ההאטה הכלכלית מעיבה על כולנו. אולםלמרות ההאטההתחזיות לטווח הרחוק על עתיד ניהול הידע חיוביות:

הזמנים הקשים שעוברים על עולם ההייטקאינם משפיעים בהכרח על היקף ההשקעה של חברות בניהול ידע. מאחר וחברות רבות רואות בניצול הידע והמומחיות מבית ערך מחודשניהול הידע הולך ונעשה האמצעי הנבחר לצמיחת הארגון. ע"פ סקר שנערך ע"י eWEEK19.1% מהנשאלים דיווחו כי מוצרי ניהול הידע הם בראש רכישותיהםעוד לפני מוצרי האבטחה.

דו"ח שנערך ע"י IDG מראה ששוק ניהול הידע משגשגוהביקוש לשירותים מגמת עלייה. בארה"ב גדלו ההוצאות מ – $836 מליון בשנת– 1999 ל– 2.1$ בליון בשנת- 2001והתחזית צופה גידול ל– $6 בליון עד שנת- 2006. ארה"ב הינה נכון להיום המובילה בתחום ניהול הידעצעד חיובי נוסף שמסתמן הינו צמצום הפער במהירות. הצפי הוא שעד שנת 2005 שוק ניהול הידע הכלל– עולמי יגיע ל–$ 12 בליון.

התרחבות זוביחד עם המשך התמודדות החברות עם הטמעת תהליכי/שיטות ניהול ידעהביאה לכך שעיקר המאמצים יופנו לכיוונים של סיוע לתרבותלתהליכים עסקייםלשינויים בניהול ואינטגרציה כללית.

השבוע השיקה חברת בזק את הלוגו החדש שלה. צעד זה מצביע על שינוי ויציאה מקיבעון העבר אל העתיד. אולם, מסתבר כי לא על הלוגו לבדו מובילה חברת בזק שינויים. נפגשנו עם יגאל חמיש, מנהל ידע בחטיבת הנדסה ותכנון ושמענו ממנו על פעילות ניהול ידע בחברת התקשורת הגדולה והותיקה – בזק:

מה הרקע שהביא אתכם לחשיבה על ניהול ידע וייזום תוכנית ניהול הידע בחטיבת הנדסה ותכנון?

בסוף 98 ' חטיבת הנדסה ותכנון בבזק סיימה התארגנות במבנה ארגוני חדש.כתוצאה מהתארגנות ופרישת עובדים גדולה נגרמו פערי ידע גדולים והביאו למודעות בצורך בניהול ידע, ולהחלטה של המשנה למנכ"ל וסמנכ"ל הנדסה ותכנון, מר פאול וייסבאך,  על הרציונל שאם החטיבה מעונינת להיות החטיבה המובילה בתחומה, צריך להשתנות. תהליך ניהול הידע נבחר כפלטפורמה שמאפשרת את השינוי. מר וייסבאך מוביל את התוכנית בחטיבה.

הוחל בתהליך יישום מה שנקרא בזמנו – פרוייקט ניהול ידע, אולם מהר מאוד הבינו כי אין להתייחס לנושא ניהול הידע כאל פרוייקט, אלא כאל דרך חיים. בזק מסתייעת במכון "מנהיגות -  סיוע לארגונים לומדים" , להובלת תוכנית ניהול הידע. הטמעת שיטות לניהול ידע מתחלקות למס' שלבים:  בשלב הראשון יש לטפל בפן התרבותי תוך התרכזות מיוחדת בשכבת המנהלים. שכבה זו, היא שאמורה להוביל את השינוי התרבותי בקרב העובדים. הדגש הושם על מובילות המנהלים. בשלב זה ההתמקדות היתה בניסוח חזון, ייעוד וערכים והטמעתם בפועל בארגון, באמצעות סדנאות ועבודת הכנה עם הסמנכ"ל ומנהלי האגפים בחטיבה. לאחר ניסוח החזון החטיבתי, הוחל בהטמעתו לאגפים ולמחלקות. כל הידע בתחום ניהול הידע בחטיבה על כל היבטיו מתועד באתר האינטראנט הפנימי לשימוש כלל הארגון. בשלב הראשון הארגון מזהה שיש לו בעיות והוא זקוק להשתנות. שלב זה הינו שלב בניית התשתית התרבותית.  בשלב הנוכחי, השלב השני בתהליך, החטיבה היא "ארגון בתהליך למידה וניהול ידע", במסגרתו הוקמו מוקדי ידע ליצירת ידע חדש, נוסדו מעבדות למידה לעיסוק בנושאי ליבה חיוניים והוחל בניהול תוכנית הכשרות בתפיסה חדשה (לא רק לומדים אלא גם מלמדים – "מה צריך לדעת" ולא "מה רוצים ללמוד"). השלב השלישי הוא ארגון לומד ומנהל ידע.

מהו ניהול ידע? מה הוא "עושה" לארגון?

ניהול ידע משמעו יצירת ידע חדש. ניהול ידע "עושה" שני דברים לארגון:

1.     Effectiveness – מאפשר לארגון לעשות מה שהוא יודע בצורה יעילה ונכונה יותר – ובכך מגדיל את הרווחים.

2.     Enabling - מוביל למודעות ולהכרה שהארגון מסוגל לעשות דברים שלא ידע שהינו מסוגל להם קודם – ובכך מעלה את ערך הארגון.

שני אלו קשורים ישירות למימוש יעדי הארגון – מיקסום הרווחים.

מהם הבעיות שאתה רואה בניהול ידע ויישומו בארגון?

הבעיה בניהול ידע אינה קשורה בידע אלא בניהולו. הידע בארגון קיים אולם אינו מנוהל נכון, יש לנהלו באופן של שיתוף ידע והפצתו. אנשים רואים עצמם כאוספי ידע ולא כמפיצי ידע. ארגונים רבים נכשלו כי המנהלים לא תפסו את עצמם כמנהלים שצריכים להוביל את הרעיון. מה שיוביל את השינוי זו המנהיגות והמובילות של מנהלים כמי שעומדים בראש המחנה ומחברים את העובדים לחזון ולערכים.

תוכנית ניהול ידע מורכבת מתרבות  - תהליך – כלים ובסדר הזה. ארגונים רבים נכשלו כי התמקדו רק בכלים או רק בתהליך ולא נתנו משקל נכון לחשיבות התרבות.   

מה אתה ממליץ לארגונים שרוצים לנהל ידע בהצלחה?

ניהול ידע דורש הובלת הנושא ע"י ההנהלה ולא רק גיבוי של ההנהלה.

חשוב לפתח את אמון העובדים, אם רוצים חדשנות וצמיחה צריך לספק לעובדים סביבה תומכת חדשנות.

בניהול תוכנית לניהול ידע, מנהל הארגון ומנהל הידע חייב להסתייע במערכת ייעוץ תומכת שהינה קריטית להתמודדות  והצלחה במשימה.

ולסיכום: חשוב להבין שניהול ידע בארגון הינו תהליך ארוך וקשה הטומן בחובו אתגרים רבים בצד הזדמנויות רבות ויש להביא זאת בחשבון בעת קבלת החלטה על הליכה לתוכנית ניהול ידע.

תכל'ס:

1.     ניהול ידע משמעו לא שבארגון תהיה תוכנית ניהול ידע ולמידה ארגונית, אלא שהארגון יהיה ארגון לומד ומנהל ידע.

2.     אין להתייחס אל ניהול ידע כאל פרוייקט עם התחלה-אמצע-וסוף. ניהול ידע הינו דרך חיים – אנחנו יודעים מתי אנחנו מתחילים לנהל ידע – אולם שלא כפרוייקט התהליך הינו כמחזור חיים מתמשך.

3.     תהליך ניהול ידע מתחלק לשלושה שלבים: טיפול בתרבות,  ניהול הידע, שילוב כלים טכנולוגיים.

4.     בשלב התרבות יש להתרכז בשיכבה הניהולית. על השכבה הניהולית ללמוד להוביל תרבות ארגונית חדשה במסגרתה מנהלים את הידע הקיים בארגון.

5.     הידע בארגון קיים, אולם הוא איננו מנוהל.

6.     רצוי לקחת יועצים שיעזרו לארגון להתמודד עם התהליך הארוך והקשה.

ניהול תוכן מהו? ניהול התוכן משמש לאחזור, הפצה ושימוש חוזר בידע  שנרכש בעבר, ובכך מסייע לעובדים לבצע טוב יותר את עבודתם ובעיקר להגדיל את היתרון התחרותי של הארגון: בלב ליבו של ניהול הידע נמצא התוכן. האתגר המשמעותי הניצב בפני ארגונים הנוטלים על עצמם ניהול תוכן, הינו הפצת הידע הנכון לאנשים הנכונים בזמן הנכון. יעילות הביצוע תלויה ביכולתו של יוזם התהליך לרכוש הבנה של התוכן לו יידרשו העובדים לביצוע עבודתם השוטפת – כל עובד וסוג הידע אליו הוא נדרש.

התוכן נחלק לארבעה תחומים: פנים-ארגוני, חוץ-ארגוני, סמוי וגלוי. החוכמה היא להבין איך התוכן בכל אחד מהתחומים יכול להיות מיושם באופן שיסייע לעובדים להשיג את המטרות העסקיות העיקריות שלהם, ולאחר מכן לאפיין פתרון  שיהפוך את התוכן הזה לנגיש.

ניתן למפות את הידע במספר מתודולוגיות, אולם יש להשגיח שלא יקום הגולם על יוצרו: הידע רב וההתבדרות קלה.

המלצתנו, לא למפות את כלל הידע. במקום זאת, ניתן לבנות שתי מפות ידע משלימות:

=    מפת המטרות העסקיות והידע המסייע להשגתן.

=    מפת יכולות הליבה והידע  היוצר יכולות אלו, שיקר מידי לאבדו.

ועוד טיפ קטן:

אל תפרידו בין נתונים, מידע וידע. במהלך הדרך נתקלים בהרבה נתונים ומידע שאינם מנוהלים כראוי. צרפו אותם לחגיגה.

אז עם הידע מה צריך לעשות, איך צריך לעשות ומי צריך לעשות... קדימה לעבודה.

תכל'ס:

1.     האתגר: הפצת הידע הנכון, לאנשים הנכונים, בזמן הנכון.

2.     כל עובד נדרש לסוגי ידע שונים – לתכנים שונים.

3.     על התוכן המנוהל להיות נגיש לעובדים.

4.     במיפוי התוכן: יש להתמקד בתוכן בעל הערך הגבוה ביותר לחברה – להשגת מטרותיה העסקיות.

פורטל עבור פורום EC לניהול ידע.

פרויקט בן 3 שנים ע"מ לבנות קהילת KM באירופה. המטרה היא לתמוך ולזהות אגודות במונחיםיישום והטמעה של ניהול ידעולהגדיר "KM Made in Europe”

האתר מספק חדשות ניהול ידעאירועיםמאמרים אקדמיים על מחקר ניהול ידע ו – case studies. ייחודיות האתר היא בכך שהוא מאפשר החלפת דעותבינך לבין אנשי מקצוע אחרים העוסקים בניהול ידעעל נושאים ספציפיים בניהול ידע בקבוצות דיון. שווה צפייה!

כנסים קורסים ויתר פורומים בארץ ובעולם.

היום, עקב ריבוי הידע והמידע המתועדים, מתנהלת מלחמה עיקשת בין ה- PULL ל- PUSH.
PULL - בה העובד מגיע ביוזמתו לידע. חסרונה העיקרי: המשתמש לא יודע מה אינו יודע ומה עליו לבקש ולדרוש.
PUSH - בה הידע מגיע לעובד בדחיפה. חסרונה העיקרי: באלימותה. היא מתפרצת ומרגיזה, ואם אינה מחודדת דיה, כוללת הרבה "זבל".
ה- Notification :
אחד משבילי הזהב. באזור קבוע, ישנן הודעות מקובצות לנושאים (כדי להקטין משמעותית את הכמות) על הידע והמידע שעל המשתמש לדעת. מעט PUSH, אך לא יותר מידי. במידה והמשתמש מעוניין, הוא יכול לבצע את ה- PULL בעצמו בנושאים שאכן חשובים לו.

"The goal should merely be to facilitate the creationdistributionand use of knowledge by others. Furthermorethe knowledge managers themselves should not imply by their words or action that they are more knowledgeable than anyone else."

-- Thomas Davenport