תהליכי הפקת לקחים המתבצעים כחלק מתחקור פרויקטים ותהליכים מאפשרים לארגון ללמוד מאירועי העבר ובכך למנוע מביצוע אותן טעויות גם בעתיד.
בביצוע תהליך הפקות הלקחים קיימים אתגרים רבים:
1. מחסור בזמן - על מנת לבצע תהליך הפקת לקחים מעמיק של האירוע יש צורך בדיון מעמיק
בנוכחות משתתפים רבים ונקודות מבט רבות ככל האפשר, דבר המצריך משאבי זמן רבים
בייחוד מצד המשתתפים בתהליך.
2. חסמים פסיכולוגיים ותרבותיים - תהליך הפקת הלקחים נקרא לעיתים בז'רגון הארגון
"תחקיר". קיימים חששות ורתיעה פסיכולוגיים של עובדי הארגון מהמושג "תחקיר" ההופך
את ההתמודדות למורכבת יותר. בנוסף, יש נטייה של אנשים שמעורבים בפרויקט להאשים
אחרים או להגן על עצמם. לכן, שימוש בתהליכי הפקת לקחים רלוונטי כאשר התרבות
הארגונית מתאימה. כלומר, כאשר יש נכונות ורצון של אנשים ללמוד ובנטייתה של ההנהלה
לחפש פיתרונות ולא אשמים ובאווירה של פתיחות ארגונית לביקורת ולשינויים.
3. לקחים שלא ניתן לגזור מהם משימות לביצוע - המטרה של הפקת הלקחים הינה ללמוד
לעתיד, בין אם לשינוי מיידי (משימות) ובין אם למידת דרך התנהלות נכונה לעתיד (לקחים).
כיצד ניתן להתגבר על אתגרים אלה?
מומלץ שמוביל התהליך לא יהיה אדם הקשור לפרויקט - רצוי שמוביל התהליך יהיה מישהו בעל ניסיון רלוונטי בתחום שמצד אחד יוכל לעקוב אחר הדברים ומצד שני לא צריך לתת דין וחשבון על פעולותיו בפרויקט שכשל.
כמו כן, ניהול התהליך דורש מיומנות - על מנת לייצר לקחים איכותיים וישימים על מוביל תהליך התהליך להיות בקיא במתודולוגית הפקת הלקחים ואופן הפעלתה. פעמים רבות מתקשים מובילי התהליך בהבחנה בין השלבים השונים של התהליך, עובדה המעכבת את ביצוע הפקת הלקחים ומשפיעה על איכותו.
ניהול ישיבות הפקות הלקחים-
1. מנהל ארגוני המנחה את קיום הפקת הלקחים ימקד את הישיבות סביב הנושא המקצועי
ולא יאפשר לרדת להאשמות פרטניות - בין היתר על ידי אי ציון שמות בביצוע תהליך הפקת
הלקחים והדגשה כי בודקים מקרים ולא אנשים.
2. הסבר על התהליך – ניתן להדגים יישום הפקת לקחים מעולמות תוכן מוכרים שאינם קשורים
לתחום העבודה כגון: ספורט, טיס וכו'. ובנוסף, לתת דוגמאות של תהליכי הפקת לקחים
שיצרו יתרון ממשי לעובדים, כדוגמת שינוי נהלים, תהליכי עבודה ועוד.
3. קיום תהליך ממוקד וקצר– הנטייה היא להתעמק בכל פרט ופרט דבר שעלול להתיש את
המשתתפים ויגרום למשתתפים רטייה מלהשתתף בפגישות הבאות. לכן, התהליך צריך
להתבצע במידת האפשר בפגישה אחת קצרה ותכליתית.
4. שיתוף ושקיפות - לכל אורך ביצוע התהליך יצירת דיאלוג בין מנהל הישיבה למשתתפים
שמטרתו לטפל בהתנגדויות העולות, תוך שהוא מאפשר לשותפים להביע את חששותיהם
מהתהליך. הדגש הוא על "פתיחת הקלפים" ומתן מענה לחששות על ידי מנהל בר סמכא.
5. בתהליך הפקת הלקחים כולם שווים- לא לתת לדרגה, ניסיון או אישיות להשתלט על השיחה
או להסית מהלמידה המשותפת.
6. מנהל ארגוני המנחה את קיום הפקת הלקחים ממקד את ההיבטים (ניהולי/ הנדסי/ שיווקי/
תהליכי) בהם יעסוק תהליך הפקת הלקחים, ואין התפזרות לכלל הנושאים.
7. סיום בנימה חיובית – דיון בגורמים שגרמו לכשל בפרויקט יכולים לגרום לירידה במורל
ובמוטיבציה של המשתתפים. לכן, צריך לסיים את הישיבה בנימה חיובית ולדבר גם על
הצדדים החיובים והמוצלחים בפרויקט כדי להזכיר לכולם שלא הכל שלילי ויש גם צדדים
מוצלחים בפרויקט ובתהליך.
8. במידת הצורך ניתן לקיים ישיבות פרטניות עם הגורמים המעורבים.
דרכים לביצוע תהליך הפקת הלקחים -
1. ציר זמן - הבנת השתלשלות האירועים בסיפור הפרויקט. הן של הצדדים החיוביים והן של
הצדדים השליליים בו.
2. חלוקה לנושאים - לחלק לכל משתתף פתקיות שבהם הוא ירשום את כל הנושאים שלדעתו
קשורים לפרויקט. להציב את הפתקיות על הלוח לפי נושאים- קריטיים, טכניים , תהליכיים,
ניהוליים וכו'. והגדרת משימות לפעולה- הנושאים שזוהו צריכים להיפתר/ להתייעל באמצעות
משימות שיוגדרו עבור כל נושא. כאשר יש רשימת משימות לביצוע יש למנות אחראי לביצוע
שיעקוב אחר ביצוען.
3. שימוש במתודולוגיית AAR המהווים ראשי תיבות לשם- After Action Review -
מתודולוגיה זו נפוצה בארה"ב ובאירופה כאשר בבסיס מתודולוגיה זו עומדות תשובות
ל- 4 שאלות עיקריות:
א. מה ציפיתם שיקרה? (קישור ליעדים)
ב. מה קרה בפועל?
ג. למה (הפער בין מה שציפיתם למה שקרה)?
ד. מה אתם ממליצים, בעקבות זאת?
היתרון בשימוש במתודולוגיה זו נעוץ בפשטותה. קל תפעל אותה, השאלות ברורות,
והתהליך מקדם; ניתן להפעיל אותה על אירועים, תהליכים ופרויקטים קטנים וגדולים כאחד.
ניתן לחזור על שאלת ה"למה" (שאלה 3) יותר מפעם אחת, ובכך לבצע העמקה והבנה טובה
יותר של גורמי הליבה. בכל מקרה, מומלץ השימוש בשיטה מובנית הכוללת טפסים ותבניות
לתהליך התחקור, שימוש בשאלות הממקדות בתמונה הכוללת, "הדגשת מה נעשה"
ולא "מי עשה".
4. יש לבחור בשיטה סדורה אחת שתבטיח אחידות של תהליך הפקות הלקחים בארגון מצד
אחד ומצד שני אחידות ביצירת לקחים איכותיים.
לאחר סיום ביצוע התהליך מומלץ להפיץ את תוצריו- הפצת תוצרי הפקות הלקחים יוצרת נראות
ומאפשרת שיתוף רוחבי בתועלות שהופקו בתהליך זה. לקחים איכותיים שמופקים ויכולים
לשמש לרוחב הארגון יהוו מוטיבציה לשותפות בתהליך.
לסיכום, ניתן לומר כי לתהליך מוצלח של הפקת לקחים יש צורך במתודולוגיה סדורה, מיומנות של מבצע התהליך וכן, ניהול ההיבטים התרבותיים של התהליך.