1. קורס ניהול הידע מבית רום מחזור 24 ייפתח ב- 18 באפריל.  למידע נוסף והרשמה yamit@kmrom.com

2. מאמר בנושא ניהול ידע בזמן אמת מפרי עטה של ד"ר מוריה לוי התפרסם בספר מחקרי חדש על ניהול ידע וניהול לקחים. לקישור והורדת המאמר-  http://www.intechopen.com/books/new-research-on-knowledge-management-applications-and-lesson-learned/real-time-knowledge-management-providing-the-knowledge-just-in-time

3. בתאריכים 20-21/5/2012 תתקיים סדנא בנושא קידום ארגונים למוכנות לתקן ניהול הידע. הסדנא תיערך במכון התקנים בהנחייתה של ד"ר מוריה לוי. לפרטים נוספים

http://www.sii.org.il/557-he/SII.aspx

4. חברת רום מאחלת לכל לקוחותיה ולכל בית ישראל חג פסח כשר ושמח

מהי טקסונומיה?
המונח טקסונומיה מתייחס  למילון המונחים של הארגון; הז'רגון המקצועי והארגוני.
הטקסונומיה מורכבת על פי רוב מצירוף של שני מילוני מונחים גם יחד: האחד המתאר את הצד המקצועי של הארגון (דוגמת עולם התוכנה, עולם התרופות, עולם הסלולר); והשני המתאר את עולם המונחים הארגוני (שמות יחידות, הקשר ושייכות לארגון אב וכו'). בד"כ עולם המונחים הראשון חוזר על עצמו בארגונים שונים העוסקים באותה פעילות, ואילו השני ייחודי לארגון.
הטקסונומיה משמשת (תוך בניית אונטולוגיה) ליצירת מאפיינים וערכים ומאפשרת:
    א. שפה אחידה בין גופים שונים בארגון.
    ב. תכנון התמצאות במאגרי מידע וידע.

אם כן, הטקסונומיה מכילה את השפה הארגונית ואת האופן בו הארגון מארגן את המידע.. כך לדוגמא, הטקסונומיה הארגונית יכולה להכיל מושגים הקשורים בסוגי מוצרים, סוגי מטבעות ,תחומים עסקיים אזורים גאוגרפיים,  מחלקות/ קבוצות בארגון , סוגי לקוחות ועוד.

מהי אונטולוגיה?

האונטולוגיה הינה קישור של כל המילים  (הטקסונומיה הארגונית) לקבוצות. קבוצות אלו מייצגות מאפיינים וערכים ואת הקשרים בין קבוצות אלו. לכן, הינה מפת הקשרים בין המילים המדוברות בארגון:  כלומר, עולם המינוחים והקשרים ביניהם.
הסיווג  מתחיל ממשפחות מושגים אשר מכילות בתוכן מושגים רחבים אשר מכילים בתוכם מושגים צרים יותר ואת המילים הנרדפות למושגים אלה. כך לדוגמא:

משפחת מונחים:  נכסים כלכליים
מונח רחב הנמצא תחת משפחה זו:  "מטבע חוץ"  מילה נרדפת "מטבע זר"
מונח צר הנמצא  תחת המונח הרחב : דולר אמריקאי

לדוגמא:

האונטולוגיה הינה למעשה המודל המכיל בתוכו את כל ה MetaData  שאינו קשור למאפייני פריטי הידע עצמו אשר נוצרים אוטומטית כגון:  מחבר, תאריך , סוג מסמך, מספרים סידוריים אוטומטיים (מאפיינים אלה נקראים באנגלית  Flag Values'").

מה קורה ב Sharepoint 2010?

ב Sharepoint 2010  משתמשים בטקסונומיה על ידי ניהול של ה Metadata וארגונם בצורת עץ היררכי . הMetadata   משמש כתגים לפריטי המידע  וכך ניתן  לארגן את פריטי המידע לצורך אינדוקסם ואיחזורם בתוצאות החיפוש.
התיוג עצמו מתבצע על ידי המשתמשים המזינים ועורכים מידע ב Sharepoint

מהו תיוג?

בתהליך התיוג מצמידים  Metadata (תג)  לפריט מידע כגון מסמך, תמונה, קובץ אודיו/וידאו וכו'. התג למעשה, מסייע לתאר את המידע שנמצא בפריט. כאשר המידע הזה לא תמיד נמצא בתוך הקובץ עצמו. ומאפשר לו להישלף בצורה מדויקת יותר בתוצאות החיפוש. עובדה זו שימושית במיוחד עבור קבצי תמונות, וידאו ואודיו שאינם מכילים טקסט ועל כן, יותר קשים לאיתור בחיפוש.

כיצד מתבצע התיוג?

בעת הזנת פריט המידע או עריכת מאפייניו ,על המשתמש להזין את התגים הרלוונטים לאותו פריט ידע. כאשר המשתמש יכול לבחור את התג מתוך עץ הטקסונומיה הארגוני.  או על ידי כך שבעת הזנת התג שהוא מעוניין להוסיף, המערכת מציעה לו הצעות לבחירה אשר עשויות להתאים לתג שהוא התחיל להקליד.

לאחר תיוג פריטי המידע במערכת , המשתמש יוכל לסנן את הרשימה / ספריית המסמכים לפי  העמודה המכילה  את משפחת המונחים הרלוונטיים. בדוגמא שלנו, המשתמש יוכל לסנן את המידע לפי עמודת location" " המכילה תחתיה את המקומות שהוגדרו כמושגים תחת משפחת המונחים הזו.לאחר תיוג פריטי המידע במערכת , המשתמש יוכל לסנן את הרשימה / ספריית המסמכים לפי  העמודה המכילה  את משפחת המונחים הרלוונטיים. בדוגמא שלנו, המשתמש יוכל לסנן את המידע לפי עמודת location" " המכילה תחתיה את המקומות שהוגדרו כמושגים תחת משפחת המונחים הזו.

בנוסף, התגים הופכים גם למסננים ("("Refiners במסך תוצאות החיפוש ב 2010 Shareppoint.

בדוגמא שלפנינו, ניתן לראות כי בתוצאות החיפוש עלו מסמכים שתויגו במונחים הקשורים למקומות שונים כגון: UK  ו New York City אשר משויכים למשפחת המושגים "Location".

מבצע החיפוש שמחפש פריטי מידע הקשורים ל UK,  יכול  כעת לצמצם את תוצאות החיפוש באמצעות הקלקה על המסנן "UK"  שנמצא תחת התחום  ,Locationולקבל תוצאות מדויקות יותר לחיפוש שביצע.

יתרון נוסף בשימוש בטקסונומיה ב Sharepoint 2010  נעוץ בכך שהשימוש בטקסונומיה ב Sharepoint  מעשיר את היכולות החברתיות הקיימות בכלי. באמצעות תיוג עולמות הידע לכל אחד מהעובדים, תיוג המומחיות והפרויקטים שלהם,  מסייע למחפשי המידע בארגון להגיע למומחי ידע בארגון .

היכן מגדירים את הטקסונומיה הארגונית  ב Sharepoint 2010?

הטקסונומיה ב Sharepoint 2010  מוגדרת כ Term Store, על מנת  להגדיר את הטקסונומיה יש להכנס ב Central Administration ל Manage Service Application ומשם לmanage metadata Service.

לסיכום, הטקסונומיה עוזרת לסנן את  תוצאות החיפוש  ומגדילה את רלוונטיות התוצאות המוצגות למשתמש.  השימוש במונחים מסייעת לפריטי הידע ב Sharepoint להיות מסונכרנים עם הארגון בזמן שהארגון דינמי ומשתנה.  אך בבואנו ליישם את הטקסונומיה במערכת עלינו לזכור שישנם 2  אתגרים המרכזיים בשימוש בטקסונומיה ארגונית:

1. המשתמשים לא מעונינים לתייג מסמכים ויש למצוא דרכים לעודד אותם לפעול בנושא.
2. לארגונים בדר"כ אין טקסונומיה מסודרת וישנה עבודה מקדימה רבה ליצירת המודל ההירככי של הטקסונומיה הארגוני.

כדי לדבר על הקשר שבין תפרחת חמניות לבין ניהול ידע, עלינו לדבר תחילה על המושג: "יחס הזהב". (או "חיתוך הזהב").

יחס הזהב הינו מספר המתאר יחס מתמטי (ערכו 1.618 לערך), לכאורה זהו מספר אקראי, אך ההיסטוריה מראה שלא כך הוא.

מריו ליביו (2003) בספרו "חיתוך הזהב, קורותיו של מספר מופלא", מתייחס לתעלומה שבקשר שבין מספר זה, המבטא יחס מתמטי, לבין העולם כפי שהוא משתקף בטבע, במדע ובאמנות.

לדבריו, ליחס זה יש נטייה מסתורית להופיע במקומות שונים ומפתיעים: בקונכיות, בגבישים, בצורותיהן של גלקסיות שיש בהן מיליארדי כוכבים, ביצירות אמנות, באדריכלות, במוסיקה, יש הטוענים שהוא קשור גם בהתנהגותה של בורסת המניות, וכמובן גם ב... תפרחות של חמניות.

יש הסבורים כי יחס הזהב נחשב באמנות כפרופורציה המושלמת והיפה ביותר שאדם יכול לתאר. אמני הרנסאנס בתחום הציור, הפיסול והאדריכלות השתמשו בפרופורציות אלה כדי להשיג את מה שנחשב ליופי המושלם. פרופורציות של חתך הזהב ניתן למצוא בשפע בציוריו של לאונרדו דה וינצ'י ושל אמנים גדולים אחרים.

לא פלא שרבים רואים במספר זה מספר מיסטי, אשר עצם קיומו מוכיח כי העולם הוא מעשה בריאה מתוכנן.

אבל לא בתפרחות של חמניות עסקינן, אלא בניהול ידע. אז מהו הקשר בין השניים?

לכאורה, מדובר כאן על יחס אידיאלי מבחינה אסטתית. איכשהו נעים לרובנו בעין כאשר אנו מסתכלים על משהו סימטרי.

אם-כן, למה שלא ניישם זאת גם בבואנו לאפיין ממשק משתמש לאתר/פורטל כלשהו?
אנו מתייחסים אל ה"דף" שלנו כאל "נדל"ן יקר. אנו משקיעים מחשבה רבה בתכנון הדף, במיקום של האזורים השונים על-גבי הדף, ומנסים תמיד להכנס לראשו של המשתמש ולחשוב כיצד הוא ייפנה לדף שהגדרנו?

האם אכן קורא מימין לשמאל מלמעלה למטה (בעברית)?
מה ימשוך את מבטו קודם, והיכן עלינו למקם את האזורים ה"חשובים" יותר ואת ה"חשובים" פחות?
האם לחלק את הדף ל-3 חלקים אורכיים או לשניים? האם להציג סרגל ניווט צידי או רק סרגל עליון?

כמובן שהתשובה אינה פשוטה, ומורכבת משקלול של חשיבות פונקציונאלית, כלומר, אילו רכיבים חשוב שיוצגו ומה סדר החשיבות שלהם, וחשיבות הנוגעת לחוויית המשתמש. כלומר, עיצוב, גרפיקה, חלוקת הדף וכן הלאה.

ככל הנראה, ממשקי משתמש טובים יותר, נותנים את הדעת גם ליחס זה, אפילו אם לא במודע. שהרי, לא נחשב את היחס באופן מדויק בעת תכנון דפי אתרים. עם זאת, זהו בהחלט פרמטר נוסף שעלינו לקחת בחשבון בעת תכנון ממשק המשתמש.

מקורות:

ויקיפדיה – האנציקלופדיה החופשית
ליביו, מ. (2003) חיתוך הזהב קורותיו של מספר מופלא, הוצאת אריה ניר
עמיר, ד. (2006) חיתוך הזהב, על"ה, 36 עמ' 63-70

"בינה עסקית- נתונים ומידע, אך גם ידע והבנה"

איך מתחילה שגרת יום העבודה של מנהל בעולם המכירות?
בבדיקת דוחות: שורות על גבי שורות שמפרטות באופן דקדקני את כמות המכירות, מי הסוכן שמכר, מה המוצר שנמכר, האם מדובר במכירה בשוק הפרטי או בשוק העסקי, באיזה איזור גיאוגרפי בוצעה המכירה, מה ההטבות הנוספות שניתנו במכירת המוצר ועוד ועוד...

אין ספק שהדוחות מספקים לו הרבה מספרים, נתונים ומידע; הרבה מאוד מידע.
ואכן, הטכנולוגיות המתקדמות הקיימות כיום מאפשרות למנהלים בארגונים לקבל נתונים ומידע זמינים, מה שבהחלט יצר מהפכה בעולמות הניהול ובייחוד בעולמות ניהול המכירות.

• 
  אותו מנהל חרוץ שקרא ועבר על כל הדוח הארוך ביסודיות במשך שעה ארוכה, מה הוא הבין ? מה הוא יעשה עם כל המידע והנתונים האלו מחר ? בעוד שבוע ? בעוד חודש? מה זה בעצם אומר? התשובות לשאלות אלו בעצם נמצאות בעולם הבינה העסקית, ה -  BI על פי  Brian Canning מתייחס ל:
  
  • תהליך שאוסף נתונים ומציג מידע תפעולי עדכני, תמציתי ושימושי.
  • קבלת החלטות עסקיות טובות יותר באמצעות כל אותם נתונים ומידע שנאסף בארגון.
  • יכולת להגיב על מגמות והזדמנויות בשוק.

למעשה, אין הרבה שוני בין צבירת מידע ונתונים רבים לבין העדר נתונים ומידע.
בינה עסקית הינה שימושית רק אם ניתן  לפעול לפיה. רק אם ניתן לראות את היער בין כל העצים.

נחזור לרגע למנהל שלנו.
איזה החלטה עסקית הוא יכול לקבל לאחר שסרק את הדוח ? האם הוא יכול להסיק מהנתונים שכרגע יש ביקוש רב יותר למוצר מסוים יותר ממוצר אחר? האם הוא יודע איזה "מוצר" לקדם (ושאכן קיים במלאי החברה באותו רגע)? האם הוא יכול להגיב בזמן אמת על ירידה במכירות באזור הצפון בגלל מבצע נקודתי של החברה המתחרה?
לפני שיתעמק במה שהנתונים המונחים לפניו יכולים או לא יכולים לייצג קודם כל חשובה ההבנה: מי הלקוחות שלו ומה הצורך שלהם? מה היכולת של הארגון להתמודד עם האתגרים במענה על צרכי הלקוח? מה סדר העדיפויות הניהולי בארגון?
בינה עסקית הוא תהליך של איסוף מסיבי של נתונים בחברה (אינטראקציות עם לקוחות וסקרים,מצב המלאי, כוח אדם, דוחות פיננסים) במטרה לקבל את ההחלטות האסטרטגיות הטובות ביותר על בסיס המידע הטוב ביותר הזמין בארגון יחד עם היכולות להגיב ב"זמן אמת".

בינה עסקית היא מעל הכול ידע והבנה, ולא רק נתונים.

מקור:

http://motorage.search-autoparts.com/motorage/article/articleDetail.jsp?id=705643&pageID=1

בשנים האחרונות אנו מתחבטים לגבי הדומה והמפריד בין מדיה חברתית (על שמותיה השונים וגלגוליה השונים) לבין ניהול ידע. מאמר חדש עוסק בסוגיה זו, כאשר התוצאות לא מפתיעות, אך בהחלט משמחות.

להרחבה לחצו כאן

בלוג יפה על חדשנות ושיתופיות שכותבת ד"ר בשם סינדי גורדון מקנדה. בפוסט שמיקדנו אליו ב URL יש הצבעה ל- 50 פוסטים מומלצים בתחום ניהול הידע

לצפייה לחצו כאן

כנסים בארץ

שם האירוע: קורס לניהול ידע במכון התקנים
תאריכים:20-21/5/2012 
להרשמה: http://www.sii.org.il/557-he/SII.aspx

כנסים בעולם

שם האירוע: APQC'S 2012 Knowledge Management Conference and Training
מיקום האירוע: Houston, Texas

תאריכים:   23-27/4/2012

פרטים נוספים: http://www.apqc.org/2012-km-conference-overview

חשיבותו של הספר הינה כפולה: גם אקדמית, גם מעשית. היות ומעטים הספרים בתחום ניהול עובדי הידע- על אחת כמה וכמה.
הספר אינו תמיד קל לקריאה, אך בהחלט מלמד. להלן עיבוד הנושאים המרכזיים שבו.

מיהם עובדי הידע ולמה חשוב להשקיע בקידומם?

עובדי הידע הינם בעלי תפקידים  "עתירי ידע". דוגמאות לתפקידים כאלו כוללים הנדסה, מדע,
הוראה, ייעוץ, בנקאות, ניהול, רפואה, משפט ואמנות.
בשנים האחרונות, אחוז הולך וגדל של העובדים הופכים להיות עובדי ידע.

ההבדלים בין עבודת ידע לעבודה חומרית באים לידי ביטוי במספר היבטים:

היבטים אלו מהווים בסיס להגדרת עובדי הידע ועבודת הידע: עבודה המבוססת על מיומנויות שכליות, בעלת תפוקות לא מוחשיות ושהערך המוסף המתקבל נשען על עיבוד מידע ויצירתיות, על פיתוח ותקשור ידע.
בהסתכלות תהליכית עבודת ידע נובעת מיצירת ערך מוסף ע"י שילוב של: מחקר, ניתוח, הבניה, שיקוף, שילוב, סינתזה, תכנון, פיתוח, תקשור, תיעוד ולמידה.
החוקרים מאבחנים אבי טיפוס החזקים כל אחד בחלק אחר של המיומנויות דנן.

מדוע חשוב להשקיע בעובדי הידע ובעבודת הידע?

• לעובד:
  כי ככל שהעובד מצליח לקדם את אפקטיביות עבודתו, כך מעלה את הערך המוסף שלו לארגון, וכנגזר מכך את ביטחונו התעסוקתי והאטרקטיביות שלו בתוך הארגון.
  מעבר לכך, עובדים רבים הופכים להיות מועסקים עצמאיים. משפיע על יכולת קבלת תעסוקה ועל שכרה; משפיע על ניצול מיטבי של הזמן ואפשרות לריבוי משימות ותפוקות.
•  לארגון:
  אפקטיביות עובדי הידע ועבדת הידע, כך טבע כבר דרוקר ב- 1999, היא הגורם המשפיע ביותר על ביצועי הארגון והצלחתו.
  קידום עובדי הידע משפיעה ישירות על יכולת התחרותיות המבנית (חדשנות, איכות, מוניטין, ועוד) ובעקיפין על יכולת התחרותיות התרבותית (עובדים המשקיעים את מרצם ומחשבתם מתוך תשוקה).
• למדינה/עיר:
  נמצא כי במדינות/ערים בהם יש יותר עובדי ידע ערך התל"ג (התוצר הלאומי הגולמי לנפש) גבוה יותר. עובדי הידע הינם מנוע הצמיחה העיקרי במקום בו מתגוררים.

חזרה

ניהול עובדי הידע

ניהול של עובדי ידע אינו פשוט כניהול עובדים שתפקידם מוגדר ומוכר למנהל.
ישנם מספר היבטים שעל המנהל לקחת בחשבון כדי לנהל את עובדי הידע באופן מיטבי:
גורמים המשפרים את אפקטיביות עבודת הידע:
1. יצירת בעלות של העובד על העבודה מחד והכרה בו מאידך:

• העובד יודע מה מצופה ממנו
• קיימים משאבים המאפשרים לבצע את העבודה כראוי
• יש הזדמנות לעובד לעשות את שיודע באופן מיטבי
• הכרה והוקרה לעבודה באופן קבוע
• הכרה בעובד כאדם
• קיום בעל תפקיד המשמש כמנטור לעובד

2. מידע, תקשורת ועבודת צוות:

• מתן המידע הנדרש לעובד לצורך ביצוע המשימות
• מתן כלים לעובד לניהול המידע בכלל והדואר בפרט
• מתן כלים לעובד לשימוש הולם בערוצי התקשורת השונים (לרבות קשרי עמיתים)
• מתן זמן לעובד להתרכז במשימה ללא הפרעות
•  יצירת אמון בצוות

3. ניהול עצמי:

• איזון בין מבניות קבועה לחופש וגמישות הניתנים לעובד; בין זמן ללמידה ולביצועים
• הפחתת משימות מנהלתיות בעבודת העובד
• ניהול יעיל של הזמן: הפחתת נסיעות, שיחות מיותרות וזללני זמן אחרים.

גורמים המשפרים את המנהל כמוביל עובדי ידע:

1. התנהלות כעובד ידע טוב בעצמו
2. העמדת סביבת עבודה פיזית מתאימה ומאפשרת
3. העמדת תנאים לשיפור אפקטיביות עבודת הידע (כמפורט לעיל)
4. חיזוק המוטיבציה של העובד, בתמריצים אינטרינזיים ואקסטרינזיים (האחרונים גורמי היגיינה).
5. הנהגת העובדים:

•  דרישה לסטנדרטים גבוהים; סביבת עבודה מאתגרת
• תכנון קריירה
• קידום עבודת צוות; שימוש מיטבי
• עידוד הלמידה ויצירת מקום לחדשנות
• התייחסות לעובדים כנכס ולא כנטל

הסופרים מביאים מספר מודלים שונים, הלוקחים בחשבון, כל אחד, חלק מהגורמים המצוינים לעיל.

חזרה

תרבות מקדמת
להלן אסטרטגיות ארגוניות תרבותיות המקדמות עבודת ידע אפקטיבית:
1. הקטנת השחיקה של עובדי הידע (גוזר הגברת היצירתיות):
ברמת התרבות הארגונית-

• דאגה לבריאות האנשים
• סביבה המאפשרת לאנשים עצמאות וגיוון
• אווירת צוות
• סביבה בה אנשים יכולים להתנסות ולקבל משוב
• סביבה פיזית מעודדת תקשורת

ברמת ניהול העבודה-

• מניעת סתירות בהגדרת מטרות העבודות
• הלימה בין המשימות ומסגרת המשאבים
• הלימה בין המשימה והידע הקיים / יכול להילמד
• הלימה בין הציפיות ובין הרמה המקצועית אליה מייחל העובד
• מניעת סתירות בין החיים האישיים והמקצועיים

ברמת האישית ע"י העובד-

• לשים לב לשגרת היום ולשמירת אנרגיה תוך שגרה זו
• הפסקה של 5 דקות מומלצת אחת לשעה
• הימנעות מעייפות יתר; לקיחת יום הפסקה/חופש לאחר ימים לחוצים
• מאד לא מומלץ להיעזר בחומרים ממכרים ככלי להתמודדות עם מתח
•  יצירת מתחם זמן שבו לא עוסקים בעבודה
•  שיח עם עמיתים על הבעיות האישיות של העובד
• איתור אזור מקצועי בו העובד שולט בו על שנעשה
• עמידה על כך שהתגמול לעבודה יהיה הולם, ושהמעביד יעריך את שבוצע.

2. פיתוח למידה ויכולות:

• השלמת ידע חסר
• הבנה חדשה של הנלמד
• פיתוח יכולות וערכים מוספים
• הכרה ביכולות הקיימות (כאשר אנשים באים להתייעץ עם העובד)

חזרה

תמיכה מחשובית

 למחשוב תפקיד מהותי בתמיכה באפקטיביות עובדי הידע. המלצות:

• תיעוש: מחשוב נושאים שניתן להפוך לסטנדרטיים.
  אגב, המחשוב הינו חלק מפתרון התיעוש, שיכול לכלול גם העברה פיזית של ביצוע העבודה המתועשת למדינות/אזורים בהם כוח האדם זול יותר להפעלה.
• התאמת מערכות המידע, עד כמה שניתן, לצרכיו של הפרט.
  מערכות מידע תמיד עדיף שתהיינה אחידות וסטנדרטיות. עם זאת, היכולת לבצע בהן Personalization, תוך שיפור הנגשת הנתונים והפעולות לעובד, יכולה לשפר עד מאד את מועילותן.
• ידידותיות למשתמש וביצועים נוחים.

להלן רשימת מרכיבי מערכות היכולים לסייע בעבודת הידע:

אולם...הטמעת מערכות מחשוב אינה טריוויאלית. מספר המלצות:

• התמקדות בפרודוקטיביות
• שילוב בתהליכי עבודה
• הסתמכות על חוזקות בתרבות הידע הקיימת
• הסתייעות במובילי דעה
• יצירת אנלוגיות בין עובדים שונים, ככלי לקרבם וליצור שיתוף ביניהם
• קשב של ההנהלה

חזרה

התמודדות עם המידע

עם כל התמיכה המחשובית, על המנהלים והעובדים ללמוד להתמודד עם הצפת המידע הנובעת מהמחשוב.
כלים מסייעים ברמת הארגון:

• אימוץ זהיר של טכנולוגיות
• הסתייעות בעזרה כאשר נתקלים בקשיים במערכות המחשוב. לא מומלץ לנסות לפתור הכול לבד
• תעדוף צרכי הידע וארגון טוב של החשוב ביותר
• ניהול רשימות למעקב אחר מידע ומשימות חשובות

כלים מסייעים ברמת מנהלים:

• הכלת פערים. לא לחשוב שצריכים לדעת הכול, וכול הזמן
• לדעת תמיד מי יודע מה, ומתי לפנות למי
• התמחויות משנה המוטלות רק על עובדים מסוימים
• הסתייעות בקהילות ידע מקצועיות

כלים  מסייעים הרמת העובד:

• הפרדה בין מידע שצריך וכדאי לדעת, והסטת היתר ואי עיסוק בו
• הקטנה מדורגת אך שיטתית של כמויות המידע שמקבלים (עיתונים, מיילים וכו)
• סינון מיידי של חומר המגיע, ולא איסופו וסינונו מאוחר יותר לאחר שנצברת ערימה גדולה
• הגדרת גבולות. כאשר ישנה הצפה, אומץ להגיד "לא" למידע
• הכרה בכך שלא אחד יכול לדעת הכול, אך כול אחד יודע משהו; היכולת להיעזר באחרים.

ישנם ערוצי תקשור רבים, ביניהם ניתן למנות מייל, פגישות פנים אל פנים, טלפון, שיחת ועידה, פורטל ועוד.
יש לקבל החלטות לגבי השימוש ההולם בערוצי התקשורת השונים, כאשר יש לקחת בחשבון את הפרמטרים הבאים:
1. מהירות קבלת מענה/משוב למידע המועבר.
2. מגוון סוגי ההודעות שיכול לעבור בו זמנית באותו ערוץ.
3. מקביליות העברת המסר בכמה ערוצים ולכמה אנשים בו זמנית.
4. יכולת התחרטות. עד כמה קל למעביר המסר לקחת את דבריו חזרה (להתחרט).
5. שימוש חוזר. עד כמה ובאיזו קלות ניתן להמשיך לעשות שימוש חוזר במסר שהועבר.
6. חשאיות. יכולת שמירת ואכיפת מידור למסר.
7. מורכבות. התאמת הערוץ להעברת מסר מורכב.

חזרה

תפקיד ניהול הידע

תפקידו של מנהל הידע משמעותי בסיוע להפעלה אפקטיבית של עובדי הידע.
מדובר בתפקידים שחלקם מוכרים בעולם ניהול הידע, אולם מוצע להוסיף עליהם תפקידים נוספים:
1. טיפוח השיתופיות
העמדת אמצעים לעובדים להיות בקשר זה עם זה, ולשתף זה עם זה מידע וידע.
שיתופיות הינו לב ליבו של עבודת הידע, והקמת קהילות ידע יכולה על כן לסייע מאד לאפקטיביות העבודה.
2. פעילות כמאמנים לשיתופיות וכמנחים פעילויות שיתופיות (סדנאות ועוד)
3. מדידת והערכת האפקטיביות וסיוע להנהלה ולעובדי הידע להשיג את היעדים המוגדרים.

להלן פירוט בתחום האמון, שהנו התחום החדשני יותר ביחס למנהלי ידע:
 משמעויות של מאמן טוב בתחום הידע:

• תאימות טובה יותר בין מוסר הידע ומקבל הידע
• סיוע בהקטנת חסמים בהעברת הידע
• סיוע בהעברת ידע מומחים לארגון
• סיוע לאיתור וטיפול בידע "קבור"
• סיוע בהפיכת ידע סמוי לגלוי
• תמרוץ תהליכי הטיפול בידע על ידי העובדים.

כלים ושיטות להעברה ופיתוח ידע (יכולים לסייע לאמון):
1. הנחיה מה ואילך להעביר את הידע
2. שימוש ב Rules of thumb כטכניקה להעברת ידע סמוי
3. סיפור סיפורים
4. שאילת שאלות (תפיסת סוקרטס)
5. למידה מעשייה

ושתי המלצות אחרונות.

•  מיקוד
• הסתייעות בקהילה (לא לנסות לעשות הכול לבד).

חזרה

מדידת עובדי הידע

קדם מדידה יש לשים לב וללמוד את השגיאות המרכזיות המקובלות כיום במדידת ביצועים:
1. יותר מידי פעמים מודדים את הדברים הלא נכונים
2. יותר מידי פעמים מודדים תוך שימוש בסרגל מדידה לא מתאים
3. לא מודדים מה שחשוב
4. מודדים בלי להבין לשם מה

ממדים שניתן לקחת בחשבון במדידת עובדי ידע:
1. כמות תפוקות (הערה: על פי דרוקר האיכות, המצוינת להלן, חשובה לפחות כמו הכמות).
2. איכות העבודה
3. עלות / רווחיות
4. עמידה בזמנים
5. עצמאות העובד
6. יעילות; ביצוע העבודה באופן נכון
7. מועילות; ביצוע העבודה הנכונה
8. חדשנות ויצירתיות
9. הצלחת הפרוייקט בו מעורב העובד
10. אחריות ומשמעות העבודה
11. שביעות רצון הלקוח
12. תפיסת הפרודוקטיביות של העובד את עצמו
13. זמני השבתה

ברוב המודלים בספרות 2-3 מהממדים לעיל נלקחים בחשבון, כל מודל והממדים אותם הוא מדגיש.
חזרה

חזרה