עם השנים הופך המחשב לכלי מרכזי בעבודתנו. רעיונות, הצעות, אפיונים וסיכומי דיון מועלים כולם על הכתב. בחינה מקרית של ידע הצבור בראשם של העובדים תעלה שלא מעט ידע האגור בראשנו נוגע לעצם קיומם של המסמכים ומיקומם. אולם אין להסיק מכך שמספיק שכל המסמכים יאוחסנו במקום מרכזי אחד ללא צורך בתיקיות ותת תיקיות. ניהול מסמכים צריך להיות ידידותי כך שכל מי שעובד עליהם יוכל בקלות להתמצא בים המסמכים. עבודה עם עץ מסמכים מובנה היא דרך נוחה המאפשרת לאנשים לנווט באזור מוגדר בין המסמכים כאשר הם אינם יודעים מה בדיוק הם מחפשים.
אנו בונים עץ מסמכים כמעט כל יום בין אם משתמשים בפתרונות לניהול והתמצאות במסמכים, על סוגיהם
השונים, ובין אם משתמשים בדיסק המקומי או ברשת. אך פעמים רבות אנו שומרים מסמך מסוים פעם בתיקייה אחת ופעם באחרת. פעמים רבות העץ כה עמוק שהנווט בו מתחיל להיות מסורבל מדי.
להלן מס' טיפים המסייעים בבניית עץ מסמכים אופטימלי:
1. עץ המסמכים צריך להיות מוגדר היטב, ע"מ שבכל שלב בעבודה, לעובד שמאחסן וניגש אל מסמכיו תהיה הגדרה חד חד ערכית איפה עליו לאחסן את המסמכים (או לחפש אותם).
2. יש לדאוג שכל משתמש, העובד על מסמכיו, לא יצטרך לעסוק ביותר משלוש רמות (ארבע רמות במקרים קיצוניים) של העץ מהבסיס שלו. הבסיס של כל עובד מוגדר כנקודת המפגש העליונה ממנה הוא יכול לקבל יותר מאופציה אחת איפה לאחסן אינפורמציה לפרוייקט. לדוגמה תיקיית "יחסי ציבור" יכולה להכיל 3 רמות, אך עדיין היא נמצאת תחת תיקיית "שיווק".
3. על העץ לא להיות רחב מדי. הנחייה פשוטה יכולה להיות: ניתן לראות את כל המסמכים המוכלים בתת- תיקייה בעמוד אחד.
4. על העץ לא להיות צר מדי. במידה וישנם הרבה תת-תיקיות, וכל תת – תיקייה מכילה מס' מועט של מסמכים, וכן כמות המסמכים צפויה לגדול בקצב איטי, מומלץ לשקול מיזוג של כל תת – התיקיות לתת – תיקייה אחת.
5. עץ המסמכים מבוסס ברוב המקרים על המאפיינים הארגוניים. דרך הקיבוץ של המסמכים מבוססת על המאפיינים הארגוניים השתמש בהם כקלט (ראה סקירה טכנולוגית). קלט חשוב נוסף הוא עץ המסמכים הקיים במערכת הקבצים.
6. במקרים מסוימים עלולה להיווצר דילמה בין שני מאפיינים חשובים, למשל האם לשמור את המסמכים לפי השתייכותם למחלקות השונות בארגון או לפי השתייכותם ללקוחות. במקרה כזה מומלץ לשמור את כל מסמכים על סוגיהם השונים השייכים ללקוח מסוים תחת תיקיית הלקוח. בדרך זו עובד יוכל לקבל את כל המידע על הלקוח בתיקייה אחת מבלי לנווט במס' תיקיות של המחלקות השונות למשל לצורך מציאת חומר שיווקי לצד חומר ניהולי לגבי הלקוח.
7. שמות תת – התיקיות יגזרו ברוב המקרים מהערכים של המאפיינים. למשל תחת תיקיית "לקוחות" שם כל תת-תיקיה יהיה שם לקוח, שהוא ערך של המאפיין לקוח.
8. במידה ויש חשיבות לסדר בו מוצגות תת- התיקיות, ניתן להוסיף לשם התיקייה 2 ספרות המגדירות את הסדר. מומלץ להתחיל בשימוש במספרים בקפיצות של עשר. בדרך זו, יהיה קל להוסיף תיקיות ביניהם בעתיד בלי מאמץ רב מדי.
9. במידה וחלק מתת – התיקיות צריכות להיות תמיד למעלה לצורך גישה מהירה אליהן ניתן להוסיף קו תחתי לפני השם של התיקייה. לדוגמה "_מצגות".
10. לאחר העיצוב מגיע שלב הבנייה והבדיקה. ישנם שתי דרכים לבדוק את יעילות העץ:
i אחסון של סוגים שונים של מסמכים תוך בחינה האם קל להחליט איפה לאחסן אותם.
i שליחת המבנה לקבוצה מייצגת של אנשים ע"מ שיתנסו הם באחסון המסמכים ויבחנו עד כמה זה יעיל עבורם.
עד כאן ועכשיו קדימה לעבודה....