מהי טקסונומיה?
המונח טקסונומיה מתייחס למילון המונחים של הארגון; הז'רגון המקצועי והארגוני.
הטקסונומיה מורכבת על פי רוב מצירוף של שני מילוני מונחים גם יחד: האחד המתאר את הצד המקצועי של הארגון (דוגמת עולם התוכנה, עולם התרופות, עולם הסלולר); והשני המתאר את עולם המונחים הארגוני (שמות יחידות, הקשר ושייכות לארגון אב וכו'). בד"כ עולם המונחים הראשון חוזר על עצמו בארגונים שונים העוסקים באותה פעילות, ואילו השני ייחודי לארגון.
הטקסונומיה משמשת (תוך בניית אונטולוגיה) ליצירת מאפיינים וערכים ומאפשרת:
א. שפה אחידה בין גופים שונים בארגון.
ב. תכנון התמצאות במאגרי מידע וידע.
אם כן, הטקסונומיה מכילה את השפה הארגונית ואת האופן בו הארגון מארגן את המידע.. כך לדוגמא, הטקסונומיה הארגונית יכולה להכיל מושגים הקשורים בסוגי מוצרים, סוגי מטבעות ,תחומים עסקיים אזורים גאוגרפיים, מחלקות/ קבוצות בארגון , סוגי לקוחות ועוד.
מהי אונטולוגיה?
האונטולוגיה הינה קישור של כל המילים (הטקסונומיה הארגונית) לקבוצות. קבוצות אלו מייצגות מאפיינים וערכים ואת הקשרים בין קבוצות אלו. לכן, הינה מפת הקשרים בין המילים המדוברות בארגון: כלומר, עולם המינוחים והקשרים ביניהם.
הסיווג מתחיל ממשפחות מושגים אשר מכילות בתוכן מושגים רחבים אשר מכילים בתוכם מושגים צרים יותר ואת המילים הנרדפות למושגים אלה. כך לדוגמא:
משפחת מונחים: נכסים כלכליים
מונח רחב הנמצא תחת משפחה זו: "מטבע חוץ" מילה נרדפת "מטבע זר"
מונח צר הנמצא תחת המונח הרחב : דולר אמריקאי
לדוגמא:
האונטולוגיה הינה למעשה המודל המכיל בתוכו את כל ה MetaData שאינו קשור למאפייני פריטי הידע עצמו אשר נוצרים אוטומטית כגון: מחבר, תאריך , סוג מסמך, מספרים סידוריים אוטומטיים (מאפיינים אלה נקראים באנגלית Flag Values'").
מה קורה ב Sharepoint 2010?
ב Sharepoint 2010 משתמשים בטקסונומיה על ידי ניהול של ה Metadata וארגונם בצורת עץ היררכי . הMetadata משמש כתגים לפריטי המידע וכך ניתן לארגן את פריטי המידע לצורך אינדוקסם ואיחזורם בתוצאות החיפוש.
התיוג עצמו מתבצע על ידי המשתמשים המזינים ועורכים מידע ב Sharepoint
מהו תיוג?
בתהליך התיוג מצמידים Metadata (תג) לפריט מידע כגון מסמך, תמונה, קובץ אודיו/וידאו וכו'. התג למעשה, מסייע לתאר את המידע שנמצא בפריט. כאשר המידע הזה לא תמיד נמצא בתוך הקובץ עצמו. ומאפשר לו להישלף בצורה מדויקת יותר בתוצאות החיפוש. עובדה זו שימושית במיוחד עבור קבצי תמונות, וידאו ואודיו שאינם מכילים טקסט ועל כן, יותר קשים לאיתור בחיפוש.
כיצד מתבצע התיוג?
בעת הזנת פריט המידע או עריכת מאפייניו ,על המשתמש להזין את התגים הרלוונטים לאותו פריט ידע. כאשר המשתמש יכול לבחור את התג מתוך עץ הטקסונומיה הארגוני. או על ידי כך שבעת הזנת התג שהוא מעוניין להוסיף, המערכת מציעה לו הצעות לבחירה אשר עשויות להתאים לתג שהוא התחיל להקליד.
לאחר תיוג פריטי המידע במערכת , המשתמש יוכל לסנן את הרשימה / ספריית המסמכים לפי העמודה המכילה את משפחת המונחים הרלוונטיים. בדוגמא שלנו, המשתמש יוכל לסנן את המידע לפי עמודת location" " המכילה תחתיה את המקומות שהוגדרו כמושגים תחת משפחת המונחים הזו.לאחר תיוג פריטי המידע במערכת , המשתמש יוכל לסנן את הרשימה / ספריית המסמכים לפי העמודה המכילה את משפחת המונחים הרלוונטיים. בדוגמא שלנו, המשתמש יוכל לסנן את המידע לפי עמודת location" " המכילה תחתיה את המקומות שהוגדרו כמושגים תחת משפחת המונחים הזו.
בנוסף, התגים הופכים גם למסננים ("("Refiners במסך תוצאות החיפוש ב 2010 Shareppoint.
בדוגמא שלפנינו, ניתן לראות כי בתוצאות החיפוש עלו מסמכים שתויגו במונחים הקשורים למקומות שונים כגון: UK ו New York City אשר משויכים למשפחת המושגים "Location".
מבצע החיפוש שמחפש פריטי מידע הקשורים ל UK, יכול כעת לצמצם את תוצאות החיפוש באמצעות הקלקה על המסנן "UK" שנמצא תחת התחום ,Locationולקבל תוצאות מדויקות יותר לחיפוש שביצע.
יתרון נוסף בשימוש בטקסונומיה ב Sharepoint 2010 נעוץ בכך שהשימוש בטקסונומיה ב Sharepoint מעשיר את היכולות החברתיות הקיימות בכלי. באמצעות תיוג עולמות הידע לכל אחד מהעובדים, תיוג המומחיות והפרויקטים שלהם, מסייע למחפשי המידע בארגון להגיע למומחי ידע בארגון .
היכן מגדירים את הטקסונומיה הארגונית ב Sharepoint 2010?
הטקסונומיה ב Sharepoint 2010 מוגדרת כ Term Store, על מנת להגדיר את הטקסונומיה יש להכנס ב Central Administration ל Manage Service Application ומשם לmanage metadata Service.
לסיכום, הטקסונומיה עוזרת לסנן את תוצאות החיפוש ומגדילה את רלוונטיות התוצאות המוצגות למשתמש. השימוש במונחים מסייעת לפריטי הידע ב Sharepoint להיות מסונכרנים עם הארגון בזמן שהארגון דינמי ומשתנה. אך בבואנו ליישם את הטקסונומיה במערכת עלינו לזכור שישנם 2 אתגרים המרכזיים בשימוש בטקסונומיה ארגונית:
1. המשתמשים לא מעונינים לתייג מסמכים ויש למצוא דרכים לעודד אותם לפעול בנושא.
2. לארגונים בדר"כ אין טקסונומיה מסודרת וישנה עבודה מקדימה רבה ליצירת המודל ההירככי של הטקסונומיה הארגוני.