חיפוש מסמכים הינו פעולה שאנו מבצעים כל יום ולרוב מס' פעמים ביום.
אך, כל משתמש מנוסה באינטרנט, יודע מניסיון שחיפוש מסמך יכול להיות משימה לא קלה כלל וכלל. בעבר נעשה שימוש במילות מפתח, וחיפוש הניב מעט מידי מענים. מאוחר יותר עברו לחיפוש באמצעות טקסט חופשי, אך הגענו לבעיה הפוכה של הצפת יתר של מענים, שיכולה לגרום למשתמש לא לרצות לחפש כלל.
לכן כיום מנסים להגביל את החיפוש. הטכניקה: מאפיינים (מקטלגים) שיהוו בסיס לסינון המסמכים. זה נכון באינטרנט החיצוני, וזה הכרחי גם באינטרא-נט הפנימי. בארגונים המשימה קלה יותר, מאחר והבסיס למאפיינים הנו הטקסונומיה הארגונית, מילון המינוחים הפנים ארגוני. הטקסונומיה הנה אותו אוסף המונחים היומיומיים הנשמע בכותלי הארגון, שזר לא יבין, אך העובדים מכירים היטב. מונחים מעולם הלקוחות של הארגון, הטכנולוגיות והמוצרים.
על סמך מונחים אלו ניתן להגדיר מאפיינים וערכים שיהוו בסיס לסינון אפקטיבי של החיפוש החופשי. במקום לחפש, לדוגמה, את כל המסמכים המכילים את המילה "מתודולוגיה", ע"י שימוש במאפיינים, ניתן לצמצם את החיפוש למסמכי מתודולוגיה בנושא "ניהול ידע" בלבד. במילים אחרות, הסיבה לצירוף מאפיינים לכל מסמך היא ע"מ להקטין את תוצאות החיפוש באופן מהיר ואפקטיבי.
מתודולוגיות:
ישנן שלוש מתודולוגיות שונות להגדרת הטקסונומיה ולהפקת המאפיינים ממנה.
1. סדנה מקוונת:
מבוססת על שיטה של סדנה אינטראקטיבית.
בונה יחד עם האנשים את רשימת המאפיינים מתוך המונחים השימושיים היומיומיים באמצעות פתקיות צהובות ויצירתיות.
2. שאלוני ידע:
שיטה הבונה את המאפיינים והערכים שלהם מתוך ניתוח שאלות הידע בהם אנו נתקלים בעבודה היומיומית.
3. אחד על אחד:
שיטה הבונה את המאפיינים מתוך עץ המסמכים ברשת.
לפרטים נוספים על השיטות השונות ניתן לפנות לעורכי הירחון. חיפוש קל ונעים!