, תוך שהוא מאפשר לשותפים להביע את חששותיהם

    מהתהליך. הדגש הוא על "פתיחת הקלפים" ומתן מענה לחששות על ידי מנהל בר סמכא.
5. בתהליך הפקת הלקחים כולם שווים-  לא לתת לדרגה,  ניסיון או אישיות להשתלט על השיחה

    או להסית מהלמידה המשותפת.
6. מנהל ארגוני המנחה את קיום הפקת הלקחים ממקד את ההיבטים (ניהולי/ הנדסי/ שיווקי/

   תהליכי) בהם יעסוק תהליך הפקת הלקחים, ואין התפזרות לכלל הנושאים.
7. סיום בנימה חיובית – דיון בגורמים שגרמו לכשל בפרויקט  יכולים לגרום לירידה במורל

   ובמוטיבציה של המשתתפים. לכן, צריך לסיים את הישיבה בנימה חיובית ולדבר גם על

   הצדדים החיובים והמוצלחים בפרויקט  כדי להזכיר לכולם שלא הכל שלילי ויש גם צדדים

   מוצלחים בפרויקט ובתהליך.
8. במידת הצורך ניתן לקיים ישיבות פרטניות עם הגורמים המעורבים.

דרכים לביצוע תהליך הפקת הלקחים -
1. ציר זמן -  הבנת השתלשלות האירועים בסיפור הפרויקט. הן של הצדדים החיוביים והן של

   הצדדים השליליים בו.
2. חלוקה לנושאים - לחלק לכל משתתף פתקיות שבהם הוא ירשום את כל הנושאים  שלדעתו

    קשורים לפרויקט. להציב את הפתקיות על הלוח לפי נושאים-  קריטיים, טכניים , תהליכיים,

    ניהוליים וכו'. והגדרת משימות לפעולה-  הנושאים שזוהו צריכים להיפתר/ להתייעל באמצעות

    משימות שיוגדרו עבור כל נושא. כאשר יש רשימת משימות לביצוע יש  למנות אחראי לביצוע

    שיעקוב אחר ביצוען.
3. שימוש במתודולוגיית AAR המהווים ראשי תיבות לשם- After Action Review  - 

    מתודולוגיה זו נפוצה בארה"ב ובאירופה כאשר בבסיס מתודולוגיה זו עומדות תשובות

    ל- 4 שאלות עיקריות:
    א. מה ציפיתם שיקרה? (קישור ליעדים)
    ב. מה קרה בפועל?
    ג. למה (הפער בין מה שציפיתם למה שקרה)?
    ד. מה אתם ממליצים, בעקבות זאת?

    היתרון בשימוש במתודולוגיה זו  נעוץ בפשטותה. קל תפעל אותה, השאלות ברורות,

    והתהליך מקדם; ניתן להפעיל אותה על אירועים, תהליכים ופרויקטים קטנים וגדולים כאחד. 

    ניתן לחזור על שאלת ה"למה" (שאלה 3) יותר מפעם אחת, ובכך לבצע העמקה והבנה טובה

    יותר של גורמי הליבה. בכל מקרה, מומלץ השימוש בשיטה מובנית הכוללת טפסים ותבניות

    לתהליך התחקור, שימוש בשאלות הממקדות בתמונה הכוללת, "הדגשת מה נעשה"

    ולא "מי עשה".
4. יש לבחור בשיטה סדורה אחת שתבטיח אחידות של תהליך הפקות הלקחים  בארגון מצד

   אחד ומצד שני אחידות ביצירת לקחים איכותיים. 
   לאחר סיום ביצוע התהליך מומלץ להפיץ את תוצריו- הפצת תוצרי הפקות הלקחים יוצרת נראות

   ומאפשרת שיתוף רוחבי בתועלות שהופקו בתהליך זה. לקחים איכותיים שמופקים ויכולים

   לשמש לרוחב הארגון יהוו מוטיבציה לשותפות בתהליך.

 

לסיכום, ניתן לומר כי לתהליך מוצלח של הפקת לקחים יש צורך במתודולוגיה סדורה, מיומנות של מבצע התהליך וכן, ניהול ההיבטים התרבותיים של התהליך.

סרטון נחמד שמתאר כיצד ניתן לקבל רעיון לעיצוב תוך 2 דקות.

 

לצפייה לחצו כאן.

כנסים בארץ

 

שם האירוע: פורום KMI בנושא שיתוף ידע עם לקוחות

מיקום האירוע: מלון שרתון, תל - אביב

תאריכים: 11/4/13

פרטים נוספים והרשמה: אנשים ומחשבים- מול לירז 037330772

 

כנסים בעולם

 

שם האירוע: KM Europe 2013

מיקום האירוע: Amsterdam, Netherlands

תאריכים:  24 - 25 Apr

פרטים נוספים לחצו כאן.

 

שם האירוע: APQC's Annual Knowledge Management Conference

מיקום האירוע: APQC and The Houstonian Hotel, Club & Spa

תאריכים:  May 3 - 2

פרטים נוספים לחצו כאן.

 

שם האירוע: KM Essentials 2013

מיקום האירוע: Lma, Peru

תאריכים: 09 - 10 May

פרטים נוספים לחצו כאן.

 

שם האירוע: KM Legal 2013

מיקום האירוע: London, United Kingdom

תאריכים: 15 - 16 May

פרטים נוספים לחצו כאן.

נכתב ע"י ד"ר מוריה לוי
הספר Internal Drive Theory נכתב ע"י  ד"ר מסינגפור ששם העט שלה הינו  Petunia Lee.  הספר נכתב בשנת 2012 ועוסק, כשמו, באסטרטגיות לפיתוח ההנעה הפנימית אצל האדם. מה שמעניין הוא כותרת המשנה של הספר: "Motivate Your Child To Want To Study". כלומר, הספר אינו מתרכז בהנעת עובדים, אלא בהנעת ילדים על ידי הוריהם.
סביר להניח שבנסיבות רגילות לא הייתי מכירה, קוראת ומסכמת ספר זה. אלא, שאני מכירה את כותבת הספר, והיא שלחה אלי את הספר במתנה. מדובר באדם חכם שהתמחותה, כמו גם עבודת הדוקטורט שלה עוסקים בהנעת עובדים, והיא למעשה גזרה מהתיאוריות הניהוליות, אסטרטגיות אישיות לתוך הבית פנימה.
הצורך בהנעת ילדים ללמידה בסינגפור נובע ממערכת החינוך הנהוגה שם, בה בסוף כיתה ד ובסוף כיתה ו, מתקיימים מבחנים לילדים, הקובעים, במידה ניכרת, את עתידם. הלחץ על כן גבוה, ואותה הכותבת, זנחה את עבודתה בארגונים לשנה, לאחר שהחליטה יחד עם בעלה, שיותר חשוב להקדיש את השנה ללימודי הילד.
ובכל זאת, נראה כי רוב האסטרטגיות ניתנות להעתקה חוזרת לארגונים, ולכן מעניין לקרוא את הספר, מעבר לרמה האישית, גם כספר ניהולי.
להלן מפת הספר המתארת את תוכנו, כאשר האסטרטגיות מקובצות לפי משפחות: 

                                                                                     מפת הספר
הספר מעניין ומלמד, גם להורים, אך לא פחות, למנהלים. מומלץ!

אסטרטגיות פעולה להנעה פנימית

ניתן לבחון את ציר פעילותם של האנשים על ציר ההנעה:
1. הכרח- אנשים פועלים היות ומכריחים/ מנחים אותם לפעול.
    דוגמא: אני מבצעת משימה לא רצויה כי המנהל הטיל אותה עלי; ילדים צעירים מכינים שיעורי בית.
2. הנעה חיצונית- אנשים מבצעים פעילות, היות ורציונאלית יודעים שהיא נכונה/ חשובה.
    דוגמא: אני לומד אנגלית כי יודע שיעזור לי בעתיד; אני עוזר לחלש כי זו התנהגות ראויה.
3. הנעה פנימית- אנשים פועלים כי טוב להם עם הפעולה ברמה הרגשית; יתכן שנהנים ממנה.
    דוגמא: משחק.

 

ברור שפעילות הנעשית מהנעה פנימית היא המיטבית והיא זו שאליה אנו שואפים. פעילות הנעשית על סמך הנעה פנימית, גם תיעשה ברצון רב יותר, גם תהיה איכותית יותר (כנגזרת נכך) וגם תחזיק מעמד כאשר הדחיפה החיצונית תפסיק.

חזרה

הנעה שנוגעת בתהליך
כל האסטרטגיות המוצעות עוסקות בנפשו של האדם. ובכל זאת, חלקן עושות זאת תוך נגיעה בשיטת הלמידה עצמה:

 

תהליך הלמידה

בחירות מובנות

בחירות מובנות הינן בחירות של האדם הנעשות בתוך מסגרת של בחירות מותרות/לגיטימיות; בחירות נשלטות.
אם למשל, תאפשר לילד שלה לבצע בחירה מובנית לגבי סדר הכנת השיעורים, אך לא תאפשר בחירה האם כלל לבצע את השיעורים או לא.
חשיבותה של הבחירה המובנית:
1. אנשים אוהבים לשלוט בעשייה. עצם הבחירה מאפשרת להם שליטה, גם אם מוגבלת, לגבי המשימה.
2. עצם הבחירה יוצרת מחויבות מסוימת (סמויה) למשימה והשגת המטרה.

שני אלו תורמים לרצונו הפנימי של האדם לבצע את המשימה.

המלצות/ טיפים למימוש בחירות מובנות:

  • יש להיזהר לא להתפתות ולוותר על מתן הבחירות המובנות, שכן להורה (כמו גם למנהל) יותר קל להכריח/להנחית משימות.
  • יש להתכוון באמת ובתמים לאפשרות של הילד (עובד) לבחירה ולא לרמוז לו (וגם ברמז או בשפת גוף) מה היינו רוצים שיבחר. יש להקדים ולהציע אפשרויות שנוכל אנחנו לחיות עם כולן בשלום.
  • יש לתת את הדעת לרמת הפתיחות- לא יותר מידי אפשרויות, אך גם לא פחות מידי (אפשרויות שלמעשה אין בהן הבדל בעיני המבצע).
    כמות האפשרויות ורמת הגדרתם (פתוחות/ מוגדרות היטב) קשורה בגיל הילד ובשלותו (ולגבי עובדים- בוותק שלהם, ביכולות שכבר הוכיחו ובתפקידם). פרמטר נוסף משפיע הוא כמובן המיומנות שכבר קיימת בביצוע בחירות.
  • יש להיות סבלניים. יכולת בחירה וקבלת החלטות בתהליך נכון הינה מיומנות נרכשת.
  • יש לסייע ביצירת המיומנות:
    יש להגדיר את גבולות הבחירה, ולהבטיח שאלו נהירים (מה במסגרת, ומה מחוצה לו).
    כדאי לעבור עם הילד (עובד) על תהליך הבחירה בדיעבד וללמדו איך לבצע בחירות סבירות.
  • מומלץ לתמוך בילד (עובד) ובחירתו ולהחמיא לו עליה.

חזרה

מיקוד בתהליך

התהליך הינו אוסף סדור של פעולות והתנהגויות המפותחות על ידינו לביצוע משימה.
פעמים רבות, גם אם התהליך נכון יש תוצאות גרועות, ולהיפך. הדרך הנכונה לעודד ולהשיג הצלחה לטווח רחוק, היא ע"י קידום הפעולות וההתנהגויות הנכונות, ולא על ידי הסתכלות על ההצלחה עצמה, שתלויה בגורמים נוספים שאינם תלויים בנו (מתבסס על תפיסותיו של ג'ק וולש, המנכ"ל האגדי של GE שנים רבות).
התמקדות בתהליך מסייעת גם לבניית החוסן והחישול הנדרשים לספוג אכזבות (הקשורות לתוצאות), היות ותמיד יש מקום לבחון את התהליך ולשפרו, ולא להתייאש מהשורה התחתונה.

 

המלצות/ טיפים המסייעים למיקוד נכון בתהליך:

  • מומלץ לפרק את המשימה לפעולות והתנהגויות, שיסייעו הגדרה של תהליך סדור. יש לקחת בחשבון שהילד יתקשה לעשות פעולה שכזו בעצמו (וכנ"ל גם עובד שאינו מיומן).
    בהגדרת הפעולות כדאי לוודא שרק הפעולות וההתנהגויות המשמעותיות, אכן נכללות בו. לא כדאי לעסוק ב"שוליים".
  • נכון לנטר / לבקר את אופן ביצוע הפעולות כדי לוודא שהתהליך אכן מיושם לפני שבוחנים אם צריך לשנותו.
    יש לוודא שתהליך מוגדר מפעילויות והתנהגויות פשוטות דיין שניתנות לביצוע וניתנות לניטור.
    כדאי ללמד את הילד (עובד) כיצד לנטר לבד את פעילותו ולבחון שהוא אכן מבצע את התהליך כנדרש.
  • לא להיות רגשני מידי. עיסוק יתר ברגשות, מקשה על המיקוד בתהליך.
  • קשה לעיתים להבין שצריך לשנות את התהליך ולא שנדרשת עוד התמדה. נכון לבצע שיקוף ולבחון האם חסרה מיומנות שתחוזק ע"י התמדה, או שנכון לבחון את התהליך ולשפרו.
  • כאשר אין הצלחה הנובעת מאי יישום התהליך- יש להיות קשוחים, ולא נכון לוותר.
    כאשר אין הצלחה, אך התהליך מבוצע, כדאי שההורה (המנהל) יבחן קודם כל בעצמו האם נדרש שינוי בתהליך או נדרשת פעולה אחרת (יותר היצמדות לתהליך, התמדה, מזל וכו').

חזרה

קביעת מטרות

מטרה הינה הצהרה של משהו שאנו מבקשים להשיג. מטרה שמוגדרת היטב הינה ממוקדת, מאתגרת אך ברת השגה.
קביעת מטרות חשובה כי מחקרים, כבר משנות ה- 60, מלמדים כי אנשים שקובעים לעצמם מטרות מצליחים להשיג יותר. בהינתן אותה כמות של משאבים, אדם ממוקד מטרה יצליח יותר בהגעה למטרה, מאדם אחר שאינו כזה.
קביעת מטרות גם חשובה, כי כאשר היא מושגת, לאחר שהוגדרה, היא משרה סיפוק בקרב האדם. אנשים נהנים להשיג מטרות אותן הם מגדירים לעצמם, ותחושת הסיפוק בעצם ההגעה אפילו ממכרת וגורמת להם לרצות להגדיר מטרה נוספת ולהשיגה, וחוזר חלילה.
על סמך ניסיונה בעבודה בארגונים, ד"ר לי (הכותבת) לוקחת אותנו עוד שלב קידמה ומדברת על יכולת ההנעה ממטרות מסוימות- מטרות הנחשבות בעינינו (כמעט) בלתי ניתנות להשגה. היא פורשת שורה של דוגמאות שבהן מושגות מטרות שנראות בלתי אפשריות. כאשר מדובר בתרבות של ארגון- ההתמכרות לתהליך זה, וההצלחה הנלווית אליה, גדולים יותר מאשר ההתמכרות והסיפוק הנלווים להשגת מטרות רגילות.

 

המלצות/ טיפים לקביעת מטרות בכלל ומטרות (כמעט) בלתי אפשריות בפרט:

  • חשוב לקבוע קושי מתאים למטרה. אם מטרה תהיה קלה מידי- לא יהיה סיפוק אמיתי, לא תהיה התמכרות, ומכאן שלא תהיה הנעה פנימית; קביעת מטרה שבאמת בלתי אפשרית, לעומת זאת, תגרום לתסכול והשגת אפקט הפוך של הנעה שלילית.
    על המטרה להיות מאתגרת, אך מציאותית (גם בעיני המקבל).
  • על המטרה המוגדרת להיות ממוקדת וברורה.
  • אין להשתמש באמצעי הענשה ככלי לקידום השגת מטרות ש(כמעט) בלתי אפשריות.
  • ישנם תנאים בהם נכון להגדיר מטרות קלות. מדובר במקרים בהם הילד (עובד) חסר מוטיבציה באופן קיצוני, בכל הקשור לתחומים שאותם רוצים לקדם, ומנסים להתחיל בהיפוך המגמה. במקרה שכזה לא אפקטיבי להציב מטרה קשה ויש להתחיל דווקא עם המטרות הקלות שאותן ניתן להשיג מהר ואפשר לחוות איתן לפחות הצלחה לטווח קצר.
  • לעיתים, יש צורך להגדיר מטרות ב"כוח" (לא על פי רצון הילד (עובד)). ניתן להיות עדינים בדרך הבקשה, אך אין לבלבל בין העדינות, לבין האמירה החד-משמעית שזו מטרה שיש להשיגה, גם אם אין רצון פנימי לכך. דרך הבקשה הנעימה יכולה לסייע בהנעה למימושה.
  • כאשר מגדירים מטרות ש(כמעט) אינן ניתנות להשגה יש לוודא כי:
    - קיים כבר קשר רגשי טוב; קיים גם אמון.
    - ישנה הנעה פנימית במידה סבירה; ניתן לייצר מחויבות למטרה.
    - ההורה (מנהל) נמצאים בסביבה כדי לתמוך.
    - התועלות שתצמחנה מהשגת המטרה, כמו גם העלות (משמעויות)- נהירות ומובנות.

חזרה

תגובה ללמידה

משוב מידעי

משוב מידעי הינו בראש וראשונה משוב. אך הוא יתור מכך- הוא משוב המספק לילד (עובד) מידע מדויק ואובייקטיבי לגבי הפעולה אותה ביצע הנ"ל.
מחקרים מלמדים שעצם המשוב המידעי, הינו בפני עצמו גורם מניע. הוא ממקד, וממקד מחדש את האנרגיות ותשומת הלב לעשייה.

 

המלצות/ טיפים המסייעים למשוב מידעי אפקטיבי:

  • משוב מידעי מניע (גורם מוטיבציה) רק כאשר ישנה התקדמות כשלהי, ולא גם קטנה.
  • יש לחשוב בזהירות כיצד לתת משוב מידעי לנושאים שפחות אובייקטיביים ויותר קשים למדידה.
  • ככל שהילד צעיר יותר, נכון לתת משובים באופן תדיר יותר.
    ככל שהמשימה קשה יותר, יש לתת משובים באופן תדיר יותר.
    ככל שהילד (עובד) פחות מיומן, יש לתת משובים בתדירות גבוהה יותר.
  • משוב מידעי יכול להיות שקט וללא תרועות.
  • כדי לתת משוב מידעי צריך לדעת מה רוצים להגיד...

חזרה

תגמול (פרס ועונש)

תגמול נחלק לשני סוגים: תגמול חיובי ותגמול שלילי.
מחברת הספר גורסת שעל התגמולים לתגבר ולחזק על תוך היות משתנים בעוצמתם ובעת בה מבוצעים.
אין הכוונה, שרק לעיתים יש לתגבר ולתגמל. אלא, שכאשר הילד (עובד) אינו יודע מתי יהיה התגמול ומה תהיה עוצמתו, הוא נמצא במתח מתמיד המניע אותו לפעולה.
התגמול חשוב היות והוא יוצר הנעה פנימית המקושרת לפעולה (לחיוב או לשלילה, בהתאם לסוג התגמול): תגמול חיובי מעודד חזרה על הפעילות ה"טובה"; תגמול שלילי מקטין את הרצון לחזור על פעולה זו.

 

טיפים/ המלצות לתגמול חיובי:

  • תכננו היטב מהו התגמול המתאים. משתנה מאדם לאדם.
  • חשוב להיות במקום ו"לתפוס את הרגע" בו נכון לתגמל. מאוחר הוא לעיתים מאוחר מידי.
  • כאשר הילד (עובד) מצליח ושמח- שמחו עימו.
  • לעולם לא מומלץ להציע "שוחד" כדרך ליצירת תגמול חיובי.
    עדיף תגמול הקשור ללמידה (עבודה); עדיף תגמול רך ולא תגמול פיזי.

טיפים/ המלצות לתגמול שלילי:

  • תכננו היטב מהו התגמול המתאים. משתנה מאדם לאדם.
  • יזהרו משימוש יתר בתגמול שלילי (הענשה). גורם לכלי להיות כולו לא אפקטיבי.
  • לעולם לא מומלץ להעניש כאשר אנחנו כועסים. יש להבטיח שליטה עצמית מלאה לפני התגמול.
  • יש להבטיח שהתגמול יקושר ישירות להתנהגות הלא רצויה, ושיהיה ברור בדיוק מהי התנהגות זו.
  • לעיתים החיים בעצמם מזמנים את העונש. ניתן להסתפק בכך ולא חייבים להוסיף.יש לזכור שהמטרה היא יצירת אסוציאציה שלילית הקשורה להתנהגות הלא רצויה, ולא הענשה פרו-אקטיבית שלנו כשליטים.

חזרה

הנעה שכולה רגש

חיזוק האני

חוללות עצמית
חוללות עצמית מוגדרת ע"י פסיכולוגים כיכולת של האדם לייצר רמות מסוימות של ביצועים. אדם בעל חוללות עצמית גבוהה יצליח לעמוד במשימות סבוכות יותר ולהצליח יותר בהשגת יעדיו.
חשוב לדעת שחוללות עצמית אצל אנשים משתנה מתחום לתחום, ואדם יכול להיות בעל חוללות עצמית גבוהה בתחומים מסוימים, ובאחרים פחות.
אנשים בעלי חוללות עצמית גבוהה יצליחו לקדם את ביצועיהם גם אם התחילו ברמה נמוכה של ביצועים, ובוודאי יותר מאשר אלו שבעלי חוללות עצמית נמוכה בתחום.

 

חוללות עצמית מתפתחת בשלוש דרכים:
1. כאשר אחרים מאמינים ביכולותיך.
2. כאשר אתה מתבונן באדם המשמש כדוגמא המצליח בביצוע המשימות.
3. כאשר אתה חווה בעצמך הצלחות שהגיעו בדרך הקשה (כמעט ולא הגעת אליהם, או שהגעת אליהם לאחר השקעה מרובה). השגת מטרות שכמעט בלתי אפשריות (ראו פרק נפרד בנושא) מסייעת לבניית החוללות העצמית.

 

טיפים/ המלצות לפיתוח חוללות עצמית:

  • לעיתים יותר קל לעזור לילד (לעובד) ולומר לו את התשובה הרצויה מלגרום לו להגיע אליה בעצמו. חשוב להיות סבלניים וסובלניים ולהימנע מכך.
    כן נכון לעזור, אך במידה. חשוב שהילד (עובד) יחשבו שהגיעו לתוצאה בזכות עצמם ולא בזכותכם.
  • יש להיזהר מעודף גוננות על הילד (עובד), שמונעת פיתוח החוללות העצמית.
  • כדי לפתח את החוללות העצמית יש לזכור שאסור למשימות להיות קשות מידי, אחרת נגיע לכישלון ותסכול במקום הצלחה בדרך הקשה.
  • יש לסייע בשלבים בהם קשה, כדי שהילד (עובד) לא יוותרו.
  • ותמיד יש לזכור...בדרך להצלחות בדרך הקשה, יש גם כישלונות. כנראה לא ניתן להימנע מהם לחלוטין, אם אכן רוצים להתקדם.

חזרה

תפיסה עצמית

התפיסה העצמית היא הדרך בה אנו תופסים את עצמנו; הדרך בה אנו מסתכלים על עצמנו במראה.
מחקרים מלמדים כי אנשים נוהגים לפעול בדרך שתהיה עקבית עם תפיסתם העצמית. עיצוב תפיסה עצמית חיובית, יכולה לסייע, על כן לקידום השגת המטרות ולהנעה פנימית למימושן.
על פי חלק מהמחקרים תפיסה עצמית הינה דבר שקשה לשנות, כאשר התעצב, ולכן מומלץ להקדים ולהשפיע על תפיסתם העצמית של ילדים, כבר משלבים מוקדמים (לגבי עובדים לפעמים זה מאוחר ופחות אפשרי).

 

המלצות/ טיפים לחיזוק התפיסה העצמית החיובית:

  • מילים הן בעלות כוח- לטובה ולרעה. יש להשתמש בהן באופן נכון ככי לחיזוק התפיסה העצמית החיובית, ולהיזהר בלשוננו, כדי להימנע מהשגת תוצאה הפוכה.
  • יש להיזהר מהשלכת ה"אני" על הילד (עובד). כאשר לנו יש קשיים או חולשות, ואלו מטרידים אותנו, אנו נוטים לראותם בקרב כל הסובבים אותנו. לעיתים, חולשות אלו תבואנה לידי ביטוי באופן אקראי בהתנהגות הילד (עובד), אך אם אנחנו מוטרדים מהן בעצמנו, נראה אותן, למרות שכיחותן או עוצמתן הנמוכה.
  • מומלץ להיתמך בסיפור מעצב, שיהפוך לחלק מהתודעה הקבועה, ויתייחס, מן הסתם, להקשר שהינו בעל פוטנציאל לחיזוק התפיסה העצמית (הצלחה/ גבורה/ יכולת של האדם שאת תפיסתו העצמית אנו מבקשים לחזק). נכון, לא רק לדבר על הסיפור ולהזכירו, אם כי לדבר על היבטים שיפוטיים חיוביים הקשורים בו, המחזקים את התפיסה החיובית בקרב השומע.
  • כאשר יש כישלונות, ייחוסן לאי יכולת יחליש את התפיסה העצמית החיובית; ייחוסן, לעומת זאת, להתנהגות ברת שיפור, יאפשר את השיפור, ומלכתחילה יפגע פחות, אם בכלל, בתפיסת העצמי.

חזרה

העצמה

העצמה קרויה ע"י ד"ר לי בשם נחמד: Specify and Magnify (ובתרגום לעברית- הצבע (על דברים מסוימים) ופאר / הלל הצלחה הקשורה בהם).
הגישה המדברת על חיזוק עוצמות נולדה כבר לפני שנים בקרב היועצים הארגוניים ועיקרה במיקוד תשומת הלב באירועים ודוגמאות חיוביות.
גישה זו מלמדת להתעלם מהשגיאות ולהתייחס דווקא לדוגמאות החיוביות. כאשר מהללים מישהו על תכונותיו החיוביות, הוא יגבירן ויחזקן, ובאופן טבעי ההתנהגויות הקשורות הפחות חיוביות תפחתנה.
חשיבותה של הגישה, בחיוביות שבה, וביכולתה לתרום להנעה פנימית, עקב זאת.

 

המלצות/ טיפים לחיזוק והעצמה:

  • יש לדעת מה להעצים.אם לא ברור איזו התנהגות מביאה להצלחה, היזהרו מלהעצים התנהגויות שונות תוך ניחוש ותקווה שהן המשפיעות.
  • יש לחפש איפה אפשר להעצים. לא קל, כי לעיתים לא קל לנו כהורים (מנהלים) להעצים כאשר אנחנו מלכתחילה יודעים יותר, ולא תמיד רואים מה יש להעצים אצל הילד (עובד) שממילא מבינים ויודעים פחות.
  • יש לזכור שלא כל התנהגות חוזרת באופן תדיר. יש להיות אופורטוניסטים ולחפש את קיום ההתנהגות, כדי לא לפספס.
  • ניתן להעצים בכנות ותוך כוונה, רק כאשר אנו סבלניים. לא מתאים לשעתו לחץ.
  • יש להיזהר מיציאה משליטה הנובעת מעודף רצון לריצוי. אם מעצימים התנהגות מסוימת, הילד (עובד) יכולים להגיב בהתמקדות רק בהתנהגות זו.

חזרה

החוסן הנפשי

קשר רגשי

קשר רגשי הינו קשר אמוציונאלי, עמוק ובלתי אמצעי, בין שני אנשים , ובוודאי קשר מיוחד בין הורה לילדו. תחושת הקשר תבוא לידי ביטוי, למשל, כאשר ילד נפגע, וההורה נפגע בשמו.
(קשר דומה אך חלש בהרבה יכול להתקיים בין מנהל ועובד הכפוף לו- מ.ל.).
חשיבות הקשר הרגשי ב"גב" אותו היא מעניקה. ביכולת לשאוב תמיכה וכוחות מהנותן.

 

המלצות/ טיפים לחיזוק הקשר הרגשי:

  • תמיד נכון להקרין לילד תחושה שהוא רצוי ואם היינו צריכים לבחור אותו מבין קבוצה- כך היינו עושים.
    (לגבי עובדים העניין קל יותר- כי אותם אנו פעמים רבות אכן בוחרים).
  • יש להיות מודעים לרגשות שלנו אנו. יש להיזהר מהקרנת יתר של הרגשות שלנו כלפי הילדים/ עובדים. כאשר אנחנו חוששים או לא בטוחים, ויש קשר רגשי- אנו מקרינים אותו ליקירנו (גם ללא מילים).
  • יש להזכיר לילדים , כמו גם לעצמנו, שהם חשובים לנו יותר מההצלחה בלימודים.
    (לגבי עובדים, לעיתים הדבר גם נכון, ואם כך הדבר- חשוב לזכור זאת).
  • עוזר, כאשר אנחנו מעמידים את עצמנו במקום ילדינו (עובדינו). התנהלותנו והאמפתיה שנקרין תהיינה אמינות ומתאימות יותר.
  • עוזר לעודד.
  • יש להיזהר ולקיים גם נפרדות. הזדהות יתר מזיקה לשני הצדדים.
  • כשעייפים או יש כאב ראש- זה לא הזמן המתאים לחיזוק הקשר הרגשי.

חזרה

ניהול כישלונות
המחקר מלמד כי יש שלוש גישות בהתייחסות למטרות:
1. קידום השגת המטרה.
2. הימנעות מכישלונות.
3. מיקוד בתהליך המוביל למטרה. לימוד כיצד נכון לבצע תהליך זה באופן מיטבי.
מסתבר, כי אלו המנסים להימנע מכישלונות, מפתחים חשש ופחד מהכישלון שיכול להשפיע על רמת ההנעה ולהפחיתה. דווקא אלו המתמקדים בתהליך ולימודה בעלי הנעה גבוהה יותר, שכן לקחים שמופקים ממלאים אותם בתקווה, ומקלים על המשך ההתקדמות.

 

המלצות/ טיפים לניהול אפקטיבי של כישלונות:

  • יש לעודד את הילד (עובד) ללמוד מכשליו . אם הפעילות לא הייתה לפי התהליך- יש להזכיר את הצורך במשמעת ועבודה לפי התהליך; אם הייתה על פי התהליך- יש לעודד ללמידה ושיפור התהליך.
    יש להיזהר לא להיגרר להטפות. לא נכון לרוץ ולהסביר את כל כשלי התהליך ואיך ניתן היה שלא להיכשל. על הילד (עובד) ללמוד זאת בעצמו.
  • יש להיזהר לא להיות יותר רגשניים מהילד (עובד) כאשר הוא נכשל.
  • יש להימנע מהעברת ביקורת הקשורה לאינטליגנציה או לאישיות. לא כל כך ברי שינוי.

חזרה

הצד הפיזי

תנועה
תנועה- דהיינו תזוזה, הליכה, אי עמידה במקום, הוא דבר פשוט, ובכל זאת, לא טריוויאלי למצוא אותו דווקא בספר המדבר על הנעה פנימית.

תנועה מגבירה קצב לב. וקצב לב שגבוה (מעט) מהרגיל, יוצר תחושת חיוניות ואנרגיה, ולכן מסייע להנעה והגברת המוטיבציה. בנוסף, ידוע כי אימון גופני מגביר את ייצור האנדורפינים בגוף, הורמונים שנותנים לנו תחושה טובה.
[כמובן גם פחד מגביר קצב לב- אך סוג זה של תחושת החיוניות והאנרגיה אינו מה שמומלץ.]

 

המלצות/ טיפים לשילוב תנועה:

  • חשוב לדעת מתי וכמה לשלב תנועה. באמצע ביצוע משימה שמתקדמת, לא נכון להפסיק. אם לעומת זאת, יש תחושה שלא מצליחים להתקדם, עצירה ושילוב תנועה, יכול בהחלט לסייע ביצירת האנרגיה שמאפשרת. יש תמיד להקפיד שבסוף היום בעיקר נקדם את המטרות, ולא בעיקר ננוע, ומעט נקדם.
    אין לעצור בין פעולות שאחת מובילה לשנייה, ועצם ההפסקה תחייב חזרה לאחור להיזכר מה כבר עשינו.
  • יש להתאים לאדם. כאשר ילד (עובד) מצליח להתרכז, הוא זקוק לפחות תנועה.
  • לא תמיד נכון להסביר מה עושים ולמה שלחנו מישהו לסיבוב. הילד לא חייב להיות מודע לטקטיקה בה נוקט ההורה (נראה פחות רלוונטי לאנשים מבוגרים).
  • כדאי להיות יצירתיים לגבי סוג התנועה, ולא לחזור על עצמנו. ניתן לשלוח להביא משהו, לבדוק משהו, ובמקרה של ילדים, לעלות להורה לקומה שנייה או לקפוץ וכדומה.

חזרה

סיכום
בספר כולו הוצגו 11 אסטרטגיות להנעה, המהוות ארגז כלים. האסטרטגיות כולן מבוססות על תיאוריות מדעיות הקשורות בהנעה, כמו גם על התנסות בפועל (אישית, ע"י ד"ר לי, כותבת הספר). לא כל אסטרטגיה מתאימה לכל אדם בכל מצב; יש אפילו אסטרטגיות סותרות. החוכמה, כמו בדברים אחרים בחיים, להבין מה נכון להפעיל מתי. אפשר ללמוד מהדוגמאות שבספר (שאינן נמצאות בסיכום); אפשר להפעיל את ההיגיון; ואפשר- להתנסות, לשגות ולהשתפר. וכנראה, שהשילוב של כל אלו יחד הוא שיעשה את העבודה ויאפשר את השינוי.

חזרה

המגזין נכתב ע"י חברת Rom Knowledgeware
Fax 077-5020772 * Tel 077-5020771/3 * רח' בר כוכבא 23, בני ברק מיקוד 67135