" די לשמירת עותקים רבים של אותו מסמך לצורך תיעוד השינויים והעריכות שנעשו בו. די לתיקיות עמוסות המכילות עותקים רבים של מסמך אחד, די לניהול מספרי גרסה ושמות גרסה בשם המסמך בצורה לא ידידותית ולא ניתנת לשליפה..."
רקע: ספריית המסמכים של SharePoint
ספריות המסמכים של SharePoint מאפשרות למשתמש:
• שמירה של סוגי מסמכים מגוונים
(כל סוגי מסמכי הOffice וכן ,סוגי מסמכים אחרים כדוגמת PDF)
• אפשרות להוצאת מסמך לשם עריכה ועדכון (בהתאם להרשאות משתמש)
• קטלוג מידע נוסף לגבי המסמכים השמורים:
** שדות המתווספים אוטומטית לכל מסמך כגון: תאריך יצירת המסמך במערכת ,
שם משתמש אשר הוסיף את המסמך, תאריך עדכון המסמך במערכת ושם המשתמש של
המעדכן האחרון של המסמך.
** בנוסף לכך, ניתן להוסיף שדות מטה דאטה נוספים על פי הצורך.
• ניהול המסמכים ברשימה (מיון, סינון, תצוגות שונות למשתמש, הרשאות מתקדמות, זרימות עבודה, התראות)
• ניהול גרסאות של מסמך
מהו ניהול גרסאות למסמך?
ניהול הגרסאות של הSharePoint מאפשר לנו ניהול ומעקב אחר השינויים שנערכו במסמך בודד.
למעשה, המסמך המוצג בפני המשתמשים הינו בגרסתו האחרונה כפי שעודכן בידי המשתמש האחרון שערך אותו.
כל המשתמשים עובדים על אותו מסמך ואין צורך בשכפול המסמך או שמירה בשם אחר של המסמך לצורך שמירת הגירסאות.
על מנת לצפות בשינויים שנערכו במסמך על גבי ה SharePoint יש להיכנס למסך "היסטוריית הגרסאות של המסמך".
איך זה עובד?
ראשית, יש להפעיל את מנגנון ניהול הגרסאות בהגדרת ספריית המסמכים שלנו. פעולה זו מתבצעת על ידי מנהל האתר, וניתנת להגדרה בעת יצירת ספריית המסמכים או בשלב מאוחר יותר.
הפעלת ניהול גרסאות בהגדרות ספריית מסמכים:
הגדרות ניהול גרסאות בספריית מסמכים:
חשוב לדעת: ניתן גם בכל שלב לבטל את פונקצית ניהול גרסאות, אך פעולה זו תגרום לאובדן מידע של גרסאות קודמות.
לאחר עדכון ההגדרות המתאימות במסך "הגדרות הספרייה >> הגדרות של ניהול גרסאות" יעבוד באופן אוטומטי ניהול הגרסאות בספריית המסמכים שלנו.
כך, בכל עריכת מסמך ושמירת מסמך שערכנו, ובהתאם להגדרות שנקבעו, המערכת תבקש מהמשתמש לקבוע האם לשמור גרסת טיוטה שנועדה לעבור עריכה נוספת, או גרסה סופית שנועדה לפרסום.
בחירת סוג גרסה בעת שמירת מסמך:
כאשר אנו ניגשים למסמך אנו רואים, בהתאם להרשאות המשתמש שלנו, את הגרסה העדכנית ביותר של המסמך שפורסמה. על ידי לחיצה על כפתור "היסטוריית גרסאות", אנו יכולים גם לצפות בגרסאות קודמות של המסמך.
פתיחת מסך ניהול גרסאות של מסמך:
במסך "היסטוריית גרסאות" אנו יכולים לצפות ברשימת הגרסאות השונות של המסמך, לראות מתי נוצרו ומי יצר אותן, להיכנס לגרסה ישנה ולראות את תוכן המסמך, וכן לשחזר גרסה ישנה או ליצור גרסה חדשה למסמך.
מסך ניהול גרסאות מסמך:
פעולות אפשריות בגרסת מסמך:
לסיכום:
ניהול הגרסאות של ה SharePoint מאפשר לנו ניהול ומעקב אחר גרסאות שינויים של מסמך בודד, במסך היסטוריית הגרסאות של המסמך, באופן יעיל וידידותי למשתמש.